Die allererste VeloSano-Veranstaltung „Bike to Cure“ fand im Juli 2014 statt. Heute gilt sie als eine der wichtigsten Spendenaktionen für die Stadt Cleveland, bei der Fahrer, Freiwillige und Spendensammler zusammenkommen, um den Kampf der Cleveland Clinic zu unterstützen Krebs.
Eines der Markenzeichen dieser Veranstaltung ist, dass 100 % der gesammelten Mittel direkt in die Suche nach einem Heilmittel fließen. In diesem Jahr konnten sie 4.725.810 $ sammeln.
Diese Spendensummen sind beeindruckend für ein Team jeder Größe, aber umso mehr, wenn man bedenkt, dass VeloSano von einem vierköpfigen Kernteam geleitet wird, das als Einheit innerhalb der breiteren Organisation der Cleveland Clinic agiert.
Wir haben mit Nicole Peters, Executive Director von VeloSano, gesprochen, um die Taktiken zu erkunden, die sie und ihr Team anwenden, um diese Art von Wachstum und Zugkraft zu erreichen. Im Folgenden gehen wir auf ihre Best Practices ein und erläutern, wie Ihre gemeinnützige Organisation diese Bemühungen in Ihrem eigenen Ausdauer-Event widerspiegeln kann.
1. Probieren Sie jedes Jahr neue Taktiken aus
Sie müssen das Rad nicht jedes Jahr neu erfinden, aber Sie müssen versuchen, es für Ihre wiederkehrenden Teilnehmer frisch zu halten. Für das VeloSano-Team bedeutet dies, seine Taktiken aus den vergangenen Jahren zu überprüfen und zu entscheiden, ob es seine Bemühungen beibehalten, verbessern oder in eine neue Richtung lenken sollte.
Die Prüfung ist die halbe Miete. Die andere Hälfte diskutiert potenzielle neue Taktiken, um mehr Schwung für die Ziele der Veranstaltung zu schaffen, sei es eine erhöhte Markenbekanntheit, Teilnahme, freiwillige Anmeldungen oder Spendensummen.
Beispielsweise platzieren VeloSano-Unterstützer in ganz Cleveland Veranstaltungsschilder in ihrem Vorgarten, um die Veranstaltung zu fördern. Jedes Jahr organisiert das Team einen Verteilertag, an dem die Leute sie abholen können.
Dies hat sich als erfolgreiche Strategie erwiesen, um VeloSano bekannt zu machen. Daher haben sie sich dieses Jahr entschieden, ihre Bemühungen zu verstärken und mehrere Abholorte in der ganzen Stadt anzubieten. Es kamen so viele Leute, dass ihnen die Schilder ausgingen und sie nachbestellen mussten.
Eine weitere neue Taktik, die sie verwendeten, war die Einrichtung eines passenden Spendenpools in Höhe von 25.000 US-Dollar, um die Traktion der Spendensammlung zu fördern. Das Team brandete das Match auch in Übereinstimmung mit dem treibenden Ziel der Veranstaltung, 100 % der Mittel für das Heilmittel bereitzustellen.
100 Tage vor VeloSano enthüllten sie ihr Match. Jeder, der am exakten Datum von 100 Tagen bis zum Event 100 Dollar gesammelt hat, würde einen 100-Dollar-Match erhalten: 100 Tage, 100 Dollar und 100 % für die Heilung.
Diese zweifache Strategie führte zu höheren Fundraising-Einnahmen und mehr Engagement. Es führte auch zu Registrierungen, da Sie keine Spenden sammeln können, ohne sich zuerst bei VeloSano zu registrieren.
2. Erstellen Sie Stewardship-Möglichkeiten
Neben einem „Dankeschön“ nach der Veranstaltung gibt es noch viele weitere Möglichkeiten für die Verwaltung von Spendern. Dankesschreiben sind eine Best Practice für die Verwaltung, aber Ihr Team sollte überlegen, welche anderen Berührungspunkte Sie im Laufe des Jahres mit Ihren Teilnehmern und Spendern schaffen können.
Die vielleicht größte Stewardship-Möglichkeit für VeloSano ist der VeloSano Bash, der einige Monate nach dem Ausdauer-Event stattfindet. Die Teilnehmer versammeln sich, um zuzusehen und zu feiern, während das VeloSano-Team den Gesamtbetrag bekannt gibt, der bei der Veranstaltung gesammelt wurde.
Es ist nicht nur eine aufregende Möglichkeit, die Spendensumme zu enthüllen, sondern es ist auch eine wirkungsvolle Möglichkeit, Unterstützer nach dem VeloSano-Wochenende „Bike to Cure“ wieder zu engagieren. Die VeloSano Bash drängt die Unterstützer auch dazu, schon Monate vor dem Start über die Veranstaltung im nächsten Jahr nachzudenken.
Andere Stewardship-Kontaktpunkte sind ein Teamkapitän-Mittagessen zu Beginn des Jahres, bei dem alle Pläne für die bevorstehende Fahrt besprechen und Best Practices für das Spendenengagement austauschen.
Um die Wirkung von VeloSano zu demonstrieren, gibt es auch eine Veranstaltung mit einem Gremium von Krebsforschern der Cleveland Clinic. Diese Forscher geben Updates und zeigen, welche Fortschritte sie dank des durch VeloSano gesammelten Geldes gemacht haben.
Nach dem Panel erhalten die Teilnehmer Führungen durch das Krebszentrum und die Forschungslabors. Dies ist eine spürbare Wirkung, die Unterstützer sehen, hören und fühlen können. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Unterstützergruppen Ihrer gemeinnützigen Organisation und arbeiten Sie daran, besondere Momente wie diese für sie zu schaffen.
3. Maximieren Sie die Aufbewahrungsbemühungen
Ihre Bemühungen um die Verwaltung schaffen eine positive Erfahrung für Ihre Unterstützer und stehen in direktem Zusammenhang mit der Bindung. Dadurch fühlen sie sich gehört, wertgeschätzt und geschätzt. Das wiederum bringt sie dazu, zu Ihrer gemeinnützigen Organisation zurückzukehren, wenn sie nach einem guten Zweck suchen, um ihre Zeit oder ihr Geld zu spenden.
Für das VeloSano-Team gilt: Je mehr Unterstützung sie erhalten können, desto höher sind ihre Engagement-Raten und Spendeneinnahmen, die direkt in die Heilung fließen. Im Folgenden werden wir untersuchen, wie sie arbeiten, um drei Kerngruppen zu halten: Veranstaltungsteilnehmer, Partner und Freiwillige.
Veranstaltungsteilnehmer binden
Wenn sich jemand anmeldet, um in Ihrem Namen Spenden zu sammeln, möchten Sie, dass er eine angenehme, positive Erfahrung macht. Wenn sie sich in diesem Prozess gestärkt fühlen und ihr Spendenziel erreichen, werden sie eher zurückkommen und erneut Spenden sammeln.
Da VeloSano nach einem Peer-to-Peer-Fundraising-Modell arbeitet, ist es entscheidend, dass die Fundraising-Mitarbeiter mit den notwendigen Tools ausgestattet sind, um erfolgreich zu sein. Zu diesem Zweck haben sie auf ihrer Website ein Ressourcenzentrum eingerichtet, das einen Schulungsleitfaden, ein Fundraising-Toolkit und ein kurzes Blatt mit Tipps für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit enthält. Sie wissen, dass das Sammeln von Spenden nicht immer einfach ist, weshalb sie diese hilfreichen Ressourcen an einem leicht zu findenden Ort zusammengefasst haben.
„ Diese Taktiken haben für uns gut funktioniert, weil die Leute zögern können, Fundraising eine Chance zu geben. Aber neun von zehn Mal, wenn sich jemand anmeldet und alle verfügbaren Tools sieht, macht er es gut, sammelt Geld und kommt nächstes Jahr wieder.
VeloSano bietet die Möglichkeit, sich als virtueller Fahrer für das Langstrecken-Event anzumelden. Während ihr Mindestbetrag für die persönliche Spendensammlung für Fahrer zwischen 500 und 2.000 US-Dollar liegt – je nachdem, wie weit jemand radeln möchte – ist die Anmeldung als virtueller Fahrer mit einer Mindestverpflichtung von 25 US-Dollar verbunden.
Es ist ein erschwinglicherer Einstieg, der ein breiteres Publikum anspricht, das möglicherweise nicht in der Lage gewesen wäre, an dem höheren Fundraising-Mindestbetrag teilzunehmen. Und wenn die Person dieses 25-Dollar-Ziel überschreitet, wird das VeloSano-Team sie zu einem vollwertigen, nicht virtuellen Teilnehmer hochstufen. Insgesamt konnten sie ihre Fahrerzahl auf 2.389 steigern, was einer Steigerung von 18 % von 2018 bis 2019 entspricht.
Partner halten
Die meisten Partner von VeloSano sind dem Ausdauer-Event seit Beginn an verbunden. Diese Beziehungen sind ein Eckpfeiler der Veranstaltung, und ihre finanziellen und Sachleistungen ermöglichen es, das ultimative Ziel von VeloSano zu erreichen: 100 % der gesammelten Mittel für die Forschung für das Heilmittel zu verwenden.
Um diese engagierten Partner bei der Stange zu halten, veranstaltet das VeloSano-Team eine separate Veranstaltung nur für sie: den Partner-Appreciation-Empfang. Dies findet im Juni statt, genau dann, wenn sich alle auf das VeloSano-Wochenende vorbereiten, und dient als zeitlich kritischer Berührungspunkt, um das „Warum“ hinter der Veranstaltung nach Hause zu bringen.
Anschließend wird jeder Partner zu seiner Veranstaltung im Dezember eingeladen, bei der die Forscher der Cleveland Clinic im Mittelpunkt stehen. Sie erhalten bei dieser Veranstaltung auch einen Rundgang durch die Einrichtungen und können sehen, was ihre Unterstützung der Organisation hilft.
Schließlich werden die Partner eingeladen, einen Vertreter im Komitee für die Veranstaltung selbst zu haben. Dies ist eine Gelegenheit für sie, Entscheidungen darüber abzuwägen, wie die Veranstaltung selbst organisiert wird und wie sie jedes Jahr verbessert werden kann.
All diese Bemühungen vermitteln ein echtes Gefühl der Partnerschaft, und sie erhalten eine Stimme bei der Wirkung im Kampf gegen den Krebs. Wenn Sie dafür sorgen können, dass sich die Leute auf diese Weise geschätzt und gehört fühlen, fühlen sie sich mehr eingekauft und werden Ihre Ausdauerveranstaltung unterstützen wollen, weil sie ein persönliches Interesse daran haben.
Freiwillige halten
Freiwillige haben einen großen Einfluss auf eine Spendenaktion, da sie oft diejenigen sind, die mit den Teilnehmern interagieren und für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung sorgen. Dies allein macht die Bindung von Freiwilligen zu einer Priorität, aber ein Fokus auf die Erfahrung von Freiwilligen ist noch wichtiger, denn je mehr Freiwillige Sie von Veranstaltung zu Veranstaltung halten können, desto weniger Zeit müssen Sie mit Einarbeitung und Schulung verbringen.
Dadurch werden wertvolle Zeit und Ressourcen für Ihr Team in den Monaten, Wochen und Tagen vor dem Ausdauer-Event frei. Um die Freiwilligen mit VeloSano zu beschäftigen, lässt das Team sie die Verantwortung für ihr Engagement übernehmen.
Zum Beispiel verpflichten sich die Freiwilligen der Anwaltskanzlei Jones Day immer, den ersten großen Rastplatz auf der Strecke zu laufen. Sie verleihen der Raststätte jedes Jahr ihre einzigartige, persönliche Note, und es ist für sie zu einer Frage des Stolzes geworden, dies jetzt jedes Jahr zu tun.
Das Team veranstaltet auch eine separate Wertschätzungsveranstaltung für freiwillige Kapitäne, um ihnen für ihre harte Arbeit zu danken, die VeloSano zu einem Erfolg gemacht hat.
Die Bereitstellung einer positiven Erfahrung für Ihre Freiwilligen wirkt sich auch auf Ihr Eventmarketing aus. Diese Leute werden ihren Freunden und ihrer Familie erzählen, wie großartig VeloSano war, und möglicherweise neue Zielgruppen der Unterstützung erschließen.
Verwenden Sie diese Beispiele des VeloSano-Teams, um Ihr eigenes Ausdauer-Event zu inspirieren, und denken Sie daran, dass selbst ein kleines Team effektiv ein Event veranstalten und Geld für seine Mission sammeln kann. Wenn Sie es schaffen, es frisch zu halten, starke Stewardship-Möglichkeiten zu schaffen und Ihre Unterstützer jedes Jahr zu halten, sind Sie auf dem besten Weg, ein kraftvolles Ausdauer-Event zu veranstalten.
Es gibt so viele bewegliche Elemente, die zu einer erfolgreichen Veranstaltung beitragen, von der Vorbereitung bis zum Abschluss der Veranstaltung. Wir haben hier einige davon behandelt, aber wenn Sie weitere Tipps für Ihr nächstes Ausdauer-Event wünschen, laden Sie sich unten unseren Leitfaden herunter.
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