Оптимизация вашего PR-бюджета: 3 способа, которыми могут помочь инструменты мониторинга СМИ

Начнем с огромной оговорки: нет, мы не думаем, что сокращение бюджета на PR приведет к росту вашей компании. Мы думаем, что многие из вас не имеют никакого влияния на то, какой бюджет вы получаете за свои усилия по связям с общественностью. Или, может быть, вы получите право голоса. В любом случае, мы считаем, что сумму, которую вы получаете, можно эффективно оптимизировать или даже увеличить с помощью инструмента мониторинга медиа.

Прочтите «Объяснение цифрового PR: лучшие стратегии и инструменты»

Давайте начнем с основ и посмотрим, на что уходит ваш PR-бюджет.

План PR-бюджета – краткий обзор

Хотя ваше распределение бюджета на PR может различаться в зависимости от отрасли, в которой вы работаете, вот некоторые вещи, на которые вы можете потратить свои деньги:

• пресс-конференции
• Медиа события
• Антикризисное управление
• Мониторинг СМИ/вырезки из прессы
• Членство
• Производство и распространение контента
• PR и маркетинговые исследования
• Базы данных инфлюенсеров и журналистов
• Персонал (если это делается внутри компании)

Ваша разбивка бюджета может выглядеть совершенно по-другому и не включать большинство из этих вещей, но мы сохраняем общие черты, чтобы соответствовать большинству сценариев.

Агентство или инхаус?

Существуют разные подходы к работе с PR вашей компании, независимо от того, решите ли вы отдать эту работу на аутсорсинг или сделать ее собственными силами.

Наем агентства определенно может дать вам преимущество с точки зрения производительности и простоты, поскольку они предоставляют доступ к опыту и могут выполнять большую часть PR-мероприятий для вас. В зависимости от ваших потребностей вы также можете нанять агентство, специализирующееся только на одном виде деятельности (например, кризис, связи с общественностью и т. д.).

Имейте в виду, что, хотя агентства часто очень организованы и продуктивны, они могут быть очень дорогими, а также загруженными. Их графики могут сойти с ума, и вы можете оказаться в ситуации, когда ваш бренд не получит того внимания, которого он заслуживает.

Читайте: Что делает PR-агентство

С другой стороны, наличие внутренней команды по связям с общественностью дает вам чувство контроля. Вы можете легко получить доступ ко всему, что вам нужно, расставить приоритеты и выполнить эти задачи вовремя. Это часто может быть дороже, чем агентство, в зависимости от количества людей, которые вам нужны для определенных видов деятельности.

Иногда, в зависимости от ваших ресурсов, вы можете сделать и то, и другое, но ни одно из них не сэкономит вам монет; один просто лучше впишется в вашу стратегию или организацию. Что-то, что может дать перерыв вашему бюджету или даже помочь вам получить больше, показывая точные результаты ваших усилий по связям с общественностью, — это инструмент мониторинга СМИ.

Что может инструмент мониторинга СМИ?

Одно можно сказать наверняка — мир PR стал цифровым, и использование всевозможных инструментов и программного обеспечения стало обязательным. Инструмент мониторинга СМИ может дать вам ценную информацию о вашем бренде, конкурентах или отраслевых тенденциях. Это может даже спасти вас от предстоящего кризиса!

Вот 5 вещей, с которыми вам может помочь инструмент мониторинга СМИ:

1. Создавайте PR-отчеты

Ваши отчеты являются важной частью общего анализа ваших усилий по связям с общественностью. Вы хотите, чтобы они покрывали все важные вещи и выглядели красиво. С помощью инструмента мониторинга мультимедиа, такого как Mediatoolkit, вы можете автоматизировать процесс создания отчетов.

Нужен ли вам фирменный отчет или конкурентный анализ, простой или сложный, этот инструмент обладает всеми необходимыми функциями. Вы можете подготовить данные за пару минут. Лучшая часть отчетов в Mediatoolkit — это все соответствующие метрики, которые вы видите, которые доказывают вашу эффективность PR.

Ознакомьтесь с 5 шаблонами PR-отчетов и лайфхаками, чтобы мгновенно доказать ценность своей работы

2. Отслеживайте пресс-релизы

Если вы обнаружите, что гуглите и вручную ищете свой пресс-релиз после того, как отправили его журналисту из своего списка прессы, остановитесь прямо сейчас! Хороший инструмент для мониторинга СМИ будет отслеживать упоминания вашего бренда в режиме реального времени, так что вам не придется шевелить пальцем. В Mediatoolkit есть возможность включить Оповещения, которые информируют вас о каждом упоминании вашего пресс-релиза.

Это очень простой процесс; инструмент основан на ключевых словах, так что вы просто вводите название вашего пресс-релиза или имя вашего клиента. Вуаля, у вас есть все упоминания вашего пресс-релиза в одном месте.

3. Проведите исследование рынка

Проведение маркетинговых исследований иногда может быть утомительным, трудоемким и дорогостоящим, особенно если вы используете методы старой школы, такие как фокус-группы, опросы и интервью.

Мониторинг СМИ дешевле и дает вам объективные и нефильтрованные данные, собираемые в режиме реального времени. Кроме того, вы можете наблюдать за своими клиентами в их естественной среде, независимо от того, комментируют ли они вас в социальных сетях, делятся сообщениями или пишут онлайн-статьи.

4. Управляйте кризисом

Ваш антикризисный PR-управление в значительной степени зависит от исследований и хорошего и структурированного плана коммуникаций. Ваша общая экономия будет зависеть от вашего сильного имиджа бренда и вашего знакомства с вашей целевой аудиторией и отраслевыми тенденциями.

Вы можете получить все эти данные из качественного инструмента мониторинга мультимедиа, такого как Mediatoolkit. Возможно, вам не удастся избежать кризисов; они всегда будут происходить, но вы можете заранее подготовить план.

Прочитайте «Четыре шага антикризисного управления, которые нужно предпринять, чтобы остановить бедствие»

5. Усильте свою коммуникационную стратегию

Есть несколько компонентов, о которых нужно позаботиться в своей коммуникационной стратегии. Хотя инструмент мониторинга СМИ не может помочь вам в написании и обмене сообщениями, он может помочь вам выбрать правильные каналы и аудиторию для общения.

Инструмент мониторинга СМИ может рассказать вам о настроении вашего бренда, как часто, где и кто упоминал его. Это также дает вам представление об основных тенденциях, используемых вашими конкурентами или вашей отраслью в целом. Еще одна полезная вещь — найти подходящих журналистов и влиятельных лиц или подходящие места и языки для ваших кампаний. Все это (и многое другое) можно сделать с помощью подходящего инструмента, одним из которых является Mediatoolkit.

Прочитайте, как использовать мониторинг СМИ для улучшения вашей коммуникационной стратегии

Как это сэкономит вам деньги?

Вопрос на миллион долларов. Или, может быть, не миллион, но мы перечислим вещи, на которых вы можете сэкономить или получить прибыль, чтобы вы потом посчитали.

Тестирование становится менее необходимым

Звучит противоречиво, учитывая стремительное цифровое окружение, в котором мы живем, но инструмент мониторинга медиа сделает это за вас. Вы можете легко отслеживать любой тип контента от ваших конкурентов и отрасли и видеть, что людям нравится больше всего.

Вы также можете собирать точные данные о том, на каких каналах ваша аудитория проводит больше всего времени, где они находятся и на каких языках говорят. Таким образом, вы можете сосредоточить свой PR-бюджет на чем-то другом.

Бесплатная база данных инфлюенсеров и журналистов

Такой инструмент, как Mediatoolkit, отслеживает более 100 миллионов онлайн-источников в режиме реального времени. Это означает, что вы будете получать всевозможную информацию из блогов, сообщений в социальных сетях, упоминаний в TikTok, хэштегов в Twitter и многого другого. Канал инструмента мониторинга СМИ — это буквально золотая жила для поиска влиятельных лиц. Специалисты по связям с общественностью редко используют эту функцию, так что у вас будет большое преимущество.

Вы можете найти влиятельных лиц или журналистов, упоминающих ваш бренд, конкурентов или отрасль. Вы можете получить их охват, вовлеченность и количество подписчиков с помощью простого отчета, который вы создаете и экспортируете за считанные минуты. Это экономит деньги на специализированных инструментах для поиска инфлюенсеров.

Никогда не проигрывайте в кризис

PR-кризис может привести к потере репутации бренда и бюджета. Как мы уже упоминали, инструмент мониторинга мультимедиа будет держать вас в курсе каждого шага и предупреждать вас, если произойдет что-то подозрительное. С хорошим анализом настроений и системой оповещения вам не нужно бояться, что ваш бренд неожиданно будет отозван или отменен. Вы будете знать, когда начнется ажиотаж, и сможете приручить траекторию прогресса.

Это также означает, что вам не нужно полагаться на агентство или человека в качестве вашей системы оповещения и отслеживания того, что происходит. Единственное, что вам нужно, это хороший план того, что произойдет после.

Сосредоточьтесь на вещах, которые вы не можете охватить

Как вы, надеюсь, теперь видите, инструмент мониторинга СМИ действительно может помочь вам в некоторых важных PR-мероприятиях. Если один инструмент может выполнять отслеживание упоминаний, исследование рынка, отчетность, антикризисное управление, поиск влиятельных лиц и многое другое, это означает, что вам не нужно агентство или дополнительные люди для выполнения всей этой работы.

Таким образом, вы можете заставить одно из этих специализированных агентств делать то, что не может инструмент, или вместо этого иметь меньшую внутреннюю команду. Инструмент не может по-настоящему заменить человека, но он может помочь вам достичь этих целей, не перерасходуя свой PR-бюджет.

Читайте Продуктивность в PR: преимущества, советы, лучшие инструменты и книги

Получите больше за меньшие деньги

Мы твердо убеждены, что на PR не стоит экономить, но иногда трудно доказать, насколько он эффективен. Метрика AVE часто вызывает вопросы из-за своей сомнительной достоверности, которая до сих пор часто используется в PR-климате. Это останавливается с помощью такого инструмента, как Mediatoolkit.

Он имеет значительное количество предопределенных показателей, и у вас есть возможность создать еще около 2000 пользовательских показателей и использовать их в отчетах. Вы должны отказаться от такого инструмента, чтобы действительно показать эффект вашей работы. С его показателями и отчетами вы можете легко показать достигнутый прогресс и его положительное влияние на бизнес-цели. Это должно побудить власти больше инвестировать в удивительные вещи, которые вы делаете. В конце концов, Mediatoolkit может дать вам больший бюджет при меньших вложениях благодаря перечисленным выше вещам.

Начать оптимизацию бюджетов

Определение оптимизации, данное в Кембриджском словаре, гласит, что это « действие, направленное на то, чтобы сделать что-то настолько хорошим и эффективным, насколько это возможно ». Ваш PR-бюджет может быть действительно хорошим и эффективным с небольшой помощью. Даже если у вас есть все деньги мира или вы работаете с ограниченным бюджетом, есть что оптимизировать, и это можно сделать с помощью инструмента для мониторинга СМИ.

Мы надеемся, что вы сделали расчеты, и если вы хотите попробовать все функции, которые могут помочь оптимизировать ваш бюджет, протестируйте Mediatoolkit бесплатно.