O primeiro evento VeloSano “Bike to cure” ocorreu em julho de 2014. Agora, é um dos eventos de angariação de fundos de referência para a cidade de Cleveland, onde ciclistas, voluntários e angariadores de fundos se reúnem para apoiar a luta da Cleveland Clinic contra Câncer.
Uma das características marcantes desse evento é que 100% dos recursos arrecadados vão diretamente para a busca da cura. Este ano, eles conseguiram arrecadar US$ 4.725.810.
Esses totais de captação de recursos são impressionantes para uma equipe de qualquer tamanho, mas ainda mais quando se considera que a VeloSano é administrada por uma equipe central de quatro pessoas que operam como uma unidade dentro da organização mais ampla da Cleveland Clinic.
Conversamos com Nicole Peters, diretora executiva da VeloSano, para explorar as táticas que ela e sua equipe usaram para alcançar esse tipo de crescimento e tração. Abaixo, veremos as práticas recomendadas e como sua organização sem fins lucrativos pode espelhar esses esforços em seu próprio evento de resistência.
1. Experimente novas táticas a cada ano
Você não precisa reinventar a roda a cada ano, mas precisa tentar mantê-la atualizada para seus participantes de retorno. Para a equipe VeloSano, isso significa examinar suas táticas dos últimos anos e determinar se devem manter, aprimorar ou direcionar seus esforços para seguir em uma nova direção.
O exame é metade da equação. A outra metade está discutindo novas táticas em potencial para impulsionar mais os objetivos do evento, seja aumentar o reconhecimento da marca, participação, inscrições de voluntários ou totais de arrecadação de fundos.
Por exemplo, os apoiadores da VeloSano em Cleveland colocam placas do evento em seu jardim para ajudar a promover o evento. A cada ano, a equipe organiza um dia de distribuição onde as pessoas podem vir buscá-los.
Isso provou ser uma estratégia bem-sucedida para divulgar a VeloSano, então este ano eles decidiram aumentar seus esforços e oferecer vários locais de coleta em toda a cidade. Tantas pessoas apareceram que ficaram sem placas e tiveram que pedir mais.
Outra nova tática que eles usaram foi implementar um conjunto de doações de US$ 25.000 para incentivar a captação de recursos. A equipe também marcou a partida em alinhamento com o objetivo principal do evento de entregar 100% dos fundos para a cura.
Faltando 100 dias para o VeloSano, eles revelaram sua partida. Qualquer um que levantasse $ 100 na data exata de 100 dias até o evento ganharia uma partida de $ 100: 100 dias, $ 100 e 100% para a cura.
Essa estratégia dupla gerou maior receita e engajamento de captação de recursos. Também gerou inscrições, porque você não pode arrecadar fundos sem primeiro se registrar no VeloSano.
2. Crie oportunidades de administração
Há muito mais oportunidades para a administração de doadores além de um “obrigado” pós-evento. As notas de agradecimento são uma prática recomendada de administração, mas sua equipe deve considerar quais outros pontos de contato você pode criar com seus participantes e doadores ao longo do ano.
Talvez a maior oportunidade de administração da VeloSano seja a VeloSano Bash, que acontece alguns meses após o evento de resistência. Os participantes se reúnem para assistir e comemorar enquanto a equipe VeloSano anuncia o valor total arrecadado com o evento.
Não é apenas uma maneira emocionante de revelar o total de arrecadação de fundos, mas também é uma poderosa oportunidade de administração que ajuda a reengajar os apoiadores após o fim de semana VeloSano “Bike to cure”. O VeloSano Bash também leva os torcedores a pensar no evento do próximo ano, meses antes mesmo de começar.
Outros pontos de contato da administração incluem um almoço de capitão de equipe no início do ano, onde todos discutem os planos para a próxima corrida e compartilham as melhores práticas para o engajamento de captação de recursos.
Para mostrar o impacto causado pelo VeloSano, há também um evento que apresenta um painel de pesquisadores de câncer da Cleveland Clinic. Esses pesquisadores atualizam e mostram o progresso que fizeram graças ao dinheiro arrecadado por meio da VeloSano.
Após o painel, os participantes recebem visitas ao centro de câncer e laboratórios de pesquisa. Este é um impacto tangível que os apoiadores podem ver, ouvir e sentir. Considere os diferentes grupos de apoiadores da sua organização sem fins lucrativos e trabalhe para criar momentos especiais como esse para eles.
3. Maximize os esforços de retenção
Seus esforços de administração criam uma experiência positiva para seus apoiadores e isso está diretamente relacionado à retenção. Isso faz com que eles se sintam ouvidos, valorizados e apreciados. Isso, por sua vez, os mantém voltando à sua organização sem fins lucrativos ao procurar uma causa digna para doar seu tempo ou dinheiro.
Para a equipe VeloSano, quanto mais suporte eles puderem reter, maiores serão suas taxas de engajamento e receita de captação de recursos que vão diretamente para a cura. Abaixo, exploraremos como eles trabalham para reter três grupos principais: participantes do evento, parceiros e voluntários.
Retenção de participantes do evento
Quando alguém se inscreve para arrecadar fundos em seu nome, você quer que eles tenham uma experiência agradável e positiva. Se eles se sentirem capacitados no processo e atingirem sua meta de captação de recursos, é mais provável que voltem e arrecadem novamente.
Como a VeloSano opera em um modelo de captação de recursos peer-to-peer, é crucial que as pessoas que captam recursos estejam equipadas com as ferramentas necessárias para ter sucesso. Para esse fim, eles criaram um centro de recursos em seu site que possui um guia de treinamento, um kit de ferramentas para angariação de fundos e uma folha de dicas rápidas para uma divulgação bem-sucedida. Eles reconhecem que a arrecadação de fundos nem sempre é fácil, e é por isso que eles agregaram esses recursos úteis em um local fácil de encontrar.
“ Essas táticas funcionaram bem para nós porque as pessoas podem hesitar em tentar arrecadar fundos. Mas nove em cada dez vezes, uma vez que alguém se inscreve e vê todas as ferramentas disponíveis, eles se saem bem, arrecadam dinheiro e voltam no ano que vem.
A VeloSano oferece a opção para as pessoas se inscreverem no evento de resistência como piloto virtual. Embora seus mínimos de arrecadação de fundos pessoais para passageiros variem de US $ 500 a US $ 2.000 – dependendo da distância que alguém deseja pedalar – a inscrição como um ciclista virtual vem com um compromisso mínimo de US $ 25.
É uma entrada mais acessível que é atraente para um público mais amplo que pode não ter sido capaz de participar com o mínimo de arrecadação de fundos mais alto. E se a pessoa exceder essa meta de US$ 25, a equipe da VeloSano a atualizará para um participante completo e não virtual. No total, eles conseguiram aumentar seus passageiros para 2.389, um aumento de 18% de 2018 a 2019.
Reter parceiros
A maioria dos parceiros da VeloSano são afiliados ao evento de resistência desde o início. Essas relações são a pedra angular do evento, e suas contribuições financeiras e em espécie permitem atingir o objetivo final da VeloSano: usar 100% dos fundos arrecadados para a pesquisa para a cura.
Para manter esses parceiros dedicados engajados, a equipe VeloSano organiza um evento separado apenas para eles: a Recepção de Agradecimento ao Parceiro. Isso acontece em junho, quando todos estão se preparando para o fim de semana da VeloSano e serve como um ponto de contato em tempo crítico para esclarecer o “porquê” por trás do evento.
Em seguida, cada parceiro é convidado para seu evento de dezembro que destaca os pesquisadores da Cleveland Clinic. Eles também fazem um tour pelas instalações deste evento e podem ver o que seu apoio ajuda a organização a realizar.
Por fim, os parceiros são convidados a ter um representante no comitê do próprio evento. Esta é uma oportunidade para eles avaliarem as decisões sobre como o evento em si é organizado e como melhorá-lo a cada ano.
Todos esses esforços proporcionam um verdadeiro senso de parceria e eles têm voz no impacto causado na luta contra o câncer. Quando você pode fazer as pessoas se sentirem valorizadas e ouvidas assim, elas se sentem mais compradas e vão querer apoiar seu evento de resistência porque têm um interesse pessoal nisso.
Reter voluntários
Os voluntários têm um grande impacto em um evento de arrecadação de fundos, pois geralmente são eles que interagem com os participantes e garantem que o evento ocorra sem problemas. Isso por si só torna a retenção de voluntários uma prioridade, mas o foco na experiência do voluntário é ainda mais crítico, pois quanto mais voluntários você puder reter de evento para evento, menos tempo terá para gastar com integração e treinamento.
Isso libera tempo e recursos valiosos para sua equipe nos meses, semanas e dias que antecedem o evento de resistência. Para manter os voluntários envolvidos com a VeloSano, a equipe permite que eles se responsabilizem por seu envolvimento.
Por exemplo, os voluntários do escritório de advocacia Jones Day sempre se comprometem a fazer a primeira grande parada de descanso do curso. Eles colocam seu toque único e personalizado na parada de descanso todos os anos, e tornou-se uma questão de orgulho para eles fazer isso todos os anos agora.
A equipe também realiza um evento separado de agradecimento aos capitães voluntários para agradecê-los pelo trabalho árduo que fez do VeloSano um sucesso.
Proporcionar uma experiência positiva para seus voluntários também tem impacto no marketing do seu evento. Essas pessoas vão contar a seus amigos e familiares sobre o quão grande foi o VeloSano e potencialmente explorar novos públicos de apoio.
Use esses exemplos da equipe VeloSano para ajudar a inspirar seu próprio evento de resistência e lembre-se de que mesmo uma equipe pequena pode efetivamente organizar um evento e arrecadar dinheiro para sua missão. Se você puder mantê-lo atualizado, criar fortes oportunidades de administração e reter seus apoiadores a cada ano, estará no caminho certo para sediar um evento de resistência poderoso.
Há tantas peças em movimento que fazem um evento de sucesso, desde a preparação até o encerramento pós-evento. Cobrimos alguns deles aqui, mas se você quiser mais dicas para o seu próximo evento de resistência, faça o download do nosso guia abaixo.
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