Formas de enviar y redactar boletines

Las técnicas disponibles para enviar y redactar boletines pueden confundirlo. Decidimos hacer un breve resumen para aquellos que aún no están familiarizados con el tema.

Para enviar un boletín gráfico, puede elegir uno de los tres métodos siguientes:

• Codificación de boletines individuales y envío por correo electrónico.
• Usar un software de entrega incorporado en un sistema de administración de contenido, un programa de correo electrónico o un sistema CRM.
• Usar software creado específicamente para enviar boletines.

Cada una de las diferentes formas de enviar newsletters tiene sus propias ventajas y ninguna es perfecta. Decidimos abordar cada uno de ellos individualmente para obtener una mejor comprensión:

1. Plantillas de mensajes codificados individuales

Incluso en muchas organizaciones más grandes, cada boletín se codifica por separado, de forma similar a las páginas HTML estáticas. Este enfoque es muy común para las empresas con un departamento de TI dedicado. Sin embargo, normalmente nadie más en la organización puede crear, actualizar o enviar estos boletines.

El lado positivo de las plantillas codificadas es que en este caso no dependes de proveedores externos y la seguridad de la información queda en tus propias manos y garantiza el trabajo del departamento de TI. La desventaja es, sin embargo, el hecho de que quienes realizan la comunicación de marketing en sus funciones diarias, en la mayoría de los casos los equipos de marketing, ventas y comunicación, no pueden editar ni enviar los mensajes, sino que dependen del departamento de TI. Del mismo modo, las empresas se dan cuenta de sus límites cuando quieren datos de informes de campaña más precisos, facilidad de uso y administración centralizada de direcciones de destinatarios. Además, los servidores, que se utilizan al enviar los mensajes, pueden ejercer mucha presión sobre el tráfico de datos de la empresa y, potencialmente, incluir en la lista negra la dirección IP de la empresa, lo que resulta en correos electrónicos comerciales bloqueados de personas.

Dado que los boletines gráficos codificados por separado son más o menos problemáticos, difíciles de monitorear, la gestión de direcciones es incierta y los pedidos y cancelaciones generalmente deben realizarse manualmente, en la mayoría de los casos, es mejor que las empresas utilicen herramientas especialmente desarrolladas para el marketing por correo electrónico.

2. Usar un software de entrega integrado en un sistema de administración de contenido, un programa de correo electrónico o un sistema de CRM.

En los sistemas CRM avanzados es posible enviar varios boletines a los contactos que se gestionan en el sistema. La mayoría de los sistemas permiten mensajes basados ​​en texto y algunos sistemas más avanzados también permiten mensajes HTML. Hay algunos beneficios en este enfoque del marketing por correo electrónico: en los sistemas de CRM, las direcciones y los datos permanecen en los propios servidores de la empresa y la seguridad de la información permanece dentro de la empresa. Al utilizar los sistemas CMS y CRM, la empresa necesita invertir menos o nada, porque los propios servidores de la empresa se pueden utilizar para enviar los boletines.

Sin embargo, las funciones de marketing por correo electrónico en las soluciones de CRM generalmente no son el enfoque del software ni una funcionalidad central en ellas. En la mayoría de los sistemas CRM y CMS, solo puede obtener beneficios parciales de los boletines HTML.

Por ejemplo, la prueba de las plantillas de mensajería no se proporciona de forma automática, por lo que la funcionalidad de boletín informativo en los clientes de correo electrónico de los destinatarios no es ideal en la mayoría de los casos. El mayor problema es que los propios servidores de la empresa se utilizan para el marketing por correo electrónico. Desde el punto de vista del spam y de la seguridad de la información, es aconsejable centralizar la comunicación de marketing en servidores independientes y utilizar el correo electrónico de la empresa para sus propios servidores.

3. Usar software creado específicamente para enviar boletines.

El software dedicado para el marketing por correo electrónico funciona como SaaS y puede ser utilizado por cualquier navegador web a través de Internet. Se recomienda el software especialmente desarrollado para el marketing por correo electrónico, ya que incluye algunas de las funciones establecidas por las normas y reglamentos locales típicos y también es fácil de usar. Por ejemplo, es un requisito común tener un enlace en el boletín, lo que permite al destinatario darse de baja del boletín en cualquier momento.

Cuando se utiliza un software dedicado, las tareas típicas, como la gestión de listas de distribución, el cambio de tamaño de imágenes, la suscripción y la cancelación de suscripción, se simplifican y automatizan.

Con este tipo de software, también puede monitorear el éxito de sus mensajes entregados, obtener informes de datos extensos y útiles, así como también tener los beneficios de muchos complementos y extensiones de marketing por correo electrónico.

Para redactar un boletín HTML, se pueden utilizar las siguientes técnicas:

Dado que codificar cada boletín desde cero lleva mucho tiempo y requeriría que cada plantilla se probara individualmente, le recomendamos que utilice una plantilla reutilizable especialmente diseñada para adaptarse a su imagen corporativa. Al usar una plantilla prefabricada, hay dos tipos de editores para usar al redactar su carta:

1. Editores WYSIWYG

El editor WYSIWYG (lo que ves es lo que obtienes) te permite editar gráficos, texto y, por ejemplo, elegir un estilo de título entre diferentes opciones. Por lo general, las definiciones de estilo están prefabricadas para la plantilla para garantizar que se mantenga el aspecto visual de la marca. En los editores WYSIWYG, la estructura del boletín suele ser bastante difícil de modificar a menos que el editor tenga conocimientos de HTML.

2. Editores de arrastrar y soltar

La forma moderna de componer una carta es modular. En este caso, hay diferentes módulos de contenido definidos en su plantilla que se pueden arrastrar y soltar fácilmente de la forma que desee. En resumen, el boletín de correo electrónico se compone de bloques de contenido que se pueden editar como desee. Además de editar su texto e imágenes, también puede cambiar la estructura de su carta para satisfacer las necesidades específicas de cada campaña.

Independientemente de la solución que elija para redactar y enviar su boletín, es importante pensar en el proceso de producción e implementación desde el principio. El marketing por correo electrónico exitoso requiere repetición (boletines mensuales o semanales, por ejemplo) y procesos eficientes que reduzcan la carga de trabajo y ahorren los nervios de quienes realizan el marketing.

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