이러한 빡빡한 일정으로 인해 관리자는 종종 직원과 일대일로 바로 가기 위해 한 회의에서 경쟁합니다. 주의를 다시 집중하고 의제를 계획할 수 있는 시간은 단 몇 초뿐입니다. 설상가상으로, 적절하게 준비할 시간이 없었기 때문에 필러 질문을 하는 자신을 발견할 수 있습니다. 이 루틴을 충분히 반복하면 이러한 회의가 직원의 가치를 잃을 수 있습니다.
일대일 업무는 할 일 목록에서 확인만 해서는 안 됩니다. 그들은 모든 훌륭한 관리자에게 중요한 도구입니다. 직원들의 마음을 움직이는 요소가 무엇인지 배우고, 성공을 위한 길을 닦는 데 도움이 되는 방법을 이해하고, 개인 개발을 위한 코칭을 제공하고, 직원의 도전과 성취를 해결하는 데 도움이 됩니다. 그들은 높은 성과를 내는 직원들이 당신의 대의에 대해 영감을 주고, 생산적이며, 열정을 갖도록 합니다.
다행히도 회의 구조를 몇 가지만 수정하면 직원들이 실제로 당신과 함께 시간을 보내기를 고대하는 30분으로 일대일 회의를 할 수 있습니다. 이 7가지 팁의 도움으로 일대일 상담이 효과적이고 가치 있게 될 수 있습니다.
1. 도보 미팅
매일 같은 환경에서 일하는 것이 단조로울 수 있지만 우리 대부분은 대개 책상에 묶여 있습니다. 전형적인 미국인은 직장에서 하루 평균 9.3시간 동안 앉아 있습니다. 이는 우리가 일반적으로 하루 중 단 6시간 동안만 활동한다는 것을 의미합니다.
사무실 벽을 벗어나면 일상이 깨질 뿐만 아니라 혈액 순환이 원활해질 뿐만 아니라 신선하고 활기찬 대화를 촉발할 수 있습니다. 그 증거는 통계에 있습니다. 스탠포드 연구원 팀은 사람들이 앉아 있을 때보다 걷는 것이 60% 더 창의적이라는 것을 발견했습니다.
또한 다른 직원들에게 들키지 않을까 걱정할 필요가 없어 두 사람 모두 자유롭게 이야기할 수 있습니다.
2. 전문성 개발에 관한 질문하기
모든 회의에서 작업 부하에 대해 동일하게 시도되고 진실된 질문을 하는 것이 쉬울 수 있지만, 직원의 직업적 및 개인적 성장에 기여할 질문을 하는 것을 고려하십시오.
직원의 경력 경로와 성장을 지원하는 방법을 더 잘 이해하기 위해 다음과 같이 질문할 수 있습니다.
- 우리가 원하는 속도로 경력을 발전시키는 데 도움이 된다고 생각하십니까?
- 직무의 어떤 분야에서 기술을 강화하거나 추가 교육을 받고 싶습니까?
- 팀 회의를 보다 효과적으로 만들기 위해 변경하고 싶은 한 가지는 무엇입니까?
- 회사의 어떤 분야에 대해 더 알고 싶습니까?
직원의 개인적 성장은 또한 직원의 직무 만족도와 회사 전체의 행복을 좌우하는 중요한 측면입니다. 다음과 같은 질문을 통해 개발을 지원하는 방법을 알아보세요.
- 5년 후의 자신의 모습은?
- 개인적인 목표를 달성하기 위해 어떤 기술을 개발하도록 도울 수 있습니까?
- 어떻게 하면 직업 만족도를 높일 수 있습니까?
- 일과 삶의 균형이 적절하다고 느끼십니까?
직원의 개인 및 직업 생활과 관련된 질문을 할 때 직원에게 기득권을 표시할 뿐만 아니라 직원의 전반적인 행복에 관심이 있음을 알립니다. 이렇게 하면 직원이 편안하게 접근하고 자신을 신뢰할 수 있는 지원 관계를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.
전문가 팁: 이러한 질문을 직원에게 미리 이메일로 보내서 즉시 질문을 하지 않고 대화를 주도하는 데 도움이 되는 사려 깊은 답변으로 준비하도록 할 수 있습니다.
또한 직원에게 영향을 미치는 결정에 대한 피드백을 요청해야 합니다. Fierce Study에서 설문조사에 응한 직원의 98%는 자신에게 영향을 미치는 결정에 기여하고 싶다고 말했습니다. 해당 근로자의 40%는 조직의 의사결정자가 자신의 의견을 요구하지 않는다고 말했습니다. 일대일 동안 팀 결정에 대해 높은 수준의 질문을 하여 이러한 리더와 차별화됩니다.
3. 뒷자리에 앉아
때로는 다른 사람이 대부분의 이야기를 하게 하는 것이 좋습니다. 직원과 일대일 관계를 가질 때 그렇습니다. The Ken Blanchard Companies에서 실시한 연구에 따르면 설문 응답자의 69%가 직원이 회의 의제를 결정할 책임이 있다고 생각합니다.
직원에게 일대일로 운전할 기회를 주십시오. 그렇게 함으로써, 당신은 그들이 회의를 최대한 활용하도록 격려하는 주인의식을 갖게 될 것입니다. 그들은 또한 회의를 설정하고 의제를 준수하는 것과 관련된 귀중한 기술을 습득할 것입니다.
직원은 의제 설정에 대한 책임을 져야 하지만 위에서 논의한 큰 그림을 결정할 책임은 없습니다. 이러한 질문을 미리 제공하되 직원들이 대부분의 이야기를 하도록 하십시오.
4. 일정을 지켜라
정기적인 회의 일정을 지키려면 규율이 필요하지만 당신과 당신의 팀원 모두에게 그만한 가치가 있습니다. 예를 들어 매주 월요일 오전 11시에 30분 동안 만나기로 하는 선례를 설정함으로써 당신은 일상과 기대를 형성하게 된다. 그러면 직원들은 겹치는 회의 일정에 대한 두려움 없이 매주 해당 시간을 분할할 수 있습니다.
정시에 회의를 시작하고 종료하여 직원들에게 모범을 보이십시오. 그들의 시간은 가치가 있으므로 고려되어야 합니다. 일대일 회의 일정을 잡을 시간을 고려할 때 회의 시간이 60분에 이르면 일반적으로 직원들이 집중력을 잃기 시작한다는 점을 명심하십시오. 사실 회의 시작 15분 만에 주의력이 떨어지기 시작합니다. 45분이 지난 후에도 64%의 사람들만이 여전히 토론에 주의를 기울이고 있습니다. 일대일 회의를 가능한 한 짧고 달콤하게 유지하십시오.
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5. 참석
친구와 대화를 하고 있는데 친구가 휴대폰으로 바쁘게 문자를 보낼 때 얼마나 속상합니까? 사람들은 팀원과 대화할 때 훨씬 더 높은 수준의 존경심을 가져야 합니다. 집중적으로 주의를 기울이고 회의 중에 전화, 시계 및 컴퓨터를 보지 마십시오.
전문가 팁: 시간이 걱정된다면 휴대전화에 알람을 설정하세요. 직원에게 알람을 알려 방해가 덜 거슬리도록 합니다.
회의 중 바디 랭귀지에도 주의를 기울여야 합니다. 신체 언어는 강력합니다. 사실 사회 심리학자 Amy Cuddy는 "우리의 비언어적 표현은 다른 사람들이 우리에 대해 생각하고 느끼는 방식을 지배합니다"라고 가장 잘 설명할 수 있을 정도로 강력합니다. 사실, 55%의 사람들이 신체 언어를 통한 의사 소통이 가장 효과적이라고 생각합니다.
눈을 마주치고 다른 사람을 바라보면서 회의 내내 계속 참여하십시오. 참석을 표시하는 또 다른 방법은 회의 중에 메모하는 것입니다. 경청하고 있다는 것을 보여줄 뿐만 아니라 행동 항목, 후속 조치 및 대화의 중요한 부분을 문서화할 수도 있습니다.
6. 따라잡기 게임을 하지 마십시오
이러한 회의는 직원의 현재 프로젝트에 대해 배우기 위해 의존하는 유일한 도구가 되어서는 안 됩니다. 이 회의 외에 정기적으로 작업 진행 상황과 문제를 파악해야 모든 회의가 문제 해결 세션으로 전환되는 것을 방지할 수 있습니다.
일대일 대화는 더 큰 문제, 프로젝트 및 토론에 사용해야 합니다. Help Scout는 매주 월요일 직원들에게 주의 의제를 자세히 설명하는 비디오를 보내며, 팀은 하루가 끝날 때까지 이를 논의하기 위해 서로 연결해야 합니다. 이러한 유형의 "상태 업데이트" 회의는 일대일로 이러한 항목에 대해 이야기할 필요를 없애고 대신 직원에게 가장 중요한 사항에 집중할 수 있는 더 많은 시간을 제공할 수 있습니다.
7. 후속 조치
다른 회의와 마찬가지로 일대일로 후속 조치를 취하는 것이 중요합니다. 회의 후 24시간 이내에 시간을 엄수하는 이메일을 보내 다음 회의에서 다음 단계와 항목을 확인하세요. 요약 이메일은 또한 모든 회의 세부 정보를 서면으로 작성하여 중요한 정보가 틈 사이로 빠져나가는 것을 방지합니다.
또한 계약, 목표, 새로운 프로젝트 또는 영감을 주는 기사와 읽을 책을 포함할 수 있습니다. 직원이 추가 지원이 필요한 경우 도움이 될 수 있는 제안으로 이메일을 마무리합니다.
직원에게 보내는 정기적인 후속 이메일도 성과 검토 중에 다시 방문하는 데 유용한 메모가 될 수 있습니다. 직원들이 한 해 동안 달성한 특정 목표와 성취를 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.
월간 일대일 회의는 팀원들이 서로 작업하고 협업하는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 회의를 개인화하고 팀 구성원의 전문적인 성장에 집중함으로써 직원과 조직 모두의 성공을 도울 수 있습니다.
행복한 직원에서 행복한 기부자로
