Otimizando seu orçamento de relações públicas: 3 maneiras pelas quais as ferramentas de monitoramento de mídia podem ajudar

Para começar com um grande aviso: Não, não achamos que cortar orçamentos para relações públicas fará sua empresa crescer. O que achamos é que muitos de vocês não têm influência sobre o orçamento que recebem para seus esforços de relações públicas. Ou talvez você tenha uma palavra a dizer. Seja qual for o caso, achamos que o valor que você recebe pode ser efetivamente otimizado ou até mesmo aumentado usando uma ferramenta de monitoramento de mídia.

Leia a explicação de relações públicas digitais: melhores estratégias e ferramentas

Vamos começar com algumas noções básicas e ver quais são algumas das coisas que seu orçamento de RP vai.

Plano de orçamento de relações públicas - uma visão geral rápida

Embora sua divisão de orçamento de relações públicas possa diferir dependendo do setor em que você está, aqui estão algumas das coisas em que você pode gastar seu dinheiro:

• conferências de imprensa
• Eventos de mídia
• Gerenciamento de crise
• Monitoramento de mídia/recorte de imprensa
• Associações
• Produção e distribuição de conteúdo
• PR e pesquisa de mercado
• Bancos de dados de influenciadores e jornalistas
• Pessoal (se feito internamente)

O detalhamento do seu orçamento pode parecer completamente diferente e pode não incluir a maioria dessas coisas, mas estamos mantendo as coisas gerais para se adequar à maioria dos cenários.

Agência ou interna?

Existem diferentes abordagens para lidar com o PR da sua empresa, quer você decida terceirizar o trabalho ou fazê-lo internamente.

Contratar uma agência definitivamente pode lhe dar uma vantagem em termos de produtividade e facilidade, pois ela fornece acesso a conhecimentos especializados e pode fazer a maioria das atividades de relações públicas para você. Dependendo de suas necessidades, você também pode contratar uma agência especializada em apenas uma atividade (por exemplo, crise, relações públicas,…).

Tenha em mente que, embora muitas vezes muito organizadas e produtivas, as agências podem ser muito caras e também ocupadas. Suas agendas podem ficar loucas e você pode se encontrar em uma situação em que sua marca não recebe a atenção que merece.

Leia: O que faz uma agência de relações públicas

Por outro lado, ter uma equipe interna de relações públicas dá a você uma sensação de controle. Você pode acessar facilmente tudo o que precisa e priorizar e concluir essas tarefas no prazo. Isso muitas vezes pode ser mais caro do que uma agência, dependendo do número de pessoas que você precisa para determinadas atividades.

Às vezes, dependendo de seus recursos, você pode fazer as duas coisas, mas nenhum deles realmente economizará moedas; um se encaixará melhor na sua estratégia ou organização. Algo que pode dar uma folga ao seu orçamento ou até mesmo ajudá-lo a obter mais, mostrando resultados precisos de seus esforços de relações públicas é uma ferramenta de monitoramento de mídia.

O que uma ferramenta de monitoramento de mídia pode fazer?

Uma coisa é certa – o mundo das relações públicas se tornou digital e usar todos os tipos de ferramentas e softwares tornou-se uma obrigação. Uma ferramenta de monitoramento de mídia pode fornecer informações valiosas sobre sua marca, concorrentes ou tendências do setor. Pode até salvá-lo de uma próxima crise!

Aqui estão 5 coisas que uma ferramenta de monitoramento de mídia pode ajudá-lo:

1. Crie relatórios de relações públicas

Seus relatórios são uma parte crucial da análise geral de seus esforços de relações públicas. Você quer que eles cubram todas as coisas importantes e tenham uma boa aparência. Com uma ferramenta de monitoramento de mídia como o Mediatoolkit, você pode automatizar o processo de criação de relatórios.

Se você precisa de um relatório de marca, ou uma análise competitiva, simples ou complexa, a ferramenta tem todos os recursos que você precisa. Você pode ter seus dados prontos em alguns minutos. A melhor parte dos relatórios no Mediatoolkit são todas as métricas relevantes que você tem em exibição que comprovam sua eficácia de relações públicas.

Leia 5 modelos de relatórios de relações públicas e hacks para provar instantaneamente o valor do seu trabalho

2. Acompanhe os comunicados de imprensa

Se você estiver pesquisando no Google e procurando manualmente seu comunicado de imprensa depois de enviá-lo a um jornalista de sua lista de imprensa, pare agora! Uma boa ferramenta de monitoramento de mídia rastreará as menções da sua marca em tempo real, para que você não precise mexer um dedo. O Mediatoolkit tem a opção de ativar Alertas que o mantêm informado sempre que seu comunicado de imprensa é mencionado.

É um processo muito simples; a ferramenta é baseada em palavras-chave, então basta digitar o nome do seu comunicado de imprensa ou o nome do seu cliente. Voila, você tem todas as menções do seu comunicado de imprensa em um só lugar.

3. Faça uma pesquisa de mercado

Fazer pesquisa de mercado às vezes pode ser exaustivo, demorado e caro – especialmente se você usar métodos antigos, como grupos focais, pesquisas e entrevistas.

O monitoramento de mídia é mais barato e fornece dados imparciais e não filtrados coletados em tempo real. Além disso, você pode monitorar seus clientes em seu ambiente natural, seja comentando sobre você nas mídias sociais, compartilhando postagens ou escrevendo artigos online.

4. Gerenciar crises

Seu gerenciamento de crise de relações públicas depende muito de pesquisa e de um plano de comunicação bom e estruturado. Sua graça salvadora geral dependerá de sua forte imagem de marca e sua familiaridade com seu público-alvo e tendências do setor.

Você pode obter todos esses dados de uma ferramenta de monitoramento de mídia de qualidade como o Mediatoolkit. Você pode não ser capaz de evitar crises; eles sempre acontecerão, mas o que você pode fazer é preparar um plano com antecedência.

Leia quatro etapas de gerenciamento de crises a serem tomadas para impedir um desastre

5. Impulsione sua estratégia de comunicação

Existem alguns componentes para cuidar de sua estratégia de comunicação. Embora uma ferramenta de monitoramento de mídia não possa ajudá-lo a escrever e enviar mensagens, ela pode ajudá-lo a escolher os canais e públicos certos para se comunicar.

Uma ferramenta de monitoramento de mídia pode informar sobre o sentimento da sua marca, com que frequência, onde e quem a mencionou. Ele também fornece insights sobre as principais tendências usadas por seus concorrentes ou pelo seu setor em geral. Outra coisa útil é encontrar os jornalistas e influenciadores certos ou os locais e idiomas certos para suas campanhas. Tudo isso (e muito mais) pode ser feito com a ferramenta certa, e uma delas é o Mediatoolkit.

Leia Como usar o monitoramento de mídia para impulsionar sua estratégia de comunicação

Como isso economiza seu dinheiro?

Uma pergunta de um milhão de dólares. Ou talvez não um milhão, mas vamos listar as coisas que você pode economizar ou lucrar para que você faça as contas depois.

O teste torna-se menos necessário

Parece contraditório, tendo em mente o ambiente digital rápido em que vivemos, mas uma ferramenta de monitoramento de mídia faz isso por você. Você pode rastrear facilmente qualquer tipo de conteúdo de seus concorrentes e do setor e ver o que as pessoas mais gostam.

Você também pode coletar dados precisos sobre em quais canais seu público passa mais tempo, onde eles estão localizados e quais idiomas eles falam. Dessa forma, você pode concentrar seu orçamento de relações públicas em outra coisa.

Banco de dados gratuito de influenciadores e jornalistas

Uma ferramenta como o Mediatoolkit rastreia mais de 100 milhões de fontes online em tempo real. Isso significa que você obterá todos os tipos de informações de blogs, postagens de mídia social, menções do TikTok, hashtags do Twitter e muito mais. O feed de uma ferramenta de monitoramento de mídia é uma mina de ouro literal para encontrar influenciadores. Os especialistas em relações públicas raramente usam esse recurso, então você teria uma grande vantagem.

Você pode encontrar influenciadores ou jornalistas de qualidade mencionando sua marca, concorrentes ou setor. Você pode obter seu alcance, engajamento e número de seguidores por meio de um relatório simples que você cria e exporta em minutos. Isso economiza dinheiro nessas ferramentas especializadas para encontrar influenciadores.

Nunca perca para uma crise

Uma crise de relações públicas pode fazer com que você perca a reputação e o orçamento da sua marca. Como mencionamos, uma ferramenta de monitoramento de mídia o manterá informado a cada passo do caminho e o alertará se algo suspeito acontecer. Com uma boa análise de sentimentos e um sistema de alerta, você não precisa ficar paranóico com o fato de sua marca ser inesperadamente anunciada ou cancelada. Você saberá quando o zumbido está começando a acontecer e poderá domar a trajetória do progresso.

Isso também significa que você não precisa depender de uma agência ou de uma pessoa para ser seu sistema de alerta e rastrear o que está acontecendo. A única coisa que você precisa é de um bom plano de jogo para o que acontece depois.

Concentre-se nas coisas que você não pode cobrir

Como você espera ver agora, uma ferramenta de monitoramento de mídia pode realmente ajudá-lo com algumas atividades importantes de relações públicas. Se uma única ferramenta pode fazer seu rastreamento de menções, pesquisa de mercado, relatórios, gerenciamento de crises, descoberta de influenciadores e muito mais, isso significa que você não precisa de uma agência ou pessoas adicionais para fazer todo esse trabalho.

Dessa forma, você pode obter uma dessas agências especializadas para fazer o que uma ferramenta não pode ou ter uma equipe interna menor. Uma ferramenta não pode realmente substituir um ser humano, mas pode ajudá-lo a atingir essas metas sem gastar demais seu orçamento de relações públicas.

Leia Produtividade em relações públicas: benefícios, dicas, melhores ferramentas e livros

Obtenha mais por menos

Acreditamos firmemente que o PR não é algo para economizar, mas às vezes é difícil provar o quão eficaz é. A métrica AVE geralmente causa problemas com sua validade questionável, que ainda é frequentemente usada no clima de relações públicas. Isso para com uma ferramenta como Mediatoolkit.

Possui uma quantidade significativa de métricas predefinidas, e você tem a opção de criar cerca de 2000 mais personalizadas e utilizá-las nos relatórios. Você deve optar por uma ferramenta como essa para realmente mostrar o efeito que seu trabalho tem. Com suas métricas e relatórios, você pode mostrar facilmente o progresso feito e como isso impacta positivamente as metas de negócios. Isso deve fazer com que as autoridades invistam mais nas coisas incríveis que você está fazendo. No final, o Mediatoolkit pode obter mais orçamento com menos investimento devido às coisas que listamos anteriormente.

Comece a otimizar orçamentos

A definição do dicionário Cambridge para otimização diz que é “ o ato de tornar algo tão bom e eficaz quanto possível ”. Seu orçamento de relações públicas pode realmente ser bom e eficaz com uma pequena ajuda. Mesmo que você tenha todo o dinheiro do mundo ou trabalhe com um orçamento apertado, há algo para otimizar, e isso pode ser feito com uma ferramenta de monitoramento de mídia.

Esperamos que você tenha feito as contas e, se estiver disposto a experimentar todos os recursos que podem ajudar a otimizar seu orçamento, teste o Mediatoolkit gratuitamente.