Com agendas tão lotadas, os gerentes geralmente saem de uma reunião apenas para ir direto para outra cara a cara com seu funcionário. Você tem apenas alguns segundos para reorientar sua atenção e planejar uma agenda. Pior, você pode se ver fazendo perguntas de preenchimento porque não teve tempo para se preparar adequadamente. Siga essa rotina o suficiente e essas reuniões podem perder valor para seus funcionários.
One-on-ones não deve ser algo que você acabou de marcar na sua lista de tarefas. Eles são uma ferramenta crítica para todo bom gerente. Eles ajudam você a aprender o que motiva seus funcionários, entender como ajudar a pavimentar um caminho para o sucesso deles, oferecer coaching para desenvolvimento pessoal e abordar seus desafios e realizações. Eles mantêm seus funcionários de alto desempenho inspirados, produtivos e apaixonados por sua causa.
Felizmente, alguns ajustes simples na estrutura da sua reunião podem transformar suas reuniões individuais em 30 minutos que seus funcionários realmente esperam passar com você. Com a ajuda dessas sete dicas, seus encontros individuais podem se tornar eficazes e valiosos.
1. Faça uma reunião ambulante
Trabalhar no mesmo ambiente todos os dias pode se tornar monótono, mas a maioria de nós geralmente está presa às nossas mesas. O americano típico fica em média 9,3 horas por dia no trabalho, o que significa que normalmente estamos ativos por apenas seis horas do dia.
Sair das paredes do seu escritório não apenas interromperá sua rotina diária e fará o sangue fluir, mas também poderá desencadear uma conversa nova e revigorante. A prova está nas estatísticas. Uma equipe de pesquisadores de Stanford descobriu que as pessoas são 60% mais criativas enquanto caminham do que enquanto estão sentadas.
Você também não precisa se preocupar em ser ouvido por outros funcionários, dando a ambos espaço para falar livremente.
2. Faça perguntas sobre desenvolvimento profissional
Embora possa ser fácil fazer as mesmas perguntas testadas e verdadeiras sobre cargas de trabalho durante todas as reuniões, considere fazer perguntas que contribuam para o crescimento profissional e pessoal de seus funcionários.
Para entender melhor como você pode apoiar a carreira e o crescimento de seu funcionário, você pode perguntar:
- Você sente que estamos ajudando a avançar em sua carreira no ritmo que você gostaria?
- Em que áreas do seu trabalho você gostaria de fortalecer suas habilidades ou receber treinamento adicional?
- O que você mudaria em nossas reuniões de equipe para torná-las mais eficazes?
- Sobre qual área da empresa você gostaria de saber mais?
O crescimento pessoal de seu funcionário também é uma faceta importante de sua satisfação no trabalho e felicidade geral em sua empresa. Saiba como você pode apoiar o desenvolvimento deles fazendo perguntas como:
- Onde você se vê daqui a cinco anos?
- Que habilidades podemos ajudá-lo a desenvolver para alcançar seus objetivos pessoais?
- Como posso ajudar a melhorar sua satisfação no trabalho?
- Você sente que tem um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal?
Quando você faz perguntas relacionadas à vida pessoal e profissional deles, você não apenas demonstra interesse em seu funcionário, mas também mostra que você se preocupa com a felicidade geral deles. Isso pode ajudar a construir um relacionamento de apoio, no qual seu funcionário se sinta à vontade para se aproximar e confiar em você.
Dica profissional: envie essas perguntas por e-mail ao seu funcionário com antecedência, para evitar colocá-las no local e permitir que elas venham preparadas com respostas ponderadas que ajudarão a conduzir a conversa.
Além disso, você deve pedir feedback sobre as decisões que afetam seu funcionário. Noventa e oito por cento dos funcionários pesquisados em um Fierce Study disseram que gostariam de contribuir para as decisões que os impactam. Quarenta por cento desses trabalhadores disseram que os tomadores de decisão em sua organização não pedem sua opinião. Diferencie-se desses líderes fazendo perguntas de alto nível sobre as decisões da equipe durante o encontro individual.
3. Fique em segundo plano
Às vezes, é melhor deixar a outra pessoa falar mais. Tal é o caso quando se tem um one-on-one com seu empregado. Um estudo conduzido pela The Ken Blanchard Companies descobriu que 69% dos entrevistados acreditam que um funcionário deve ser responsável por determinar a agenda da reunião.
Dê ao seu funcionário a oportunidade de conduzir o seu one-on-one. Ao fazer isso, você dará a eles um senso de propriedade que os incentiva a tirar o máximo proveito de suas reuniões. Eles também desenvolverão habilidades valiosas em torno de marcar reuniões e aderir a uma agenda.
Embora seu funcionário deva ser responsável por definir a agenda, ele não deve ser responsável por determinar as questões gerais discutidas acima. Forneça essas perguntas com antecedência, mas deixe seus funcionários falarem mais.
4. Atenha-se a um cronograma
É preciso disciplina para manter um cronograma regular de reuniões, mas as recompensas para você e os membros de sua equipe valem o esforço. Por exemplo, ao estabelecer o precedente de que você se encontrará todas as segundas-feiras às 11h por 30 minutos, você cria uma rotina e uma expectativa. Os funcionários podem dedicar esse tempo a cada semana sem o medo de agendar reuniões sobrepostas.
Dê o exemplo para seus funcionários, iniciando e terminando suas reuniões no horário. Seu tempo é valioso e, portanto, deve ser levado em consideração. Ao considerar quanto tempo agendar para sua reunião individual, lembre-se de que, quando uma reunião atinge 60 minutos, os funcionários geralmente começam a perder o foco. Na verdade, os níveis de atenção começam a cair após apenas 15 minutos de reunião. Após 45 minutos, apenas 64% das pessoas ainda estão prestando atenção na discussão. Mantenha suas reuniões individuais o mais curtas e agradáveis possível.
LEIA A SEGUIR: Por que definir a cultura da sua organização sem fins lucrativos é a chave para o sucesso
5. Esteja presente
Quão frustrado você se sente quando está conversando com um amigo e ele está ocupado enviando mensagens de texto no telefone? As pessoas devem ter um nível ainda maior de respeito ao conversar com um membro da equipe. Dê toda a sua atenção e evite olhar para o seu telefone, relógio e computador durante a reunião.
Dica profissional: se você está preocupado com o tempo, defina um alarme no telefone. Avise seu funcionário sobre o alarme para que a interrupção seja menos chocante.
Você também deve prestar atenção à sua linguagem corporal durante a reunião. A linguagem corporal é poderosa – tão poderosa, na verdade, que pode ser melhor descrita pela psicóloga social Amy Cuddy: “Nosso governo não-verbal como as outras pessoas pensam e sentem sobre nós”. De fato, 55% das pessoas acham que a comunicação é mais eficaz por meio da linguagem corporal.
Permaneça envolvido durante toda a reunião, mantendo contato visual e de frente para a outra pessoa. Outra maneira de mostrar que você está presente é fazer anotações durante a reunião. Você não apenas demonstrará que está ouvindo, mas também poderá documentar itens de ação, acompanhamentos e partes importantes de sua conversa.
6. Não jogue catch up
Essas reuniões não devem ser a única ferramenta na qual você confia para aprender sobre os projetos atuais de seus funcionários. Você deve acompanhar o andamento do trabalho e os problemas regularmente fora desta reunião, para evitar transformar cada reunião em uma sessão de solução de problemas.
Seu one-on-one deve ser usado para questões maiores, projetos e discussões. O Help Scout envia aos funcionários um vídeo toda segunda-feira que detalha as agendas da semana, e as equipes devem se conectar para discutir o assunto até o final do dia. Esse tipo de reunião de “atualização de status” pode eliminar a necessidade de falar sobre esses itens em suas conversas individuais e, em vez disso, dar a você mais tempo para se concentrar nas coisas que mais importam para seu funcionário.
7. Acompanhamento
Assim como em qualquer outra reunião, é importante acompanhar as reuniões individuais. Envie um e-mail pontual dentro de 24 horas de sua reunião para confirmar as próximas etapas e itens para circular durante sua próxima reunião. Um e-mail de recapitulação também ajuda a colocar todos os detalhes de sua reunião por escrito, evitando que qualquer informação importante passe despercebida.
Você também pode incluir acordos, metas, novos projetos ou artigos e livros inspiradores para ler. Conclua seu e-mail com uma oferta para ajudar seu funcionário caso ele precise de mais assistência.
E-mails regulares de acompanhamento para seus funcionários também podem se tornar notas úteis para revisitar durante as avaliações de desempenho. Eles podem ajudá-lo a acompanhar metas e realizações específicas que seus funcionários alcançaram ao longo do ano.
Os encontros individuais mensais podem ter um impacto profundo na maneira como os membros da sua equipe trabalham e colaboram uns com os outros. Ao personalizar essas reuniões e focar no crescimento profissional dos membros de sua equipe, você pode ajudar seus funcionários e sua organização a ter sucesso.
Vá de funcionários felizes para doadores felizes
