С таким плотным графиком менеджеры часто бегут с одной встречи только для того, чтобы сразу же отправиться на другую один на один со своим сотрудником. У вас есть всего несколько секунд, чтобы переориентировать свое внимание и спланировать повестку дня. Хуже того, вы можете обнаружить, что задаете дополнительные вопросы, потому что у вас не было времени должным образом подготовиться. Следуйте этой рутине достаточное количество раз, и эти встречи могут потерять ценность для ваших сотрудников.
Индивидуальные встречи не должны быть чем-то, что вы просто вычеркиваете из своего списка дел. Они являются важным инструментом для каждого хорошего менеджера. Они помогут вам узнать, что движет вашими сотрудниками, понять, как проложить путь к их успеху, предложить коучинг для личного развития и решить их проблемы и достижения. Они вдохновляют ваших высокоэффективных сотрудников, делают их продуктивными и увлеченными вашим делом.
К счастью, несколько простых изменений в структуре вашей встречи могут превратить ваши встречи один на один в 30 минут, которые ваши сотрудники действительно с нетерпением ждут, чтобы провести с вами. С помощью этих семи советов ваши встречи один на один могут стать эффективными и полезными.
1. Устройте прогулку
Ежедневная работа в одних и тех же условиях может стать монотонной, но большинство из нас обычно привязаны к своему рабочему столу. Типичный американец сидит на работе в среднем 9,3 часа в день, а это означает, что обычно мы активны только шесть часов в день.
Выход за пределы стен вашего офиса не только разрушит вашу повседневную рутину и разбудит кровь, но и может стать источником свежей и бодрящей беседы. Доказательство в статистике. Группа исследователей из Стэнфорда обнаружила, что люди проявляют на 60% больше творчества во время ходьбы, чем сидя.
Вам также не придется беспокоиться о том, что вас подслушают другие сотрудники, что даст вам обоим возможность свободно говорить.
2. Задавайте вопросы о профессиональном развитии
Хотя может быть легко задавать одни и те же проверенные вопросы о рабочей нагрузке на каждой встрече, подумайте о том, чтобы задавать вопросы, которые будут способствовать профессиональному и личному росту ваших сотрудников.
Чтобы лучше понять, как вы можете поддержать карьерный рост и рост вашего сотрудника, вы можете спросить:
- Считаете ли вы, что мы помогаем вам продвигаться по карьерной лестнице в нужном вам темпе?
- В каких областях вашей работы вы хотели бы укрепить свои навыки или пройти дополнительное обучение?
- Что бы вы изменили в наших собраниях, чтобы сделать их более эффективными?
- О каком направлении деятельности компании вы хотели бы узнать больше?
Личностный рост вашего сотрудника также является важным аспектом его удовлетворенности работой и общего счастья в вашей компании. Узнайте, как вы можете поддержать их развитие, задавая такие вопросы, как:
- Кем вы видите себя через пять лет?
- Какие навыки мы можем помочь вам развить для достижения ваших личных целей?
- Как я могу помочь повысить вашу удовлетворенность работой?
- Считаете ли вы, что у вас правильный баланс между работой и личной жизнью?
Когда вы задаете вопросы, касающиеся как их личной, так и профессиональной жизни, вы не только проявляете личную заинтересованность в своих сотрудниках, но и даете им понять, что заботитесь об их общем счастье. Это может помочь построить поддерживающие отношения, в которых ваш сотрудник чувствует себя комфортно, приближаясь к вам и доверяя вам.
Совет для профессионалов: заблаговременно отправьте эти вопросы своему сотруднику по электронной почте, чтобы вы могли не задавать их на месте и вместо этого позволить им подготовить продуманные ответы, которые помогут вести разговор.
Кроме того, вы должны запрашивать отзывы о решениях, которые затрагивают вашего сотрудника. 98% сотрудников, опрошенных в рамках Fierce Study, заявили, что хотели бы участвовать в принятии решений, влияющих на них. Сорок процентов этих работников заявили, что лица, принимающие решения в их организации, не спрашивают их мнения. Отделитесь от этих лидеров, задавая вопросы высокого уровня о командных решениях во время встречи один на один.
3. Сядьте на заднее сиденье
Иногда лучше позволить другому человеку говорить больше. Так обстоит дело, когда один на один с вашим сотрудником. Исследование, проведенное The Ken Blanchard Companies, показало, что 69% респондентов считают, что сотрудник должен нести ответственность за определение повестки дня собрания.
Дайте вашему сотруднику возможность вести их один на один. Поступая таким образом, вы дадите им чувство сопричастности, которое побудит их извлечь максимальную пользу из своих встреч. Они также приобретут ценные навыки, связанные с организацией встреч и соблюдением повестки дня.
Хотя ваш сотрудник должен нести ответственность за определение повестки дня, он не должен нести ответственность за определение общих вопросов, обсуждавшихся выше. Задайте эти вопросы заранее, но пусть ваши сотрудники говорят большую часть.
4. Придерживайтесь расписания
Чтобы придерживаться регулярного графика встреч, требуется дисциплина, но отдача как для вас, так и для членов вашей команды стоит затраченных усилий. Например, установив прецедент, что вы будете встречаться каждый понедельник в 11 утра на 30 минут, вы формируете рутину и ожидание. Затем сотрудники могут выделять этот отрезок времени каждую неделю, не опасаясь планирования перекрывающихся встреч.
Подайте пример своим сотрудникам, вовремя начав и завершив встречи. Их время ценно и поэтому должно быть принято во внимание. При рассмотрении вопроса о том, сколько времени запланировать на личную встречу, имейте в виду, что как только встреча достигает 60 минут, сотрудники обычно начинают терять концентрацию. На самом деле уровень внимания начинает падать уже через 15 минут после начала встречи. По прошествии 45 минут только 64 процента людей все еще обращают внимание на обсуждение. Ваши встречи один на один должны быть как можно более короткими и приятными.
ЧИТАЙТЕ СЛЕДУЮЩИЙ: Почему определение культуры вашей некоммерческой организации является ключом к успеху
5. Будьте рядом
Насколько вы расстроены, когда разговариваете с другом, а он занят текстовыми сообщениями на своем телефоне? Люди должны проявлять еще более высокий уровень уважения при разговоре с членом команды. Уделите все свое внимание и не смотрите на телефон, часы и компьютер во время встречи.
Совет для профессионалов: если вы беспокоитесь о времени, установите будильник на телефоне. Подайте сигнал вашему сотруднику на будильник, чтобы его прерывание было менее неприятным.
Вы также должны обратить внимание на свой язык тела во время встречи. Язык тела обладает мощной силой — настолько могущественной, что лучше всего ее может описать социальный психолог Эми Кадди: «Наши невербальные сигналы управляют тем, что другие люди думают и чувствуют о нас». На самом деле, 55 процентов людей считают, что общение наиболее эффективно с помощью языка тела.
Оставайтесь вовлеченными на протяжении всей встречи, поддерживая зрительный контакт и глядя на собеседника. Еще один способ показать, что вы присутствуете, — это делать заметки во время встречи. Вы не только продемонстрируете, что слушаете, но также сможете задокументировать действия, последующие действия и важные части вашего разговора.
6. Не играйте в догонялки
Эти встречи не должны быть единственным инструментом, на который вы полагаетесь, чтобы узнать о текущих проектах ваших сотрудников. Вы должны регулярно следить за ходом работы и проблемами вне этой встречи, чтобы не превращать каждую встречу в сеанс устранения неполадок.
Ваши встречи один на один следует использовать для более крупных вопросов, проектов и дискуссий. Каждый понедельник Help Scout отправляет сотрудникам видео с подробным описанием повестки дня на неделю, и команды должны связаться друг с другом, чтобы обсудить ее к концу дня. Этот тип встречи «обновления статуса» может избавить вас от необходимости обсуждать эти вопросы один на один и вместо этого дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на вещах, которые наиболее важны для вашего сотрудника.
7. Последующие действия
Как и в случае любой другой встречи, важно следить за вашими встречами один на один. Своевременно отправьте электронное письмо в течение 24 часов после встречи, чтобы подтвердить следующие шаги и пункты, которые нужно обвести во время следующей встречи. Резюме электронной почты также помогает изложить все детали вашей встречи в письменной форме, предотвращая ускользание любой важной информации.
Вы также можете включить соглашения, цели, новые проекты или вдохновляющие статьи и книги для чтения. Завершите свое электронное письмо предложением помочь вашему сотруднику, если ему понадобится дополнительная помощь.
Регулярные последующие электронные письма вашим сотрудникам также могут стать полезными заметками, к которым можно возвращаться во время обзоров производительности. Они могут помочь вам отслеживать конкретные цели и достижения, достигнутые вашими сотрудниками в течение года.
Ежемесячные встречи один на один могут оказать глубокое влияние на то, как члены вашей команды работают и сотрудничают друг с другом. Персонализируя эти встречи и сосредоточив внимание на профессиональном росте членов вашей команды, вы можете помочь своим сотрудникам и организации добиться успеха.
Превратитесь из счастливых сотрудников в счастливых доноров
