Przy tak napiętych harmonogramach menedżerowie często uciekają z jednego spotkania tylko po to, by udać się prosto na kolejne jeden na jednego ze swoim pracownikiem. Masz tylko sekundy, aby ponownie skupić swoją uwagę i zaplanować program. Co gorsza, możesz zadawać pytania wypełniające, ponieważ nie miałeś czasu na odpowiednie przygotowanie. Przestrzegaj tej rutyny wystarczająco często, a spotkania te mogą stracić wartość dla Twoich pracowników.
Jeden na jeden nie powinien być czymś, co po prostu odhaczasz na swojej liście rzeczy do zrobienia. Są kluczowym narzędziem każdego dobrego menedżera. Pomagają Ci dowiedzieć się, co sprawia, że Twoi pracownicy działają, zrozumieć, jak utorować drogę do ich sukcesu, oferują coaching dla rozwoju osobistego oraz rozwiązywanie ich wyzwań i osiągnięć. Dzięki nim Twoi wysokowydajni pracownicy są inspirowani, produktywni i pasjonują się Twoją sprawą.
Na szczęście kilka prostych poprawek w strukturze spotkania może zmienić Twoje indywidualne spotkania w 30 minut, które Twoi pracownicy z niecierpliwością oczekują na wspólne spędzanie czasu. Dzięki tym siedmiu wskazówkom Twoja indywidualna rozmowa może stać się skuteczna i wartościowa.
1. Zorganizuj spotkanie piesze
Codzienna praca w tym samym otoczeniu może stać się monotonna, jednak większość z nas jest zwykle przywiązana do biurka. Typowy Amerykanin spędza w pracy średnio 9,3 godziny dziennie, co oznacza, że zazwyczaj jesteśmy aktywni tylko przez sześć godzin dziennie.
Wyjście poza ściany biura nie tylko przerwie codzienną rutynę i sprawi, że krąży krew, ale może również wywołać świeżą i ożywczą rozmowę. Dowód tkwi w statystykach. Zespół naukowców ze Stanford odkrył, że ludzie są o 60 procent bardziej kreatywni podczas chodzenia niż podczas siedzenia.
Nie musiałbyś się też martwić, że zostaniesz podsłuchiwany przez innych pracowników, dzięki czemu oboje będziecie mogli swobodnie rozmawiać.
2. Zadawaj pytania dotyczące rozwoju zawodowego
Chociaż zadawanie tych samych sprawdzonych i prawdziwych pytań dotyczących obciążenia pracą podczas każdego spotkania może być łatwe, rozważ zadawanie pytań, które przyczynią się do rozwoju zawodowego i osobistego Twoich pracowników.
Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób możesz wesprzeć ścieżkę kariery i rozwój swojego pracownika, możesz zapytać:
- Czy uważasz, że pomagamy rozwijać Twoją karierę w takim tempie, jakie byś chciał?
- W jakich obszarach swojej pracy chciałbyś wzmocnić swoje umiejętności lub otrzymać dodatkowe szkolenie?
- Jaka jest jedna rzecz, którą byś zmienił w naszych spotkaniach zespołowych, aby były bardziej efektywne?
- O jakim obszarze firmy chciałbyś dowiedzieć się więcej?
Rozwój osobisty Twojego pracownika jest również ważnym aspektem jego zadowolenia z pracy i ogólnego szczęścia w Twojej firmie. Dowiedz się, jak możesz wesprzeć ich rozwój, zadając pytania takie jak:
- Gdzie widzisz siebie za pięć lat?
- Jakie umiejętności możemy Ci pomóc rozwinąć, aby osiągnąć Twoje osobiste cele?
- Jak mogę pomóc zwiększyć satysfakcję z pracy?
- Czy czujesz, że masz odpowiednią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym?
Zadając pytania, które dotyczą zarówno ich życia osobistego, jak i zawodowego, nie tylko okazujesz swojemu pracownikowi żywotne zainteresowanie, ale także dajesz mu do zrozumienia, że zależy Ci na jego ogólnym szczęściu. Może to pomóc w zbudowaniu wspierającej relacji — takiej, w której pracownik czuje się swobodnie podchodząc do Ciebie i zwierzając się z niego.
Porada dla profesjonalistów: Wyślij te pytania do swojego pracownika z wyprzedzeniem, aby uniknąć umieszczania ich w miejscu i zamiast tego pozwolić im przygotować się z przemyślanymi odpowiedziami, które pomogą w prowadzeniu rozmowy.
Dodatkowo powinieneś poprosić o informację zwrotną dotyczącą decyzji, które dotyczą Twojego pracownika. Dziewięćdziesiąt osiem procent pracowników ankietowanych w badaniu Fierce Study stwierdziło, że chciałoby mieć swój wkład w podejmowanie decyzji, które mają na nich wpływ. Czterdzieści procent tych pracowników stwierdziło, że decydenci w ich organizacji nie proszą o ich wkład. Odróżnij się od tych liderów, zadając pytania wysokiego poziomu dotyczące decyzji zespołowych podczas indywidualnej rozmowy.
3. Zajmij tylne siedzenie
Czasami lepiej jest pozwolić drugiej osobie mówić większość. Tak jest w przypadku indywidualnej rozmowy z pracownikiem. Badanie przeprowadzone przez The Ken Blanchard Companies wykazało, że 69 procent respondentów uważa, że pracownik powinien być odpowiedzialny za ustalenie porządku spotkania.
Daj swojemu pracownikowi możliwość prowadzenia ich jeden na jednego. W ten sposób dasz im poczucie własności, które zachęca ich do jak najlepszego wykorzystania spotkań. Zbudują również cenne umiejętności dotyczące ustalania spotkań i przestrzegania agendy.
Chociaż twój pracownik powinien być odpowiedzialny za ustalanie agendy, nie powinien być odpowiedzialny za określanie ogólnych kwestii omówionych powyżej. Zadaj te pytania wcześniej, ale pozwól swoim pracownikom mówić większość.
4. Trzymaj się harmonogramu
Trzymanie się regularnego harmonogramu spotkań wymaga dyscypliny, ale korzyści dla Ciebie i członków Twojego zespołu są warte wysiłku. Na przykład, ustanawiając precedens, że będziesz spotykać się w każdy poniedziałek o 11 rano przez 30 minut, tworzysz rutynę i oczekiwanie. Pracownicy mogą następnie wygospodarować tę porcję czasu każdego tygodnia bez obaw o zaplanowanie nakładających się spotkań.
Daj przykład swoim pracownikom, rozpoczynając i kończąc spotkania na czas. Ich czas jest cenny i dlatego należy go brać pod uwagę. Rozważając, ile czasu zaplanować na spotkanie indywidualne, pamiętaj, że gdy spotkanie trwa 60 minut, pracownicy na ogół zaczynają tracić koncentrację. W rzeczywistości poziom uwagi zaczyna spadać już po 15 minutach spotkania. Po 45 minutach tylko 64 procent osób nadal zwraca uwagę na dyskusję. Utrzymuj spotkania jeden na jednego tak krótkie i słodkie, jak to tylko możliwe.
CZYTAJ DALEJ: Dlaczego definiowanie kultury organizacji non-profit jest kluczem do sukcesu
5. Bądź obecny
Jak bardzo czujesz się sfrustrowany, gdy rozmawiasz z przyjacielem, a on jest zajęty pisaniem SMS-ów na swoim telefonie? Ludzie powinni okazywać jeszcze wyższy poziom szacunku podczas rozmowy z członkiem zespołu. Poświęć niepodzielną uwagę i unikaj patrzenia na telefon, zegarek i komputer podczas spotkania.
Wskazówka: jeśli martwisz się o czas, ustaw alarm w telefonie. Poinformuj pracownika o alarmie, aby przerwanie było mniej drażniące.
Podczas spotkania należy również zwracać uwagę na język ciała. Mowa ciała jest potężna – tak potężna, że najlepiej może ją opisać psycholog społeczna Amy Cuddy: „Nasze niewerbalne rządzą tym, jak inni ludzie myślą i czują o nas”. W rzeczywistości 55 procent ludzi uważa, że komunikacja jest najskuteczniejsza za pomocą mowy ciała.
Utrzymuj zaangażowanie przez całe spotkanie, utrzymując kontakt wzrokowy i twarzą do drugiej osoby. Innym sposobem na pokazanie swojej obecności jest robienie notatek podczas spotkania. Nie tylko zademonstrujesz, że słuchasz, ale możesz także udokumentować działania, kontynuacje i ważne fragmenty rozmowy.
6. Nie graj w nadrabianie zaległości
Spotkania te nie powinny być jedynym narzędziem, na którym możesz polegać, aby dowiedzieć się o bieżących projektach swoich pracowników. Powinieneś regularnie śledzić postępy pracy i problemy poza tym spotkaniem, aby uniknąć przekształcania każdego spotkania w sesję rozwiązywania problemów.
Twój indywidualny powinien być używany do większych problemów, projektów i dyskusji. Help Scout wysyła pracownikom w każdy poniedziałek nagranie wideo, które zawiera szczegółowe plany tygodnia, a zespoły muszą połączyć się ze sobą, aby przedyskutować to do końca dnia. Ten rodzaj spotkania „aktualizacja statusu” może wyeliminować potrzebę rozmawiania o tych kwestiach podczas indywidualnych rozmów, a zamiast tego dać Ci więcej czasu na skupienie się na rzeczach, które są najważniejsze dla Twojego pracownika.
7. Kontynuacja
Podobnie jak w przypadku każdego innego spotkania, ważne jest, aby śledzić spotkania indywidualne. Wyślij e-maila punktualnie w ciągu 24 godzin od spotkania, aby potwierdzić kolejne kroki i elementy, do których chcesz się krążyć podczas następnego spotkania. E-mail podsumowujący pomaga również zapisać wszystkie szczegóły spotkania na piśmie, zapobiegając prześlizgnięciu się ważnych informacji.
Możesz także dołączyć umowy, cele, nowe projekty lub inspirujące artykuły i książki do przeczytania. Zakończ wiadomość e-mail ofertą pomocy Twojemu pracownikowi, jeśli będzie potrzebował dalszej pomocy.
Regularne e-maile uzupełniające do Twoich pracowników mogą również stać się pomocnymi notatkami, do których warto wracać podczas przeglądów wyników. Mogą pomóc Ci śledzić konkretne cele i osiągnięcia, które Twoi pracownicy osiągnęli w ciągu roku.
Comiesięczne spotkania indywidualne mogą mieć głęboki wpływ na sposób, w jaki członkowie zespołu pracują i współpracują ze sobą. Personalizując te spotkania i skupiając się na rozwoju zawodowym członków zespołu, możesz pomóc odnieść sukces zarówno swoim pracownikom, jak i organizacji.
Przejdź od szczęśliwych pracowników do szczęśliwych darczyńców
