Pierwsza w historii impreza VeloSano „Bike to cure” odbyła się w lipcu 2014 roku. Teraz jest jednym z najważniejszych wydarzeń zbierania funduszy dla miasta Cleveland, gdzie motocykliści, wolontariusze i zbieracze funduszy spotykają się, aby wspierać walkę Cleveland Clinic przeciwko rak.
Jedną z cech charakterystycznych tego wydarzenia jest to, że 100% zebranych funduszy idzie bezpośrednio na znalezienie lekarstwa. W tym roku udało im się zebrać 4 725 810 dolarów.
Te sumy zebranych funduszy są imponujące dla zespołu dowolnej wielkości, ale jeszcze bardziej, biorąc pod uwagę, że VeloSano jest prowadzone przez podstawowy zespół czterech, którzy działają jako jednostka w ramach szerszej organizacji Cleveland Clinic.
Rozmawialiśmy z Nicole Peters, dyrektorem wykonawczym VeloSano, aby zbadać taktykę, którą ona i jej zespół zastosowali do osiągnięcia tego rodzaju wzrostu i przyczepności. Poniżej omówimy ich najlepsze praktyki i sposób, w jaki Twoja organizacja non-profit może odzwierciedlić te wysiłki podczas własnego wyścigu wytrzymałościowego.
1. Wypróbuj nowe taktyki każdego roku
Nie musisz co roku wymyślać koła na nowo, ale musisz starać się zachować świeżość dla uczestników powrotu. Dla zespołu VeloSano oznacza to zbadanie ich taktyk z ostatnich lat i ustalenie, czy powinni utrzymać, wzmocnić lub skierować swoje wysiłki w nowym kierunku.
Badanie to połowa równania. Druga połowa omawia potencjalne nowe taktyki, aby nadać większą dynamikę celom wydarzenia, niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększenie świadomości marki, uczestnictwo, rejestracje wolontariuszy, czy też zebranie funduszy.
Na przykład kibice VeloSano w całym Cleveland umieszczają tablice informacyjne na swoim podwórku, aby pomóc w promocji imprezy. Każdego roku zespół organizuje dzień dystrybucji, na który ludzie mogą je odebrać.
Okazało się to skuteczną strategią rozpowszechniania informacji o VeloSano, więc w tym roku postanowili zwiększyć swoje wysiłki i zaoferować wiele miejsc odbioru w całym mieście. Pojawiło się tak wiele osób, że skończyły się znaki i trzeba było zamawiać więcej.
Inną nową taktyką, którą zastosowali, było wdrożenie puli darowizn w wysokości 25 000 USD, aby zachęcić do pozyskiwania funduszy. Zespół oznaczył również mecz zgodnie z celem wydarzenia, jakim jest zapewnienie 100% środków na leczenie.
Na 100 dni przed VeloSano zaprezentowali swój mecz. Każdy, kto zebrał 100 USD dokładnie w dniu 100 dni przed wydarzeniem, otrzymał 100 USD dopasowania: 100 dni, 100 USD i 100% za lekarstwo.
Ta podwójna strategia przyczyniła się do zwiększenia przychodów i zaangażowania w pozyskiwanie funduszy. Prowadziło to również do rejestracji, ponieważ nie można zbierać funduszy bez wcześniejszej rejestracji w VeloSano.
2. Stwórz możliwości zarządzania
Istnieje wiele innych możliwości zarządzania darczyńcami poza „dziękuję” po wydarzeniu. Notatki z podziękowaniami to najlepsza praktyka zarządzania, ale Twój zespół powinien zastanowić się, jakie inne punkty styku możesz stworzyć ze swoimi uczestnikami i darczyńcami w ciągu roku.
Być może największą okazją do zarządzania VeloSano jest VeloSano Bash, który odbywa się kilka miesięcy po imprezie wytrzymałościowej. Uczestnicy zbierają się, aby oglądać i świętować, gdy zespół VeloSano ogłasza całkowitą kwotę zebraną z wydarzenia.
Jest to nie tylko ekscytujący sposób na ujawnienie sumy zebranych funduszy, ale także potężna okazja do zarządzania, która pomaga ponownie zaangażować kibiców po weekendzie VeloSano „Bike to cure”. VeloSano Bash skłania również kibiców do myślenia o przyszłorocznych wydarzeniach na kilka miesięcy przed ich rozpoczęciem.
Inne punkty styku z zarządzaniem obejmują obiad z kapitanem zespołu na początku roku, podczas którego wszyscy omawiają plany na nadchodzącą przejażdżkę i dzielą się najlepszymi praktykami w zakresie pozyskiwania funduszy.
Aby pokazać wpływ, jaki wywarł VeloSano, odbywa się również wydarzenie, w którym uczestniczy panel badaczy raka z Cleveland Clinic. Badacze ci przekazują aktualizacje i pokazują, jakie postępy poczynili dzięki pieniądzom zebranym przez VeloSano.
Po panelu uczestnicy zwiedzają centrum onkologiczne i laboratoria badawcze. Jest to namacalny wpływ, który kibice mogą zobaczyć, usłyszeć i poczuć. Zastanów się nad różnymi grupami wsparcia organizacji non-profit i pracuj nad stworzeniem dla nich wyjątkowych chwil.
3. Zmaksymalizuj wysiłki związane z retencją
Twoje wysiłki związane z zarządzaniem tworzą pozytywne doświadczenie dla twoich zwolenników i są bezpośrednio związane z utrzymaniem. Dzięki temu czują się słyszani, doceniani i doceniani. To z kolei sprawia, że wracają do Twojej organizacji non-profit, gdy szukają godnego powodu, aby przekazać swój czas lub pieniądze.
Dla zespołu VeloSano im więcej wsparcia mogą zatrzymać, tym wyższe są ich wskaźniki zaangażowania i dochody z pozyskiwania funduszy, które trafiają bezpośrednio na leczenie. Poniżej zbadamy, jak działają, aby zatrzymać trzy podstawowe grupy: uczestników wydarzenia, partnerów i wolontariuszy.
Zatrzymanie uczestników wydarzenia
Gdy ktoś zarejestruje się, aby zbierać fundusze w Twoim imieniu, chcesz, aby miał przyjemne, pozytywne wrażenia. Jeśli czują się wzmocnieni w tym procesie i osiągną swój cel pozyskiwania funduszy, jest bardziej prawdopodobne, że wrócą i ponownie zdobędą fundusze.
Ponieważ VeloSano działa w modelu pozyskiwania funduszy typu peer-to-peer, ważne jest, aby ludzie zbierający fundusze byli wyposażeni w narzędzia niezbędne do odniesienia sukcesu. W tym celu zbudowali centrum zasobów na swojej stronie internetowej, które zawiera przewodnik szkoleniowy, zestaw narzędzi do pozyskiwania funduszy i arkusz krótkich wskazówek, jak skutecznie dotrzeć. Zdają sobie sprawę, że pozyskiwanie funduszy nie zawsze jest łatwe, dlatego zebrali te przydatne zasoby w jednym, łatwym do znalezienia miejscu.
„ Ta taktyka sprawdziła się dla nas, ponieważ ludzie mogą wahać się, czy nie próbować zebrać funduszy. Ale dziewięć razy na dziesięć, gdy ktoś się zarejestruje i zobaczy wszystkie dostępne narzędzia, radzi sobie dobrze, zbiera pieniądze i wraca w przyszłym roku.
VeloSano oferuje możliwość zapisania się na zawody wytrzymałościowe jako wirtualny jeździec. Podczas gdy ich osobiste minimalne kwoty zbiórki dla rowerzystów wahają się od 500 do 2000 USD — w zależności od odległości, którą ktoś chce przejechać — rejestracja jako wirtualny kierowca wiąże się z minimalnym zobowiązaniem w wysokości 25 USD.
Jest to bardziej przystępny cenowo wpis, który jest atrakcyjny dla szerszej publiczności, która mogła nie być w stanie uczestniczyć przy wyższym minimum pozyskiwania funduszy. A jeśli dana osoba przekroczy ten cel 25 USD, zespół VeloSano zmieni ją na pełnoprawnego, niewirtualnego uczestnika. W sumie udało im się wyhodować swoich rowerzystów do 2389, co stanowi 18% wzrost od 2018 do 2019 roku.
Zachowaj partnerów
Większość partnerów VeloSano jest związanych z imprezą endurance od samego początku. Te relacje są kamieniem węgielnym wydarzenia, a ich wkład finansowy i rzeczowy umożliwia osiągnięcie ostatecznego celu VeloSano: wykorzystanie 100% funduszy zebranych na badania nad lekiem.
Aby utrzymać zaangażowanie tych oddanych partnerów, zespół VeloSano organizuje dla nich osobne wydarzenie: The Partner Appreciation Reception. Odbywa się to w czerwcu, kiedy wszyscy szykują się na weekend VeloSano i służy jako punkt kontaktowy w krytycznym czasie, aby wyjaśnić „dlaczego” za wydarzeniem.
Następnie każdy z partnerów jest zapraszany na grudniowe wydarzenie, które przedstawia naukowców z Cleveland Clinic. Zwiedzają również obiekty na tym wydarzeniu i zobaczą, w jaki sposób ich wsparcie pomaga organizacji osiągnąć.
Wreszcie partnerzy proszeni są o posiadanie przedstawiciela w komitecie na samo wydarzenie. Jest to dla nich okazja do zastanowienia się nad decyzjami dotyczącymi organizacji samego wydarzenia i tego, jak co roku je ulepszać.
Wszystkie te wysiłki zapewniają prawdziwe poczucie partnerstwa i mają prawo głosu w walce z rakiem. Kiedy możesz sprawić, że ludzie poczują się docenieni i usłyszani w ten sposób, poczują się bardziej kupieni i będą chcieli wesprzeć twoje wydarzenie wytrzymałościowe, ponieważ mają w tym osobisty udział.
Zatrzymaj wolontariuszy
Wolontariusze mają duży wpływ na zbiórkę pieniędzy, ponieważ często to oni wchodzą w interakcję z uczestnikami i dbają o to, by wydarzenie przebiegało sprawnie. Już samo to sprawia, że zatrzymanie wolontariuszy jest priorytetem, ale koncentracja na doświadczeniu wolontariusza jest jeszcze bardziej istotna, ponieważ im więcej wolontariuszy możesz zatrzymać z wydarzenia na wydarzenie, tym mniej czasu musisz spędzić na onboardingu i szkoleniu.
To uwalnia cenny czas i zasoby dla Twojego zespołu w miesiącach, tygodniach i dniach poprzedzających wydarzenie wytrzymałościowe. Aby utrzymać zaangażowanie wolontariuszy w VeloSano, zespół pozwala im przejąć kontrolę nad ich zaangażowaniem.
Na przykład wolontariusze z kancelarii Jones Day zawsze zobowiązują się do przeprowadzenia pierwszego dużego postoju na trasie. Każdego roku umieszczają swój wyjątkowy, spersonalizowany akcent na postoju na odpoczynek, a robienie tego każdego roku stało się dla nich powodem do dumy.
Zespół organizuje również osobne wydarzenie z podziękowaniami dla kapitanów wolontariuszy, aby podziękować im za ich ciężką pracę, dzięki której VeloSano odniósł sukces.
Zapewnienie pozytywnych doświadczeń swoim wolontariuszom ma również wpływ na marketing wydarzeń. Ci ludzie powiedzą swoim przyjaciołom i rodzinie o tym, jak wspaniały był VeloSano i potencjalnie dotrą do nowych odbiorców wsparcia.
Wykorzystaj te przykłady od zespołu VeloSano, aby zainspirować własne wydarzenie wytrzymałościowe i pamiętaj, że nawet mały zespół może skutecznie zorganizować wydarzenie i zebrać pieniądze na swoją misję. Jeśli potrafisz zachować świeżość, stworzyć silne możliwości zarządzania i utrzymać swoich zwolenników każdego roku, będziesz na dobrej drodze do zorganizowania potężnego wydarzenia wytrzymałościowego.
Jest tak wiele ruchomych elementów, które składają się na udane wydarzenie, od przygotowań do zakończenia imprezy. Omówiliśmy tutaj kilka z nich, ale jeśli chcesz uzyskać więcej wskazówek na następne zawody wytrzymałościowe, pobierz nasz przewodnik poniżej.
Przewodnik marketingowy w mediach społecznościowych dotyczący wydarzeń non-profit