Dengan jadwal yang padat seperti itu, para manajer sering berlomba keluar dari satu pertemuan hanya untuk langsung menuju pertemuan satu lawan satu dengan karyawan mereka. Anda hanya memiliki beberapa detik untuk memfokuskan kembali perhatian Anda dan merencanakan sebuah agenda. Lebih buruk lagi, Anda mungkin menemukan diri Anda mengajukan pertanyaan pengisi karena Anda tidak punya waktu untuk mempersiapkan diri secara memadai. Ikuti rutinitas ini cukup lama dan rapat ini dapat kehilangan nilai bagi karyawan Anda.
Satu lawan satu seharusnya tidak menjadi sesuatu yang baru saja Anda periksa dari daftar tugas Anda. Mereka adalah alat penting bagi setiap manajer yang baik. Mereka membantu Anda mempelajari apa yang membuat karyawan Anda tergerak, memahami bagaimana membantu membuka jalan menuju kesuksesan mereka, menawarkan pelatihan untuk pengembangan pribadi, dan mengatasi tantangan dan pencapaian mereka. Mereka membuat karyawan Anda yang berkinerja tinggi tetap terinspirasi, produktif, dan bersemangat tentang tujuan Anda.
Untungnya, beberapa penyesuaian sederhana pada struktur rapat Anda dapat mengubah pertemuan pribadi Anda menjadi 30 menit yang benar-benar diharapkan oleh karyawan Anda untuk dihabiskan bersama Anda. Dengan bantuan tujuh tips ini, pertemuan satu lawan satu Anda bisa menjadi efektif dan bermanfaat.
1. Rapat Jalan Kaki
Bekerja di tempat yang sama setiap hari bisa menjadi monoton, namun kebanyakan dari kita biasanya terikat pada meja kita. Orang Amerika pada umumnya duduk rata-rata 9,3 jam sehari di tempat kerja, yang berarti kita biasanya aktif hanya enam jam sehari.
Melangkah keluar dari dinding kantor Anda tidak hanya akan menghentikan rutinitas harian Anda dan membuat darah mengalir, tetapi juga dapat memicu percakapan yang segar dan menyegarkan. Buktinya ada di statistik. Sebuah tim peneliti Stanford menemukan bahwa orang 60 persen lebih kreatif saat berjalan daripada saat duduk.
Anda juga tidak perlu khawatir akan terdengar oleh karyawan lain, memberi Anda ruang untuk berbicara dengan bebas.
2. Ajukan Pertanyaan Mengenai Pengembangan Profesional
Meskipun mudah untuk mengajukan pertanyaan yang sama dan benar tentang beban kerja selama setiap pertemuan, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan yang akan berkontribusi pada pertumbuhan karyawan Anda secara profesional dan pribadi.
Untuk lebih memahami bagaimana Anda dapat mendukung jalur karir dan pertumbuhan karyawan Anda, Anda dapat bertanya:
- Apakah Anda merasa bahwa kami membantu memajukan karir Anda dengan kecepatan yang Anda inginkan?
- Di bidang pekerjaan apa Anda ingin memperkuat keterampilan Anda atau menerima pelatihan tambahan?
- Apa satu hal yang ingin Anda ubah dari rapat tim kami agar lebih efektif?
- Area perusahaan mana yang ingin Anda pelajari lebih lanjut?
Pertumbuhan pribadi karyawan Anda juga merupakan aspek penting dari kepuasan kerja dan kebahagiaan mereka secara keseluruhan di perusahaan Anda. Pelajari bagaimana Anda dapat mendukung perkembangan mereka dengan mengajukan pertanyaan seperti:
- Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun?
- Keterampilan apa yang dapat kami bantu Anda kembangkan untuk mencapai tujuan pribadi Anda?
- Bagaimana saya dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja Anda?
- Apakah Anda merasa memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang sesuai?
Ketika Anda mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan kehidupan pribadi dan profesional mereka, Anda tidak hanya menunjukkan minat pada karyawan Anda, tetapi juga memberi tahu mereka bahwa Anda peduli dengan kebahagiaan mereka secara keseluruhan. Ini dapat membantu membangun hubungan yang suportif—hubungan di mana karyawan Anda merasa nyaman untuk mendekati dan memercayai Anda.
Kiat Pro: Kirimkan pertanyaan ini melalui email kepada karyawan Anda sebelumnya, sehingga Anda dapat menghindari menempatkan mereka di tempat dan sebagai gantinya memungkinkan mereka untuk bersiap dengan tanggapan bijaksana yang akan membantu mendorong percakapan.
Selain itu, Anda harus meminta umpan balik mengenai keputusan yang memengaruhi karyawan Anda. Sembilan puluh delapan persen karyawan yang disurvei dalam Fierce Study mengatakan mereka ingin berkontribusi pada keputusan yang berdampak pada mereka. Empat puluh persen dari pekerja tersebut mengatakan bahwa pengambil keputusan di organisasi mereka tidak meminta masukan mereka. Pisahkan diri Anda dari para pemimpin itu dengan mengajukan pertanyaan tingkat tinggi tentang keputusan tim selama pertemuan empat mata Anda.
3. Ambil Kursi Belakang
Terkadang, lebih baik membiarkan orang lain yang berbicara. Seperti halnya ketika memiliki satu-satu dengan karyawan Anda. Sebuah studi yang dilakukan oleh The Ken Blanchard Companies menemukan bahwa 69 persen responden survei percaya bahwa seorang karyawan harus bertanggung jawab untuk menentukan agenda rapat.
Beri karyawan Anda kesempatan untuk mengemudi satu lawan satu. Dengan melakukan itu, Anda akan memberi mereka rasa memiliki yang mendorong mereka untuk memanfaatkan pertemuan mereka secara maksimal. Mereka juga akan membangun keterampilan yang berharga seputar pengaturan pertemuan dan mengikuti agenda.
Sementara karyawan Anda harus bertanggung jawab untuk menetapkan agenda, mereka tidak harus bertanggung jawab untuk menentukan pertanyaan gambaran besar yang dibahas di atas. Berikan pertanyaan-pertanyaan ini sebelumnya, tetapi biarkan karyawan Anda yang berbicara.
4. Tetap pada Jadwal
Dibutuhkan disiplin untuk mematuhi jadwal pertemuan rutin, tetapi imbalannya bagi Anda dan anggota tim Anda sepadan dengan usaha. Misalnya, dengan menetapkan preseden bahwa Anda akan bertemu setiap hari Senin jam 11 pagi selama 30 menit, Anda membentuk rutinitas dan harapan. Karyawan kemudian dapat mengukir potongan waktu itu setiap minggu tanpa takut menjadwalkan pertemuan yang tumpang tindih.
Berikan contoh bagi karyawan Anda dengan memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu. Waktu mereka sangat berharga dan karenanya harus dipertimbangkan. Saat mempertimbangkan berapa banyak waktu untuk menjadwalkan pertemuan satu lawan satu Anda, ingatlah bahwa begitu rapat mencapai 60 menit, karyawan umumnya mulai kehilangan fokus. Faktanya, tingkat perhatian mulai turun setelah hanya 15 menit memasuki rapat. Setelah 45 menit, hanya 64 persen orang yang masih memperhatikan diskusi. Buat pertemuan satu lawan satu Anda sesingkat dan semanis mungkin.
BACA BERIKUTNYA: Mengapa Mendefinisikan Budaya Nirlaba Anda Adalah Kunci Sukses Anda
5. Hadir
Seberapa frustrasi yang Anda rasakan ketika Anda sedang mengobrol dengan seorang teman dan mereka sibuk mengirim pesan di ponsel mereka? Orang-orang harus memberikan rasa hormat yang lebih tinggi lagi ketika berbicara dengan anggota tim. Berikan perhatian penuh Anda dan hindari melihat ponsel, jam tangan, dan komputer Anda selama rapat.
Kiat pro: Jika Anda khawatir tentang waktu, atur alarm di ponsel Anda. Beri isyarat kepada karyawan Anda untuk menyalakan alarm sehingga gangguannya tidak terlalu mengganggu.
Anda juga harus memperhatikan bahasa tubuh Anda selama pertemuan. Bahasa tubuh sangat kuat—bahkan sangat kuat, sehingga dapat dijelaskan dengan baik oleh psikolog sosial Amy Cuddy, "Nonverbal kita mengatur bagaimana orang lain berpikir dan merasakan tentang kita." Faktanya, 55 persen orang menemukan komunikasi paling efektif melalui bahasa tubuh.
Tetap terlibat selama pertemuan Anda dengan mempertahankan kontak mata dan menghadap orang lain. Cara lain untuk menunjukkan bahwa Anda hadir adalah dengan membuat catatan selama rapat. Anda tidak hanya akan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan, tetapi Anda juga dapat mendokumentasikan item tindakan, tindak lanjut, dan bagian penting dari percakapan Anda.
6. Jangan Main Kejar-kejaran
Rapat ini seharusnya tidak menjadi satu-satunya alat yang Anda andalkan untuk mempelajari proyek karyawan Anda saat ini. Anda harus selalu mengetahui kemajuan dan masalah pekerjaan secara teratur di luar rapat ini, sehingga Anda dapat menghindari mengubah setiap rapat menjadi sesi pemecahan masalah.
Anda harus digunakan untuk masalah yang lebih besar, proyek, dan diskusi. Help Scout mengirimi karyawan video setiap hari Senin yang merinci agenda minggu itu, dan tim harus terhubung satu sama lain untuk mendiskusikannya di penghujung hari. Jenis rapat "pembaruan status" ini dapat menghilangkan kebutuhan untuk membicarakan hal-hal ini secara pribadi dan sebagai gantinya memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal yang paling penting bagi karyawan Anda.
7. Tindak lanjut
Sama seperti rapat lainnya, penting untuk menindaklanjuti pertemuan satu lawan satu Anda. Kirim email tepat waktu dalam waktu 24 jam setelah rapat Anda untuk mengonfirmasi langkah dan item berikutnya untuk dilingkari selama rapat berikutnya. Email rekap juga membantu memasukkan semua detail rapat Anda secara tertulis, mencegah informasi penting apa pun lolos dari celah.
Anda juga dapat menyertakan kesepakatan, tujuan, proyek baru, atau artikel dan buku yang menginspirasi untuk dibaca. Akhiri email Anda dengan tawaran untuk membantu karyawan Anda jika mereka membutuhkan bantuan lebih lanjut.
Email tindak lanjut reguler kepada karyawan Anda juga dapat menjadi catatan yang berguna untuk dikunjungi kembali selama tinjauan kinerja. Mereka dapat membantu Anda melacak tujuan dan pencapaian spesifik yang dicapai karyawan Anda sepanjang tahun.
Pertemuan tatap muka bulanan dapat berdampak besar pada cara anggota tim Anda bekerja dan berkolaborasi satu sama lain. Dengan mempersonalisasi rapat ini dan berfokus pada pertumbuhan profesional anggota tim Anda, Anda dapat membantu karyawan dan organisasi Anda berhasil.
Dari Karyawan yang Bahagia Menjadi Donor yang Bahagia
