Möglichkeiten zum Senden und Verfassen von Newslettern

Die verfügbaren Techniken zum Versenden und Verfassen von Newslettern könnten Sie verwirren. Wir haben uns entschieden, eine kurze Zusammenfassung für diejenigen zu machen, die noch nicht alle mit dem Thema vertraut sind.

Um einen grafischen Newsletter zu versenden, können Sie eine der drei folgenden Methoden wählen:

• Einzelne Newsletter verschlüsseln und per E-Mail versenden.
• Verwenden einer integrierten Liefersoftware in einem Content-Management-System, E-Mail-Programm oder CRM-System.
• Verwendung von Software, die speziell für den Versand von Newslettern entwickelt wurde.

Jede der verschiedenen Arten des Newsletter-Versands hat ihre eigenen Vorteile und keine davon ist perfekt. Wir haben uns entschieden, jeden von ihnen einzeln anzusprechen, um einen besseren Einblick zu erhalten:

1. Einzelne verschlüsselte Nachrichtenvorlagen

Auch in vielen größeren Organisationen wird jeder Newsletter separat kodiert, ähnlich wie bei statischen HTML-Seiten. Dieser Ansatz ist in Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung weit verbreitet. Normalerweise kann jedoch niemand sonst in der Organisation diese Newsletter erstellen, aktualisieren oder versenden.

Das Positive an verschlüsselten Templates ist, dass man in diesem Fall nicht auf externe Anbieter angewiesen ist und die Informationssicherheit in der eigenen Hand bleibt und der IT-Abteilung Arbeit garantiert. Die Kehrseite ist jedoch die Tatsache, dass diejenigen, die die Marketingkommunikation in ihren täglichen Rollen erledigen, in den meisten Fällen Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsteams, die Nachrichten nicht bearbeiten und versenden können, sondern von der IT-Abteilung abhängig sind. Ebenso stoßen Unternehmen an ihre Grenzen, wenn sie genauere Kampagnenberichtsdaten, Benutzerfreundlichkeit und eine zentralisierte Verwaltung von Empfängeradressen wünschen. Auch die Server, die beim Senden der Nachrichten verwendet werden, können den Datenverkehr des Unternehmens stark belasten und möglicherweise die IP-Adresse des Unternehmens auf eine schwarze Liste setzen, was zu blockierten geschäftlichen E-Mails von Einzelpersonen führt.

Da separat codierte Grafik-Newsletter mehr oder weniger problematisch, schwer zu kontrollieren, die Adressverwaltung unsicher sind und Bestellungen und Abmeldungen meist manuell erfolgen müssen, greifen Unternehmen in den meisten Fällen besser zu eigens für das E-Mail-Marketing entwickelten Tools.

2. Verwenden einer integrierten Liefersoftware in einem Content-Management-System, E-Mail-Programm oder CRM-System.

In fortgeschrittenen CRM-Systemen ist es möglich, verschiedene Newsletter an im System verwaltete Kontakte zu versenden. Die meisten Systeme erlauben textbasierte Nachrichten und einige fortschrittlichere Systeme erlauben auch HTML-Nachrichten. Dieser Ansatz für das E-Mail-Marketing hat einige Vorteile: In CRM-Systemen bleiben die Adressen und Daten auf den firmeneigenen Servern und die Informationssicherheit bleibt im Unternehmen. Beim Einsatz von CMS- und CRM-Systemen muss das Unternehmen weniger oder gar nicht investieren, da unternehmenseigene Server für den Versand der Newsletter genutzt werden können.

E-Mail-Marketing-Funktionen in den CRM-Lösungen sind jedoch in der Regel nicht der Schwerpunkt der Software oder eine Kernfunktion darin. In den meisten CRM- und CMS-Systemen können Sie daher nur teilweise von HTML-Newslettern profitieren.

Beispielsweise wird das Testen der Messaging-Vorlagen nicht automatisch bereitgestellt, sodass die Newsletter-Funktionalität in den E-Mail-Clients der Empfänger in den meisten Fällen nicht optimal ist. Das größte Problem ist, dass firmeneigene Server für das E-Mail-Marketing verwendet werden. Aus Spam- und Informationssicherheitsgründen ist es ratsam, die Marketingkommunikation auf separaten Servern zu zentralisieren und Firmen-E-Mails für eigene Server zu verwenden.

3. Verwendung von Software, die speziell für den Versand von Newslettern entwickelt wurde.

Dedizierte Software für E-Mail-Marketing funktioniert als SaaS und kann von jedem Webbrowser über das Internet verwendet werden. Speziell für E-Mail-Marketing entwickelte Software ist zu empfehlen, da sie einige der Funktionen enthält, die von den typischen lokalen Regeln und Vorschriften vorgegeben werden, und außerdem einfach zu bedienen ist. Beispielsweise ist es eine gängige Anforderung, einen Link im Newsletter zu haben, der es dem Empfänger ermöglicht, den Newsletter jederzeit abzubestellen.

Bei Verwendung dedizierter Software werden typische Aufgaben wie Verteilerlistenverwaltung, Größenänderung von Bildern, An- und Abmeldung vereinfacht und automatisiert.

Mit dieser Art von Software können Sie auch den Erfolg Ihrer zugestellten Nachrichten überwachen, umfangreiche und nützliche Berichtsdaten erhalten sowie die Vorteile vieler Add-Ons und E-Mail-Marketing-Erweiterungen nutzen.

Um einen HTML-Newsletter zu erstellen, können die folgenden Techniken verwendet werden:

Da die Codierung jedes Newsletters von Grund auf sehr zeitaufwändig ist und jedes Template einzeln getestet werden müsste, empfehlen wir Ihnen, ein wiederverwendbares Template zu verwenden, das speziell auf Ihr Firmenimage abgestimmt ist. Während Sie eine vorgefertigte Vorlage verwenden, können Sie beim Verfassen Ihres Briefes zwei Arten von Editoren verwenden:

1. WYSIWYG-Editoren

Mit dem WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) können Sie Grafiken und Text bearbeiten und beispielsweise einen Titelstil aus verschiedenen Optionen auswählen. Normalerweise werden Stildefinitionen für die Vorlage vorgefertigt, um sicherzustellen, dass das visuelle Erscheinungsbild der Marke erhalten bleibt. In WYSIWYG-Editoren ist die Struktur des Newsletters normalerweise ziemlich schwierig zu ändern, es sei denn, der Redakteur verfügt über HTML-Kenntnisse.

2. Drag & Drop-Editoren

Die moderne Art, einen Brief zu verfassen, ist modular. In diesem Fall sind in Ihrer Vorlage verschiedene Inhaltsmodule definiert, die einfach per Drag & Drop nach Belieben verschoben werden können. Kurz gesagt besteht der E-Mail-Newsletter aus Inhaltsblöcken, die Sie nach Belieben bearbeiten können. Neben der Bearbeitung Ihrer Texte und Bilder können Sie daher auch die Struktur Ihres Anschreibens an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Kampagne anpassen.

Unabhängig davon, mit welcher Lösung Sie Ihren Newsletter erstellen und versenden, ist es wichtig, von Anfang an über den Produktions- und Implementierungsprozess nachzudenken. Erfolgreiches E-Mail-Marketing erfordert Wiederholungen (z. B. monatliche oder wöchentliche Newsletter) und effiziente Prozesse, die den Marketing-Verantwortlichen entlasten und Nerven schonen.

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