Halkla İlişkiler Bütçenizi Optimize Etme: Medya İzleme Araçları Yardımcı Olabilir 3 Yol

Büyük bir sorumluluk reddi ile başlamak için: Hayır, PR için bütçeleri kısmanın şirketinizi büyüteceğini düşünmüyoruz. Çoğunuzun PR çabalarınız için ne kadar bütçe ayıracağınız konusunda bir etkisi olmadığını düşünüyoruz. Ya da belki bir söz hakkın olur. Durum ne olursa olsun, elde ettiğiniz miktarın bir medya izleme aracı kullanılarak etkin bir şekilde optimize edilebileceğini ve hatta artırılabileceğini düşünüyoruz.

Dijital Halkla İlişkiler Açıklamasını Okuyun: En İyi Stratejiler ve Araçlar

Bazı temel bilgilerle başlayalım ve PR bütçenizin nelere ayrıldığını görelim.

Halkla İlişkiler Bütçe Planı – Hızlı Bir Genel Bakış

Halkla ilişkiler bütçe payınız, bulunduğunuz sektöre bağlı olarak farklılık gösterse de, paranızı harcayabileceğiniz şeylerden bazıları şunlardır:

• basın toplantıları
• Medya etkinlikleri
• Kriz yönetimi
• Medya izleme/basın kırpma
• üyelikler
• İçerik üretimi ve dağıtımı
• Halkla ilişkiler ve pazar araştırması
• Influencer ve gazeteci veritabanları
• Personel (şirket içinde yapılırsa)

Bütçe dökümünüz tamamen farklı görünebilir ve bunların çoğunu içermeyebilir, ancak çoğu senaryoya uyacak şekilde genel bilgileri tutuyoruz.

Ajans mı, kurum içi mi?

İster işi dışarıdan temin etmeye ister şirket içinde yapmaya karar verin, şirketinizin halkla ilişkiler sürecini ele almak için farklı yaklaşımlar vardır.

Bir ajans kiralamak, uzmanlığa erişim sağladığından ve çoğu PR etkinliğini sizin için yapabildiğinden kesinlikle verimlilik ve kolaylık açısından size bir avantaj sağlayabilir. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, yalnızca bir faaliyette (örn. kriz, kamu işleri,…) uzmanlaşmış bir ajans da tutabilirsiniz.

Ajansların genellikle çok organize ve üretken olmasına rağmen çok pahalı ve aynı zamanda meşgul olabileceğini unutmayın. Programları çılgına dönebilir ve kendinizi markanızın hak ettiği ilgiyi görmediği bir durumda bulabilirsiniz.

Okuyun: Bir PR ajansı ne yapar?

Öte yandan, dahili bir PR ekibine sahip olmak size kontrol hissi verir. İhtiyacınız olan her şeye kolayca erişebilir ve bu görevleri önceliklendirip zamanında tamamlayabilirsiniz. Bu, belirli faaliyetler için ihtiyaç duyduğunuz kişi sayısına bağlı olarak, genellikle bir ajanstan daha pahalı olabilir.

Bazen kaynaklarınıza bağlı olarak ikisini de yapabilirsiniz, ancak ikisi de size gerçekten para kazandırmaz; biri stratejinize veya organizasyonunuza daha iyi uyacaktır. Bütçenize ara verebilecek, hatta halkla ilişkiler çabalarınızdan doğru sonuçları göstererek bütçenizden daha fazlasını elde etmenize yardımcı olabilecek bir şey, bir medya izleme aracıdır.

Bir Medya İzleme Aracı Ne Yapabilir?

Kesin olan bir şey var ki, halkla ilişkiler dünyası dijitalleşti ve her türlü araç ve yazılımı kullanmak bir zorunluluk haline geldi. Bir medya izleme aracı, markanız, rakipleriniz veya sektör eğilimleriniz hakkında size değerli bilgiler verebilir. Hatta sizi yaklaşan bir krizden bile kurtarabilir!

Bir medya izleme aracının size yardımcı olabileceği 5 şey:

1. Halkla İlişkiler raporları oluşturun

Raporlarınız, halkla ilişkiler çabalarınızın genel analizinin çok önemli bir parçasıdır. Tüm önemli şeyleri örtmelerini ve güzel görünmelerini istiyorsunuz. Mediatoolkit gibi bir medya izleme aracıyla, rapor oluşturma sürecini otomatikleştirebilirsiniz.

İster markalı bir rapora ister basit veya karmaşık bir Rakip analizine ihtiyacınız olsun, araç ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahiptir. Verilerinizi birkaç dakika içinde hazır hale getirebilirsiniz. Mediatoolkit'teki raporların en iyi yanı, PR etkinliğinizi kanıtlayan, sergilenen tüm ilgili metriklerdir.

İşinizin Değerini Anında Kanıtlamak için 5 PR Raporu Şablonu ve Hack'leri okuyun

2. Basın bültenlerini takip edin

Basın bülteninizi basın listenizden bir gazeteciye gönderdikten sonra kendinizi googling yaparken ve manuel olarak ararken bulursanız, kendinizi şimdi durdurun! İyi bir medya izleme aracı, markanızın sözlerini gerçek zamanlı olarak takip eder, böylece parmağınızı bile kıpırdatmanıza gerek kalmaz. Mediatoolkit, basın bülteninizden her bahsedildiğinde sizi haberdar eden Uyarıları açma seçeneğine sahiptir.

Bu çok basit bir işlemdir; araç anahtar kelime tabanlıdır, bu nedenle basın bülteninizin adını veya müşterinizin adını girmeniz yeterlidir. Voila, basın bülteninizin tüm sözleri tek bir yerde var.

3. Pazar araştırması yapın

Pazar araştırması yapmak bazen yorucu, zaman alıcı ve pahalı olabilir - özellikle de odak grupları, anketler ve röportajlar gibi eski usul yöntemleri kullanıyorsanız.

Medya izleme daha ucuzdur ve size gerçek zamanlı olarak toplanan tarafsız ve filtrelenmemiş verileri verir. Ayrıca, müşterilerinizin sosyal medyada sizin hakkınızda yorum yapıp yapmadıklarını, gönderi paylaşıp paylaşmadıklarını veya çevrimiçi makaleler yazıp yazmadıklarını doğal ortamlarında izleyebilirsiniz.

4. Krizi yönetin

Halkla ilişkiler kriz yönetiminiz, büyük ölçüde araştırmaya ve iyi ve yapılandırılmış bir iletişim planına dayanır. Genel tasarruf zarafetiniz, güçlü marka imajınıza ve hedef kitlenize ve sektör trendlerine olan aşinalığınıza bağlı olacaktır.

Tüm bu verileri Mediatoolkit gibi kaliteli bir medya izleme aracından alabilirsiniz. Krizleri önleyemeyebilirsiniz; her zaman olacaklar, ancak yapabileceğiniz şey önceden bir plan hazırlamak.

Bir Felaketi Durdurmak İçin Atmanız Gereken Dört Kriz Yönetimi Adımını Okuyun

5. İletişim stratejinizi güçlendirin

İletişim stratejinizle ilgilenmeniz gereken birkaç bileşen var. Bir medya izleme aracı, yazma ve mesajlaşma konusunda size yardımcı olamasa da, iletişim kuracağınız doğru kanalları ve hedef kitleleri seçmenize yardımcı olabilir.

Bir medya izleme aracı, markanızın duyarlılığını, ne sıklıkta, nerede ve kimin bahsettiği hakkında size bilgi verebilir. Ayrıca, rakipleriniz veya genel olarak sektörünüz tarafından kullanılan ana trendler hakkında size fikir verir. Bir başka yararlı şey, kampanyalarınız için doğru gazetecileri ve etkileyicileri veya doğru yerleri ve dilleri bulmaktır. Bunların hepsi (ve çok daha fazlası) doğru araçla yapılabilir ve bunlardan biri Mediatoolkit.

İletişim Stratejinizi Güçlendirmek için Medya İzlemeyi Nasıl Kullanacağınızı Okuyun

Bunlardan herhangi biri Size Nasıl Tasarruf Sağlar?

Milyon dolarlık bir soru. Ya da belki bir milyon değil, ancak daha sonra matematiği yapmanız için tasarruf edebileceğiniz veya kâr edebileceğiniz şeyleri listeleyeceğiz.

Test daha az gerekli hale gelir

İçinde yaşadığımız hızlı dijital ortamı göz önünde bulundurduğumuzda kulağa çelişkili geliyor, ancak bunu sizin için bir medya izleme aracı yapıyor. Rakiplerinizden ve sektörünüzden her türlü içeriği kolayca takip edebilir ve insanların en çok neyi beğendiğini görebilirsiniz.

Ayrıca hedef kitlenizin en çok hangi kanallarda vakit geçirdiği, nerede bulundukları ve hangi dilleri konuştukları hakkında da doğru veriler toplayabilirsiniz. Bu şekilde, PR bütçenizi başka bir şeye odaklayabilirsiniz.

Ücretsiz etkileyici ve gazeteci veritabanı

Mediatoolkit gibi bir araç, gerçek zamanlı olarak 100 milyondan fazla çevrimiçi kaynağı izler. Bu, bloglardan, sosyal medya gönderilerinden, TikTok'tan bahsedenlerden, Twitter hashtag'lerinden ve çok daha fazlasından her türlü bilgiyi alacağınız anlamına gelir. Bir medya izleme aracının beslemesi, etkileyicileri bulmak için gerçek bir altın madenidir. Halkla ilişkiler uzmanları bu özelliği nadiren kullanır, bu nedenle büyük bir avantajınız olur.

Markanızdan, rakiplerinizden veya sektörünüzden bahseden kaliteli etkileyiciler veya gazeteciler bulabilirsiniz. Dakikalar içinde oluşturup dışa aktardığınız basit bir rapor aracılığıyla erişimlerini, etkileşimlerini ve takipçi sayısını elde edebilirsiniz. Bu, bu özel etkileyici bulma araçlarında para tasarrufu sağlar.

Asla bir krize kaybetmeyin

Bir PR krizi, hem marka itibarınızı hem de bütçenizi kaybetmenize neden olabilir. Bahsettiğimiz gibi, bir medya izleme aracı sizi yolun her adımında bilgilendirecek ve şüpheli bir şey olursa sizi uyaracaktır. İyi bir duygu analizi ve uyarı sistemiyle, markanızın beklenmedik bir şekilde çağrılacağı veya iptal edileceği konusunda paranoyak olmanıza gerek yok. Vızıltıların ne zaman başladığını bileceksiniz ve ilerleme yörüngesini evcilleştirebileceksiniz.

Bu aynı zamanda, uyarı sisteminiz olması ve neler olduğunu takip etmesi için bir kuruma veya kişiye güvenmek zorunda olmadığınız anlamına gelir. İhtiyacın olan tek şey, sonrasında olacaklar için iyi bir oyun planı.

Kapatamayacağınız şeylere odaklanın

Şimdi umduğunuz gibi, bir medya izleme aracı, bazı önemli PR faaliyetlerinde size gerçekten yardımcı olabilir. Eğer tek bir araç bahsi geçen takibi, pazar araştırmasını, raporlamayı, kriz yönetimini, influencer bulmayı ve daha fazlasını yapabiliyorsa, bu, tüm bu işleri yapmak için bir ajansa veya ek kişilere ihtiyacınız olmadığı anlamına gelir.

Bu şekilde, bir aletin yapamayacağı şeyi bu uzman ajanslardan birine yaptırabilir veya bunun yerine daha küçük bir şirket içi ekibe sahip olabilirsiniz. Bir araç gerçekten bir insanın yerini alamaz, ancak PR bütçenizi aşmadan bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Halkla İlişkilerde Verimliliği Okuyun: Yararlar, İpuçları, En İyi Araçlar ve Kitaplar

Daha azına daha fazlasını alın

Halkla İlişkilerin tasarruf edilecek bir şey olmadığına kesinlikle inanıyoruz, ancak bazen ne kadar etkili olduğunu kanıtlamak zor. AVE metriği, genellikle halkla ilişkiler ortamında sıklıkla kullanılan şüpheli geçerliliği ile ilgili sorunlara neden olur. Bu, Mediatoolkit gibi bir araçla durur.

Önemli miktarda önceden tanımlanmış metriğe sahiptir ve yaklaşık 2000 tane daha özel metrik oluşturup bunları raporlarda kullanma seçeneğiniz vardır. Çalışmanızın etkisini gerçekten göstermek için böyle bir araçtan vazgeçmelisiniz. Metrikleri ve raporları ile kaydettiğiniz ilerlemeyi ve bunun iş hedeflerini nasıl olumlu etkilediğini kolayca gösterebilirsiniz. Bu, yetkililerin yaptığınız harika şeylere daha fazla yatırım yapmasını sağlamalıdır. Sonuç olarak, Mediatoolkit, daha önce listelediklerimizden dolayı size daha az yatırımla daha fazla bütçe sağlayabilir.

Bütçeleri Optimize Etmeye Başlayın

Optimizasyon için Cambridge sözlük tanımı, bunun “ bir şeyi olabildiğince iyi ve etkili yapma eylemi ” olduğunu söylüyor. Halkla ilişkiler bütçeniz biraz yardımla gerçekten iyi ve etkili olabilir. Dünyadaki tüm paraya sahip olsanız veya kısıtlı bir bütçeyle çalışıyor olsanız bile, optimize edilecek bir şey var ve bu bir medya izleme aracıyla yapılabilir.

Umarız hesabı yapmışsınızdır ve bütçenizi optimize etmenize yardımcı olabilecek tüm özellikleri denemek istiyorsanız Mediatoolkit'i ücretsiz olarak test edin.