Como usar a metodologia Sprint para atingir metas ousadas sem fins lucrativos

O livro Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days (Sprint) foi escrito por Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz para startups de tecnologia. Sua intenção é ajudar as empresas a idealizar, construir e testar protótipos rapidamente em um ambiente do mundo real.

Mas as organizações sem fins lucrativos também podem aproveitar esses insights, especialmente porque seus objetivos são os mesmos:

Um sprint é um período de tempo designado de cinco dias em que você rapidamente constrói e testa ideias que dão vida a essas visões. Quando a metodologia do sprint é aplicada corretamente, você pode descobrir se sua próxima grande ideia vale o compromisso sem desperdiçar tempo e dinheiro valiosos.

Os autores nos dizem que “os melhores sprints são usados ​​para resolver problemas importantes” e “encorajam você a escolher uma grande briga”. Assim como qualquer empresa com fins lucrativos ou startup de tecnologia, as organizações sem fins lucrativos têm grandes visões para compartilhar, problemas importantes para resolver e grandes lutas para vencer.

Neste post, esperamos detalhar alguns dos conceitos básicos apresentados no livro, como por que você deve considerar um sprint, detalhes da estrutura da metodologia de sprint e como estruturar uma equipe de sprint. Em seguida, mergulharemos em um sprint simulado de cinco dias que segue uma meta ambiciosa, levando você de segunda a sexta-feira.

Por que Sprint?

A metodologia do sprint pode nos ajudar a focar e responder às nossas maiores perguntas sobre uma nova ideia antes de nos comprometermos a executá-la.

Por exemplo, se você estiver fazendo um rebranding para seu site, um sprint pode mostrar como seu público responde ao novo design. Se eles gostarem, todos os sistemas vão. Se eles acharem isso desengajado, você pode mudar para um novo conceito.

Independentemente disso, você tem uma resposta sobre como seu novo design funcionará sem gastar tempo ou dinheiro para implementá-lo totalmente. De acordo com a Sprint , existem algumas situações-chave em que uma sprint pode ser mais útil:

• Você está enfrentando um problema de alto risco que custa muito tempo e dinheiro para resolver
• Há um prazo apertado se aproximando e você precisa de uma solução, rápido
• Você está tendo dificuldades para começar a executar uma nova ideia

Você vai precisar de uma equipe de dinamite para realizar um sprint bem-sucedido.

Monte sua equipe de sprint

Nem todos em sua organização podem ser membros da equipe de sprint, mas é importante que você tenha uma combinação saudável de departamentos e conjuntos de habilidades representados.

Você conhece melhor sua equipe e pode fazer o julgamento certo, mas há alguns arquétipos que a Sprint recomenda para sua equipe. Ao todo, existem sete papéis diferentes:

• O Decisor: Uma pessoa em uma posição de autoridade que se sente à vontade para tomar grandes decisões. Eles tomarão as decisões cruciais durante o seu sprint.
• Especialista em finanças: Alguém que pode explicar de onde vem o dinheiro e para onde vai.
• Especialista em marketing: Idealmente, deve ser alguém responsável pelo marketing, marca, design ou comunicações.
• Especialista em clientes: uma pessoa que interage regularmente com suas diferentes comunidades e redes.
• Especialista em tecnologia/logística: Um indivíduo que entende ou sabe como usar suas tecnologias.
• Especialista em design: a pessoa envolvida no design de sua marca, estética ou campanhas.
• Facilitador: Esta pessoa é responsável por gerenciar todo o sprint.

Depois de selecionar sua equipe, prepare seu ambiente.

Defina o humor

Todos devem se comprometer totalmente com a metodologia do sprint. Isso significa que a equipe limpa toda a sua agenda, de segunda a sexta-feira.

Durante o seu sprint, ninguém pode usar nenhum tipo de dispositivo, a não ser para situações de trabalho importantes ou durante os intervalos. Em ambos os casos, você deve sair da sala de sprint para lidar com seu dispositivo.

Tente reservar a mesma sala de conferências ou espaço de trabalho para a semana inteira, se puder. Coloque as mãos em dois grandes quadros brancos ou algo semelhante em que você possa escrever.

Cada dia começará às 10h, com exceção da sexta-feira, que começa às 9h para garantir uma lista completa de testes de usuários. Além disso, a Sprint sugere dividir suas horas assim:

• Trabalho: 10h00 às 11h30 / 11h45 às 13h00 / 14h00 às 15h30 / 15h45 às 17h00
• Intervalo: 11h30 às 11h45 / 15h30 às 15h45
• Almoço: 1:00
• Fim: 5:00

Você começa às 10 da manhã para que as pessoas possam fazer o check-in, limpar qualquer arrumação e se instalar antes de começar o dia. Terminar às 17h garante que as pessoas retenham energia suficiente para realizar o sprint durante toda a semana.

Agora, prepare-se porque você tem uma semana enérgica e emocionante pela frente.

A semana em resumo

Abaixo estão as metas detalhadas para cada dia:

Segunda-feira

• Concorde com uma meta de longo prazo que você deseja alcançar por meio de seu sprint
• Crie um mapa detalhado do que você está tentando resolver e como você vai resolver
• Consulte especialistas para completar a estratégia para atingir seu objetivo
• Escolha um alvo para onde você se concentrará durante o resto do sprint

Terça-feira

• Fonte externa, ideias pré-existentes para inspiração
• Esboce soluções para o seu desafio

Quarta-feira

• Critique as soluções esboçadas
• Escolha uma solução que lhe dê a melhor chance de alcançar seu objetivo de longo prazo
• Desenhe um storyboard de esboços e ideias escolhidos

Quinta-feira

• Construa seu protótipo

Sexta-feira

• Apresente seu protótipo a clientes ou constituintes e entreviste-os sobre isso
• Estude as reações deles ao seu protótipo
• Tenha uma solução de como você pode atingir seu objetivo de longo prazo

Corrida simulada

Agora que você conhece o básico sobre a estrutura da metodologia de sprint, vamos mergulhar em um sprint simulado projetado para ilustrar o processo.

Segundo os autores, os sprints funcionam melhor com objetivos ousados.

Para o propósito deste exemplo, definiremos a meta ambiciosa de aumentar os novos doadores em 50 por cento .

Segunda-feira

Se você não tiver uma meta de longo prazo já selecionada, a primeira coisa que você e sua equipe farão na segunda-feira é definir essa meta. Em seguida, escreva em cima do quadro branco:

Quase imediatamente depois de escrevê-lo no quadro branco, você precisa fazer furos. Imagine quaisquer obstáculos, obstruções e problemas que possam fazer com que você falhe.

Por exemplo, talvez você não atinja sua meta porque supõe que novos doadores o encontrarão organicamente. Agora, como recomenda a Sprint , transforme isso em uma pergunta: “Como encontramos novos doadores onde eles estão?”

Mapeie seu caminho

Depois de saber para onde está indo e o que está enfrentando, você pode mapear sua jornada: literalmente. Este mapa não precisa ser uma obra-prima artística, mas precisa ter começo, meio e fim.

Comece à esquerda do seu quadro branco e liste todos os diferentes grupos relevantes para sua meta de longo prazo. Para nossa meta de aquisição de doadores, este seria apenas um grupo, rotulado como “Novos doadores”.

Na extremidade direita do quadro branco, escreva o que você deseja que este grupo realize. Vamos rotular esse final como "Concluir uma doação".

No meio, você conectará essas duas extremidades com palavras simples, setas e caixas. Isso reflete a jornada potencial de um “Novo Doador” desde a descoberta de sua organização até a conclusão de uma doação.

Por exemplo, um novo doador poderia:

1. Ver uma postagem de mídia social de um doador existente sobre seu presente
2. Clique no link em sua postagem para o seu site
3. Leia uma história sobre o impacto da sua organização
4. Siga a chamada para ação e clique no botão “Doar agora”
5. Insira suas informações de pagamento
6. Conclua o check-out

Eles estão lá em seis movimentos, e este é apenas um caminho do começo ao fim. Provavelmente, há várias maneiras de um novo doador percorrer sua história para concluir um checkout.

Consulte seus especialistas

Você pode precisar de especialistas externos para identificar e preencher lacunas em seu mapa. Chame especialistas de sua organização para entrevistas de 30 minutos e faça com que eles:

• Revise seu quadro branco
• Compartilhe o que eles sabem sobre seu desafio
• Preencha o que você perdeu ou corrija o que você errou
• Ajuste o mapa, se necessário

Nossa equipe de simulação de sprint pode consultar um coordenador voluntário, por exemplo. Este especialista pode lhe mostrar um caminho que você nunca viu antes: um voluntário atual envia um e-mail para todos os seus amigos e familiares pedindo apoio para a campanha.

À medida que essas entrevistas acontecem, peça à sua equipe que escreva suas anotações. A Sprint usa o método “How Might We” para transformar essas notas neutras em perguntas convincentes.

Se você tomou notas da reunião com seu coordenador de voluntários sobre o recrutamento por meio de redes de voluntários, você poderia escrever: “Como podemos alavancar a rede de voluntários para recrutar novos doadores?”

Analise suas notas

Pegue todas as suas anotações de “Como podemos” e coloque-as na parede. Dê um passo para trás e comece a escolher temas-chave, depois reagrupe suas notas por esses padrões.

Para nosso sprint simulado, algumas dessas notas podem perguntar “Como podemos”:

• Incentive a ação de alguém que nunca ouviu falar de nós
• Agarre a atenção de grupos demográficos mais jovens
• Crie promoções de mídia social atraentes e materiais de marketing
• Incentivar os atuais apoiadores a recrutar novos doadores
• Administrar novos doadores para doar novamente no futuro

Você precisa votar em qual dessas notas é mais relevante para seu objetivo de longo prazo e ajudá-lo a definir ainda mais seu caminho para o sucesso. Haverá muitas situações ao longo do seu sprint em que você vota assim e, para minimizar discussões demoradas, o Sprint usa votação por pontos.

Cada pessoa em sua equipe recebe dois adesivos de pontos grandes por seus votos, e o Decisor recebe quatro. Depois que todos tiverem votado, alinhe suas escolhas ao mapa que você desenhou anteriormente.

A maioria provavelmente corresponderá a uma etapa específica da jornada. Por exemplo, “Criar promoções de mídia social atraentes” subiria para o seu segundo degrau no mapa, em que um novo doador “Vê um doador atual postar sobre seu presente nas mídias sociais”. Se você vir muitos votos agrupados, provavelmente é um sinal de uma forte oportunidade.

Em seguida, o Decisor escolherá onde seu foco permanecerá pelo resto da semana com base na opção que apresenta a maior oportunidade. Em nossa sala de simulação de sprint, The Decider escolhe:

• Ative doadores, voluntários e arrecadadores de fundos atuais para ajudar a recrutar novos doadores

Sua segunda-feira acabou e você sabe qual é o seu objetivo. Terça-feira tem tudo a ver com formar soluções para como você atinge esse objetivo.

Terça-feira

Sua equipe passará a manhã de terça-feira buscando inspiração para ajudar a criar soluções diferentes para seu desafio. Você estudará empresas existentes, outras organizações sem fins lucrativos, serviços ou ideias que já existem.

Em seguida, sua equipe apresentará suas ideias para a sala, explicando como essa ideia pode ajudar no seu desafio.

Inspire-se

Peça à sua equipe para pensar em outras empresas, organizações sem fins lucrativos, campanhas de arrecadação de fundos, produtos ou serviços que inspirem uma solução para seu desafio de sprint. Reforce sua meta de longo prazo, jornada do cliente e metas para este exercício.

Depois que sua equipe tiver uma lista, peça que escolham a ideia principal. Em seguida, cada um tem três minutos para apresentar o seu na sala. Enquanto eles falam, tome notas sobre ideias úteis, esboce um pequeno desenho da ideia, dê-lhe um título e anote a fonte.

Um exemplo pode ser o programa de indicação do Airbnb. Quando um usuário convida outra pessoa para usar a plataforma, ele pode compartilhar um código de referência por e-mail ou pelas mídias sociais que dá a cada pessoa um crédito para usar na plataforma.

A apresentação consistiria em um membro da equipe demonstrando como compartilhar um código de referência por meio desses meios. Uma nota potencial disso poderia ser:

• Ideia: compartilhar códigos de referência de várias maneiras
• Título: Códigos de referência de compartilhamento múltiplo
• Fonte: programa de indicação do Airbnb

Outra ideia para sair disso pode ser:

• Ideia: Incentivar referências
• Título: Recompensas por indicação
• Fonte: programa de indicação do Airbnb

Durante este tempo, não tome decisões ou debata. Basta capturar qualquer coisa útil da apresentação.

Seja artístico

Na terça-feira à tarde, sua equipe precisa formar uma hipótese sobre o que poderia resolver seu desafio em mãos. Para fazer isso, você começará a desenhar esboços detalhados, completos e fáceis de entender a partir das ideias apresentadas.

Para nosso sprint simulado, pegaremos a ideia “Códigos de referência de compartilhamento múltiplo” e a aprofundaremos ainda mais com um storyboard curto de três páginas:

• Frame One: Um apoiador gera um link de código de referência, com a opção de compartilhá-lo nas mídias sociais, e-mail ou texto. A cópia promocional diz: “Estamos procurando novos doadores para apoiar esta campanha. Se você doar através do meu link aqui, sua primeira doação será equivalente a US$ 50 por nossos parceiros dedicados.”
• Quadro Dois: Um novo doador em potencial vê o link e clica nele, o que o leva à página de doação.
• Quadro Três: O novo doador insere o valor da doação, vê o presente correspondente e conclui o checkout.

No final das contas, o que importa aqui é a qualidade das soluções, não a arte ou o desenho. Estes servirão como seu ponto de partida na quarta-feira.

Quarta-feira

Na quarta-feira, você e sua equipe pendurarão os esboços de todos nas paredes e avaliarão. Lembre-se, seu objetivo é decidir qual solução você vai oficialmente prototipar.

Votar e criticar

Para começar, cada pessoa colocará pontos nas ideias mais interessantes e adicionará quaisquer dúvidas ou preocupações abaixo do esboço. A avaliação do grupo mostrará o que mais se destaca.

Continuando com nosso esboço de terça-feira, diremos que há muitos pontos no quadro um, agrupados na cópia social e na parte sobre um presente correspondente exclusivamente para novas doações.

Também pode haver perguntas adicionadas a este esboço que dizem:

• Fornecemos aos apoiadores atuais uma cópia social?
• Quem devemos obter para igualar as doações?
• Como construímos links de referência?

Seu Facilitador irá então narrar os esboços na parede enquanto sua equipe faz anotações. Em seguida, você revisará as perguntas em grupo, mas durante esse processo o criador do esboço permanecerá em silêncio.

Depois de percorrer o esboço, o criador pode entrar em contato para explicar quaisquer ideias perdidas ou responder a perguntas. Não deixe ninguém “vender” para o quarto. Sua ideia final precisa se sustentar no mundo real sem ajuda extra do criador.

Votação, segunda rodada

Depois de analisar o esboço de todos, sua equipe está em uma importante encruzilhada. Você vai escolher o que construir na quinta-feira.

Todos recebem um voto e 10 minutos para decidir qual é a melhor ideia. Pode ser um esboço inteiro ou simplesmente uma ideia de um esboço.

Em seguida, cada pessoa tem um minuto para explicar seu voto para a sala. O Decisor deve prestar muita atenção, porque eles têm o poder final para dar o voto final e decisivo.

O Decisor é um membro da sua equipe especificamente para momentos como esse e recebe três votos. Eles podem votar alinhados com a equipe ou com seu próprio instinto; eles podem votar em uma ideia ou escolher várias ideias nos esboços.

Analisando nosso esboço de sprint simulado e os votos correspondentes nele, o Decisor vota em:

• Construir um programa de referência para doadores novos e existentes
• Forneça aos apoiadores atuais links de referência e cópia social
• Garanta um parceiro para igualar as doações recebidas pela primeira vez

Você iniciou seu sprint com o objetivo de longo prazo de aumentar os novos doadores em 50%. Agora, neste momento, você tem uma solução que o ajudará a atingir esse objetivo – coloque-o em um quadro branco.

Crie sua história

Antes de construir um protótipo, você precisa unir todas as partes do seu sprint em uma história coesa. Em equipe, você criará um storyboard de 10 a 15 etapas em um de seus quadros brancos.

A Sprint sugere começar com a pergunta de abertura: “Qual é a melhor cena de abertura?” Ou seja, onde alguém se envolverá com sua solução antes de chegar à sua solução?

Com nosso exemplo, antes que alguém encontre um link de referência em uma postagem de mídia social, ele fará login em sua conta. Então, para o nosso simulado, a cena de abertura pode ser alguém fazendo login em sua conta.

Depois de ter uma cena de abertura, crie toda a jornada juntos como uma equipe. Pode ser algo assim:

• Novo doador faz login em sua conta de mídia social
• Eles navegam no feed de notícias e clicam nas postagens, perfis e hashtags dos amigos
• Na página de um amigo, eles veem uma nova postagem que os chama para apoiar uma campanha
• A cópia é atraente e há menção de um presente correspondente para todos os doadores de primeira viagem
• O novo doador fica intrigado, clica em uma página explicando todos os detalhes da campanha e os presentes correspondentes
• Localiza o botão de doação, clica na página de doação
• Preenche suas informações e vê o presente correspondente aplicado
• Conclui o check-out
• O referenciador recebe um e-mail automatizado da organização sem fins lucrativos agradecendo a indicação
• O referenciador desbloqueia incentivos especiais à medida que novos doadores fazem doações por meio de seu link

Esse processo provavelmente levará toda a tarde de quarta-feira, mas é importante permanecer paciente e mapear o máximo de detalhes possível. Afinal, o storyboard será seu modelo para o protótipo de quinta-feira.

Quinta-feira

Comece quinta-feira com uma breve reflexão sobre onde você veio desde segunda-feira. Este pode ser um momento energizante que ajuda sua equipe a avançar forte na linha de chegada.

Não importa o que você se comprometa a construir, mantenha um forte senso de otimismo de que você criará uma solução bem-sucedida e sua equipe tem a experiência para juntá-la, porque você pode, e eles o fazem.

Acerte a cabeça

Lembre-se, você não está construindo um produto totalmente acabado aqui, apenas a ilusão de um. Seu objetivo é testar uma ideia maior que a vida para avaliar sua viabilidade antes de ser construída.

Dada a natureza técnica de nossa solução de simulação de sprint para criar um programa de referência, pode ser necessário alguém com experiência em codificação para dar vida. Isso pode custar muito tempo e dinheiro, mas você não precisa se preocupar com isso agora.

No momento, tudo o que você precisa se preocupar é montar uma solução que pareça uma experiência real de programa de referência. No final de seu teste de usuário na sexta-feira, você saberá se valerá a pena investir tempo e dinheiro na contratação de um desenvolvedor para criar sua solução.

Muitas mãos fazem a luz funcionar

Existem vários jogadores necessários para construir seu protótipo. Você se reunirá como uma equipe, consistindo nas seguintes funções sugeridas pela Sprint :

• Makers (2 ou mais): cria os componentes individuais do seu protótipo, como telas e páginas
• Stitcher (1): Coleta componentes dos Criadores e os combina de maneira perfeita
• Escritor (1): Preenche todo o texto para fazer seu protótipo parecer real
• Coletor de recursos (1 ou mais): pesquisa em todos os lugares por elementos como ícones, fotos ou conteúdo de amostra para fornecer aos Criadores
• Entrevistador (1): Permanece ausente do processo de prototipagem na quinta-feira para criar um roteiro para sexta-feira para garantir que eles não influenciem as reações dos clientes

Divida as diferentes seções do seu storyboard e comece a construir. Verifique duas e três vezes se datas, horários, nomes e outros conteúdos falsos são consistentes e sem erros em todo o seu protótipo.

Então, por volta das 15h, faça um teste do seu protótipo usando o Entrevistador como público principal. Procure quaisquer erros ou lacunas que precisem ser preenchidos, resolva-os e prepare-se para testar com os clientes.

Sexta-feira

Na terça-feira, seu Facilitador começou a buscar pessoas para seus testes de sexta-feira. Você precisa de cinco pessoas dispostas a participar de uma entrevista de uma hora para explorar um novo protótipo.

Por que Cinco?

A Sprint cita um estudo de Jakob Nielsen para apoiar a contagem de cinco. De acordo com a Nielsen, 85% dos problemas encontrados durante os testes de usabilidade do site com usuários ficaram evidentes após apenas cinco entrevistas.

Hospede a entrevista

Reúna sua equipe de sprint em uma sala, seu entrevistador em uma sala separada e vincule os dois via webcam. À medida que a entrevista passa pelo roteiro, a equipe observa e toma notas diligentes.

A Sprint nos diz que estabelecer seu conforto é crucial para um feedback aberto, honesto e crítico. Então, à medida que cada pessoa chega, comece com uma pequena conversa para deixá-los confortáveis. Deixe-os saber que você gravará isso apenas para fins internos.

Então, é hora de mostrar seu protótipo. À medida que avança, incentive seus testadores a:

• Pense em voz alta
• Seja sincero com reações positivas e negativas
• Aponte áreas de atrito e confusão
• Mencione coisas que eles gostam

É crucial que seu entrevistador não leve o indivíduo a conclusões. Igualmente importante é manter seu potencial doador em movimento e pensando em voz alta, não ansioso para fornecer uma resposta certa.

Seu script ajudará a manter as entrevistas sem problemas e fornecerá consistência em cada testador. Isso, por sua vez, torna mais fácil identificar padrões recorrentes ao longo do dia.

O Aconchego Final

Depois que sua última entrevista for embora, a equipe pode se sentir esgotada, mas não deixe as pessoas quebrarem sem um interrogatório. O final de sexta-feira é potencialmente a parte mais importante de todo o seu sprint.

Revisite sua Estrela do Norte a partir de segunda-feira, converse sobre suas entrevistas, examine todas as anotações e tire sua conclusão final sobre a viabilidade de sua ideia. É aqui que você saberá, com confiança, quais são seus próximos passos para implementar uma solução completa.

Por exemplo, com nosso sprint simulado, o teste do usuário pode revelar que a maior parte da ideia é um sucesso, mas há algumas áreas para melhorias:

• Todos os cinco participantes foram atraídos com uma postagem de apoiadores atuais sobre a campanha, bem como o presente correspondente para doadores de primeira viagem.
• No entanto, quando eles clicaram na sua página explicando tudo, o foco deles vacilou. Eles finalmente encontraram o botão de doação, mas demorou mais do que o esperado.
• Ao chegar à página de doação, todos os cinco testadores concluíram o checkout.
• No entanto, o e-mail automatizado enviado ao referenciador não funcionou como planejado e confundiu alguns dos participantes sobre quem recebe o incentivo de indicação.

O sprint foi mais do que bem-sucedido e, com algumas correções rápidas, você pode aprimorar sua ideia de programa de indicação antes de implementá-la por completo. Além disso, você não precisava gastar dinheiro para construir uma solução baseada puramente em esperanças e sonhos.

Se você deseja explorar toda a profundidade da estrutura da metodologia do sprint e mapeá-la para seus outros objetivos, recomendamos a leitura do livro inteiro. No entanto, o que temos aqui deve ser suficiente para dar partida no seu motor e colocar as ideias em andamento.

Deixe-nos saber nos comentários se você der uma chance. Adoraríamos saber como você o adaptou para se adequar à sua organização. Boa sorte e boa corrida!