Con horarios tan apretados, los gerentes a menudo salen corriendo de una reunión solo para dirigirse directamente a otra cara a cara con su empleado. Tienes solo unos segundos para reenfocar tu atención y planificar una agenda. Peor aún, es posible que te encuentres haciendo preguntas de relleno porque no tuviste tiempo para prepararte adecuadamente. Siga esta rutina las suficientes veces y estas reuniones pueden perder valor para sus empleados.
Uno a uno no debería ser algo que simplemente marque de su lista de tareas pendientes. Son una herramienta crítica para todo buen gerente. Lo ayudan a aprender qué es lo que motiva a sus empleados, comprender cómo ayudarlos a allanar el camino para su éxito, ofrecer capacitación para el desarrollo personal y abordar sus desafíos y logros. Mantienen a sus empleados de alto rendimiento inspirados, productivos y apasionados por su causa.
Afortunadamente, unos simples ajustes a la estructura de su reunión pueden transformar sus reuniones individuales en 30 minutos que sus empleados realmente esperan pasar con usted. Con la ayuda de estos siete consejos, sus reuniones individuales pueden volverse efectivas y valiosas.
1. Tener una reunión a pie
Trabajar en el mismo entorno todos los días puede volverse monótono, pero la mayoría de nosotros estamos atados a nuestros escritorios. El estadounidense típico se sienta un promedio de 9.3 horas al día en el trabajo, lo que significa que normalmente estamos activos solo seis horas al día.
Salir de las paredes de su oficina no solo interrumpirá su rutina diaria y hará que la sangre fluya, sino que también puede generar una conversación fresca y estimulante. La prueba está en las estadísticas. Un equipo de investigadores de Stanford descubrió que las personas son un 60 por ciento más creativas mientras caminan que cuando están sentadas.
Tampoco tendría que preocuparse por ser escuchado por otros empleados, lo que les da a ambos espacio para hablar libremente.
2. Haga preguntas sobre el desarrollo profesional
Si bien puede ser fácil hacer las mismas preguntas probadas y verdaderas sobre las cargas de trabajo durante cada reunión, considere hacer preguntas que contribuyan al crecimiento profesional y personal de sus empleados.
Para comprender mejor cómo puede apoyar la trayectoria profesional y el crecimiento de su empleado, puede preguntar:
- ¿Sientes que estamos ayudando a avanzar en tu carrera al ritmo que te gustaría?
- ¿En qué áreas de su trabajo le gustaría fortalecer sus habilidades o recibir capacitación adicional?
- ¿Qué es lo que cambiaría de las reuniones de nuestro equipo para hacerlas más eficaces?
- ¿Sobre qué área de la empresa le gustaría aprender más?
El crecimiento personal de su empleado también es una faceta importante de su satisfacción laboral y felicidad general en su empresa. Aprenda cómo puede apoyar su desarrollo haciendo preguntas como:
- ¿Dónde te ves en cinco años?
- ¿Qué habilidades podemos ayudarte a desarrollar para lograr tus objetivos personales?
- ¿Cómo puedo ayudar a mejorar su satisfacción laboral?
- ¿Sientes que tienes un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida?
Cuando hace preguntas que se relacionan tanto con su vida personal como profesional, no solo muestra un interés personal en su empleado, sino que también le hace saber que se preocupa por su felicidad general. Esto puede ayudar a construir una relación de apoyo, una en la que su empleado se sienta cómodo acercándose y confiando en usted.
Consejo profesional: Envíe estas preguntas por correo electrónico a su empleado con anticipación, para que pueda evitar ponerlos en el lugar y, en su lugar, permitirles que vengan preparados con respuestas bien pensadas que ayudarán a impulsar la conversación.
Además, debe solicitar comentarios sobre las decisiones que afectan a su empleado. El noventa y ocho por ciento de los empleados encuestados en un Estudio Fierce dijeron que les gustaría contribuir a las decisiones que los impactan. El cuarenta por ciento de esos trabajadores dijo que los encargados de tomar decisiones en su organización no solicitan su opinión. Diferénciate de esos líderes haciendo preguntas de alto nivel sobre las decisiones del equipo durante tu reunión individual.
3. Toma un asiento trasero
A veces, es mejor dejar que la otra persona hable la mayor parte del tiempo. Tal es el caso cuando tienes una conversación cara a cara con tu empleado. Un estudio realizado por The Ken Blanchard Companies encontró que el 69 por ciento de los encuestados cree que un empleado debe ser responsable de determinar la agenda de la reunión.
Ofrezca a su empleado la oportunidad de conducir su uno a uno. Al hacerlo, les dará un sentido de propiedad que los alentará a aprovechar al máximo sus reuniones. También desarrollarán valiosas habilidades en torno a la organización de reuniones y el cumplimiento de una agenda.
Si bien su empleado debe ser responsable de establecer la agenda, no debe ser responsable de determinar las preguntas generales discutidas anteriormente. Proporcione estas preguntas de antemano, pero deje que sus empleados hablen la mayor parte del tiempo.
4. Cíñete a un horario
Se necesita disciplina para cumplir con un horario regular de reuniones, pero los beneficios tanto para usted como para los miembros de su equipo valen la pena. Por ejemplo, al sentar el precedente de que te reunirás todos los lunes a las 11 am durante 30 minutos, creas una rutina y una expectativa. Luego, los empleados pueden dedicar ese tiempo cada semana sin el temor de programar reuniones superpuestas.
Sea un ejemplo para sus empleados comenzando y terminando sus reuniones a tiempo. Su tiempo es valioso y, por lo tanto, debe tenerse en cuenta. Al considerar cuánto tiempo programar para su reunión individual, tenga en cuenta que una vez que la reunión llega a los 60 minutos, los empleados generalmente comienzan a perder la concentración. De hecho, los niveles de atención comienzan a disminuir después de solo 15 minutos de la reunión. Después de 45 minutos, solo el 64 por ciento de las personas sigue prestando atención a la discusión. Mantenga sus reuniones individuales lo más cortas y agradables posible.
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5. Estar presente
¿Qué tan frustrado te sientes cuando tienes una conversación con un amigo y él está ocupado enviando mensajes de texto por teléfono? Las personas deben mostrar un nivel de respeto aún mayor cuando tienen una conversación con un miembro del equipo. Preste toda su atención y evite mirar su teléfono, reloj y computadora durante su reunión.
Consejo profesional: si le preocupa el tiempo, configure una alarma en su teléfono. Indique a su empleado la alarma para que la interrupción sea menos discordante.
También debe prestar atención a su lenguaje corporal durante la reunión. El lenguaje corporal es poderoso, tan poderoso, de hecho, que la psicóloga social Amy Cuddy puede describirlo mejor: "Nuestro lenguaje no verbal gobierna cómo otras personas piensan y sienten sobre nosotros". De hecho, el 55 por ciento de las personas encuentran que la comunicación es más efectiva a través del lenguaje corporal.
Manténgase comprometido durante la reunión manteniendo el contacto visual y mirando a la otra persona. Otra forma de demostrar que está presente es tomar notas durante la reunión. No solo demostrará que está escuchando, sino que también puede documentar elementos de acción, seguimientos y partes importantes de su conversación.
6. No juegues a ponerte al día
Estas reuniones no deberían ser la única herramienta en la que confíe para conocer los proyectos actuales de sus empleados. Debe estar al tanto del progreso del trabajo y los problemas de forma regular fuera de esta reunión, para evitar convertir cada reunión en una sesión de resolución de problemas.
Su uno a uno debe usarse para problemas, proyectos y discusiones más grandes. Help Scout envía a los empleados un video todos los lunes que detalla las agendas de la semana, y los equipos deben conectarse entre sí para discutirlo al final del día. Este tipo de reunión de "actualización de estado" puede eliminar la necesidad de hablar sobre estos elementos en sus reuniones individuales y, en cambio, le brinda más tiempo para concentrarse en las cosas que más le importan a su empleado.
7. Seguimiento
Al igual que con cualquier otra reunión, es importante hacer un seguimiento de sus reuniones individuales. Envíe un correo electrónico puntual dentro de las 24 horas posteriores a su reunión para confirmar los próximos pasos y los elementos que debe recorrer durante su próxima reunión. Un correo electrónico de resumen también ayuda a poner todos los detalles de la reunión por escrito, evitando que cualquier información importante se escape.
También puede incluir acuerdos, objetivos, nuevos proyectos o artículos y libros inspiradores para leer. Concluya su correo electrónico con una oferta para ayudar a su empleado en caso de que necesite más ayuda.
Los correos electrónicos de seguimiento regulares a sus empleados también pueden convertirse en notas útiles para revisar durante las revisiones de desempeño. Pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los objetivos y logros específicos que sus empleados lograron a lo largo del año.
Las reuniones individuales mensuales pueden tener un impacto profundo en la forma en que los miembros de su equipo trabajan y colaboran entre sí. Al personalizar estas reuniones y centrarse en el crecimiento profesional de los miembros de su equipo, puede ayudar a que tanto sus empleados como su organización tengan éxito.
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