7 Tipps zur Verbesserung Ihrer One-on-Ones

Bei so vollen Terminkalendern rennen Manager oft aus einem Meeting, um direkt in ein anderes Einzelgespräch mit ihrem Mitarbeiter zu gehen. Sie haben nur Sekunden Zeit, um Ihre Aufmerksamkeit neu zu fokussieren und eine Agenda zu planen. Schlimmer noch, Sie stellen vielleicht Füllfragen, weil Sie nicht die Zeit hatten, sich angemessen vorzubereiten. Befolgen Sie diese Routine oft genug und diese Meetings können für Ihre Mitarbeiter an Wert verlieren.

Einzelgespräche sollten nicht etwas sein, das Sie einfach von Ihrer To-do-Liste abhaken. Sie sind ein entscheidendes Werkzeug für jeden guten Manager. Sie helfen Ihnen zu erfahren, wie Ihre Mitarbeiter ticken, verstehen, wie Sie ihnen helfen können, den Weg zu ihrem Erfolg zu ebnen, bieten Coaching für die persönliche Entwicklung an und gehen auf ihre Herausforderungen und Erfolge ein. Sie sorgen dafür, dass Ihre leistungsstarken Mitarbeiter inspiriert, produktiv und leidenschaftlich für Ihre Sache sind.

Glücklicherweise können ein paar einfache Änderungen an Ihrer Besprechungsstruktur Ihre Einzelgespräche in 30 Minuten verwandeln, auf die sich Ihre Mitarbeiter tatsächlich freuen, mit Ihnen zu verbringen. Mit Hilfe dieser sieben Tipps werden Ihre Einzelgespräche effektiv und lohnenswert.

1. Halten Sie ein Walking Meeting ab

Das tägliche Arbeiten in der gleichen Umgebung kann eintönig werden, aber die meisten von uns sind normalerweise an ihren Schreibtisch gebunden. Der typische Amerikaner sitzt durchschnittlich 9,3 Stunden am Tag bei der Arbeit, was bedeutet, dass wir normalerweise nur sechs Stunden am Tag aktiv sind.

Ein Schritt außerhalb Ihrer Bürowände wird nicht nur Ihre tägliche Routine durchbrechen und das Blut in Wallung bringen, sondern kann auch neue und belebende Gespräche anregen. Der Beweis liegt in der Statistik. Ein Team von Stanford-Forschern hat herausgefunden, dass Menschen beim Gehen 60 Prozent kreativer sind als beim Sitzen.

Sie müssen sich auch keine Sorgen machen, von anderen Mitarbeitern belauscht zu werden, sodass Sie beide Raum haben, frei zu sprechen.

2. Stellen Sie Fragen zur beruflichen Entwicklung

Während es leicht sein kann, bei jedem Meeting die gleichen bewährten Fragen zur Arbeitsbelastung zu stellen, sollten Sie erwägen, Fragen zu stellen, die zum beruflichen und persönlichen Wachstum Ihrer Mitarbeiter beitragen.

Um besser zu verstehen, wie Sie den Karriereweg und das Wachstum Ihrer Mitarbeiter unterstützen können, könnten Sie fragen:

• Haben Sie das Gefühl, dass wir Ihre Karriere in dem von Ihnen gewünschten Tempo voranbringen?
• In welchen Bereichen Ihres Jobs möchten Sie Ihre Fähigkeiten stärken oder sich weiterbilden?
• Was würden Sie an unseren Teammeetings ändern, um sie effektiver zu machen?
• Über welchen Bereich des Unternehmens möchten Sie mehr erfahren?

Das persönliche Wachstum Ihrer Mitarbeiter ist auch ein wichtiger Aspekt ihrer Arbeitszufriedenheit und allgemeinen Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen. Erfahren Sie, wie Sie ihre Entwicklung unterstützen können, indem Sie Fragen stellen wie:

• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
• Welche Fähigkeiten können wir Ihnen dabei helfen, Ihre persönlichen Ziele zu erreichen?
• Wie kann ich dazu beitragen, Ihre Arbeitszufriedenheit zu verbessern?
• Haben Sie das Gefühl, eine angemessene Work-Life-Balance zu haben?

Wenn Sie Fragen stellen, die sich sowohl auf ihr Privat- als auch auf ihr Berufsleben beziehen, zeigen Sie nicht nur ein berechtigtes Interesse an Ihrem Mitarbeiter, sondern lassen ihn auch wissen, dass Ihnen seine allgemeine Zufriedenheit am Herzen liegt. Dies kann dazu beitragen, eine unterstützende Beziehung aufzubauen – eine Beziehung, in der sich Ihr Mitarbeiter wohlfühlt, wenn er auf Sie zukommt und Ihnen vertraut.

Profi-Tipp: Senden Sie diese Fragen im Voraus per E-Mail an Ihren Mitarbeiter, damit Sie sie nicht auf der Stelle stellen können und stattdessen mit durchdachten Antworten vorbereitet werden können, die das Gespräch vorantreiben.

Außerdem sollten Sie um Feedback zu Entscheidungen bitten, die Ihren Mitarbeiter betreffen. 98 Prozent der in einer Fierce Study befragten Mitarbeiter gaben an, dass sie gerne zu Entscheidungen beitragen würden, die sie betreffen. Vierzig Prozent dieser Arbeitnehmer gaben an, dass die Entscheidungsträger in ihrer Organisation nicht um ihre Meinung bitten. Heben Sie sich von diesen Führungskräften ab, indem Sie während Ihres Einzelgesprächs hochrangige Fragen zu Teamentscheidungen stellen.

3. Nehmen Sie einen Rücksitz

Manchmal ist es besser, die andere Person das meiste Reden machen zu lassen. Dies ist der Fall, wenn Sie ein Einzelgespräch mit Ihrem Mitarbeiter führen. Eine von The Ken Blanchard Companies durchgeführte Studie ergab, dass 69 Prozent der Befragten glauben, dass ein Mitarbeiter für die Festlegung der Tagesordnung für das Meeting verantwortlich sein sollte.

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, im Einzelgespräch zu fahren. Auf diese Weise vermitteln Sie ihnen ein Gefühl der Eigenverantwortung, das sie ermutigt, das Beste aus ihren Meetings zu machen. Sie werden auch wertvolle Fähigkeiten in Bezug auf das Festlegen von Besprechungen und das Einhalten einer Tagesordnung erwerben.

Während Ihr Mitarbeiter für die Festlegung der Tagesordnung verantwortlich sein sollte, sollte er nicht für die Festlegung der oben diskutierten Gesamtfragen verantwortlich sein. Stellen Sie diese Fragen im Voraus, aber lassen Sie Ihre Mitarbeiter den Großteil des Redens übernehmen.

4. Halten Sie sich an einen Zeitplan

Es erfordert Disziplin, sich an einen regelmäßigen Besprechungsplan zu halten, aber die Vorteile für Sie und Ihre Teammitglieder sind die Mühe wert. Indem Sie beispielsweise den Präzedenzfall schaffen, dass Sie sich jeden Montag um 11 Uhr für 30 Minuten treffen, bilden Sie eine Routine und Erwartung. Die Mitarbeiter können sich dann jede Woche diesen Teil der Zeit freinehmen, ohne befürchten zu müssen, sich überschneidende Besprechungen zu planen.

Setzen Sie ein Zeichen für Ihre Mitarbeiter, indem Sie Ihre Besprechungen pünktlich beginnen und beenden. Ihre Zeit ist wertvoll und sollte daher berücksichtigt werden. Denken Sie bei der Überlegung, wie viel Zeit Sie für Ihr Einzelgespräch einplanen sollten, daran, dass die Mitarbeiter nach 60 Minuten im Allgemeinen die Konzentration verlieren. Tatsächlich beginnt die Aufmerksamkeit nach nur 15 Minuten nach Beginn des Meetings zu sinken. Nach 45 Minuten achten nur noch 64 Prozent der Menschen auf die Diskussion. Halten Sie Ihre Einzelgespräche so kurz und bündig wie möglich.

5. Seien Sie präsent

Wie frustriert fühlen Sie sich, wenn Sie sich mit einem Freund unterhalten und er eifrig SMS auf sein Telefon schreibt? Menschen sollten ein noch größeres Maß an Respekt zeigen, wenn sie sich mit einem Teammitglied unterhalten. Schenken Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit und vermeiden Sie es, während Ihres Meetings auf Ihr Telefon, Ihre Uhr und Ihren Computer zu schauen.

Profi-Tipp: Wenn Sie sich Sorgen um die Zeit machen, stellen Sie einen Alarm auf Ihrem Telefon ein. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter auf den Alarm hin, damit die Unterbrechung weniger störend ist.

Auch während des Meetings sollten Sie auf Ihre Körpersprache achten. Körpersprache ist mächtig – so mächtig, dass sie am besten von der Sozialpsychologin Amy Cuddy beschrieben werden kann: „Unsere nonverbale Sprache bestimmt, wie andere Menschen über uns denken und fühlen.“ Tatsächlich finden 55 Prozent der Menschen, dass Kommunikation durch Körpersprache am effektivsten ist.

Bleiben Sie während Ihres Meetings engagiert, indem Sie Augenkontakt halten und die andere Person ansehen. Eine weitere Möglichkeit, Ihre Anwesenheit zu zeigen, besteht darin, während Ihres Meetings Notizen zu machen. Sie zeigen nicht nur, dass Sie zuhören, sondern können auch Aktionspunkte, Folgemaßnahmen und wichtige Teile Ihres Gesprächs dokumentieren.

6. Spielen Sie nicht aufholen

Diese Meetings sollten nicht das einzige Instrument sein, auf das Sie sich verlassen, um mehr über die aktuellen Projekte Ihrer Mitarbeiter zu erfahren. Sie sollten sich auch außerhalb dieses Meetings regelmäßig über den Arbeitsfortschritt und Probleme auf dem Laufenden halten, damit Sie vermeiden können, dass jedes Meeting zu einer Fehlerbehebungssitzung wird.

Ihr Einzelgespräch sollte für größere Probleme, Projekte und Diskussionen genutzt werden. Help Scout sendet den Mitarbeitern jeden Montag ein Video, in dem die Tagesordnungen der Woche detailliert beschrieben werden, und die Teams müssen sich miteinander verbinden, um sie bis zum Ende des Tages zu besprechen. Diese Art von „Status-Update“-Meetings kann die Notwendigkeit beseitigen, über diese Punkte in Ihren Einzelgesprächen zu sprechen, und Ihnen stattdessen mehr Zeit geben, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die für Ihren Mitarbeiter am wichtigsten sind.

7. Nachfassen

Wie bei jedem anderen Meeting ist es wichtig, Ihre Einzelgespräche nachzuverfolgen. Senden Sie innerhalb von 24 Stunden nach Ihrem Meeting eine pünktliche E-Mail, um die nächsten Schritte und Punkte zu bestätigen, um die Sie sich während Ihres nächsten Meetings kümmern müssen. Eine Zusammenfassungs-E-Mail hilft auch dabei, alle Ihre Besprechungsdetails schriftlich festzuhalten und zu verhindern, dass wichtige Informationen durch die Ritzen rutschen.

Sie können auch Vereinbarungen, Ziele, neue Projekte oder inspirierende Artikel und Bücher zum Lesen hinzufügen. Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem Angebot ab, Ihrem Mitarbeiter zu helfen, falls er weitere Hilfe benötigt.

Regelmäßige Follow-up-E-Mails an Ihre Mitarbeiter können auch zu hilfreichen Notizen werden, die Sie bei Leistungsbeurteilungen erneut lesen können. Sie können Ihnen dabei helfen, bestimmte Ziele und Erfolge nachzuverfolgen, die Ihre Mitarbeiter im Laufe des Jahres erreicht haben.

Monatliche Einzelgespräche können einen großen Einfluss darauf haben, wie Ihre Teammitglieder arbeiten und zusammenarbeiten. Indem Sie diese Meetings personalisieren und sich auf die berufliche Entwicklung Ihrer Teammitglieder konzentrieren, können Sie sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

Werden Sie von glücklichen Mitarbeitern zu glücklichen Spendern