Mengoptimalkan Anggaran Humas Anda: 3 Cara Alat Pemantauan Media Dapat Membantu

Untuk memulai dengan penafian besar: Tidak, menurut kami pemotongan anggaran untuk PR tidak akan membuat perusahaan Anda tumbuh. Apa yang kami pikirkan adalah bahwa banyak dari Anda tidak memiliki pengaruh terhadap berapa banyak anggaran yang Anda dapatkan untuk upaya PR Anda. Atau mungkin Anda mendapatkan suara. Apapun masalahnya, kami pikir jumlah yang Anda dapatkan dapat dioptimalkan secara efektif atau bahkan ditingkatkan dengan menggunakan alat pemantauan media.

Baca Penjelasan PR Digital: Strategi dan Alat Terbaik

Mari kita mulai dengan beberapa dasar dan melihat apa saja anggaran PR Anda.

Rencana Anggaran PR – Tinjauan Singkat

Meskipun pembagian anggaran PR Anda mungkin berbeda tergantung pada industri tempat Anda tinggal, berikut adalah beberapa hal yang mungkin Anda gunakan untuk membelanjakan uang Anda:

• Konferensi pers
• Acara media
• Manajemen krisis
• Pemantauan media / kliping pers
• Keanggotaan
• Produksi dan distribusi konten
• PR dan riset pasar
• Basis data influencer dan jurnalis
• Staf (jika dilakukan di rumah)

Pengelompokan anggaran Anda mungkin terlihat sangat berbeda dan mungkin tidak mencakup sebagian besar dari hal-hal ini, tetapi kami menjaga semuanya tetap umum agar sesuai dengan sebagian besar skenario.

Agensi atau internal?

Ada pendekatan yang berbeda untuk menangani PR perusahaan Anda, apakah Anda memutuskan untuk melakukan outsourcing pekerjaan atau melakukannya sendiri.

Mempekerjakan agen pasti dapat memberi Anda keuntungan dalam hal produktivitas dan kemudahan karena mereka memberikan akses ke keahlian dan dapat melakukan sebagian besar aktivitas PR untuk Anda. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda juga dapat menyewa agen yang mengkhususkan diri hanya dalam satu kegiatan (misalnya, krisis, urusan publik,…).

Ingatlah bahwa, meskipun seringkali sangat terorganisir dan produktif, agensi bisa menjadi sangat mahal dan juga sibuk. Jadwal mereka bisa menjadi gila, dan Anda mungkin menemukan diri Anda dalam situasi di mana merek Anda tidak mendapatkan perhatian yang layak.

Baca: Apa yang Dilakukan Agensi PR

Di sisi lain, memiliki tim PR internal memberi Anda rasa kontrol. Anda dapat dengan mudah mengakses semua yang Anda butuhkan dan membuat tugas-tugas tersebut diprioritaskan dan diselesaikan tepat waktu. Ini seringkali bisa lebih mahal daripada agen, tergantung pada jumlah orang yang Anda butuhkan untuk kegiatan tertentu.

Terkadang, tergantung pada sumber daya Anda, Anda dapat melakukan keduanya, tetapi keduanya tidak akan benar-benar menghemat koin; seseorang hanya akan cocok dengan strategi atau organisasi Anda dengan lebih baik. Sesuatu yang mungkin membuat anggaran Anda istirahat atau bahkan membantu Anda mendapatkan lebih banyak dengan menunjukkan hasil yang akurat dari upaya PR Anda adalah alat pemantauan media.

Apa yang Dapat Dilakukan Alat Pemantau Media?

Satu hal yang pasti – dunia PR telah menjadi digital, dan menggunakan semua jenis alat dan perangkat lunak telah menjadi suatu keharusan. Alat pemantauan media dapat memberi Anda wawasan berharga tentang merek, pesaing, atau tren industri Anda. Bahkan dapat menyelamatkan Anda dari krisis yang akan datang!

Berikut adalah 5 hal yang dapat dibantu oleh alat pemantauan media:

1. Buat laporan PR

Laporan Anda adalah bagian penting dari keseluruhan analisis upaya PR Anda. Anda ingin mereka menutupi semua hal penting dan terlihat bagus. Dengan alat pemantauan media seperti Mediatoolkit, Anda dapat mengotomatiskan proses pembuatan laporan.

Apakah Anda memerlukan laporan bermerek, atau analisis Kompetitif, sederhana atau kompleks, alat ini memiliki semua fitur yang Anda butuhkan. Anda dapat menyiapkan data dalam beberapa menit. Bagian terbaik dari laporan di Mediatoolkit adalah semua metrik relevan yang Anda tampilkan yang membuktikan efektivitas PR Anda.

Baca 5 Template Laporan PR dan Peretasan untuk Membuktikan Nilai Pekerjaan Anda Secara Instan

2. Lacak siaran pers

Jika Anda menemukan diri Anda googling dan secara manual mencari siaran pers Anda setelah Anda mengirimkannya ke jurnalis dari daftar pers Anda, hentikan diri Anda sekarang! Alat pemantauan media yang baik akan melacak penyebutan merek Anda secara real-time, jadi Anda tidak perlu mengangkat jari. Mediatoolkit memiliki opsi untuk mengaktifkan Alerts yang membuat Anda mengetahui kapan saja siaran pers Anda disebutkan.

Ini adalah proses yang sangat sederhana; alat ini berbasis kata kunci, jadi Anda cukup memasukkan nama siaran pers atau nama klien Anda. Voila, Anda memiliki semua penyebutan siaran pers Anda di satu tempat.

3. Lakukan riset pasar

Melakukan riset pasar terkadang bisa melelahkan, memakan waktu, dan mahal – terutama jika Anda menggunakan metode kuno seperti kelompok fokus, survei, dan wawancara.

Pemantauan media lebih murah dan memberi Anda data yang tidak bias dan tidak disaring yang dikumpulkan secara real-time. Juga, Anda dapat memantau pelanggan Anda di lingkungan alami mereka, apakah mereka berkomentar tentang Anda di media sosial, berbagi posting, atau menulis artikel online.

4. Kelola krisis

Manajemen krisis PR Anda sangat bergantung pada penelitian dan rencana komunikasi yang baik dan terstruktur. Anugrah keselamatan Anda secara keseluruhan akan bergantung pada citra merek Anda yang kuat dan keakraban Anda dengan audiens target dan tren industri Anda.

Anda bisa mendapatkan semua data ini dari alat pemantauan media berkualitas seperti Mediatoolkit. Anda mungkin tidak dapat menghindari krisis; itu akan selalu terjadi, tetapi yang dapat Anda lakukan adalah menyiapkan rencana ke depan.

Baca Empat Langkah Manajemen Krisis yang Harus Dilakukan untuk Menghentikan Bencana

5. Tingkatkan strategi komunikasi Anda

Ada beberapa komponen yang harus diperhatikan dengan strategi komunikasi Anda. Meskipun alat pemantauan media tidak dapat membantu Anda menulis dan mengirim pesan, alat ini dapat membantu Anda memilih saluran dan audiens yang tepat untuk berkomunikasi.

Alat pemantauan media dapat memberi tahu Anda tentang sentimen merek Anda, seberapa sering, di mana, dan siapa yang menyebutkannya. Ini juga memberi Anda wawasan tentang tren utama yang digunakan oleh pesaing Anda atau industri Anda secara umum. Hal berguna lainnya adalah menemukan jurnalis dan influencer yang tepat atau lokasi dan bahasa yang tepat untuk kampanye Anda. Semua ini (dan banyak lagi) dapat dilakukan dengan alat yang tepat, dan salah satunya adalah Mediatoolkit.

Baca Cara Menggunakan Media Monitoring untuk Meningkatkan Strategi Komunikasi Anda

Bagaimana Cara Ini Menghemat Uang Anda?

Pertanyaan sejuta dolar. Atau mungkin tidak sejuta, tetapi kami akan mencantumkan hal-hal yang dapat Anda hemat atau untungkan sehingga Anda dapat menghitungnya nanti.

Pengujian menjadi kurang diperlukan

Kedengarannya kontradiktif, mengingat lingkungan digital yang cepat di mana kita hidup, tetapi alat pemantauan media melakukan ini untuk Anda. Anda dapat dengan mudah melacak semua jenis konten dari pesaing dan industri Anda dan melihat apa yang paling disukai orang.

Anda juga dapat mengumpulkan data yang akurat tentang saluran mana yang paling sering digunakan pemirsa Anda, di mana mereka berada, dan bahasa apa yang mereka gunakan. Dengan cara ini, Anda dapat memfokuskan anggaran PR Anda pada hal lain.

Basis data influencer dan jurnalis gratis

Alat seperti Mediatoolkit melacak lebih dari 100 juta sumber online secara real-time. Itu berarti Anda akan mendapatkan semua jenis informasi dari blog, posting media sosial, sebutan TikTok, tagar Twitter, dan banyak lagi. Umpan alat pemantauan media adalah tambang emas literal untuk menemukan influencer. Spesialis PR jarang menggunakan fitur ini, jadi Anda akan mendapat keuntungan besar.

Anda dapat menemukan influencer atau jurnalis berkualitas yang menyebutkan merek, pesaing, atau industri Anda. Anda bisa mendapatkan jangkauan, keterlibatan, dan jumlah pengikut mereka melalui laporan sederhana yang Anda buat dan ekspor dalam hitungan menit. Ini menghemat uang untuk alat pencari influencer khusus tersebut.

Jangan pernah kalah dalam krisis

Krisis PR dapat menyebabkan Anda kehilangan reputasi merek dan anggaran Anda. Seperti yang kami sebutkan, alat pemantauan media akan memberi Anda informasi di setiap langkah, dan memperingatkan Anda jika terjadi sesuatu yang mencurigakan. Dengan analisis sentimen dan sistem peringatan yang baik, Anda tidak perlu paranoid bahwa merek Anda tiba-tiba dipanggil atau dibatalkan. Anda akan tahu kapan buzz mulai terjadi, dan Anda akan dapat menjinakkan lintasan kemajuan.

Ini juga berarti Anda tidak harus bergantung pada agensi atau seseorang untuk menjadi sistem peringatan Anda dan melacak apa yang terjadi. Satu-satunya hal yang Anda butuhkan adalah rencana permainan yang baik untuk apa yang terjadi setelahnya.

Fokus pada hal-hal yang tidak dapat Anda tutupi

Seperti yang mudah-mudahan Anda lihat sekarang, alat pemantauan media benar-benar dapat membantu Anda dengan beberapa kegiatan PR yang penting. Jika satu alat dapat melakukan pelacakan penyebutan Anda, riset pasar, pelaporan, manajemen krisis, penemuan influencer, dan banyak lagi, ini berarti Anda tidak memerlukan agensi atau orang tambahan untuk melakukan semua pekerjaan ini.

Dengan cara ini, Anda dapat meminta salah satu agen khusus tersebut untuk melakukan hal yang tidak dapat dilakukan oleh alat atau memiliki tim internal yang lebih kecil. Alat tidak dapat benar-benar menggantikan manusia, tetapi dapat membantu Anda mencapai tujuan tersebut tanpa menghabiskan anggaran PR Anda.

Baca Produktivitas dalam PR: Manfaat, Tips, Alat & Buku Terbaik

Dapatkan lebih banyak dengan lebih sedikit

Kami sangat percaya bahwa PR bukanlah sesuatu yang harus dihemat, tetapi terkadang sulit untuk membuktikan seberapa efektifnya. Metrik AVE sering menimbulkan masalah dengan validitas yang dipertanyakan, yang masih sering digunakan dalam iklim PR. Ini berhenti dengan alat seperti Mediatoolkit.

Ini memiliki sejumlah besar metrik standar, dan Anda memiliki opsi untuk membuat sekitar 2000 lebih banyak metrik khusus dan menggunakannya dalam laporan. Anda harus memilih alat seperti ini untuk benar-benar menunjukkan efek pekerjaan Anda. Dengan metrik dan laporannya, Anda dapat dengan mudah menunjukkan kemajuan yang Anda buat dan bagaimana hal itu berdampak positif pada tujuan bisnis. Ini akan membuat pihak berwenang untuk berinvestasi lebih banyak dalam hal-hal menakjubkan yang Anda lakukan. Pada akhirnya, Mediatoolkit bisa memberi Anda lebih banyak anggaran dengan investasi lebih sedikit karena hal-hal yang telah kami daftarkan sebelumnya.

Mulai Optimalkan Anggaran

Definisi kamus Cambridge untuk optimasi mengatakan itu " tindakan membuat sesuatu sebaik dan seefektif mungkin ". Anggaran PR Anda bisa benar-benar bagus dan efektif dengan sedikit bantuan. Bahkan jika Anda memiliki semua uang di dunia atau bekerja dengan anggaran yang ketat, ada sesuatu untuk dioptimalkan, dan itu dapat dilakukan dengan alat pemantauan media.

Kami harap Anda menghitungnya, dan jika Anda ingin mencoba semua fitur yang dapat membantu mengoptimalkan anggaran Anda, ujilah Mediatoolkit secara gratis.