Способы отправки и составления информационных бюллетеней

Методы, доступные для отправки и составления информационных бюллетеней, могут сбить вас с толку. Мы решили сделать краткий конспект для тех, кто еще не всем знаком с предметом.

Чтобы отправить информационный бюллетень в графическом виде, вы можете выбрать один из трех следующих способов:

• Кодирование отдельных информационных бюллетеней и отправка их по электронной почте.
• Использование встроенного программного обеспечения для доставки в системе управления контентом, программе электронной почты или системе CRM.
• Использование программного обеспечения, созданного специально для рассылки информационных бюллетеней.

Каждый из различных способов отправки информационных бюллетеней имеет свои преимущества, и ни один из них не идеален. Мы решили обратиться к каждому из них по отдельности, чтобы лучше понять:

1. Шаблоны одиночных закодированных сообщений

Даже во многих крупных организациях каждый информационный бюллетень кодируется отдельно, подобно статическим HTML-страницам. Такой подход очень распространен в компаниях с выделенным ИТ-отделом. Однако обычно никто в организации не может создавать, обновлять или отправлять эти информационные бюллетени.

Положительная сторона кодированных шаблонов заключается в том, что в этом случае вы не зависите от внешних поставщиков, а информационная безопасность остается в ваших руках и гарантирует работу для ИТ-отдела. Недостатком, однако, является тот факт, что те, кто занимается маркетинговыми коммуникациями, выполняя свои повседневные функции, в большинстве случаев группы маркетинга, продаж и коммуникаций, не могут редактировать и отправлять сообщения, а зависят от ИТ-отдела. Точно так же компании осознают свои пределы, когда им нужны более точные данные отчетов о кампаниях, простота использования и централизованное управление адресами получателей. Кроме того, серверы, которые используются при отправке сообщений, могут создать большую нагрузку на трафик данных компании и потенциально занести в черный список IP-адрес компании, что приведет к блокировке деловых электронных писем от частных лиц.

Поскольку отдельно закодированные графические информационные бюллетени более или менее проблематичны, их трудно отслеживать, управление адресами является неопределенным, а заказы и отмены обычно необходимо выполнять вручную, в большинстве случаев компаниям лучше использовать инструменты, специально разработанные для электронного маркетинга.

2. Использование встроенного программного обеспечения доставки в системе управления контентом, программе электронной почты или системе CRM.

В продвинутых CRM-системах можно отправлять различные информационные бюллетени контактам, которые управляются в системе. Большинство систем допускают текстовые сообщения, а некоторые более продвинутые системы также допускают сообщения в формате HTML. В таком подходе к почтовому маркетингу есть некоторые преимущества: в CRM-системах адреса и данные остаются на собственных серверах компании, а информационная безопасность остается внутри компании. При использовании CMS и CRM систем компания должна вкладывать меньше средств или вообще не вкладывать средства, поскольку для рассылки информационных бюллетеней можно использовать собственные серверы компании.

Однако функции маркетинга по электронной почте в решениях CRM обычно не являются целью программного обеспечения или их основной функциональностью. Таким образом, в большинстве систем CRM и CMS вы можете получить лишь частичные преимущества информационных бюллетеней в формате HTML.

Например, тестирование шаблонов обмена сообщениями не осуществляется автоматически, поэтому функциональность новостной рассылки в почтовых клиентах получателей в большинстве случаев не идеальна. Самая большая проблема заключается в том, что для электронного маркетинга используются собственные серверы компании. С точки зрения защиты от спама и информационной безопасности целесообразно централизовать маркетинговую коммуникацию на отдельных серверах и использовать электронную почту компании для своих собственных серверов.

3. Использование программного обеспечения, созданного специально для рассылки новостей.

Специальное программное обеспечение для маркетинга по электронной почте работает как SaaS и может использоваться любым веб-браузером через Интернет. Рекомендуется использовать программное обеспечение, специально разработанное для электронного маркетинга, поскольку оно включает в себя некоторые функции, предусмотренные типичными местными правилами и положениями, а также простое в использовании. Например, обычно требуется наличие ссылки в информационном бюллетене, которая позволяет получателю отказаться от подписки на информационный бюллетень в любой момент времени.

При использовании специального программного обеспечения типичные задачи, такие как управление списками рассылки, изменение размера изображений, подписка и отказ от подписки, упрощаются и автоматизируются.

С помощью этого программного обеспечения вы также можете отслеживать успешность доставленных сообщений, получать обширные и полезные отчетные данные, а также пользоваться преимуществами многих надстроек и расширений для электронного маркетинга.

Для составления информационного бюллетеня в формате HTML могут использоваться следующие методы:

Поскольку кодирование каждого информационного бюллетеня с нуля занимает очень много времени и требует индивидуального тестирования каждого шаблона, мы рекомендуем вам использовать повторно используемый шаблон, специально разработанный для соответствия вашему корпоративному имиджу. При использовании готового шаблона при составлении письма можно использовать два вида редакторов:

1. WYSIWYG-редакторы

Редактор WYSIWYG (What You See Is What You Get) позволяет редактировать графику, текст и, например, выбирать стиль заголовка из различных вариантов. Обычно для шаблона предварительно создаются определения стиля, чтобы обеспечить сохранение визуального вида бренда. В редакторах WYSIWYG структуру информационного бюллетеня обычно довольно сложно изменить, если редактор не имеет навыков работы с HTML.

2. Редакторы перетаскивания

Современный способ составления письма — модульный. В этом случае в вашем шаблоне определены различные модули контента, которые можно легко перетаскивать так, как вы хотите. Короче говоря, информационный бюллетень по электронной почте состоит из блоков контента, которые можно редактировать по своему усмотрению. Таким образом, помимо редактирования текста и изображений, вы также можете изменить структуру своего письма в соответствии с конкретными потребностями каждой кампании.

Независимо от того, какое решение вы выберете для составления и отправки информационного бюллетеня, важно с самого начала продумать процесс производства и внедрения. Успешный электронный маркетинг требует повторения (например, ежемесячных или еженедельных информационных бюллетеней) и эффективных процессов, которые снижают рабочую нагрузку и экономят нервы тем, кто занимается маркетингом.

Вам также могут быть интересны следующие статьи:

Рождение директора по маркетинговым технологиям
Как увеличить список адресов электронной почты?

Узнайте больше о LianaMailer™ — мощном инструменте, специально разработанном для маркетинга по электронной почте. С LianaMailer вы можете использовать редактор WYSIWYG или Drag & Drop, в зависимости от того, какой из двух лучше соответствует индивидуальным потребностям вашей компании.

Читать далее