在如此緊湊的日程安排下，經理們經常在一次會議後匆匆忙忙地與他們的員工進行另一次一對一的會議。 您只有幾秒鐘的時間來重新集中註意力併計劃議程。 更糟糕的是，您可能會發現自己在問一些填充問題，因為您沒有時間做好充分的準備。 遵循此例行程序足夠多次，這些會議可能會為您的員工失去價值。
一對一不應該只是你從待辦事項清單上核對的事情。 它們是每個優秀經理的關鍵工具。 他們幫助您了解是什麼讓您的員工工作，了解如何幫助他們為成功鋪平道路，為個人發展提供指導，並解決他們的挑戰和成就。 他們讓您的高績效員工對您的事業充滿靈感、生產力和熱情。
幸運的是，對您的會議結構進行一些簡單的調整可以將您的一對一轉變為您的員工真正期待與您共度的 30 分鐘。 在這七個技巧的幫助下，您的一對一可以變得有效和有價值。
1. 舉行一次步行會議
每天在同一個環境中工作可能會變得單調乏味，但我們大多數人通常都被束縛在辦公桌前。 典型的美國人平均每天工作 9.3 小時，這意味著我們通常一天只活動六個小時。
走出辦公室的牆壁不僅會打亂你的日常生活並讓血液流動起來，它還可以激發新鮮和充滿活力的對話。 證據在統計中。 斯坦福大學的一組研究人員發現，人們在走路時比坐著時更有創造力 60%。
您也不必擔心被其他員工偷聽，給你們兩個自由發言的空間。
2. 詢問有關專業發展的問題
雖然在每次會議期間都可以很容易地就工作量提出同樣經過驗證的真實問題，但請考慮提出有助於員工專業和個人成長的問題。
為了更好地了解如何支持員工的職業道路和成長，您可能會問：
- 您是否覺得我們正在幫助您以您想要的速度推進您的職業生涯？
- 您希望在工作的哪些領域加強技能或接受額外培訓？
- 對於我們的團隊會議，您會改變哪一件事以使其更有效？
- 您想進一步了解公司的哪個領域？
員工的個人成長也是他們工作滿意度和公司整體幸福感的一個重要方面。 通過提出以下問題了解如何支持他們的發展：
- 五年後你在哪裡看自己？
- 我們可以幫助您發展哪些技能以實現您的個人目標？
- 我如何幫助您提高工作滿意度？
- 你覺得你有適當的工作與生活平衡嗎？
當您提出與他們的個人和職業生活相關的問題時，您不僅表現出對員工的既得利益，而且還讓他們知道您關心他們的整體幸福感。 這可以幫助建立一種支持性的關係——在這種關係中，你的員工會感到很舒服地接近和信任你。
專業提示：提前將這些問題通過電子郵件發送給您的員工，這樣您就可以避免將它們放在現場，而是讓他們準備好周到的回复，這將有助於推動對話。
此外，您應該就影響您員工的決定徵求反饋意見。 在一項激烈的研究中接受調查的員工中有 98% 表示他們願意為影響他們的決策做出貢獻。 40% 的員工表示，他們組織的決策者不會徵求他們的意見。 通過在一對一期間詢問有關團隊決策的高級問題，讓自己與那些領導者區分開來。
3. 退居二線
有時，最好讓其他人來做大部分的談話。 與您的員工進行一對一的情況就是這種情況。 Ken Blanchard Companies 進行的一項研究發現，69% 的受訪者認為員工應負責確定會議議程。
讓您的員工有機會進行一對一的交流。 通過這樣做，你會給他們一種主人翁感，鼓勵他們充分利用他們的會議。 他們還將圍繞設置會議和遵守議程建立寶貴的技能。
雖然您的員工應該負責制定議程，但他們不應該負責確定上面討論的全局問題。 事先提供這些問題，但讓您的員工進行大部分討論。
4. 遵守時間表
堅持定期會議安排需要紀律，但你和你的團隊成員的回報都是值得的。 例如，通過設定每週一上午 11 點見面 30 分鐘的先例，你形成了一種慣例和期望。 然後，員工可以每週抽出大量時間，而不必擔心安排重疊會議。
準時開始和結束會議，為員工樹立榜樣。 他們的時間很寶貴，因此應予以考慮。 在考慮為一對一會議安排多少時間時，請記住，一旦會議時間達到 60 分鐘，員工通常會開始失去注意力。 事實上，開會僅 15 分鐘後，注意力水平就開始下降。 45分鐘後，只有64%的人還在關注討論。 讓您的一對一會議盡可能簡短而溫馨。
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5. 在場
當您與朋友交談並且他們正忙著在手機上發短信時，您感到多麼沮喪？ 人們在與團隊成員交談時應該表現出更高的尊重。 在會議期間全神貫注，避免看手機、手錶和電腦。
專業提示：如果您擔心時間，請在手機上設置鬧鐘。 提醒您的員工注意警報，這樣中斷就不那麼刺耳了。
在會議期間，您還應該注意自己的肢體語言。 肢體語言是強大的——事實上，它是如此強大，以至於社會心理學家艾米·卡迪（Amy Cuddy）最好地描述了它，“我們的非語言支配著別人對我們的看法和感受。” 事實上，55% 的人發現通過肢體語言進行交流最為有效。
通過保持眼神交流並面對對方，在整個會議期間保持參與。 另一種表明你在場的方式是在會議期間做筆記。 您不僅可以證明自己在傾聽，還可以記錄行動項目、後續行動和談話的重要內容。
6. 不要追趕
這些會議不應該是您了解員工當前項目的唯一工具。 您應該在本次會議之外定期了解工作進度和問題，這樣您就可以避免將每次會議都變成故障排除會議。
您的一對一應該用於更大的問題、項目和討論。 Help Scout 每週一都會向員工發送一段視頻，詳細說明一周的議程，並且團隊必須在一天結束前相互聯繫以進行討論。 這種類型的“狀態更新”會議可以消除一對一討論這些項目的需要，而是讓您有更多時間專注於對您的員工最重要的事情。
7. 跟進
與任何其他會議一樣，跟進您的一對一會議很重要。 在會議結束後 24 小時內準時發送電子郵件，以確認在下次會議期間要圍繞的後續步驟和項目。 回顧電子郵件還有助於將您的所有會議細節以書面形式記錄下來，以防止任何重要信息從裂縫中溜走。
您可能還包括要閱讀的協議、目標、新項目或鼓舞人心的文章和書籍。 結束您的電子郵件，並在您的員工需要進一步幫助時提供幫助。
定期向您的員工發送後續電子郵件也可以成為在績效評估期間重新審視的有用筆記。 它們可以幫助您跟踪員工全年實現的具體目標和成就。
每月一對一可以對您的團隊成員的工作和相互協作的方式產生深遠的影響。 通過個性化這些會議並關注團隊成員的專業成長，您可以幫助您的員工和組織取得成功。
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