Le tout premier événement VeloSano "Bike to cure" a eu lieu en juillet 2014. Aujourd'hui, il s'agit de l'un des événements de collecte de fonds les plus marquants de la ville de Cleveland, où des cyclistes, des bénévoles et des collecteurs de fonds se réunissent pour soutenir la lutte de la Cleveland Clinic contre cancer.
L'une des caractéristiques de cet événement est que 100 % des fonds amassés vont directement à la recherche d'un remède. Cette année, ils ont pu amasser 4 725 810 $.
Ces totaux de collecte de fonds sont impressionnants pour une équipe de toute taille, mais encore plus si l'on considère que VeloSano est géré par une équipe de base de quatre personnes qui fonctionnent comme une unité au sein de l'organisation plus large de la Cleveland Clinic.
Nous avons parlé avec Nicole Peters, directrice exécutive de VeloSano, pour explorer les tactiques qu'elle et son équipe ont utilisées pour atteindre ce type de croissance et de traction. Ci-dessous, nous passerons en revue leurs meilleures pratiques et comment votre organisation à but non lucratif peut refléter ces efforts dans votre propre événement d'endurance.
1. Essayez de nouvelles tactiques chaque année
Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue chaque année, mais vous devez essayer de la garder fraîche pour vos anciens participants. Pour l'équipe VeloSano, cela signifie examiner leurs tactiques des années passées et déterminer s'ils doivent maintenir, améliorer ou faire pivoter leurs efforts pour aller dans une nouvelle direction.
L'examen est la moitié de l'équation. L'autre moitié discute de nouvelles tactiques potentielles pour donner plus d'élan aux objectifs de l'événement, qu'il s'agisse d'augmenter la notoriété de la marque, la participation, les inscriptions de bénévoles ou les totaux de collecte de fonds.
Par exemple, les supporters de VeloSano à travers Cleveland placent des panneaux d'événement dans leur cour avant pour aider à promouvoir l'événement. Chaque année, l'équipe organise une journée de distribution où les gens peuvent venir les chercher.
Cela s'est avéré une stratégie réussie pour faire connaître VeloSano, alors cette année, ils ont décidé d'intensifier leurs efforts et d'offrir plusieurs points de ramassage à travers la ville. Tant de gens se sont présentés qu'ils ont manqué de pancartes et ont dû en commander d'autres.
Une autre nouvelle tactique qu'ils ont utilisée consistait à mettre en place un pool de dons de contrepartie de 25 000 $ pour encourager la collecte de fonds. L'équipe a également marqué le match conformément à l'objectif moteur de l'événement de fournir 100% des fonds à la cure.
A 100 jours de VeloSano, ils ont dévoilé leur match. Quiconque a collecté 100 $ à la date exacte de 100 jours jusqu'à l'événement obtiendrait un match de 100 $ : 100 jours, 100 $ et 100 % pour la guérison.
Cette stratégie à deux volets a entraîné une augmentation des revenus de la collecte de fonds et de l'engagement. Cela a également entraîné des inscriptions, car vous ne pouvez pas collecter de fonds sans vous inscrire d'abord à VeloSano.
2. Créer des opportunités d'intendance
Il existe de nombreuses autres possibilités de gestion des donateurs au-delà d'un « merci » après l'événement. Les notes de remerciement sont une pratique exemplaire en matière de gestion, mais votre équipe doit réfléchir aux autres points de contact que vous pouvez créer avec vos participants et vos donateurs tout au long de l'année.
La plus grande opportunité d'intendance pour VeloSano est peut-être le VeloSano Bash, qui a lieu quelques mois après l'événement d'endurance. Les participants se rassemblent pour regarder et célébrer alors que l'équipe VeloSano annonce le montant total recueilli lors de l'événement.
Non seulement c'est une façon passionnante de révéler le total de la collecte de fonds, mais c'est aussi une puissante opportunité d'intendance qui aide à réengager les supporters après le week-end VeloSano « Bike to cure ». Le VeloSano Bash pousse également les supporters à réfléchir à l'événement de l'année prochaine des mois avant même qu'il ne soit lancé.
Parmi les autres points de contact de l'intendance, citons un déjeuner des capitaines d'équipe au début de l'année où tout le monde discute des plans pour la randonnée à venir et partage les meilleures pratiques pour l'engagement de collecte de fonds.
Pour montrer l'impact de VeloSano, il y a aussi un événement qui met en vedette un panel de chercheurs sur le cancer de la Cleveland Clinic. Ces chercheurs donnent des mises à jour et montrent les progrès qu'ils ont réalisés grâce à l'argent récolté grâce à VeloSano.
Après le panel, les participants ont droit à des visites du centre de cancérologie et des laboratoires de recherche. Il s'agit d'un impact tangible que les supporters peuvent voir, entendre et ressentir. Considérez les différents groupes de supporters de votre organisation à but non lucratif et travaillez pour créer des moments spéciaux comme celui-ci pour eux.
3. Maximiser les efforts de rétention
Vos efforts d'intendance créent une expérience positive pour vos supporters, et cela est directement lié à la rétention. Cela les fait se sentir entendus, valorisés et appréciés. Cela, à son tour, les incite à revenir vers votre organisation à but non lucratif lorsqu'ils recherchent une bonne cause pour donner de leur temps ou de leur argent.
Pour l'équipe VeloSano, plus ils peuvent conserver de soutien, plus leurs taux d'engagement et leurs revenus de collecte de fonds qui vont directement à la cure sont élevés. Ci-dessous, nous allons explorer comment ils fonctionnent pour retenir trois groupes principaux : les participants à l'événement, les partenaires et les bénévoles.
Retenir les participants à l'événement
Lorsqu'une personne s'inscrit pour collecter des fonds en votre nom, vous voulez qu'elle vive une expérience agréable et positive. S'ils se sentent responsabilisés dans le processus et atteignent leur objectif de collecte de fonds, ils sont plus susceptibles de revenir et de collecter à nouveau des fonds.
Étant donné que VeloSano fonctionne sur un modèle de collecte de fonds entre pairs, il est crucial que les personnes qui collectent des fonds soient équipées des outils nécessaires pour réussir. À cette fin, ils ont créé un centre de ressources sur leur site Web qui contient un guide de formation, une boîte à outils de collecte de fonds et une feuille de conseils rapides pour une sensibilisation réussie. Ils reconnaissent que la collecte de fonds n'est pas toujours facile, c'est pourquoi ils ont regroupé ces ressources utiles en un seul endroit facile à trouver.
« Ces tactiques ont bien fonctionné pour nous parce que les gens peuvent hésiter à essayer de collecter des fonds. Mais neuf fois sur dix, une fois que quelqu'un s'inscrit et voit tous les outils disponibles, il réussit bien, collecte des fonds et revient l'année suivante.
VeloSano offre la possibilité aux gens de s'inscrire à l'événement d'endurance en tant que coureur virtuel. Bien que leurs minimums de collecte de fonds en personne pour les cyclistes varient de 500 $ à 2 000 $, selon la distance que quelqu'un veut parcourir, l'inscription en tant que cycliste virtuel s'accompagne d'un engagement minimum de 25 $.
C'est une entrée plus abordable qui attire un public plus large qui n'aurait peut-être pas pu participer au minimum de collecte de fonds plus élevé. Et si la personne dépasse cet objectif de 25 $, l'équipe VeloSano la transformera en participant complet et non virtuel. Au total, ils ont pu porter le nombre de leurs passagers à 2 389, soit une augmentation de 18 % de 2018 à 2019.
Conserver les partenaires
La plupart des partenaires de VeloSano sont affiliés à l'épreuve d'endurance depuis le début. Ces relations sont la pierre angulaire de l'événement et leurs contributions financières et en nature permettent d'atteindre l'objectif ultime de VeloSano : utiliser 100 % des fonds amassés pour la recherche de la guérison.
Afin de maintenir l'engagement de ces partenaires dévoués, l'équipe VeloSano organise un événement distinct juste pour eux : la réception d'appréciation des partenaires. Cela a lieu en juin, alors que tout le monde se prépare pour le week-end VeloSano et sert de point de contact critique pour expliquer le « pourquoi » de l'événement.
Ensuite, chaque partenaire est invité à son événement de décembre qui met en lumière les chercheurs de la Cleveland Clinic. Ils bénéficient également d'une visite des installations lors de cet événement et peuvent voir ce que leur soutien aide l'organisation à accomplir.
Enfin, les partenaires sont invités à se faire représenter au sein du comité de l'événement lui-même. C'est l'occasion pour eux de peser sur les décisions concernant l'organisation de l'événement lui-même et sur la manière de l'améliorer chaque année.
Tous ces efforts procurent un véritable sens du partenariat et leur permettent de se faire entendre dans l'impact de la lutte contre le cancer. Lorsque vous pouvez faire en sorte que les gens se sentent valorisés et entendus de cette manière, ils se sentent plus intégrés et voudront soutenir votre événement d'endurance car ils y ont un intérêt personnel.
Retenir les bénévoles
Les bénévoles ont un impact majeur sur un événement de collecte de fonds, car ce sont souvent eux qui interagissent avec les participants et veillent au bon déroulement de l'événement. Cela seul fait de la rétention des bénévoles une priorité, mais l'accent mis sur l'expérience des bénévoles est encore plus critique puisque plus vous pouvez retenir de bénévoles d'un événement à l'autre, moins vous avez de temps à consacrer à l'intégration et à la formation.
Cela libère du temps et des ressources précieux pour votre équipe au cours des mois, des semaines et des jours précédant l'événement d'endurance. Pour maintenir l'engagement des bénévoles avec VeloSano, l'équipe leur permet de s'approprier leur implication.
Par exemple, les bénévoles du cabinet d'avocats Jones Day s'engagent toujours à organiser la première grande aire de repos sur le parcours. Ils apportent chaque année leur touche unique et personnalisée à l'aire de repos, et c'est devenu une fierté pour eux de le faire chaque année maintenant.
L'équipe organise également un événement distinct d'appréciation des capitaines bénévoles pour les remercier de leur travail acharné qui a fait de VeloSano un succès.
Offrir une expérience positive à vos bénévoles a également un impact sur le marketing de votre événement. Ces personnes diront à leurs amis et à leur famille à quel point VeloSano était génial et pourront potentiellement puiser dans de nouveaux publics de soutien.
Utilisez ces exemples de l'équipe VeloSano pour inspirer votre propre événement d'endurance, et rappelez-vous que même une petite équipe peut organiser efficacement un événement et collecter des fonds pour sa mission. Si vous pouvez le garder frais, créer de solides opportunités d'intendance et fidéliser vos supporters chaque année, vous serez sur la bonne voie pour organiser un événement d'endurance puissant.
Il y a tellement d'éléments émouvants qui entrent dans la réussite d'un événement, de la préparation à la conclusion après l'événement. Nous en avons couvert quelques-uns ici, mais si vous voulez plus de conseils pour votre prochain événement d'endurance, assurez-vous de télécharger notre guide ci-dessous.
Le guide de marketing des médias sociaux pour les événements à but non lucratif