Optimización de su presupuesto de relaciones públicas: 3 formas en que las herramientas de monitoreo de medios pueden ayudar

Para comenzar con un gran descargo de responsabilidad: no, no creemos que recortar los presupuestos para relaciones públicas haga crecer su empresa. Lo que sí pensamos es que muchos de ustedes no tienen influencia sobre cuánto presupuesto obtienen para sus esfuerzos de relaciones públicas. O tal vez tienes algo que decir. Cualquiera que sea el caso, creemos que la cantidad que obtiene puede optimizarse de manera efectiva o incluso aumentarse mediante el uso de una herramienta de monitoreo de medios.

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Comencemos con algunos conceptos básicos y veamos cuáles son algunas de las cosas a las que se destina su presupuesto de relaciones públicas.

Plan presupuestario de relaciones públicas: una descripción general rápida

Si bien la división de su presupuesto de relaciones públicas puede diferir según la industria en la que se encuentre, estas son algunas de las cosas en las que puede estar gastando su dinero:

• conferencias de prensa
• Eventos de medios
• Gestión de crisis
• Monitoreo de medios/clipping de prensa
• membresías
• Producción y distribución de contenidos.
• RRPP y estudios de mercado
• Bases de datos de influencers y periodistas
• Personal (si se hace internamente)

El desglose de su presupuesto puede verse completamente diferente y no incluir la mayoría de estas cosas, pero mantenemos las cosas generales para adaptarse a la mayoría de los escenarios.

¿Agencia o interna?

Existen diferentes enfoques para manejar las relaciones públicas de su empresa, ya sea que decida subcontratar el trabajo o hacerlo internamente.

Contratar una agencia definitivamente puede brindarle una ventaja en términos de productividad y facilidad, ya que brinda acceso a la experiencia y puede realizar la mayoría de las actividades de relaciones públicas por usted. Dependiendo de tus necesidades, también puedes contratar una agencia especializada en una sola actividad (por ejemplo, crisis, asuntos públicos,…).

Tenga en cuenta que, aunque a menudo son muy organizadas y productivas, las agencias pueden ser muy caras y también muy ocupadas. Sus horarios pueden volverse locos y es posible que te encuentres en una situación en la que tu marca no reciba la atención que merece.

Lee: ¿Qué hace una agencia de relaciones públicas?

Por otro lado, tener un equipo de relaciones públicas interno te da una sensación de control. Puede acceder fácilmente a todo lo que necesita y priorizar esas tareas y realizarlas a tiempo. Esto a menudo puede ser más costoso que una agencia, dependiendo de la cantidad de personas que necesite para ciertas actividades.

A veces, dependiendo de tus recursos, puedes hacer ambas cosas, pero ninguna te ahorrará monedas; uno encajará mejor en su estrategia u organización. Algo que podría darle un respiro a su presupuesto o incluso ayudarlo a obtener más al mostrar resultados precisos de sus esfuerzos de relaciones públicas es una herramienta de monitoreo de medios.

¿Qué puede hacer una herramienta de monitoreo de medios?

Una cosa es segura: el mundo de las relaciones públicas se ha vuelto digital y el uso de todo tipo de herramientas y software se ha convertido en una necesidad. Una herramienta de monitoreo de medios puede brindarle información valiosa sobre su marca, competidores o tendencias de la industria. ¡Incluso puede salvarlo de una próxima crisis!

Aquí hay 5 cosas con las que una herramienta de monitoreo de medios puede ayudarlo:

1. Crear informes de relaciones públicas

Sus informes son una parte crucial del análisis general de sus esfuerzos de relaciones públicas. Quieres que cubran todas las cosas importantes y que se vean bien. Con una herramienta de monitoreo de medios como Mediatoolkit, puede automatizar el proceso de creación de informes.

Ya sea que necesite un informe de marca o un análisis competitivo, simple o complejo, la herramienta tiene todas las funciones que necesita. Puedes tener tus datos listos en un par de minutos. La mejor parte de los informes en Mediatoolkit son todas las métricas relevantes que tiene en exhibición que prueban su efectividad de relaciones públicas.

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2. Seguimiento de comunicados de prensa

Si se encuentra buscando en Google y buscando manualmente su comunicado de prensa después de enviarlo a un periodista de su lista de prensa, ¡deténgase ahora! Una buena herramienta de monitoreo de medios rastreará las menciones de su marca en tiempo real, para que no tenga que mover un dedo. Mediatoolkit tiene la opción de activar Alertas que lo mantienen informado cada vez que se menciona su comunicado de prensa.

Es un proceso muy simple; la herramienta se basa en palabras clave, por lo que solo debe ingresar el nombre de su comunicado de prensa o el nombre de su cliente. Voila, tienes todas las menciones de tu comunicado de prensa en un solo lugar.

3. Haz estudios de mercado

Hacer una investigación de mercado a veces puede ser agotador, lento y costoso, especialmente si utiliza métodos de la vieja escuela como grupos focales, encuestas y entrevistas.

El monitoreo de medios es más económico y le brinda datos imparciales y sin filtrar recopilados en tiempo real. Además, puede monitorear a sus clientes en su entorno natural, ya sea que comenten sobre usted en las redes sociales, compartan publicaciones o escriban artículos en línea.

4. Gestionar la crisis

Su gestión de crisis de relaciones públicas depende en gran medida de la investigación y de un plan de comunicación bueno y estructurado. Su gracia salvadora general dependerá de su sólida imagen de marca y su familiaridad con su público objetivo y las tendencias de la industria.

Puede obtener todos estos datos de una herramienta de monitoreo de medios de calidad como Mediatoolkit. Es posible que no pueda evitar las crisis; siempre sucederán, pero lo que puedes hacer es preparar un plan con anticipación.

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5. Potencia tu estrategia de comunicación

Hay algunos componentes a tener en cuenta con su estrategia de comunicación. Si bien una herramienta de monitoreo de medios no puede ayudarlo con la escritura y los mensajes, puede ayudarlo a elegir los canales y las audiencias correctos para comunicarse.

Una herramienta de monitoreo de medios puede informarle sobre el sentimiento de su marca, con qué frecuencia, dónde y quién lo mencionó. También le brinda información sobre las principales tendencias utilizadas por sus competidores o su industria en general. Otra cosa útil es encontrar los periodistas e influencers adecuados o las ubicaciones e idiomas adecuados para sus campañas. Todo esto (y mucho más) se puede hacer con la herramienta adecuada, y una de ellas es Mediatoolkit.

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¿Cómo algo de esto le ahorra dinero?

Una pregunta del millón de dólares. O tal vez no un millón, pero enumeraremos las cosas en las que puede ahorrar o beneficiarse para que pueda hacer los cálculos después.

Las pruebas se vuelven menos necesarias

Suena contradictorio, teniendo en cuenta el rápido entorno digital en el que vivimos, pero una herramienta de monitoreo de medios lo hace por usted. Puede rastrear fácilmente cualquier tipo de contenido de sus competidores e industria y ver lo que más le gusta a la gente.

También puede recopilar datos precisos sobre los canales en los que su audiencia pasa más tiempo, dónde se encuentran y qué idiomas hablan. De esta manera, puede enfocar su presupuesto de relaciones públicas en otra cosa.

Base de datos gratuita de influencers y periodistas

Una herramienta como Mediatoolkit rastrea más de 100 millones de fuentes en línea en tiempo real. Eso significa que obtendrá todo tipo de información de blogs, publicaciones en redes sociales, menciones de TikTok, hashtags de Twitter y mucho más. El feed de una herramienta de monitoreo de medios es una mina de oro literal para encontrar personas influyentes. Los especialistas en relaciones públicas rara vez usan esta función, por lo que tendría una gran ventaja.

Puede encontrar personas influyentes o periodistas de calidad que mencionen su marca, competidores o industria. Puede obtener su alcance, compromiso y número de seguidores a través de un informe simple que crea y exporta en minutos. Esto ahorra dinero en esas herramientas especializadas para encontrar personas influyentes.

Nunca pierdas en una crisis

Una crisis de relaciones públicas puede hacer que pierda tanto la reputación de su marca como su presupuesto. Como mencionamos, una herramienta de monitoreo de medios lo mantendrá informado en cada paso del camino y lo alertará si sucede algo sospechoso. Con un buen análisis de sentimientos y un sistema de alertas, no tiene que estar paranoico de que su marca sea anunciada o cancelada inesperadamente. Sabrás cuándo comienza el zumbido y podrás dominar la trayectoria del progreso.

Esto también significa que no tiene que depender de una agencia o una persona para que sea su sistema de alerta y realice un seguimiento de lo que sucede. Lo único que necesitas es un buen plan de juego para lo que sucederá después.

Enfócate en las cosas que no puedes cubrir

Como puede ver ahora, una herramienta de monitoreo de medios realmente puede ayudarlo con algunas actividades importantes de relaciones públicas. Si una sola herramienta puede hacer su seguimiento de menciones, estudios de mercado, informes, gestión de crisis, búsqueda de personas influyentes y más, esto significa que no necesita una agencia o personas adicionales para hacer todo este trabajo.

De esta manera, puede hacer que una de esas agencias especializadas haga lo que una herramienta no puede hacer o tener un equipo interno más pequeño en su lugar. Una herramienta no puede reemplazar realmente a un ser humano, pero puede ayudarlo a lograr esos objetivos sin gastar demasiado en su presupuesto de relaciones públicas.

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Obtenga más por menos

Creemos firmemente que las relaciones públicas no son algo para ahorrar, pero a veces es difícil demostrar qué tan efectivas son. La métrica AVE a menudo causa problemas con su validez cuestionable, que todavía se usa a menudo en el clima de relaciones públicas. Esto termina con una herramienta como Mediatoolkit.

Tiene una cantidad significativa de métricas predefinidas y tiene la opción de crear unas 2000 más personalizadas y usarlas en los informes. Debe optar por una herramienta como esta para mostrar realmente el efecto que tiene su trabajo. Con sus métricas e informes, puede mostrar fácilmente el progreso que realizó y cómo impacta positivamente en los objetivos comerciales. Esto debería hacer que las autoridades inviertan más en las increíbles cosas que estás haciendo. Al final, Mediatoolkit puede brindarle más presupuesto por menos inversión debido a las cosas que enumeramos anteriormente.

Comience a optimizar presupuestos

La definición de optimización del diccionario de Cambridge dice que es “ el acto de hacer algo tan bueno y efectivo como sea posible ”. Su presupuesto de relaciones públicas puede ser realmente bueno y efectivo con un poco de ayuda. Incluso si tiene todo el dinero del mundo o trabaja con un presupuesto ajustado, hay algo que optimizar, y se puede hacer con una herramienta de monitoreo de medios.

Esperamos que haya hecho los cálculos, y si está dispuesto a probar todas las funciones que pueden ayudarlo a optimizar su presupuesto, pruebe Mediatoolkit de forma gratuita.