ด้วยตารางงานที่แน่นหนาเช่นนี้ ผู้จัดการมักจะแข่งกันออกจากการประชุมเพียงครั้งเดียวเพื่อไปพบกับพนักงานแบบตัวต่อตัว คุณมีเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการตั้งสมาธิใหม่และวางแผนกำหนดการ ที่แย่ไปกว่านั้น คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังถามคำถามตัวเติมเพราะคุณไม่มีเวลาเตรียมตัวอย่างเพียงพอ ทำตามขั้นตอนนี้ให้เพียงพอและการประชุมเหล่านี้อาจทำให้พนักงานของคุณสูญเสียคุณค่า
ตัวต่อตัวไม่ควรเป็นสิ่งที่คุณเพียงแค่ตรวจสอบจากรายการที่ต้องทำของคุณ พวกเขาเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับผู้จัดการที่ดีทุกคน พวกเขาช่วยให้คุณเรียนรู้สิ่งที่ทำให้พนักงานของคุณเลือกได้ เข้าใจวิธีช่วยปูทางสู่ความสำเร็จ เสนอการฝึกสอนเพื่อการพัฒนาส่วนบุคคล และจัดการกับความท้าทายและความสำเร็จของพวกเขา พวกเขาทำให้พนักงานที่มีประสิทธิภาพสูงของคุณมีแรงบันดาลใจ มีประสิทธิผล และหลงใหลเกี่ยวกับสาเหตุของคุณ
โชคดีที่การปรับเปลี่ยนโครงสร้างการประชุมของคุณแบบตัวต่อตัวเป็น 30 นาทีที่พนักงานของคุณตั้งตารอที่จะใช้จ่ายกับคุณจริงๆ ด้วยเคล็ดลับ 7 ข้อนี้ การเรียนแบบตัวต่อตัวของคุณจะมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า
1. มีประชุมเดิน
การทำงานในที่เดิมทุกวันอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่ายได้ แต่พวกเราส่วนใหญ่มักถูกผูกติดกับโต๊ะทำงาน คนอเมริกันทั่วไปนั่งทำงานโดยเฉลี่ย 9.3 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งหมายความว่าโดยทั่วไปแล้วเราจะใช้งานเพียงหกชั่วโมงของวัน
การก้าวออกไปนอกสำนักงานของคุณไม่เพียงแต่ทำให้กิจวัตรประจำวันของคุณสลายไปและทำให้เลือดไหลเวียนได้ แต่ยังจุดประกายการสนทนาที่สดชื่นและมีชีวิตชีวาอีกด้วย หลักฐานอยู่ในสถิติ ทีมนักวิจัยจากสแตนฟอร์ดค้นพบว่าผู้คนมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นขณะเดิน 60 เปอร์เซ็นต์มากกว่าขณะนั่ง
คุณยังไม่ต้องกังวลว่าพนักงานคนอื่นจะแอบฟัง ทำให้คุณทั้งคู่มีโอกาสพูดได้อย่างอิสระ
2. ถามคำถามเกี่ยวกับการพัฒนาวิชาชีพ
แม้ว่าจะเป็นเรื่องง่ายที่จะถามคำถามเดิมๆ เกี่ยวกับปริมาณงานในทุกๆ การประชุม แต่ให้ลองถามคำถามที่จะส่งผลต่อการเติบโตของพนักงานทั้งในด้านอาชีพและส่วนตัว
เพื่อให้เข้าใจมากขึ้นว่าคุณจะสามารถสนับสนุนเส้นทางอาชีพและการเติบโตของพนักงานได้อย่างไร คุณอาจถามว่า:
- คุณรู้สึกว่าเรากำลังช่วยให้คุณก้าวหน้าในอาชีพการงานตามที่คุณต้องการหรือไม่?
- คุณต้องการเสริมสร้างทักษะหรือรับการฝึกอบรมเพิ่มเติมในด้านใดในงานของคุณ
- สิ่งหนึ่งที่คุณจะเปลี่ยนเกี่ยวกับการประชุมทีมของเราเพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้นคืออะไร
- คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนใดของบริษัท
การเติบโตส่วนบุคคลของพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญของความพึงพอใจในงานและความสุขโดยรวมในบริษัทของคุณ เรียนรู้วิธีที่คุณสามารถสนับสนุนการพัฒนาของพวกเขาโดยถามคำถามเช่น:
- คุณเห็นตัวเองอยู่ที่ไหนในอีก 5 ปีข้างหน้า?
- ทักษะอะไรที่เราสามารถช่วยพัฒนาคุณให้บรรลุเป้าหมายส่วนบุคคลได้?
- ฉันจะช่วยปรับปรุงความพึงพอใจในงานของคุณได้อย่างไร?
- คุณรู้สึกราวกับว่าคุณมีสมดุลชีวิตการทำงานที่เหมาะสมหรือไม่?
เมื่อคุณถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับทั้งชีวิตส่วนตัวและอาชีพของพวกเขา คุณไม่เพียงแสดงความสนใจในพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังทำให้พวกเขารู้ว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับความสุขโดยรวมของพวกเขาด้วย สิ่งนี้สามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่สนับสนุน—ความสัมพันธ์ที่พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะเข้าหาและไว้วางใจในตัวคุณ
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ส่งอีเมลคำถามเหล่านี้ถึงพนักงานของคุณล่วงหน้า เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องพูดถึงประเด็นนี้ และปล่อยให้พวกเขาเตรียมคำตอบที่รอบคอบซึ่งจะช่วยขับเคลื่อนการสนทนา
นอกจากนี้ คุณควรขอคำติชมเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ส่งผลต่อพนักงานของคุณ เก้าสิบแปดเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่สำรวจในการศึกษาที่ดุเดือดกล่าวว่าพวกเขาต้องการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อพวกเขา สี่สิบเปอร์เซ็นต์ของพนักงานเหล่านั้นกล่าวว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจในองค์กรไม่ขอความคิดเห็น แยกตัวคุณออกจากผู้นำเหล่านั้นด้วยการถามคำถามระดับสูงเกี่ยวกับการตัดสินใจของทีมระหว่างแบบตัวต่อตัว
3. นั่งเบาะหลัง
บางครั้ง ดีกว่าปล่อยให้อีกฝ่ายพูดมากที่สุด เป็นกรณีที่มีการพูดคุยกับพนักงานของคุณแบบตัวต่อตัว การศึกษาที่ดำเนินการโดยบริษัท Ken Blanchard พบว่า 69 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสำรวจเชื่อว่าพนักงานควรรับผิดชอบในการกำหนดวาระการประชุม
ให้โอกาสพนักงานของคุณขับรถแบบตัวต่อตัว การทำเช่นนี้จะทำให้คุณรู้สึกเป็นเจ้าของและกระตุ้นให้พวกเขาใช้การประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด พวกเขายังจะสร้างทักษะอันมีค่าในการจัดประชุมและปฏิบัติตามวาระ
แม้ว่าพนักงานของคุณควรมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดวาระ แต่พวกเขาไม่ควรรับผิดชอบในการกำหนดคำถามภาพรวมที่กล่าวถึงข้างต้น ถามคำถามเหล่านี้ล่วงหน้า แต่ให้พนักงานของคุณเป็นผู้พูดส่วนใหญ่
4. ยึดติดกับตารางเวลา
ต้องมีวินัยในการประชุมตามกำหนดปกติ แต่ผลตอบแทนสำหรับทั้งคุณและสมาชิกในทีมของคุณนั้นคุ้มค่ากับความพยายาม ตัวอย่างเช่น การกำหนดแบบอย่างที่คุณจะพบกันทุกวันจันทร์เวลา 11.00 น. เป็นเวลา 30 นาที คุณจะสร้างกิจวัตรและความคาดหวัง พนักงานสามารถแยกแยะช่วงเวลานั้นออกในแต่ละสัปดาห์โดยไม่ต้องกลัวการจัดตารางการประชุมที่ทับซ้อนกัน
กำหนดตัวอย่างสำหรับพนักงานของคุณโดยเริ่มและสิ้นสุดการประชุมตรงเวลา เวลาของพวกเขามีค่าและควรนำมาพิจารณาด้วย เมื่อพิจารณาว่าจะกำหนดเวลาสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวได้เท่าใด พึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อการประชุมครบ 60 นาที โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะเริ่มเสียสมาธิ อันที่จริง ระดับความสนใจเริ่มลดลงหลังจากผ่านไปเพียง 15 นาทีในการประชุม หลังจาก 45 นาที มีคนเพียง 64 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่ยังคงให้ความสนใจกับการอภิปราย ให้การประชุมแบบตัวต่อตัวของคุณสั้นและไพเราะที่สุด
อ่านต่อไป: ทำไมการกำหนดวัฒนธรรมองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณจึงเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ
5. เป็นปัจจุบัน
คุณรู้สึกหงุดหงิดแค่ไหนเมื่อกำลังสนทนากับเพื่อนและพวกเขากำลังยุ่งอยู่กับการส่งข้อความทางโทรศัพท์ ผู้คนควรให้ความเคารพในระดับที่สูงขึ้นไปอีกเมื่อมีการสนทนากับสมาชิกในทีม ให้ความสนใจอย่างไม่มีการแบ่งแยกและหลีกเลี่ยงการดูโทรศัพท์ นาฬิกา และคอมพิวเตอร์ระหว่างการประชุม
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณกังวลเกี่ยวกับเวลา ให้ตั้งนาฬิกาปลุกบนโทรศัพท์ของคุณ แจ้งเตือนพนักงานของคุณเพื่อให้การหยุดชะงักน้อยลง
คุณควรให้ความสนใจกับภาษากายของคุณในระหว่างการประชุม ภาษากายมีพลังมาก อันที่จริงแล้วทรงพลังมาก จนนักจิตวิทยาสังคม Amy Cuddy อธิบายได้ดีที่สุดว่า "อวัจนภาษาของเราควบคุมวิธีที่คนอื่นคิดและรู้สึกเกี่ยวกับเรา" ที่จริงแล้ว คนร้อยละ 55 พบว่าการสื่อสารผ่านภาษากายมีประสิทธิภาพมากที่สุด
มีส่วนร่วมตลอดการประชุมโดยสบตาและหันหน้าเข้าหาอีกฝ่าย อีกวิธีในการแสดงว่าคุณอยู่ด้วยคือการจดบันทึกระหว่างการประชุม ไม่เพียงแต่คุณจะแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังรับฟัง แต่คุณยังสามารถบันทึกรายการการดำเนินการ ติดตามผล และส่วนสำคัญของการสนทนาของคุณได้
6. อย่าเล่นตามทัน
การประชุมเหล่านี้ไม่ควรเป็นเครื่องมือเดียวที่คุณต้องพึ่งพาเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับโครงการปัจจุบันของพนักงานของคุณ คุณควรติดตามความคืบหน้าของงานและปัญหาต่างๆ เป็นประจำนอกการประชุมนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้การประชุมทุกครั้งเป็นเซสชันการแก้ไขปัญหา
ควรใช้ตัวต่อตัวสำหรับปัญหา โครงการ และการอภิปรายที่ใหญ่กว่า Help Scout ส่งวิดีโอให้พนักงานทุกวันจันทร์ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับวาระการประชุมของสัปดาห์ และทีมต่างๆ จะต้องติดต่อกันเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ภายในสิ้นวัน การประชุม "อัพเดตสถานะ" ประเภทนี้สามารถขจัดความจำเป็นในการพูดคุยเกี่ยวกับรายการเหล่านี้แบบตัวต่อตัว และช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญต่อพนักงานของคุณมากที่สุด
7. ติดตามผล
เช่นเดียวกับการประชุมอื่นๆ การติดตามผลแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งสำคัญ ส่งอีเมลตรงเวลาภายใน 24 ชั่วโมงของการประชุมเพื่อยืนยันขั้นตอนถัดไปและรายการที่จะวนไปรอบ ๆ ในการประชุมครั้งต่อไปของคุณ อีเมลสรุปยังช่วยใส่รายละเอียดการประชุมทั้งหมดของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร ป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญหลุดลอดผ่านช่องโหว่
คุณอาจรวมข้อตกลง เป้าหมาย โครงการใหม่ หรือบทความและหนังสือที่สร้างแรงบันดาลใจให้อ่าน สรุปอีเมลของคุณด้วยข้อเสนอที่จะช่วยพนักงานของคุณหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม
อีเมลติดตามผลเป็นประจำที่ส่งถึงพนักงานของคุณอาจเป็นบันทึกที่เป็นประโยชน์ในการกลับมาดูอีกครั้งระหว่างการตรวจทานประสิทธิภาพ พวกเขาสามารถช่วยคุณติดตามเป้าหมายและความสำเร็จเฉพาะที่พนักงานของคุณทำได้ตลอดทั้งปี
แบบตัวต่อตัวแบบรายเดือนสามารถส่งผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อวิธีที่สมาชิกในทีมของคุณทำงานและทำงานร่วมกัน การปรับเปลี่ยนการประชุมให้เป็นแบบส่วนตัวและมุ่งเน้นไปที่การเติบโตทางอาชีพของสมาชิกในทีม คุณสามารถช่วยให้ทั้งพนักงานและองค์กรของคุณประสบความสำเร็จได้
เปลี่ยนจากพนักงานที่มีความสุขสู่ผู้บริจาคที่มีความสุข
