Con programmi così fitti, i manager spesso corrono fuori da una riunione solo per dirigersi direttamente in un'altra faccia a faccia con il proprio dipendente. Hai solo pochi secondi per rifocalizzare la tua attenzione e pianificare un'agenda. Peggio ancora, potresti trovarti a fare domande di riempimento perché non hai avuto il tempo di prepararti adeguatamente. Segui questa routine abbastanza volte e queste riunioni possono perdere valore per i tuoi dipendenti.
Uno contro uno non dovrebbe essere qualcosa che devi semplicemente spuntare dalla tua lista di cose da fare. Sono uno strumento fondamentale per ogni buon manager. Ti aiutano a capire cosa fa funzionare i tuoi dipendenti, a capire come aiutare a spianare la strada al loro successo, offrire coaching per lo sviluppo personale e affrontare le loro sfide e risultati. Mantengono i tuoi dipendenti ad alte prestazioni ispirati, produttivi e appassionati della tua causa.
Fortunatamente, alcune semplici modifiche alla struttura della tua riunione possono trasformare i tuoi incontri individuali in 30 minuti che i tuoi dipendenti non vedono l'ora di trascorrere con te. Con l'aiuto di questi sette suggerimenti, i tuoi incontri individuali possono diventare efficaci e utili.
1. Organizza un incontro ambulante
Lavorare nello stesso ambiente ogni giorno può diventare monotono, ma la maggior parte di noi di solito è legata alle nostre scrivanie. Il tipico americano lavora in media 9,3 ore al giorno, il che significa che in genere siamo attivi solo per sei ore al giorno.
Uscire dalle mura del tuo ufficio non solo interromperà la tua routine quotidiana e farà scorrere il sangue, ma può anche innescare una conversazione fresca e corroborante. La prova è nelle statistiche. Un team di ricercatori di Stanford ha scoperto che le persone sono il 60% più creative mentre camminano rispetto a quando sono sedute.
Inoltre, non dovresti preoccuparti di essere ascoltato da altri dipendenti, dando a entrambi lo spazio per parlare liberamente.
2. Poni domande sullo sviluppo professionale
Anche se può essere facile porre le stesse domande provate e vere sui carichi di lavoro durante ogni riunione, considera la possibilità di porre domande che contribuiranno alla crescita professionale e personale dei tuoi dipendenti.
Per capire meglio come puoi supportare il percorso professionale e la crescita del tuo dipendente, potresti chiedere:
- Pensi che stiamo aiutando a far avanzare la tua carriera al ritmo che vorresti?
- In quali aree del tuo lavoro vorresti rafforzare le tue capacità o ricevere una formazione aggiuntiva?
- Qual è una cosa che cambieresti delle riunioni del nostro team per renderle più efficaci?
- Su quale area dell'azienda vorresti saperne di più?
La crescita personale dei tuoi dipendenti è anche un aspetto importante della loro soddisfazione sul lavoro e della felicità generale nella tua azienda. Scopri come puoi supportare il loro sviluppo ponendo domande come:
- Dove ti vedi tra cinque anni?
- Quali abilità possiamo aiutarti a sviluppare per raggiungere i tuoi obiettivi personali?
- Come posso aiutarti a migliorare la tua soddisfazione sul lavoro?
- Ti senti come se avessi un adeguato equilibrio tra lavoro e vita privata?
Quando fai domande che riguardano la loro vita personale e professionale, non solo mostri un interesse acquisito per il tuo dipendente, ma fai anche loro sapere che tieni alla loro felicità generale. Questo può aiutare a costruire una relazione di supporto, in cui il tuo dipendente si sente a proprio agio nell'avvicinarsi e nel confidarsi con te.
Suggerimento professionale: invia queste domande via email al tuo dipendente in anticipo, in modo da poter evitare di metterle sul posto e invece consentire loro di essere preparati con risposte ponderate che aiuteranno a guidare la conversazione.
Inoltre, dovresti chiedere un feedback sulle decisioni che riguardano il tuo dipendente. Il novantotto percento dei dipendenti intervistati in uno studio feroce ha affermato che vorrebbe contribuire alle decisioni che li riguardano. Il quaranta per cento di questi lavoratori ha affermato che i decisori della loro organizzazione non chiedono il loro contributo. Distinguiti da quei leader ponendo domande di alto livello sulle decisioni del team durante il tuo faccia a faccia.
3. Prendi un sedile posteriore
A volte, è meglio lasciare che l'altra persona parli per la maggior parte. Questo è il caso quando si ha un faccia a faccia con il proprio dipendente. Uno studio condotto da The Ken Blanchard Companies ha rilevato che il 69% degli intervistati ritiene che un dipendente dovrebbe essere responsabile della determinazione dell'ordine del giorno della riunione.
Dai al tuo dipendente l'opportunità di guidare il loro one-to-one. In questo modo, darai loro un senso di appartenenza che li incoraggia a trarre il massimo dai loro incontri. Svilupperanno anche preziose competenze sull'impostazione di riunioni e sull'adesione a un'agenda.
Anche se il tuo dipendente dovrebbe essere ritenuto responsabile della definizione dell'ordine del giorno, non dovrebbe essere responsabile della determinazione delle questioni generali discusse sopra. Fornisci queste domande in anticipo, ma lascia che siano i tuoi dipendenti a parlare per la maggior parte.
4. Attenersi a un programma
Ci vuole disciplina per attenersi a un programma di riunioni regolare, ma i guadagni sia per te che per i membri del tuo team valgono lo sforzo. Ad esempio, stabilendo il precedente che incontrerai ogni lunedì alle 11:00 per 30 minuti, formerai una routine e un'aspettativa. I dipendenti possono quindi ritagliarsi quella parte di tempo ogni settimana senza il timore di programmare riunioni sovrapposte.
Dai l'esempio ai tuoi dipendenti iniziando e terminando le riunioni in tempo. Il loro tempo è prezioso e dovrebbe quindi essere preso in considerazione. Quando consideri quanto tempo pianificare per la tua riunione individuale, tieni presente che una volta che una riunione raggiunge i 60 minuti, i dipendenti generalmente iniziano a perdere la concentrazione. In effetti, i livelli di attenzione iniziano a diminuire dopo soli 15 minuti dall'inizio della riunione. Dopo 45 minuti, solo il 64% delle persone continua a prestare attenzione alla discussione. Mantieni i tuoi incontri individuali il più brevi e piacevoli possibile.
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5. Sii presente
Quanto ti senti frustrato quando stai conversando con un amico e lui è impegnato a mandare messaggi di testo sul suo telefono? Le persone dovrebbero pagare un livello di rispetto ancora più alto quando hanno una conversazione con un membro del team. Presta la tua totale attenzione ed evita di guardare il telefono, l'orologio e il computer durante la riunione.
Suggerimento per professionisti: se sei preoccupato per il tempo, imposta una sveglia sul telefono. Segnala al tuo dipendente l'allarme in modo che l'interruzione sia meno stridente.
Dovresti anche prestare attenzione al tuo linguaggio del corpo durante la riunione. Il linguaggio del corpo è potente, così potente, infatti, che può essere meglio descritto dalla psicologa sociale Amy Cuddy: "Il nostro non verbale governa il modo in cui le altre persone pensano e sentono di noi". In effetti, il 55% delle persone ritiene che la comunicazione sia più efficace attraverso il linguaggio del corpo.
Rimani impegnato durante la riunione mantenendo il contatto visivo e di fronte all'altra persona. Un altro modo per dimostrare la tua presenza è prendere appunti durante la riunione. Non solo dimostrerai che stai ascoltando, ma puoi anche documentare azioni, follow-up e parti importanti della tua conversazione.
6. Non giocare a recuperare
Queste riunioni non dovrebbero essere l'unico strumento su cui fai affidamento per conoscere i progetti attuali dei tuoi dipendenti. Dovresti rimanere aggiornato sull'avanzamento del lavoro e sui problemi su base regolare al di fuori di questa riunione, in modo da evitare di trasformare ogni riunione in una sessione di risoluzione dei problemi.
Il tuo faccia a faccia dovrebbe essere utilizzato per problemi, progetti e discussioni più grandi. Ogni lunedì Help Scout invia ai dipendenti un video che illustra in dettaglio gli ordini del giorno della settimana e i team devono connettersi tra loro per discuterne entro la fine della giornata. Questo tipo di riunione di "aggiornamento dello stato" può eliminare la necessità di parlare di questi elementi nei tuoi incontri individuali e invece darti più tempo per concentrarti sulle cose che contano di più per il tuo dipendente.
7. Seguito
Proprio come con qualsiasi altro incontro, è importante seguire i tuoi incontri uno contro uno. Invia un'e-mail puntuale entro 24 ore dalla tua riunione per confermare i passaggi successivi e gli elementi su cui girare durante la tua prossima riunione. Un'e-mail di riepilogo aiuta anche a mettere per iscritto tutti i dettagli della tua riunione, impedendo che qualsiasi informazione importante scivoli attraverso le crepe.
Potresti anche includere accordi, obiettivi, nuovi progetti o articoli e libri di ispirazione da leggere. Concludi la tua email con un'offerta per aiutare il tuo dipendente nel caso avesse bisogno di ulteriore assistenza.
Le e-mail di follow-up regolari ai tuoi dipendenti possono anche diventare utili note da rivedere durante le revisioni delle prestazioni. Possono aiutarti a tenere traccia di obiettivi e risultati specifici raggiunti dai tuoi dipendenti durante l'anno.
Gli incontri individuali mensili possono avere un profondo impatto sul modo in cui i membri del tuo team lavorano e collaborano tra loro. Personalizzando queste riunioni e concentrandoti sulla crescita professionale dei membri del tuo team, puoi aiutare sia i tuoi dipendenti che l'organizzazione ad avere successo.
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