Optimizarea bugetului dvs. de PR: 3 moduri în care instrumentele de monitorizare media vă pot ajuta

Pentru a începe cu o declinare uriașă: Nu, nu credem că reducerea bugetelor pentru PR va face compania să crească. Ceea ce credem noi este că mulți dintre voi nu au nicio influență asupra bugetului pe care îl obțineți pentru eforturile dumneavoastră de PR. Sau poate ai un cuvânt de spus. Oricare ar fi cazul, credem că suma pe care o obțineți poate fi optimizată sau chiar îmbunătățită în mod eficient prin utilizarea unui instrument de monitorizare media.

Citiți Digital PR Explained: Cele mai bune strategii și instrumente

Să începem cu câteva elemente de bază și să vedem care sunt unele dintre lucrurile la care se adresează bugetul tău de PR.

Planul bugetar PR – o privire de ansamblu rapidă

În timp ce împărțirea bugetului dvs. de PR poate diferi în funcție de industria în care vă aflați, iată câteva dintre lucrurile pentru care vă puteți cheltui banii:

• conferinta de presa
• Evenimente media
• Management de criza
• Monitorizarea mass-media/decuparea presei
• Membrii
• Productie si distributie de continut
• PR și cercetare de piață
• Baze de date pentru influenceri și jurnaliști
• Personal (dacă este făcut intern)

Defalcarea bugetului dvs. poate arăta complet diferit și poate să nu includă majoritatea acestor lucruri, dar menținem lucrurile generale pentru a se potrivi cu majoritatea scenariilor.

Agentie sau in-house?

Există diferite abordări pentru gestionarea PR-ului companiei dvs., indiferent dacă decideți să externalizați munca sau să o faceți intern.

Angajarea unei agenții vă poate oferi cu siguranță un avantaj în ceea ce privește productivitatea și ușurința, deoarece acestea oferă acces la expertiză și pot face majoritatea activităților de PR pentru dvs. În funcție de nevoile dvs., puteți angaja și o agenție specializată doar într-o singură activitate (de exemplu, criză, afaceri publice,...).

Rețineți că, deși adesea foarte organizate și productive, agențiile pot fi foarte scumpe și, de asemenea, ocupate. Programele lor pot deveni razna și s-ar putea să te trezești într-o situație în care brandul tău nu primește atenția pe care o merită.

Citește: Ce face o agenție de PR

Pe de altă parte, a avea o echipă internă de PR vă oferă un sentiment de control. Puteți accesa cu ușurință tot ceea ce aveți nevoie și puteți stabili prioritizarea acelor sarcini și îndeplinite la timp. Acest lucru poate fi adesea mai scump decât o agenție, în funcție de numărul de oameni de care aveți nevoie pentru anumite activități.

Uneori, în funcție de resursele tale, le poți face pe amândouă, dar niciuna nu te va economisi cu adevărat nicio monedă; unul se va potrivi mai bine în strategia sau organizația dvs. Ceva care ar putea oferi o pauză bugetului dvs. sau chiar vă poate ajuta să obțineți mai mult din el, arătând rezultate precise din eforturile dvs. de PR este un instrument de monitorizare media.

Ce poate face un instrument de monitorizare media?

Un lucru este sigur – lumea PR a devenit digitală, iar utilizarea tot felul de instrumente și software a devenit o necesitate. Un instrument de monitorizare media vă poate oferi informații valoroase despre marca dvs., concurenții sau tendințele din industrie. Te poate salva chiar și de o criză viitoare!

Iată 5 lucruri cu care te poate ajuta un instrument de monitorizare media:

1. Creați rapoarte PR

Rapoartele dumneavoastră sunt o parte crucială a analizei generale a eforturilor dumneavoastră de PR. Vrei să acopere toate lucrurile importante și să arate frumos. Cu un instrument de monitorizare media precum Mediatoolkit, puteți automatiza procesul de creare a rapoartelor.

Indiferent dacă aveți nevoie de un raport de marcă sau de o analiză competitivă, simplă sau complexă, instrumentul are toate caracteristicile de care aveți nevoie. Puteți avea datele gata în câteva minute. Cea mai bună parte a rapoartelor din Mediatoolkit sunt toate valorile relevante pe care le aveți expuse și care vă dovedesc eficacitatea PR.

Citiți 5 șabloane de rapoarte PR și hack-uri pentru a demonstra instantaneu valoarea muncii dvs

2. Urmăriți comunicatele de presă

Dacă căutați manual comunicatul dvs. de presă după ce îl trimiteți unui jurnalist din lista dvs. de presă, opriți-vă acum! Un instrument bun de monitorizare media va urmări mențiunile mărcii dvs. în timp real, astfel încât nu trebuie să ridicați un deget. Mediatoolkit are opțiunea de a activa Alerte care vă țin la curent cu orice moment în care este menționat comunicatul dvs. de presă.

Este un proces foarte simplu; instrumentul se bazează pe cuvinte cheie, așa că trebuie doar să introduceți numele comunicatului de presă sau numele clientului. Voila, aveți toate mențiunile comunicatului dvs. de presă într-un singur loc.

3. Faceți cercetări de piață

Efectuarea cercetărilor de piață poate fi uneori obositoare, consumatoare de timp și costisitoare – mai ales dacă utilizați metode vechi, cum ar fi focus grupuri, sondaje și interviuri.

Monitorizarea media este mai ieftină și vă oferă date impartiale și nefiltrate colectate în timp real. De asemenea, poți să-ți monitorizezi clienții în mediul lor natural, indiferent dacă aceștia comentează despre tine pe rețelele sociale, partajează postări sau scriu articole online.

4. Gestionați criza

Managementul dvs. de criză de PR se bazează în mare măsură pe cercetare și pe un plan de comunicare bun și structurat. Harul tău salvator general va depinde de imaginea ta puternică a mărcii și de familiaritatea cu publicul țintă și de tendințele din industrie.

Puteți obține toate aceste date dintr-un instrument de monitorizare media de calitate, cum ar fi Mediatoolkit. S-ar putea să nu poți evita crizele; se vor întâmpla întotdeauna, dar ceea ce poți face este să pregătești un plan înainte.

Citiți patru pași de gestionare a crizelor pe care trebuie să îi luați pentru a opri un dezastru

5. Îmbunătățește-ți strategia de comunicare

Există câteva componente de care trebuie să ai grijă cu strategia ta de comunicare. În timp ce un instrument de monitorizare media nu vă poate ajuta cu scrierea și mesajele, vă poate ajuta să alegeți canalele și publicul potrivit pentru a comunica.

Un instrument de monitorizare media vă poate spune despre sentimentul mărcii dvs., cât de des, unde și cine l-a menționat. De asemenea, vă oferă informații despre principalele tendințe utilizate de concurenții dvs. sau de industria dvs. în general. Un alt lucru util este să găsești jurnaliștii și influenții potriviți sau locațiile și limbile potrivite pentru campaniile tale. Toate acestea (și multe altele) pot fi făcute cu instrumentul potrivit, iar unul dintre ele este Mediatoolkit.

Citiți Cum să utilizați monitorizarea media pentru a vă stimula strategia de comunicare

Cum vă economisesc bani?

O întrebare de un milion de dolari. Sau poate nu un milion, dar vom enumera lucrurile din care puteți economisi sau de care puteți profita, astfel încât să faceți calculele după aceea.

Testarea devine mai puțin necesară

Sună contradictoriu, având în vedere mediul digital rapid în care trăim, dar un instrument de monitorizare media face acest lucru pentru tine. Puteți urmări cu ușurință orice tip de conținut de la concurenții și industria dvs. și puteți vedea ce le place cel mai mult oamenilor.

De asemenea, puteți colecta date exacte despre canalele pe care publicul dvs. petrece cel mai mult timp, unde se află și ce limbi vorbesc. În acest fel, îți poți concentra bugetul PR pe altceva.

Baza de date gratuită pentru influenceri și jurnaliști

Un instrument precum Mediatoolkit urmărește peste 100 de milioane de surse online în timp real. Asta înseamnă că vei primi tot felul de informații de pe bloguri, postări pe rețelele sociale, mențiuni TikTok, hashtag-uri Twitter și multe altele. Fluxul unui instrument de monitorizare media este o mină de aur literală pentru găsirea influențelor. Specialiștii în PR folosesc rar această funcție, așa că ați avea un mare avantaj.

Puteți găsi influenceri de calitate sau jurnaliști care vă menționează marca, concurenții sau industria. Le puteți obține acoperirea, implicarea și numărul de urmăritori printr-un raport simplu pe care îl creați și exportați în câteva minute. Acest lucru economisește bani pe acele instrumente specializate de găsire a influențelor.

Nu pierde niciodată în fața unei crize

O criză de PR vă poate face să vă pierdeți atât reputația mărcii, cât și bugetul. După cum am menționat, un instrument de monitorizare media vă va ține informat la fiecare pas și vă va alerta dacă se întâmplă ceva suspect. Cu un sistem bun de analiză a sentimentelor și de alertă, nu trebuie să fii paranoic că marca ta va fi chemată sau anulată în mod neașteptat. Veți ști când începe să aibă loc zgomotul și veți putea să îmblânziți traiectoria progresului.

Acest lucru înseamnă, de asemenea, că nu trebuie să vă bazați pe o agenție sau pe o persoană pentru a fi sistemul dvs. de alertă și pentru a urmări ceea ce se întâmplă. Singurul lucru de care aveți nevoie este un plan de joc bun pentru ceea ce se întâmplă după.

Concentrează-te pe lucrurile pe care nu le poți acoperi

După cum sperăm să vedeți acum, un instrument de monitorizare a media vă poate ajuta cu adevărat cu câteva activități importante de PR. Dacă un singur instrument vă poate face urmărirea mențiunilor, cercetarea pieței, raportarea, gestionarea crizelor, găsirea influențelor și multe altele, aceasta înseamnă că nu aveți nevoie de o agenție sau de oameni suplimentari pentru a face toată această muncă.

În acest fel, puteți determina una dintre acele agenții specializate să facă ceea ce un instrument nu poate sau să aibă o echipă internă mai mică. Un instrument nu poate înlocui cu adevărat un om, dar vă poate ajuta să atingeți aceste obiective fără a cheltui peste bugetul de PR.

Citiți Productivitate în PR: beneficii, sfaturi, cele mai bune instrumente și cărți

Obțineți mai mult pentru mai puțin

Suntem fermi convinși că PR nu este ceva pe care să economisiți, dar uneori este greu de demonstrat cât de eficient este. Metrica AVE provoacă adesea probleme cu validitatea sa îndoielnică, care este încă adesea folosită în climatul PR. Acest lucru se oprește cu un instrument precum Mediatoolkit.

Are o cantitate semnificativă de valori predefinite și aveți opțiunea de a crea încă aproximativ 2000 de valori personalizate și de a le folosi în rapoarte. Ar trebui să renunțați la un instrument ca acesta pentru a arăta cu adevărat efectul pe care îl are munca dvs. Cu valorile și rapoartele sale, puteți arăta cu ușurință progresul pe care l-ați făcut și modul în care acesta influențează pozitiv obiectivele de afaceri. Acest lucru ar trebui să determine autoritățile să investească mai mult în lucrurile uimitoare pe care le faceți. În cele din urmă, Mediatoolkit vă poate obține mai mult buget pentru mai puține investiții datorită lucrurilor pe care le-am enumerat anterior.

Începeți optimizarea bugetelor

Definiția dicționarului Cambridge pentru optimizare spune că este „ actul de a face ceva cât mai bun și eficient posibil ”. Bugetul dvs. de PR poate fi cu adevărat bun și eficient cu puțin ajutor. Chiar dacă ai toți banii din lume sau lucrezi la un buget restrâns, există ceva de optimizat și se poate face cu un instrument de monitorizare media.

Sperăm că ați făcut calculele și dacă sunteți dispus să încercați toate funcțiile care vă pot ajuta să vă optimizați bugetul, testați gratuit Mediatoolkit.