مع مثل هذه الجداول الزمنية المزدحمة ، غالبًا ما يخرج المديرون من اجتماع واحد فقط للتوجه مباشرة إلى اجتماع واحد مع موظفيهم. لديك ثوان فقط لإعادة تركيز انتباهك والتخطيط لجدول أعمال. والأسوأ من ذلك أنك قد تجد نفسك تسأل أسئلة حشو لأنه لم يكن لديك الوقت الكافي للاستعداد بشكل كافٍ. اتبع هذا الروتين مرات كافية وقد تفقد هذه الاجتماعات قيمة لموظفيك.
لا ينبغي أن يكون الأمر الفردي شيئًا تقوم فقط بفحصه من قائمة المهام الخاصة بك. إنها أداة مهمة لكل مدير جيد. إنهم يساعدونك في معرفة ما الذي يجعل موظفيك يتحركون ، وفهم كيفية المساعدة في تمهيد الطريق لنجاحهم ، وتقديم التدريب من أجل التنمية الشخصية ، ومعالجة تحدياتهم وإنجازاتهم. إنهم يحافظون على إلهام موظفيك ذوي الأداء العالي وإنتاجيتهم وشغفهم بقضيتك.
لحسن الحظ ، يمكن لبعض التعديلات البسيطة على هيكل الاجتماع الخاص بك أن تحول فرديًا إلى 30 دقيقة يتطلع موظفوك بالفعل إلى إنفاقها معك. بمساعدة هذه النصائح السبع ، يمكن أن تصبح علاقتك الفردية فعالة وجديرة بالاهتمام.
1. احصل على اجتماع على الأقدام
يمكن أن يصبح العمل في نفس المكان كل يوم أمرًا رتيبًا ، لكن معظمنا عادة ما يكون مقيدًا بمكاتبنا. يجلس المواطن الأمريكي العادي في العمل بمعدل 9.3 ساعة يوميًا ، مما يعني أننا عادة ما ننشط لمدة ست ساعات فقط في اليوم.
لن يؤدي الخروج من جدران مكتبك فقط إلى تفكيك روتينك اليومي والحصول على تدفق الدم ، بل يمكن أن يثير أيضًا محادثة جديدة ونشطة. الدليل في الإحصائيات. اكتشف فريق من الباحثين في جامعة ستانفورد أن الناس أكثر إبداعًا بنسبة 60 في المائة أثناء المشي مقارنة بالجلوس.
لا داعي للقلق أيضًا بشأن أن يسمعك الموظفون الآخرون ، مما يمنحكما مساحة للتحدث بحرية.
2. اطرح أسئلة بخصوص التطوير المهني
في حين أنه قد يكون من السهل طرح نفس الأسئلة المجربة والصحيحة حول أعباء العمل أثناء كل اجتماع ، ففكر في طرح الأسئلة التي ستساهم في نمو موظفيك مهنيًا وشخصيًا.
لفهم كيفية دعم المسار الوظيفي لموظفك ونموه بشكل أفضل ، قد تسأل:
- هل تشعر أننا نساعد في تقدم حياتك المهنية بالسرعة التي تريدها؟
- ما هي مجالات عملك التي ترغب في تقوية مهاراتك فيها أو تلقي تدريب إضافي؟
- ما هو الشيء الوحيد الذي قد تغيره في اجتماعات فريقنا لجعلها أكثر فعالية؟
- ما هي منطقة الشركة التي ترغب في معرفة المزيد عنها؟
يعد النمو الشخصي لموظفك أيضًا جانبًا مهمًا من جوانب الرضا الوظيفي والسعادة العامة في شركتك. تعرف على كيفية دعم تطورهم من خلال طرح أسئلة مثل:
- أين ترى نفسك بعد خمس سنوات؟
- ما هي المهارات التي يمكننا مساعدتك في تطويرها لتحقيق أهدافك الشخصية؟
- كيف يمكنني المساعدة في تحسين رضاك الوظيفي؟
- هل تشعر كما لو كان لديك توازن مناسب بين العمل والحياة؟
عندما تطرح أسئلة تتعلق بحياتهم الشخصية والمهنية ، فأنت لا تُظهر فقط اهتمامًا راسخًا بموظفك ، ولكن أيضًا تخبرهم أنك تهتم بسعادتهم العامة. يمكن أن يساعد ذلك في بناء علاقة داعمة - علاقة يشعر فيها الموظف بالراحة في الاقتراب منك والثقة فيك.
نصيحة للمحترفين: أرسل هذه الأسئلة بالبريد الإلكتروني إلى موظفك في وقت مبكر ، حتى تتمكن من تجنب وضعها في الحال والسماح لهم بدلاً من ذلك بالاستعداد بإجابات مدروسة من شأنها أن تساعد في دفع المحادثة.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك طلب التعليقات بشأن القرارات التي تؤثر على موظفك. قال ثمانية وتسعون بالمائة من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع في دراسة شرسة أنهم يرغبون في المساهمة في القرارات التي تؤثر عليهم. قال أربعون في المائة من هؤلاء العمال إن صانعي القرار في مؤسستهم لا يطلبون مدخلاتهم. ضع نفسك بعيدًا عن هؤلاء القادة عن طريق طرح أسئلة عالية المستوى حول قرارات الفريق أثناء لقاءك الفردي.
3. خذ المقعد الخلفي
في بعض الأحيان ، من الأفضل أن تدع الشخص الآخر يقوم بمعظم الكلام. هذا هو الحال عند إجراء لقاء فردي مع موظفك. وجدت دراسة أجرتها The Ken Blanchard Companies أن 69 بالمائة من المشاركين في الاستطلاع يعتقدون أن الموظف يجب أن يكون مسؤولاً عن تحديد جدول أعمال الاجتماع.
امنح موظفيك الفرصة لقيادة فريق واحد لواحد. من خلال القيام بذلك ، ستمنحهم إحساسًا بالملكية يشجعهم على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتهم. سيقومون أيضًا ببناء مهارات قيمة حول تحديد الاجتماعات والالتزام بجدول الأعمال.
بينما يجب أن يكون موظفك مسؤولاً عن وضع جدول الأعمال ، يجب ألا يكون مسؤولاً عن تحديد أسئلة الصورة الكبيرة التي تمت مناقشتها أعلاه. قدم هذه الأسئلة مسبقًا ، ولكن دع موظفيك يقومون بمعظم الحديث.
4. التمسك بجدول زمني
يتطلب الالتزام بجدول اجتماعات منتظم الانضباط ، ولكن المكافآت التي تحصل عليها أنت وأعضاء فريقك تستحق العناء. على سبيل المثال ، من خلال تحديد السابقة التي ستلتقي بها كل يوم اثنين في الساعة 11 صباحًا لمدة 30 دقيقة ، فإنك تشكل روتينًا وتوقعًا. يمكن للموظفين بعد ذلك اقتطاع هذا الجزء من الوقت كل أسبوع دون الخوف من جدولة اجتماعات متداخلة.
كن قدوة لموظفيك من خلال بدء اجتماعاتك وإنهائها في الوقت المحدد. وقتهم ثمين وبالتالي ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار. عند التفكير في مقدار الوقت المحدد لجدولة اجتماعك الفردي ، ضع في اعتبارك أنه بمجرد وصول الاجتماع إلى 60 دقيقة ، يبدأ الموظفون عمومًا في فقدان تركيزهم. في الواقع ، تبدأ مستويات الانتباه في الانخفاض بعد 15 دقيقة فقط من الاجتماع. بعد 45 دقيقة ، ما زال 64 بالمائة فقط من الناس ينتبهون إلى المناقشة. اجعل اجتماعاتك الفردية قصيرة ولطيفة قدر الإمكان.
اقرأ التالي: لماذا يعتبر تحديد ثقافة مؤسستك غير الربحية هو مفتاح النجاح
5. كن حاضرا
ما مدى شعورك بالإحباط عندما تجري محادثة مع صديق وهم مشغولون بالرسائل النصية على هواتفهم؟ يجب أن يدفع الأشخاص مستوى أعلى من الاحترام عند إجراء محادثة مع أحد أعضاء الفريق. امنح انتباهك الكامل وتجنب النظر إلى هاتفك وساعتك وجهاز الكمبيوتر أثناء اجتماعك.
نصيحة احترافية: إذا كنت قلقًا بشأن الوقت ، فاضبط منبهًا على هاتفك. قم بتوجيه موظفك إلى المنبه حتى يكون المقاطعة أقل صخبًا.
يجب أيضًا الانتباه إلى لغة جسدك أثناء الاجتماع. لغة الجسد قوية للغاية ، في الواقع ، يمكن وصفها بشكل أفضل من قبل عالمة النفس الاجتماعي إيمي كادي ، "تحكمنا غير اللفظي كيف يفكر الآخرون ويشعرون تجاهنا." في الواقع ، يجد 55 بالمائة من الناس أن التواصل هو الأكثر فعالية من خلال لغة الجسد.
حافظ على تفاعلك طوال الاجتماع من خلال الحفاظ على التواصل البصري ومواجهة الشخص الآخر. هناك طريقة أخرى لإظهار أنك حاضر وهي تدوين الملاحظات أثناء اجتماعك. لن تثبت فقط أنك تستمع ، ولكن يمكنك أيضًا توثيق عناصر العمل والمتابعات والأجزاء المهمة من محادثتك.
6. لا تلعب اللحاق
لا ينبغي أن تكون هذه الاجتماعات هي الأداة الوحيدة التي تعتمد عليها للتعرف على المشاريع الحالية لموظفيك. يجب أن تظل على اطلاع بتقدم العمل والمشكلات بشكل منتظم خارج هذا الاجتماع ، حتى تتمكن من تجنب تحويل كل اجتماع إلى جلسة استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
يجب استخدام وجهك لواحد في القضايا والمشروعات والمناقشات الأكبر. ترسل Help Scout إلى الموظفين مقطع فيديو كل يوم إثنين يوضح تفاصيل جداول أعمال الأسبوع ، ويجب على الفرق التواصل مع بعضها البعض لمناقشتها بحلول نهاية اليوم. يمكن أن يلغي هذا النوع من اجتماعات "تحديث الحالة" الحاجة إلى التحدث عن هذه العناصر في جلسة فردية ، ويمنحك بدلاً من ذلك مزيدًا من الوقت للتركيز على الأشياء الأكثر أهمية لموظفك.
7. متابعة
تمامًا كما هو الحال مع أي اجتماع آخر ، من المهم متابعة الاجتماع الفردي. أرسل رسالة بريد إلكتروني دقيقة في غضون 24 ساعة من اجتماعك لتأكيد الخطوات والعناصر التالية التي يجب وضع دائرة حولها خلال اجتماعك التالي. يساعد البريد الإلكتروني للتلخيص أيضًا في كتابة جميع تفاصيل اجتماعك كتابةً ، مما يمنع أي معلومات مهمة من التسلل عبر الثغرات.
يمكنك أيضًا تضمين اتفاقيات أو أهداف أو مشروعات جديدة أو مقالات وكتب ملهمة لقراءتها. اختتم بريدك الإلكتروني بعرض لمساعدة موظفك إذا احتاج إلى مزيد من المساعدة.
يمكن أيضًا أن تصبح رسائل المتابعة المنتظمة إلى موظفيك ملاحظات مفيدة لإعادة النظر فيها أثناء مراجعات الأداء. يمكنهم مساعدتك في تتبع الأهداف والإنجازات المحددة التي حققها موظفوك على مدار العام.
يمكن أن يكون لمقابلة فردية شهرية تأثير عميق على طريقة عمل أعضاء فريقك وتعاونهم مع بعضهم البعض. من خلال تخصيص هذه الاجتماعات والتركيز على النمو المهني لأعضاء فريقك ، يمكنك مساعدة موظفيك ومؤسستك على النجاح.
انتقل من موظفين سعداء إلى متبرعين سعداء
