Il primo evento VeloSano "Bike to cure" si è svolto a luglio 2014. Ora è uno degli eventi di raccolta fondi distintivi per la città di Cleveland, dove motociclisti, volontari e raccolte fondi si uniscono per sostenere la lotta della Cleveland Clinic contro cancro.
Una delle caratteristiche distintive di questo evento è che il 100% dei fondi raccolti va direttamente alla ricerca di una cura. Quest'anno sono stati in grado di raccogliere $ 4.725.810.
Questi totali di raccolta fondi sono impressionanti per un team di qualsiasi dimensione, ma lo è ancora di più se si considera che VeloSano è gestito da un team principale di quattro che operano come un'unità all'interno della più ampia organizzazione della Cleveland Clinic.
Abbiamo parlato con Nicole Peters, direttore esecutivo di VeloSano, per esplorare le tattiche che lei e il suo team hanno utilizzato per ottenere questo tipo di crescita e trazione. Di seguito esamineremo le loro migliori pratiche e come la tua organizzazione non profit può rispecchiare questi sforzi nel tuo evento di resistenza.
1. Prova nuove tattiche ogni anno
Non è necessario reinventare la ruota ogni anno, ma è necessario cercare di mantenerla fresca per i partecipanti di ritorno. Per il team VeloSano, questo significa esaminare le proprie tattiche degli anni passati e determinare se devono mantenere, migliorare o orientare i propri sforzi per andare in una nuova direzione.
L'esame è metà dell'equazione. L'altra metà sta discutendo potenziali nuove tattiche per dare maggiore slancio agli obiettivi dell'evento, che si tratti di una maggiore consapevolezza del marchio, partecipazione, iscrizioni di volontari o raccolte fondi totali.
Ad esempio, i sostenitori di VeloSano in tutta Cleveland mettono cartelli per eventi nel loro cortile per aiutare a promuovere l'evento. Ogni anno, il team organizza una giornata di distribuzione in cui le persone possono venire a prenderli.
Questa si è rivelata una strategia di successo per spargere la voce su VeloSano, quindi quest'anno hanno deciso di intensificare i loro sforzi e offrire più punti di ritiro in tutta la città. Si sono presentate così tante persone che hanno esaurito i segnali e hanno dovuto ordinarne di più.
Un'altra nuova tattica che hanno utilizzato è stata l'implementazione di un pool di donazioni corrispondenti di $ 25.000 per incoraggiare la raccolta di fondi. Il team ha anche marchiato la partita in linea con l'obiettivo guida dell'evento di fornire il 100% dei fondi alla cura.
A 100 giorni dalla fine del VeloSano, hanno svelato la loro partita. Chiunque abbia raccolto $ 100 nella data esatta di 100 giorni prima dell'evento otterrebbe una corrispondenza di $ 100: 100 giorni, $ 100 e 100% per la cura.
Questa duplice strategia ha portato a maggiori entrate e coinvolgimento della raccolta fondi. Ha anche spinto le registrazioni, perché non puoi raccogliere fondi senza prima esserti registrato a VeloSano.
2. Creare opportunità di gestione
Ci sono molte più opportunità per la gestione dei donatori oltre a un "grazie" post-evento. Le note di ringraziamento sono una procedura consigliata per la gestione, ma il tuo team dovrebbe considerare quali altri punti di contatto puoi creare con i partecipanti e i donatori durante tutto l'anno.
Forse la più grande opportunità di gestione per VeloSano è la VeloSano Bash, che si svolge pochi mesi dopo l'evento di resistenza. I partecipanti si riuniscono per assistere e festeggiare mentre il team VeloSano annuncia l'importo totale raccolto dall'evento.
Non solo è un modo entusiasmante per rivelare il totale della raccolta fondi, ma è anche una potente opportunità di gestione che aiuta a coinvolgere nuovamente i sostenitori dopo il fine settimana VeloSano "Bike to cure". Il VeloSano Bash spinge anche i sostenitori a pensare all'evento del prossimo anno mesi prima ancora che inizi.
Altri punti di contatto per la gestione includono un pranzo del capitano della squadra all'inizio dell'anno in cui tutti discutono i piani per la corsa imminente e condividono le migliori pratiche per l'impegno nella raccolta fondi.
Per mostrare l'impatto prodotto da VeloSano, c'è anche un evento che presenta un gruppo di ricercatori sul cancro della Cleveland Clinic. Questi ricercatori forniscono aggiornamenti e mostrano quali progressi hanno fatto grazie ai soldi raccolti attraverso VeloSano.
Dopo il pannello, i partecipanti fanno visite al centro oncologico e ai laboratori di ricerca. Questo è un impatto tangibile che i sostenitori possono vedere, ascoltare e sentire. Considera i diversi gruppi di sostenitori della tua organizzazione no profit e lavora per creare momenti speciali come questo per loro.
3. Massimizzare gli sforzi di conservazione
I tuoi sforzi di gestione creano un'esperienza positiva per i tuoi sostenitori ed è direttamente correlato alla fidelizzazione. Questo li fa sentire ascoltati, apprezzati e apprezzati. Ciò, a sua volta, li fa tornare alla tua organizzazione no profit quando cercano una causa degna per donare il loro tempo o denaro.
Per il team di VeloSano, maggiore è il supporto che riesce a mantenere, maggiori sono i tassi di coinvolgimento e le entrate della raccolta fondi che vanno direttamente alla cura. Di seguito, esploreremo come funzionano per mantenere tre gruppi principali: partecipanti all'evento, partner e volontari.
Conservazione dei partecipanti all'evento
Quando qualcuno si iscrive per una raccolta fondi per tuo conto, vuoi che viva un'esperienza piacevole e positiva. Se si sentono responsabilizzati nel processo e raggiungono il loro obiettivo di raccolta fondi, è più probabile che tornino e raccolgano di nuovo.
Poiché VeloSano opera su un modello di raccolta fondi peer-to-peer, è fondamentale che le persone che raccolgono fondi siano dotate degli strumenti necessari per avere successo. A tal fine, hanno creato un centro risorse sul loro sito Web che include una guida alla formazione, un kit di strumenti per la raccolta fondi e un rapido foglio di suggerimenti per una divulgazione di successo. Riconoscono che la raccolta di fondi non è sempre facile, motivo per cui hanno aggregato queste utili risorse in un'unica posizione facile da trovare.
“ Queste tattiche hanno funzionato bene per noi perché le persone possono essere riluttanti a dare una possibilità alla raccolta fondi. Ma nove volte su dieci, una volta che qualcuno si registra e vede tutti gli strumenti disponibili, fa bene, raccolgono fondi e tornano di nuovo l'anno prossimo.
VeloSano offre la possibilità alle persone di iscriversi all'evento di resistenza come ciclista virtuale. Mentre il minimo di raccolta fondi di persona per i ciclisti va da $ 500 a $ 2.000, a seconda della distanza che qualcuno vuole percorrere in bicicletta, l'iscrizione come ciclista virtuale comporta un impegno minimo di $ 25.
È una voce più conveniente che si rivolge a un pubblico più ampio che potrebbe non essere stato in grado di partecipare al minimo di raccolta fondi più elevato. E se la persona supera questo obiettivo di $ 25, il team VeloSano la aggiornerà a un partecipante completo e non virtuale. In totale, sono stati in grado di far crescere i loro motociclisti a 2.389, con un aumento del 18% dal 2018 al 2019.
Mantieni i partner
La maggior parte dei partner di VeloSano è stata affiliata all'evento di resistenza sin dall'inizio. Queste relazioni sono una pietra miliare dell'evento e i loro contributi finanziari e in natura consentono di raggiungere l'obiettivo finale di VeloSano: utilizzare il 100% dei fondi raccolti per la ricerca per la cura.
Per mantenere impegnati questi partner dedicati, il team VeloSano ospita un evento separato solo per loro: The Partner Appreciation Reception. Questo si svolge a giugno, proprio mentre tutti si stanno preparando per il fine settimana VeloSano e funge da punto di contatto con i tempi critici per portare a casa il "perché" dietro l'evento.
Quindi, ogni partner è invitato al loro evento di dicembre che mette in evidenza i ricercatori della Cleveland Clinic. Fanno anche un tour delle strutture di questo evento e vedono cosa il loro supporto aiuta l'organizzazione a realizzare.
Infine, i partner sono invitati ad avere un rappresentante nel comitato per l'evento stesso. Questa è un'opportunità per loro di valutare le decisioni su come è organizzato l'evento stesso e su come migliorarlo ogni anno.
Tutti questi sforzi forniscono un vero senso di collaborazione e ottengono una voce nell'impatto della lotta contro il cancro. Quando riesci a far sentire le persone apprezzate e ascoltate in questo modo, si sentono più coinvolte e vorranno sostenere il tuo evento di resistenza perché hanno un interesse personale in esso.
Conserva i volontari
I volontari hanno un grande impatto su un evento di raccolta fondi, dal momento che sono spesso quelli che interagiscono con i partecipanti e garantiscono che l'evento si svolga senza intoppi. Questo da solo rende la fidelizzazione dei volontari una priorità, ma concentrarsi sull'esperienza del volontario è ancora più fondamentale poiché più volontari puoi trattenere da un evento all'altro, meno tempo devi dedicare all'onboarding e alla formazione.
Ciò libera tempo e risorse preziose per la tua squadra nei mesi, nelle settimane e nei giorni che precedono l'evento di resistenza. Per mantenere i volontari impegnati con VeloSano, il team consente loro di assumere la responsabilità del loro coinvolgimento.
Ad esempio, i volontari dello studio legale Jones Day si impegnano sempre a gestire la prima grande sosta del corso. Ogni anno mettono il loro tocco unico e personalizzato sulla sosta ed è diventato un motivo di orgoglio per loro farlo ogni anno adesso.
Il team organizza anche un evento separato di apprezzamento del capitano volontario per ringraziarli per il loro duro lavoro che ha reso VeloSano un successo.
Fornire un'esperienza positiva ai tuoi volontari ha anche un impatto sul marketing del tuo evento. Queste persone parleranno ai loro amici e familiari di quanto sia stato fantastico VeloSano e potenzialmente attingeranno a un nuovo pubblico di supporto.
Usa questi esempi del team VeloSano per ispirare il tuo evento di resistenza e ricorda che anche una piccola squadra può organizzare efficacemente un evento e raccogliere fondi per la propria missione. Se riesci a mantenerlo fresco, creare forti opportunità di amministrazione e trattenere i tuoi sostenitori ogni anno, sarai sulla buona strada per ospitare un potente evento di resistenza.
Ci sono così tanti elementi commoventi che contribuiscono a organizzare un evento di successo, dalla preparazione alla conclusione del post-evento. Ne abbiamo discussi alcuni qui, ma se desideri ulteriori suggerimenti per il tuo prossimo evento di resistenza, assicurati di scaricare la nostra guida di seguito.
La guida al social media marketing per gli eventi no profit