Avec des horaires aussi chargés, les managers sortent souvent d'une réunion pour se diriger directement vers un autre tête-à-tête avec leur employé. Vous n'avez que quelques secondes pour recentrer votre attention et planifier un ordre du jour. Pire encore, vous pourriez vous retrouver à poser des questions de remplissage parce que vous n'avez pas eu le temps de vous préparer adéquatement. Suivez cette routine suffisamment de fois et ces réunions peuvent perdre de la valeur pour vos employés.
Les tête-à-tête ne devraient pas être quelque chose que vous cochez simplement sur votre liste de choses à faire. Ils sont un outil essentiel pour tout bon gestionnaire. Ils vous aident à découvrir ce qui motive vos employés, à comprendre comment aider à ouvrir la voie à leur réussite, à offrir un coaching pour le développement personnel et à relever leurs défis et leurs réalisations. Ils gardent vos employés hautement performants inspirés, productifs et passionnés par votre cause.
Heureusement, quelques ajustements simples à votre structure de réunion peuvent transformer vos tête-à-tête en 30 minutes que vos employés ont vraiment hâte de passer avec vous. Avec l'aide de ces sept conseils, vos entretiens individuels peuvent devenir efficaces et utiles.
1. Organisez une réunion à pied
Travailler dans le même environnement tous les jours peut devenir monotone, mais la plupart d'entre nous sommes généralement attachés à nos bureaux. L'Américain type est assis en moyenne 9,3 heures par jour au travail, ce qui signifie que nous ne sommes généralement actifs que six heures par jour.
Sortir des murs de votre bureau ne fera pas que briser votre routine quotidienne et faire circuler le sang, cela peut également déclencher une conversation fraîche et revigorante. La preuve est dans les statistiques. Une équipe de chercheurs de Stanford a découvert que les gens sont 60 % plus créatifs en marchant qu'en étant assis.
Vous n'auriez pas non plus à vous soucier d'être entendu par d'autres employés, ce qui vous donnerait à tous les deux la possibilité de parler librement.
2. Posez des questions sur le développement professionnel
Bien qu'il puisse être facile de poser les mêmes questions éprouvées sur la charge de travail lors de chaque réunion, pensez à poser des questions qui contribueront à la croissance professionnelle et personnelle de vos employés.
Pour mieux comprendre comment vous pouvez soutenir le cheminement de carrière et la croissance de votre employé, vous pourriez vous demander :
- Pensez-vous que nous vous aidons à faire avancer votre carrière au rythme que vous souhaiteriez ?
- Dans quels domaines de votre métier souhaitez-vous renforcer vos compétences ou suivre une formation complémentaire ?
- Quelle est la chose que vous changeriez dans nos réunions d'équipe pour les rendre plus efficaces ?
- Dans quel domaine de l'entreprise souhaitez-vous en savoir plus ?
La croissance personnelle de vos employés est également un aspect important de leur satisfaction au travail et de leur bonheur général au sein de votre entreprise. Découvrez comment vous pouvez soutenir leur développement en posant des questions telles que :
- Ou vous voyez-vous dans cinq ans?
- Quelles compétences pouvons-nous vous aider à développer pour atteindre vos objectifs personnels ?
- Comment puis-je vous aider à améliorer votre satisfaction au travail ?
- Avez-vous l'impression d'avoir un équilibre travail-vie approprié?
Lorsque vous posez des questions qui concernent à la fois leur vie personnelle et professionnelle, vous montrez non seulement un intérêt direct pour votre employé, mais vous lui faites également savoir que vous vous souciez de son bonheur général. Cela peut aider à établir une relation de soutien, une relation dans laquelle votre employé se sent à l'aise de vous approcher et de se confier à vous.
Conseil de pro : envoyez ces questions par e-mail à votre employé à l'avance, afin d'éviter de les poser sur place et de lui permettre de se préparer avec des réponses réfléchies qui aideront à orienter la conversation.
De plus, vous devriez demander des commentaires sur les décisions qui affectent votre employé. Quatre-vingt-dix-huit pour cent des employés interrogés dans une étude Fierce ont déclaré qu'ils aimeraient contribuer aux décisions qui les concernent. Quarante pour cent de ces travailleurs ont déclaré que les décideurs de leur organisation ne demandaient pas leur avis. Démarquez-vous de ces leaders en posant des questions de haut niveau sur les décisions d'équipe lors de votre tête-à-tête.
3. Prenez un siège arrière
Parfois, il est préférable de laisser l'autre personne parler le plus. Tel est le cas lorsque vous avez un tête-à-tête avec votre employé. Une étude menée par The Ken Blanchard Companies a révélé que 69 % des personnes interrogées pensent qu'un employé devrait être responsable de déterminer l'ordre du jour de la réunion.
Offrez à votre employé la possibilité de conduire son tête-à-tête. Ce faisant, vous leur donnerez un sentiment d'appartenance qui les encouragera à tirer le meilleur parti de leurs réunions. Ils acquerront également des compétences précieuses pour organiser des réunions et respecter un ordre du jour.
Bien que votre employé doive être tenu responsable de l'établissement de l'ordre du jour, il ne devrait pas être responsable de la détermination des questions générales abordées ci-dessus. Fournissez ces questions à l'avance, mais laissez vos employés faire la majorité de la conversation.
4. Respectez un horaire
Il faut de la discipline pour respecter un calendrier de réunions régulier, mais les avantages pour vous et les membres de votre équipe en valent la peine. Par exemple, en établissant le précédent que vous rencontrerez tous les lundis à 11h pendant 30 minutes, vous formez une routine et une attente. Les employés peuvent alors se réserver cette tranche de temps chaque semaine sans craindre de planifier des réunions qui se chevauchent.
Donnez l'exemple à vos employés en commençant et en terminant vos réunions à l'heure. Leur temps est précieux et doit donc être pris en considération. Lorsque vous considérez le temps à prévoir pour votre réunion individuelle, gardez à l'esprit qu'une fois qu'une réunion atteint 60 minutes, les employés commencent généralement à perdre leur concentration. En fait, les niveaux d'attention commencent à baisser après seulement 15 minutes de réunion. Après 45 minutes, seulement 64 % des personnes prêtent encore attention à la discussion. Gardez vos réunions individuelles aussi courtes et agréables que possible.
LIRE SUIVANT : Pourquoi définir la culture de votre organisation à but non lucratif est la clé de votre succès
5. Soyez présent
À quel point vous sentez-vous frustré lorsque vous avez une conversation avec un ami et qu'il est occupé à envoyer des SMS sur son téléphone ? Les gens devraient accorder un niveau de respect encore plus élevé lorsqu'ils ont une conversation avec un membre de l'équipe. Accordez toute votre attention et évitez de regarder votre téléphone, votre montre et votre ordinateur pendant votre réunion.
Conseil de pro : si vous êtes préoccupé par le temps, réglez une alarme sur votre téléphone. Prévenez votre employé de l'alarme afin que l'interruption soit moins choquante.
Vous devez également faire attention à votre langage corporel pendant la réunion. Le langage corporel est puissant - si puissant, en fait, qu'il peut être mieux décrit par la psychologue sociale Amy Cuddy, "Notre non-verbal régit la façon dont les autres pensent et ressentent à notre sujet." En fait, 55 % des gens trouvent que la communication est plus efficace grâce au langage corporel.
Restez engagé tout au long de votre réunion en maintenant un contact visuel et en faisant face à l'autre personne. Une autre façon de montrer que vous êtes présent est de prendre des notes pendant votre réunion. Non seulement vous démontrerez que vous écoutez, mais vous pouvez également documenter les éléments d'action, les suivis et les éléments importants de votre conversation.
6. Ne jouez pas au rattrapage
Ces réunions ne doivent pas être le seul outil sur lequel vous compter pour connaître les projets en cours de vos employés. Vous devez suivre régulièrement l'avancement du travail et les problèmes en dehors de cette réunion, afin d'éviter de transformer chaque réunion en une session de dépannage.
Votre tête-à-tête devrait être utilisé pour des problèmes, des projets et des discussions plus importants. Help Scout envoie aux employés une vidéo tous les lundis qui détaille les programmes de la semaine, et les équipes doivent se connecter les unes aux autres pour en discuter d'ici la fin de la journée. Ce type de réunion de « mise à jour du statut » peut éliminer le besoin de parler de ces éléments lors de vos entretiens individuels et vous donner à la place plus de temps pour vous concentrer sur les choses qui comptent le plus pour votre employé.
7. Suivi
Comme pour toute autre réunion, il est important de faire le suivi de vos entretiens individuels. Envoyez un e-mail ponctuel dans les 24 heures suivant votre réunion pour confirmer les prochaines étapes et les éléments à traiter lors de votre prochaine réunion. Un e-mail récapitulatif permet également de mettre tous les détails de votre réunion par écrit, empêchant toute information importante de passer entre les mailles du filet.
Vous pouvez également inclure des accords, des objectifs, de nouveaux projets ou des articles et des livres inspirants à lire. Concluez votre e-mail avec une offre pour aider votre employé s'il a besoin d'aide supplémentaire.
Les e-mails de suivi réguliers adressés à vos employés peuvent également devenir des notes utiles à revoir lors des évaluations de performance. Ils peuvent vous aider à suivre les objectifs et les réalisations spécifiques que vos employés ont atteints tout au long de l'année.
Les entretiens individuels mensuels peuvent avoir un impact profond sur la façon dont les membres de votre équipe travaillent et collaborent les uns avec les autres. En personnalisant ces rencontres et en vous concentrant sur la croissance professionnelle des membres de votre équipe, vous pouvez contribuer à la réussite de vos employés et de votre organisation.
Passez d'employés heureux à des donateurs heureux
