Bu tür yoğun programlarla, yöneticiler genellikle bir toplantıdan yalnızca çalışanlarıyla doğrudan bire bir diğerine geçmek için yarışırlar. Dikkatinizi yeniden odaklamak ve bir gündem planlamak için sadece birkaç saniyeniz var. Daha da kötüsü, yeterince hazırlanmak için zamanınız olmadığı için kendinizi doldurma soruları sorarken bulabilirsiniz. Bu rutini yeterince takip edin ve bu toplantılar çalışanlarınız için değer kaybedebilir.
Bire bir, yapılacaklar listenizden kontrol ettiğiniz bir şey olmamalıdır. Her iyi yönetici için kritik bir araçtır. Çalışanlarınızı neyin harekete geçirdiğini öğrenmenize, başarıları için bir yol hazırlamaya nasıl yardımcı olacağınızı anlamanıza, kişisel gelişim için koçluk sunmanıza ve zorluklarını ve başarılarını ele almanıza yardımcı olurlar. Yüksek performanslı çalışanlarınızın ilhamını, üretkenliğini ve amacınız hakkında tutkulu olmasını sağlarlar.
Neyse ki, toplantı yapınızda yapacağınız birkaç basit değişiklik, bire bir görüşmelerinizi çalışanlarınızın gerçekten sizinle geçirmek için sabırsızlandığı 30 dakikaya dönüştürebilir. Bu yedi ipucunun yardımıyla bire bir görüşmeleriniz etkili ve değerli hale gelebilir.
1. Yürüyüş Toplantısı Yapın
Her gün aynı ortamda çalışmak monoton hale gelebilir, ancak çoğumuz genellikle masalarımıza bağlıyız. Tipik bir Amerikalı günde ortalama 9,3 saat işyerinde oturuyor, bu da genellikle günün yalnızca altı saati aktif olduğumuz anlamına geliyor.
Ofis duvarlarınızın dışına adım atmak sadece günlük rutininizi bozmakla ve kanın akmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda taze ve canlandırıcı bir sohbeti tetikleyebilir. Kanıtı istatistiklerde. Stanford araştırmacılarından oluşan bir ekip, insanların yürürken otururken olduğundan yüzde 60 daha yaratıcı olduğunu keşfetti.
Ayrıca, diğer çalışanlar tarafından duyulma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz ve ikinize de özgürce konuşma fırsatı verir.
2. Mesleki Gelişimle İlgili Sorular Sorun
Her toplantıda iş yükleri hakkında aynı denenmiş ve doğru soruları sormak kolay olsa da, çalışanlarınızın profesyonel ve kişisel olarak gelişimine katkıda bulunacak sorular sormayı düşünün.
Çalışanınızın kariyer yolunu ve büyümesini nasıl destekleyebileceğinizi daha iyi anlamak için şunları sorabilirsiniz:
- Kariyerinizi istediğiniz hızda ilerletmeye yardımcı olduğumuzu düşünüyor musunuz?
- İşinizin hangi alanlarında becerilerinizi güçlendirmek veya ek eğitim almak istersiniz?
- Ekip toplantılarımızda onları daha etkili hale getirmek için değiştireceğiniz bir şey nedir?
- Şirketin hangi alanı hakkında daha fazla bilgi edinmek istersiniz?
Çalışanınızın kişisel gelişimi, şirketinizdeki iş tatmininin ve genel mutluluğunun da önemli bir yönüdür. Aşağıdaki gibi sorular sorarak gelişimlerini nasıl destekleyebileceğinizi öğrenin:
- Kendinizi beş yıl sonra nerede görüyorsunuz?
- Kişisel hedeflerinize ulaşmak için hangi becerileri geliştirmenize yardımcı olabiliriz?
- İş tatmininizi artırmanıza nasıl yardımcı olabilirim?
- Uygun bir iş-yaşam dengeniz varmış gibi hissediyor musunuz?
Hem kişisel hem de profesyonel yaşamlarıyla ilgili sorular sorduğunuz zaman, çalışanınıza yalnızca büyük bir ilgi göstermekle kalmaz, aynı zamanda onların genel mutluluğunu umursadığınızı bilmelerini sağlarsınız. Bu, çalışanınızın size yaklaşmak ve size güvenmek konusunda rahat hissettiği destekleyici bir ilişki kurmaya yardımcı olabilir.
Profesyonel İpucu: Bu soruları önceden çalışanınıza e-posta ile gönderin, böylece onları anında ortaya koymaktan kaçınabilir ve bunun yerine konuşmayı yönlendirmeye yardımcı olacak düşünceli yanıtlarla hazırlıklı gelmelerine izin verebilirsiniz.
Ek olarak, çalışanınızı etkileyen kararlarla ilgili geri bildirim istemelisiniz. Bir Şiddetli Çalışmada ankete katılan çalışanların yüzde doksan sekizi, kendilerini etkileyen kararlara katkıda bulunmak istediklerini söyledi. Bu çalışanların yüzde kırkı, kuruluşlarındaki karar vericilerin girdilerini istemediğini söyledi. Bire bir görüşme sırasında ekip kararları hakkında üst düzey sorular sorarak kendinizi bu liderlerden ayırın.
3. Arka Koltuğa Geçin
Bazen, diğer kişinin konuşmanın çoğunu yapmasına izin vermek daha iyidir. Çalışanınızla bire bir görüşme yaptığınızda durum böyledir. The Ken Blanchard Companies tarafından yürütülen bir araştırma, ankete katılanların yüzde 69'unun toplantı gündemini belirlemekten bir çalışanın sorumlu olması gerektiğine inandığını ortaya koydu.
Çalışanınıza bire bir araba kullanma fırsatı verin. Bunu yaparak, onlara toplantılarından en iyi şekilde yararlanmalarını teşvik eden bir sahiplenme duygusu vereceksiniz. Ayrıca toplantı ayarlama ve bir gündeme bağlı kalma konusunda değerli beceriler geliştireceklerdir.
Çalışanınız gündemi belirlemekten sorumlu tutulmalı, ancak yukarıda tartışılan büyük resmi soruları belirlemekten sorumlu olmamalıdır. Bu soruları önceden sağlayın, ancak konuşmanın çoğunu çalışanlarınızın yapmasına izin verin.
4. Bir Programa Bağlı Kalın
Düzenli bir toplantı programına bağlı kalmak disiplin gerektirir, ancak hem sizin hem de ekip üyelerinizin getirileri çabaya değer. Örneğin her pazartesi saat 11.00'de 30 dakika buluşacağınız emsali belirleyerek bir rutin ve beklenti oluşturuyorsunuz. Böylece çalışanlar, çakışan toplantılar planlamaktan korkmadan her hafta bu zaman dilimini hesaplayabilirler.
Toplantılarınızı zamanında başlatıp bitirerek çalışanlarınıza örnek olun. Zamanları değerlidir ve bu nedenle dikkate alınmalıdır. Bire bir toplantınız için ne kadar zaman planlayacağınızı düşünürken, toplantı 60 dakikaya ulaştığında çalışanların genellikle odaklarını kaybetmeye başladığını unutmayın. Aslında, dikkat seviyeleri toplantıdan sadece 15 dakika sonra düşmeye başlar. 45 dakika sonra, insanların sadece yüzde 64'ü hala tartışmaya dikkat ediyor. Bire bir görüşmelerinizi olabildiğince kısa ve tatlı tutun.
SONRAKİ OKUYUN: Neden Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuzun Kültürünü Tanımlamak Başarının Anahtarınızdır?
5. Mevcut Olun
Bir arkadaşınızla sohbet ederken ve o telefonda yoğun bir şekilde mesajlaştığında ne kadar sinirli hissediyorsunuz? İnsanlar bir ekip üyesiyle sohbet ederken daha da yüksek düzeyde saygı göstermelidir. Toplantınız sırasında tüm dikkatinizi verin ve telefonunuza, saatinize ve bilgisayarınıza bakmaktan kaçının.
Profesyonel ipucu: Zaman konusunda endişeliyseniz, telefonunuzda bir alarm kurun. Kesintiyi daha az sarsmak için çalışanınızı alarma bildirin.
Görüşme sırasında beden dilinize de dikkat etmelisiniz. Beden dili güçlüdür—aslında o kadar güçlüdür ki, en iyi sosyal psikolog Amy Cuddy tarafından şöyle tanımlanabilir: "Sözsüz dilimiz, diğer insanların bizim hakkımızda nasıl düşündüğünü ve hissettiğini yönetir." Aslında, insanların yüzde 55'i iletişimin beden dili aracılığıyla en etkili olduğunu düşünüyor.
Göz temasını koruyarak ve diğer kişiye dönük olarak toplantınız boyunca meşgul kalın. Orada olduğunuzu göstermenin bir başka yolu da toplantınız sırasında not almaktır. Sadece dinlediğinizi göstermekle kalmayacak, aynı zamanda eylem öğelerini, takipleri ve konuşmanızın önemli kısımlarını da belgeleyebilirsiniz.
6. Yetişme Oyunu Oynamayın
Bu toplantılar, çalışanlarınızın mevcut projeleri hakkında bilgi edinmek için güvendiğiniz tek araç olmamalıdır. Her toplantıyı bir sorun giderme oturumuna dönüştürmekten kaçınmak için, bu toplantının dışında düzenli olarak iş ilerlemesini ve sorunları takip etmelisiniz.
Bire bir görüşmeniz daha büyük sorunlar, projeler ve tartışmalar için kullanılmalıdır. Help Scout, çalışanlara her Pazartesi, haftanın gündemini ayrıntılandıran bir video gönderir ve ekiplerin günün sonunda bunu tartışmak için birbirleriyle bağlantı kurması gerekir. Bu tür bir "durum güncelleme" toplantısı, bu konular hakkında bire bir görüşme ihtiyacınızı ortadan kaldırabilir ve bunun yerine, çalışanınız için en önemli olan şeylere odaklanmanız için size daha fazla zaman verebilir.
7. Takip
Diğer herhangi bir toplantıda olduğu gibi, bire bir görüşmelerinizi takip etmek önemlidir. Sonraki adımları ve sonraki toplantınız sırasında dolaşılacak öğeleri onaylamak için toplantınızdan sonraki 24 saat içinde dakik bir e-posta gönderin. Özet e-postası ayrıca tüm toplantı ayrıntılarınızı yazılı hale getirmenize yardımcı olur ve önemli bilgilerin boşluklardan kaçmasını önler.
Ayrıca anlaşmalar, hedefler, yeni projeler veya ilham verici makaleler ve okunacak kitaplar da ekleyebilirsiniz. E-postanızı, daha fazla yardıma ihtiyaç duymaları durumunda çalışanınıza yardımcı olacak bir teklifle sonlandırın.
Çalışanlarınıza düzenli takip e-postaları da performans incelemeleri sırasında tekrar ziyaret etmek için yararlı notlar olabilir. Çalışanlarınızın yıl boyunca elde ettiği belirli hedefleri ve başarıları takip etmenize yardımcı olabilirler.
Aylık bire bir görüşme, ekip üyelerinizin çalışma ve birbirleriyle işbirliği yapma biçimleri üzerinde derin bir etkiye sahip olabilir. Bu toplantıları kişiselleştirerek ve ekip üyelerinizin profesyonel gelişimine odaklanarak hem çalışanlarınızın hem de kuruluşunuzun başarılı olmasına yardımcı olabilirsiniz.
Mutlu Çalışanlardan Mutlu Bağışçılara Geçin
