El primer evento "Bicicleta para curar" de VeloSano se llevó a cabo en julio de 2014. Ahora, se erige como uno de los eventos de recaudación de fondos distintivos de la ciudad de Cleveland, donde ciclistas, voluntarios y recaudadores de fondos se unen para apoyar la lucha de la Clínica Cleveland contra cáncer.
Una de las características de marca de este evento es que el 100% de los fondos recaudados se destinan directamente a encontrar una cura. Este año, pudieron recaudar $4,725,810.
Estos totales de recaudación de fondos son impresionantes para un equipo de cualquier tamaño, pero aún más cuando se considera que VeloSano está dirigido por un equipo central de cuatro personas que operan como una unidad dentro de la organización más amplia de Cleveland Clinic.
Hablamos con Nicole Peters, directora ejecutiva de VeloSano, para explorar las tácticas que ella y su equipo usaron para lograr este tipo de crecimiento y tracción. A continuación, repasaremos sus mejores prácticas y cómo su organización sin fines de lucro puede reflejar estos esfuerzos en su propio evento de resistencia.
1. Pruebe nuevas tácticas cada año
No necesita reinventar la rueda cada año, pero debe tratar de mantenerla fresca para los asistentes que regresan. Para el equipo de VeloSano, esto significa examinar sus tácticas de años anteriores y determinar si deben mantener, mejorar o orientar sus esfuerzos para ir en una nueva dirección.
El examen es la mitad de la ecuación. La otra mitad es discutir posibles nuevas tácticas para impulsar más los objetivos del evento, ya sea una mayor conciencia de marca, participación, inscripciones de voluntarios o totales de recaudación de fondos.
Por ejemplo, los seguidores de VeloSano en Cleveland colocan letreros del evento en su patio delantero para ayudar a promocionar el evento. Cada año, el equipo organiza un día de distribución donde la gente puede venir a recogerlos.
Esta ha demostrado ser una estrategia exitosa para correr la voz sobre VeloSano, por lo que este año decidieron mejorar sus esfuerzos y ofrecer varios lugares de recogida en toda la ciudad. Apareció tanta gente que se quedaron sin carteles y tuvieron que pedir más.
Otra táctica nueva que usaron fue implementar un grupo de donaciones equivalentes de $25,000 para fomentar la tracción de la recaudación de fondos. El equipo también marcó el partido en consonancia con el objetivo principal del evento de entregar el 100 % de los fondos para la cura.
A falta de 100 días para VeloSano, dieron a conocer su partido. Cualquiera que recaudara $100 en la fecha exacta de 100 días hasta el evento obtendría una igualación de $100: 100 días, $100 y 100 % para la cura.
Esta doble estrategia impulsó mayores ingresos y participación en la recaudación de fondos. También impulsó las inscripciones, porque no se puede recaudar fondos sin registrarse primero en VeloSano.
2. Crear oportunidades de administración
Hay muchas más oportunidades para la administración de donantes más allá de un “gracias” posterior al evento. Las notas de agradecimiento son una buena práctica de administración, pero su equipo debe considerar qué otros puntos de contacto puede crear con sus asistentes y donantes a lo largo del año.
Quizás la mayor oportunidad de administración para VeloSano es el VeloSano Bash, que se lleva a cabo unos meses después del evento de resistencia. Los participantes se reúnen para mirar y celebrar mientras el equipo de VeloSano anuncia la cantidad total recaudada del evento.
No solo es una forma emocionante de revelar el total de la recaudación de fondos, sino que también es una poderosa oportunidad de administración que ayuda a volver a involucrar a los seguidores después del fin de semana VeloSano "Bicicleta para curar". El VeloSano Bash también anima a los seguidores a pensar en el evento del próximo año meses antes de que comience.
Otros puntos de contacto de administración incluyen un almuerzo con el capitán del equipo a principios de año donde todos discuten los planes para el próximo viaje y comparten las mejores prácticas para la participación en la recaudación de fondos.
Para mostrar el impacto de VeloSano, también hay un evento que presenta un panel de investigadores de cáncer de la Clínica Cleveland. Estos investigadores brindan actualizaciones y muestran el progreso que han logrado gracias al dinero recaudado a través de VeloSano.
Después del panel, los asistentes realizan recorridos por el centro oncológico y los laboratorios de investigación. Este es un impacto tangible que los seguidores pueden ver, oír y sentir. Considere los diferentes grupos de apoyo de su organización sin fines de lucro y trabaje para crear momentos especiales como este para ellos.
3. Maximice los esfuerzos de retención
Sus esfuerzos de administración crean una experiencia positiva para sus seguidores y está directamente relacionada con la retención. Esto los hace sentir escuchados, valorados y apreciados. Eso, a su vez, los hace volver a su organización sin fines de lucro cuando buscan una causa digna para donar su tiempo o dinero.
Para el equipo de VeloSano, cuanto más apoyo puedan retener, mayores serán sus tasas de participación y los ingresos por recaudación de fondos que van directamente a la cura. A continuación, exploraremos cómo funcionan para retener tres grupos principales: participantes del evento, socios y voluntarios.
Retener a los participantes del evento
Cuando alguien se registra para recaudar fondos en su nombre, quiere que tenga una experiencia agradable y positiva. Si se sienten empoderados en el proceso y logran su objetivo de recaudación de fondos, es más probable que regresen y recauden fondos nuevamente.
Dado que VeloSano opera con un modelo de recaudación de fondos entre pares, es crucial que las personas que recaudan fondos estén equipadas con las herramientas necesarias para tener éxito. Con ese fin, crearon un centro de recursos en su sitio web que tiene una guía de capacitación, un conjunto de herramientas de recaudación de fondos y una hoja de consejos rápidos para una divulgación exitosa. Reconocen que la recaudación de fondos no siempre es fácil, razón por la cual han agregado estos recursos útiles en una ubicación fácil de encontrar.
“ Estas tácticas han funcionado bien para nosotros porque las personas pueden dudar en darle una oportunidad a la recaudación de fondos. Pero nueve de cada diez veces, una vez que alguien se registra y ve todas las herramientas disponibles, les va bien, recaudan dinero y regresan el próximo año.
VeloSano ofrece la opción de que las personas se inscriban en el evento de resistencia como ciclista virtual. Si bien sus mínimos de recaudación de fondos en persona para los ciclistas oscilan entre $ 500 y $ 2,000, según la distancia que alguien quiera recorrer, registrarse como ciclista virtual tiene un compromiso mínimo de $ 25.
Es una entrada más asequible que atrae a un público más amplio que quizás no haya podido participar con el mínimo de recaudación de fondos más alto. Y si la persona supera esta meta de $25, el equipo de VeloSano la actualizará a un participante completo no virtual. En total, pudieron aumentar el número de pasajeros a 2389, un aumento del 18 % de 2018 a 2019.
Conservar socios
La mayoría de los socios de VeloSano han estado afiliados al evento de resistencia desde el principio. Estas relaciones son un pilar del evento, y sus aportaciones económicas y en especie hacen posible alcanzar el objetivo final de VeloSano: destinar el 100% de los fondos recaudados a la investigación de la cura.
Para mantener el compromiso de estos socios dedicados, el equipo de VeloSano organiza un evento separado solo para ellos: la recepción de agradecimiento a los socios. Esto tiene lugar en junio, justo cuando todos se están preparando para el fin de semana de VeloSano y sirve como punto de contacto en un momento crítico para llevar a casa el "por qué" detrás del evento.
Luego, se invita a cada socio a su evento de diciembre que destaca a los investigadores de la Clínica Cleveland. También hacen un recorrido por las instalaciones en este evento y pueden ver lo que su apoyo ayuda a lograr a la organización.
Finalmente, se invita a los socios a tener un representante en el comité para el evento en sí. Esta es una oportunidad para que evalúen las decisiones sobre cómo se organiza el evento en sí y cómo mejorarlo cada año.
Todos estos esfuerzos brindan un verdadero sentido de asociación, y logran tener una voz propia en el impacto logrado en la lucha contra el cáncer. Cuando puede hacer que las personas se sientan valoradas y escuchadas de esta manera, se sienten más aceptadas y querrán apoyar su evento de resistencia porque tienen un interés personal en él.
Retener Voluntarios
Los voluntarios tienen un gran impacto en un evento de recaudación de fondos, ya que a menudo son los que interactúan con los asistentes y se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas. Esto por sí solo hace que la retención de voluntarios sea una prioridad, pero un enfoque en la experiencia de los voluntarios es aún más crítico ya que cuantos más voluntarios pueda retener de un evento a otro, menos tiempo tendrá que dedicar a la incorporación y capacitación.
Esto libera tiempo y recursos valiosos para su equipo en los meses, semanas y días previos al evento de resistencia. Para mantener a los voluntarios comprometidos con VeloSano, el equipo les permite hacerse cargo de su participación.
Por ejemplo, los voluntarios del bufete de abogados Jones Day siempre se comprometen a organizar la primera gran parada de descanso del campo. Ponen su toque único y personalizado en la parada de descanso cada año, y se ha convertido en un motivo de orgullo para ellos hacerlo cada año ahora.
El equipo también lleva a cabo un evento de agradecimiento a los capitanes voluntarios por separado para agradecerles por su arduo trabajo para que VeloSano sea un éxito.
Brindar una experiencia positiva a sus voluntarios también tiene un impacto en el marketing de su evento. Estas personas les contarán a sus amigos y familiares lo grandioso que fue VeloSano y potencialmente aprovecharán nuevas audiencias de apoyo.
Utilice estos ejemplos del equipo de VeloSano para ayudar a inspirar su propio evento de resistencia y recuerde que incluso un equipo pequeño puede organizar un evento de manera efectiva y recaudar dinero para su misión. Si puede mantenerlo actualizado, crear sólidas oportunidades de administración y retener a sus seguidores cada año, estará en camino de organizar un evento de resistencia de gran potencia.
Hay tantas piezas en movimiento que intervienen en el lanzamiento de un evento exitoso, desde la preparación hasta el cierre posterior al evento. Cubrimos algunos de ellos aquí, pero si desea obtener más consejos para su próximo evento de resistencia, asegúrese de descargar nuestra guía a continuación.
La guía de marketing en redes sociales para eventos sin fines de lucro