Optymalizacja budżetu PR: 3 sposoby, w jakie narzędzia do monitorowania mediów mogą pomóc

Na początek wielkie zastrzeżenie: Nie, nie sądzimy, aby cięcia budżetów na PR przyczyniły się do rozwoju Twojej firmy. Uważamy, że wielu z Was nie ma wpływu na to, jaki budżet otrzymacie na działania PR. A może masz coś do powiedzenia. Niezależnie od przypadku uważamy, że otrzymaną kwotę można skutecznie zoptymalizować, a nawet zwiększyć, korzystając z narzędzia do monitorowania mediów.

Przeczytaj objaśnienie cyfrowego PR: najlepsze strategie i narzędzia

Zacznijmy od podstaw i zobaczmy, na co trafia Twój budżet PR.

Plan budżetu PR – szybki przegląd

Chociaż podział budżetu PR może się różnić w zależności od branży, w której działasz, oto niektóre z rzeczy, na które możesz wydawać pieniądze:

• Konferencje prasowe
• Wydarzenia medialne
• Zarządzanie kryzysowe
• Monitorowanie mediów/przycinanie prasy
• Członkostwa
• Produkcja i dystrybucja treści
• PR i badania rynku
• Bazy influencerów i dziennikarzy
• Personel (jeśli odbywa się na miejscu)

Podział budżetu może wyglądać zupełnie inaczej i może nie uwzględniać większości z tych elementów, ale utrzymujemy ogólne zasady, aby pasowały do ​​większości scenariuszy.

Agencja czy w domu?

Istnieją różne podejścia do obsługi PR Twojej firmy, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zlecić pracę na zewnątrz, czy zrobić to wewnętrznie.

Zatrudnienie agencji z pewnością może dać Ci przewagę pod względem produktywności i łatwości, ponieważ zapewnia dostęp do wiedzy i może wykonać większość działań PR za Ciebie. W zależności od potrzeb możesz również zatrudnić agencję specjalizującą się tylko w jednej działalności (np. kryzys, sprawy publiczne,…).

Należy pamiętać, że choć często bardzo zorganizowane i wydajne, agencje mogą być bardzo drogie, a także zajęte. Ich harmonogramy mogą zwariować i możesz znaleźć się w sytuacji, w której Twoja marka nie otrzyma uwagi, na jaką zasługuje.

Przeczytaj: Czym zajmuje się agencja PR

Z drugiej strony posiadanie wewnętrznego zespołu PR daje poczucie kontroli. Możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebujesz, a także nadać tym zadaniom priorytety i wykonać je na czas. Często może to być droższe niż agencja, w zależności od liczby osób potrzebnych do wykonywania określonych czynności.

Czasami, w zależności od twoich zasobów, możesz zrobić jedno i drugie, ale żadne z nich nie pozwoli ci zaoszczędzić żadnych monet; jeden będzie lepiej pasował do Twojej strategii lub organizacji. Narzędziem do monitorowania mediów jest coś, co może dać odpocząć Twojemu budżetowi, a nawet pomóc Ci go zwiększyć, pokazując dokładne wyniki Twoich działań PR.

Co może zrobić narzędzie do monitorowania mediów?

Jedno jest pewne – świat PR stał się cyfrowy, a korzystanie z wszelkiego rodzaju narzędzi i oprogramowania stało się koniecznością. Narzędzie do monitorowania mediów może dostarczyć cennych informacji na temat Twojej marki, konkurencji lub trendów branżowych. Może nawet uratować Cię przed nadchodzącym kryzysem!

Oto 5 rzeczy, w których narzędzie do monitorowania mediów może Ci pomóc:

1. Twórz raporty PR

Twoje raporty są kluczową częścią ogólnej analizy Twoich działań PR. Chcesz, żeby obejmowały wszystkie ważne rzeczy i ładnie wyglądały. Za pomocą narzędzia do monitorowania mediów, takiego jak Mediatoolkit, możesz zautomatyzować proces tworzenia raportów.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz markowego raportu, czy analizy konkurencji, prostej lub złożonej, narzędzie ma wszystkie potrzebne funkcje. Możesz mieć gotowe dane w kilka minut. Najlepszą częścią raportów w Mediatoolkit są wszystkie istotne dane, które masz na wyświetlaczu, które dowodzą Twojej skuteczności PR.

Przeczytaj 5 szablonów raportów PR i hacki, aby natychmiast udowodnić wartość swojej pracy

2. Śledź komunikaty prasowe

Jeśli po wysłaniu jej do dziennikarza ze swojej listy prasowej zauważysz, że wyszukujesz w google i ręcznie szukasz informacji prasowej, zatrzymaj się teraz! Dobre narzędzie do monitorowania mediów będzie śledzić wzmianki o Twojej marce w czasie rzeczywistym, więc nie musisz kiwnąć palcem. Mediatoolkit ma możliwość włączenia alertów, które informują Cię o każdej wzmiance o Twoim komunikacie prasowym.

To bardzo prosty proces; narzędzie opiera się na słowach kluczowych, więc wystarczy wpisać nazwę komunikatu prasowego lub nazwę klienta. Voila, masz wszystkie wzmianki o swoim komunikacie prasowym w jednym miejscu.

3. Przeprowadź badania rynkowe

Przeprowadzanie badań rynkowych może czasami być wyczerpujące, czasochłonne i kosztowne – zwłaszcza jeśli korzystasz ze staroświeckich metod, takich jak grupy fokusowe, ankiety i wywiady.

Monitorowanie mediów jest tańsze i zapewnia bezstronne i niefiltrowane dane gromadzone w czasie rzeczywistym. Możesz także monitorować swoich klientów w ich naturalnym otoczeniu, niezależnie od tego, czy komentują Cię w mediach społecznościowych, udostępniają posty, czy piszą artykuły online.

4. Zarządzaj kryzysem

Zarządzanie kryzysowe PR w dużej mierze opiera się na badaniach oraz dobrym i ustrukturyzowanym planie komunikacji. Twoja ogólna łaska oszczędności będzie zależeć od silnego wizerunku Twojej marki oraz znajomości docelowych odbiorców i trendów branżowych.

Wszystkie te dane można uzyskać z wysokiej jakości narzędzia do monitorowania mediów, takiego jak Mediatoolkit. Możesz nie być w stanie uniknąć kryzysów; zawsze będą się zdarzać, ale możesz przygotować plan z wyprzedzeniem.

Przeczytaj cztery kroki zarządzania kryzysowego, które należy podjąć, aby powstrzymać katastrofę

5. Wzmocnij swoją strategię komunikacji

Istnieje kilka elementów, o które należy zadbać w swojej strategii komunikacyjnej. Chociaż narzędzie do monitorowania mediów nie może pomóc w pisaniu i wysyłaniu wiadomości, może pomóc w wyborze odpowiednich kanałów i odbiorców, z którymi chcesz się komunikować.

Narzędzie do monitorowania mediów może poinformować Cię o sentymencie Twojej marki, jak często, gdzie i kto o tym wspomniał. Daje również wgląd w główne trendy stosowane przez konkurencję lub ogólnie w branży. Kolejną przydatną rzeczą jest znalezienie odpowiednich dziennikarzy i influencerów lub odpowiednich lokalizacji i języków dla swoich kampanii. Wszystko to (i wiele więcej) można zrobić za pomocą odpowiedniego narzędzia, a jednym z nich jest Mediatoolkit.

Przeczytaj, jak korzystać z monitorowania mediów, aby wzmocnić swoją strategię komunikacji

Jak to wszystko pozwala zaoszczędzić pieniądze?

Pytanie za milion dolarów. A może nie milion, ale wymienimy rzeczy, na których możesz zaoszczędzić lub na których możesz zyskać, abyś mógł później wykonać obliczenia.

Testowanie staje się mniej potrzebne

Brzmi sprzecznie, biorąc pod uwagę szybkie cyfrowe otoczenie, w którym żyjemy, ale narzędzie do monitorowania mediów robi to za Ciebie. Możesz łatwo śledzić dowolny rodzaj treści od konkurencji i branży oraz zobaczyć, co ludzie lubią najbardziej.

Możesz także zbierać dokładne dane o tym, na jakich kanałach Twoi widzowie spędzają najwięcej czasu, gdzie się znajdują i jakimi językami mówią. W ten sposób możesz skoncentrować swój budżet PR na czymś innym.

Darmowa baza influencerów i dziennikarzy

Narzędzie takie jak Mediatoolkit śledzi w czasie rzeczywistym ponad 100 milionów źródeł internetowych. Oznacza to, że otrzymasz wszelkiego rodzaju informacje z blogów, postów w mediach społecznościowych, wzmianek TikTok, hashtagów na Twitterze i wielu innych. Kanał narzędzia do monitorowania mediów to prawdziwa kopalnia złota, jeśli chodzi o znajdowanie influencerów. Specjaliści PR rzadko korzystają z tej funkcji, więc miałbyś dużą przewagę.

Możesz znaleźć wysokiej jakości influencerów lub dziennikarzy, którzy wspominają o Twojej marce, konkurentach lub branży. Możesz uzyskać ich zasięg, zaangażowanie i liczbę obserwujących za pomocą prostego raportu, który tworzysz i eksportujesz w ciągu kilku minut. Oszczędza to pieniądze na tych wyspecjalizowanych narzędziach do wyszukiwania wpływowych osób.

Nigdy nie przegrywaj z kryzysem

Kryzys PR może spowodować utratę zarówno reputacji marki, jak i budżetu. Jak wspomnieliśmy, narzędzie do monitorowania mediów będzie Cię informować na każdym kroku i ostrzeże Cię, jeśli wydarzy się coś podejrzanego. Dzięki dobrej analizie nastrojów i systemowi ostrzegania nie musisz być paranoikiem, że Twoja marka zostanie nieoczekiwanie wywołana lub anulowana. Będziesz wiedział, kiedy zaczyna się brzęczenie, i będziesz mógł okiełznać trajektorię postępu.

Oznacza to również, że nie musisz polegać na agencji lub osobie, która jest Twoim systemem ostrzegania i śledzi, co się dzieje. Jedyne, czego potrzebujesz, to dobry plan gry na to, co dzieje się później.

Skoncentruj się na rzeczach, których nie możesz ukryć

Miejmy nadzieję, że teraz widzisz, że narzędzie do monitorowania mediów może naprawdę pomóc w niektórych ważnych działaniach PR. Jeśli jedno narzędzie może wykonywać Twoje wzmianki, badania rynku, raportowanie, zarządzanie kryzysowe, znajdowanie influencerów i nie tylko, oznacza to, że nie potrzebujesz agencji ani dodatkowych osób do wykonania całej tej pracy.

W ten sposób możesz nakłonić jedną z tych wyspecjalizowanych agencji do zrobienia tego, czego narzędzie nie może lub zamiast tego mieć mniejszy zespół wewnętrzny. Narzędzie nie może naprawdę zastąpić człowieka, ale może pomóc Ci osiągnąć te cele bez nadmiernego wydawania budżetu PR.

Przeczytaj o produktywności w PR: korzyści, wskazówki, najlepsze narzędzia i książki

Zdobądź więcej za mniej

Mocno wierzymy, że PR nie jest czymś, na czym można oszczędzać, ale czasami trudno udowodnić, jak skuteczny jest. Miernik AVE często powoduje problemy z jego wątpliwą trafnością, która wciąż jest często używana w klimacie PR. To kończy się z narzędziem takim jak Mediatoolkit.

Ma znaczną ilość predefiniowanych metryk i masz możliwość utworzenia około 2000 dodatkowych niestandardowych i wykorzystania ich w raportach. Powinieneś zdecydować się na takie narzędzie, aby naprawdę pokazać efekt swojej pracy. Dzięki metrykom i raportom możesz łatwo pokazać poczynione postępy i ich pozytywny wpływ na cele biznesowe. To powinno skłonić władze do większych inwestycji w niesamowite rzeczy, które robisz. W końcu Mediatoolkit może zapewnić większy budżet przy mniejszych inwestycjach ze względu na rzeczy, które wcześniej wymieniliśmy.

Rozpocznij optymalizację budżetów

Definicja optymalizacji ze słownika Cambridge mówi, że jest to „ akt tworzenia czegoś tak dobrego i efektywnego, jak to tylko możliwe ”. Twój budżet PR może być naprawdę dobry i skuteczny z niewielką pomocą. Nawet jeśli masz wszystkie pieniądze na świecie lub pracujesz z napiętym budżetem, jest coś do optymalizacji i można to zrobić za pomocą narzędzia do monitorowania mediów.

Mamy nadzieję, że wykonałeś obliczenia i jeśli chcesz wypróbować wszystkie funkcje, które mogą pomóc zoptymalizować budżet, przetestuj Mediatoolkit za darmo.