Ottimizzazione del budget delle pubbliche relazioni: 3 modi in cui gli strumenti di monitoraggio dei media possono aiutarti

Per iniziare con un enorme disclaimer: No, non pensiamo che tagliare i budget per le PR farà crescere la tua azienda. Quello che pensiamo è che molti di voi non hanno influenza su quanto budget si ottiene per i propri sforzi di PR. O forse hai voce in capitolo. In ogni caso, pensiamo che l'importo che ottieni possa essere efficacemente ottimizzato o addirittura potenziato utilizzando uno strumento di monitoraggio dei media.

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Iniziamo con alcune nozioni di base e vediamo quali sono alcune delle cose a cui va il tuo budget per le PR.

Piano di budget PR: una rapida panoramica

Sebbene la suddivisione del budget per le PR possa variare a seconda del settore in cui risiedi, ecco alcune delle cose per cui potresti spendere i tuoi soldi:

• conferenze stampa
• Eventi mediatici
• Gestione della crisi
• Monitoraggio media/ritaglio stampa
• Abbonamenti
• Produzione e distribuzione di contenuti
• PR e ricerche di mercato
• Database di influencer e giornalisti
• Personale (se svolto internamente)

La ripartizione del tuo budget potrebbe apparire completamente diversa e potrebbe non includere la maggior parte di queste cose, ma manteniamo le cose generali per adattarsi alla maggior parte degli scenari.

Agenzia o interna?

Esistono diversi approcci per gestire le PR della tua azienda, sia che tu decida di esternalizzare il lavoro o farlo internamente.

Assumere un'agenzia può sicuramente darti un vantaggio in termini di produttività e facilità poiché forniscono accesso a competenze e possono svolgere la maggior parte delle attività di PR per te. A seconda delle tue esigenze, puoi anche assumere un'agenzia specializzata in una sola attività (es. crisi, affari pubblici,…).

Tieni presente che, sebbene spesso molto organizzate e produttive, le agenzie possono essere molto costose e anche impegnate. I loro programmi possono impazzire e potresti trovarti in una situazione in cui il tuo marchio non ottiene l'attenzione che merita.

Leggi: Cosa fa un'agenzia di pubbliche relazioni

D'altra parte, avere un team di PR interno ti dà un senso di controllo. Puoi accedere facilmente a tutto ciò di cui hai bisogno e dare priorità a tali attività e completarle in tempo. Questo può essere spesso più costoso di un'agenzia, a seconda del numero di persone di cui hai bisogno per determinate attività.

A volte, a seconda delle tue risorse, puoi fare entrambe le cose, ma nessuna delle due ti farà davvero risparmiare monete; uno si adatterà meglio alla tua strategia o organizzazione. Qualcosa che potrebbe dare una pausa al tuo budget o addirittura aiutarti a ottenerne di più mostrando risultati accurati dai tuoi sforzi di PR è uno strumento di monitoraggio dei media.

Cosa può fare uno strumento di monitoraggio dei media?

Una cosa è certa: il mondo delle PR è diventato digitale e l'utilizzo di tutti i tipi di strumenti e software è diventato un must. Uno strumento di monitoraggio dei media può fornirti preziose informazioni sul tuo marchio, sui concorrenti o sulle tendenze del settore. Può persino salvarti da una crisi imminente!

Ecco 5 cose in cui uno strumento di monitoraggio dei media può aiutarti:

1. Crea report PR

I tuoi rapporti sono una parte cruciale dell'analisi complessiva dei tuoi sforzi di PR. Vuoi che coprano tutte le cose importanti e abbiano un bell'aspetto. Con uno strumento di monitoraggio dei media come Mediatoolkit, puoi automatizzare il processo di creazione dei rapporti.

Che tu abbia bisogno di un report brandizzato, o di un'analisi competitiva, semplice o complessa, lo strumento ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Puoi avere i tuoi dati pronti in un paio di minuti. La parte migliore dei rapporti in Mediatoolkit sono tutte le metriche rilevanti che hai in mostra che dimostrano la tua efficacia nelle PR.

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2. Tieni traccia dei comunicati stampa

Se ti ritrovi a cercare su Google e manualmente il tuo comunicato stampa dopo averlo inviato a un giornalista dalla tua lista stampa, fermati ora! Un buon strumento di monitoraggio dei media terrà traccia delle menzioni del tuo marchio in tempo reale, quindi non devi muovere un dito. Mediatoolkit ha la possibilità di attivare Avvisi che ti tengono informato ogni volta che viene menzionato il tuo comunicato stampa.

È un processo molto semplice; lo strumento è basato su parole chiave, quindi inserisci semplicemente il nome del tuo comunicato stampa o il nome del tuo cliente. Voilà, hai tutte le menzioni del tuo comunicato stampa in un unico posto.

3. Fai ricerche di mercato

Fare ricerche di mercato a volte può essere estenuante, dispendioso in termini di tempo e costoso, soprattutto se si utilizzano metodi della vecchia scuola come focus group, sondaggi e interviste.

Il monitoraggio dei media è più economico e ti offre dati imparziali e non filtrati raccolti in tempo reale. Inoltre, puoi monitorare i tuoi clienti nel loro ambiente naturale, sia che stiano commentando su di te sui social media, condividendo post o scrivendo articoli online.

4. Gestire la crisi

La gestione della tua crisi di PR si basa fortemente sulla ricerca e su un piano di comunicazione buono e strutturato. La tua grazia salvifica complessiva dipenderà dalla tua forte immagine del marchio e dalla tua familiarità con il tuo pubblico di destinazione e le tendenze del settore.

Puoi ottenere tutti questi dati da uno strumento di monitoraggio dei media di qualità come Mediatoolkit. Potresti non essere in grado di evitare le crisi; accadranno sempre, ma quello che puoi fare è preparare un piano in anticipo.

Leggi Quattro passaggi per la gestione della crisi da intraprendere per fermare un disastro

5. Potenzia la tua strategia di comunicazione

Ci sono alcuni componenti di cui occuparsi con la tua strategia di comunicazione. Sebbene uno strumento di monitoraggio dei media non possa aiutarti con la scrittura e la messaggistica, può aiutarti a scegliere i canali e il pubblico giusti con cui comunicare.

Uno strumento di monitoraggio dei media può parlarti del sentimento del tuo marchio, con quale frequenza, dove e chi lo ha menzionato. Ti dà anche informazioni sulle principali tendenze utilizzate dai tuoi concorrenti o dal tuo settore in generale. Un'altra cosa utile è trovare i giornalisti e gli influencer giusti o le località e le lingue giuste per le tue campagne. Tutto questo (e molto altro) può essere fatto con lo strumento giusto, e uno di questi è Mediatoolkit.

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In che modo tutto questo ti fa risparmiare denaro?

Una domanda da un milione di dollari. O forse non un milione, ma elencheremo le cose su cui puoi risparmiare o trarre profitto in modo da fare i conti in seguito.

I test diventano meno necessari

Sembra contraddittorio, tenendo presente il veloce ambiente digitale in cui viviamo, ma uno strumento di monitoraggio dei media lo fa per te. Puoi facilmente monitorare qualsiasi tipo di contenuto dei tuoi concorrenti e del tuo settore e vedere cosa piace di più alle persone.

Puoi anche raccogliere dati precisi su quali canali il tuo pubblico trascorre più tempo, dove si trovano e quali lingue parlano. In questo modo, puoi concentrare il tuo budget di PR su qualcos'altro.

Database gratuito di influencer e giornalisti

Uno strumento come Mediatoolkit tiene traccia di oltre 100 milioni di fonti online in tempo reale. Ciò significa che otterrai tutti i tipi di informazioni da blog, post sui social media, menzioni di TikTok, hashtag di Twitter e molto altro. Il feed di uno strumento di monitoraggio dei media è una vera e propria miniera d'oro per trovare influencer. Gli specialisti delle PR utilizzano raramente questa funzione, quindi avresti un grande vantaggio.

Puoi trovare influencer o giornalisti di qualità che menzionano il tuo marchio, i concorrenti o il settore. Puoi ottenere la loro copertura, coinvolgimento e numero di follower attraverso un semplice rapporto che crei ed esporti in pochi minuti. Ciò consente di risparmiare denaro su quegli strumenti specializzati per la ricerca di influencer.

Non perdere mai di fronte a una crisi

Una crisi di pubbliche relazioni può farti perdere sia la reputazione del marchio che il budget. Come accennato, uno strumento di monitoraggio dei media ti terrà informato in ogni fase del processo e ti avviserà se accade qualcosa di sospetto. Con una buona analisi del sentimento e un sistema di avviso, non devi essere paranoico sul fatto che il tuo marchio venga inaspettatamente richiamato o cancellato. Saprai quando il brusio inizierà a verificarsi e sarai in grado di domare la traiettoria di avanzamento.

Ciò significa anche che non devi fare affidamento su un'agenzia o una persona per essere il tuo sistema di allerta e tenere traccia di ciò che sta accadendo. L'unica cosa di cui hai bisogno è un buon piano di gioco per quello che succede dopo.

Concentrati sulle cose che non puoi coprire

Come si spera ora vedrai, uno strumento di monitoraggio dei media può davvero aiutarti con alcune importanti attività di PR. Se un unico strumento può fare il monitoraggio delle menzioni, ricerche di mercato, reportistica, gestione delle crisi, ricerca di influencer e altro, significa che non hai bisogno di un'agenzia o di altre persone per fare tutto questo lavoro.

In questo modo, puoi convincere una di quelle agenzie specializzate a fare ciò che uno strumento non può o avere invece un team interno più piccolo. Uno strumento non può davvero sostituire un essere umano, ma può aiutarti a raggiungere questi obiettivi senza spendere troppo il tuo budget per le PR.

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Ottieni di più con meno

Crediamo fermamente che le PR non siano qualcosa su cui risparmiare, ma a volte è difficile dimostrare quanto siano efficaci. La metrica AVE causa spesso problemi con la sua discutibile validità, che è ancora spesso utilizzata nel clima di PR. Questo si ferma con uno strumento come Mediatoolkit.

Ha una quantità significativa di metriche predefinite e hai la possibilità di crearne altre 2000 personalizzate e usarle nei rapporti. Dovresti rinunciare a uno strumento come questo per mostrare davvero l'effetto che ha il tuo lavoro. Con le sue metriche e i suoi report, puoi mostrare facilmente i progressi che hai fatto e in che modo influiscono positivamente sugli obiettivi aziendali. Questo dovrebbe indurre le autorità a investire di più nelle cose straordinarie che stai facendo. Alla fine, Mediatoolkit può farti ottenere più budget con meno investimenti grazie alle cose che abbiamo elencato in precedenza.

Inizia a ottimizzare i budget

La definizione di ottimizzazione del dizionario Cambridge dice che è " l'atto di fare qualcosa di più buono ed efficace possibile ". Il tuo budget per le PR può essere davvero buono ed efficace con un piccolo aiuto. Anche se hai tutti i soldi del mondo o lavori con un budget limitato, c'è qualcosa da ottimizzare e può essere fatto con uno strumento di monitoraggio dei media.

Ci auguriamo che tu abbia fatto i conti e, se sei disposto a provare tutte le funzionalità che possono aiutarti a ottimizzare il tuo budget, prova gratuitamente Mediatoolkit.