Optimiser votre budget de relations publiques : 3 façons dont les outils de surveillance des médias peuvent vous aider

Pour commencer avec une énorme clause de non-responsabilité : non, nous ne pensons pas que la réduction des budgets pour les relations publiques fera croître votre entreprise. Ce que nous pensons, c'est que beaucoup d'entre vous n'ont aucune influence sur le budget que vous obtenez pour vos efforts de relations publiques. Ou peut-être avez-vous votre mot à dire. Quoi qu'il en soit, nous pensons que le montant que vous obtenez peut être efficacement optimisé ou même augmenté en utilisant un outil de surveillance des médias.

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Commençons par quelques notions de base et voyons à quoi sert votre budget de relations publiques.

Plan budgétaire des relations publiques - un aperçu rapide

Bien que la répartition de votre budget RP puisse différer selon le secteur dans lequel vous êtes basé, voici certaines des choses pour lesquelles vous pourriez dépenser votre argent :

• conférences de presse
• Événements médiatiques
• Gestion de crise
• Veille médiatique/coupures de presse
• Adhésions
• Production et distribution de contenu
• RP et études de marché
• Bases de données d'influenceurs et de journalistes
• Personnel (si fait en interne)

La répartition de votre budget peut sembler complètement différente et peut ne pas inclure la plupart de ces éléments, mais nous gardons les choses générales pour s'adapter à la plupart des scénarios.

En agence ou en interne ?

Il existe différentes approches pour gérer les relations publiques de votre entreprise, que vous décidiez d'externaliser le travail ou de le faire en interne.

L'embauche d'une agence peut certainement vous donner un avantage en termes de productivité et de facilité puisqu'elle donne accès à une expertise et peut faire la plupart des activités de relations publiques pour vous. Selon vos besoins, vous pouvez également faire appel à une agence spécialisée dans une seule activité (ex : crise, affaires publiques,…).

Gardez à l'esprit que, bien que souvent très organisées et productives, les agences peuvent être très coûteuses et également très occupées. Leurs horaires peuvent devenir fous et vous pourriez vous retrouver dans une situation où votre marque ne reçoit pas l'attention qu'elle mérite.

Lire : Que fait une agence de relations publiques

D'un autre côté, avoir une équipe de relations publiques interne vous donne un sentiment de contrôle. Vous pouvez facilement accéder à tout ce dont vous avez besoin et hiérarchiser ces tâches et les exécuter à temps. Cela peut souvent être plus cher qu'une agence, selon le nombre de personnes dont vous avez besoin pour certaines activités.

Parfois, selon vos ressources, vous pouvez faire les deux, mais aucun ne vous fera vraiment économiser de pièces ; l'un d'entre eux s'intégrera mieux à votre stratégie ou à votre organisation. Quelque chose qui pourrait donner une pause à votre budget ou même vous aider à en obtenir plus en montrant des résultats précis de vos efforts de relations publiques est un outil de surveillance des médias.

Que peut faire un outil de surveillance des médias ?

Une chose est sûre, le monde des relations publiques est passé au numérique et l'utilisation de toutes sortes d'outils et de logiciels est devenue incontournable. Un outil de surveillance des médias peut vous donner des informations précieuses sur votre marque, vos concurrents ou les tendances du secteur. Cela peut même vous sauver d'une crise à venir !

Voici 5 choses qu'un outil de surveillance des médias peut vous aider :

1. Créer des rapports de relations publiques

Vos rapports sont une partie cruciale de l'analyse globale de vos efforts de relations publiques. Vous voulez qu'ils couvrent toutes les choses importantes et qu'ils soient beaux. Avec un outil de surveillance des médias comme Mediatoolkit, vous pouvez automatiser le processus de création de rapports.

Que vous ayez besoin d'un rapport de marque ou d'une analyse concurrentielle, simple ou complexe, l'outil possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vos données peuvent être prêtes en quelques minutes. La meilleure partie des rapports dans Mediatoolkit est toutes les mesures pertinentes que vous avez affichées qui prouvent votre efficacité en matière de relations publiques.

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2. Suivez les communiqués de presse

Si vous vous retrouvez à googler et à rechercher manuellement votre communiqué de presse après l'avoir envoyé à un journaliste de votre liste de presse, arrêtez-vous maintenant ! Un bon outil de surveillance des médias suivra les mentions de votre marque en temps réel, vous n'avez donc pas à lever le petit doigt. Mediatoolkit a la possibilité d'activer des alertes qui vous tiennent au courant à chaque fois que votre communiqué de presse est mentionné.

C'est un processus très simple; l'outil est basé sur des mots-clés, il vous suffit donc d'entrer le nom de votre communiqué de presse ou le nom de votre client. Voilà, vous avez toutes les mentions de votre communiqué de presse en un seul endroit.

3. Faites une étude de marché

Faire des études de marché peut parfois être épuisant, long et coûteux, surtout si vous utilisez des méthodes à l'ancienne comme les groupes de discussion, les enquêtes et les entretiens.

La surveillance des médias est moins chère et vous donne des données impartiales et non filtrées collectées en temps réel. De plus, vous pouvez surveiller vos clients dans leur environnement naturel, qu'ils commentent à votre sujet sur les réseaux sociaux, partagent des publications ou écrivent des articles en ligne.

4. Gérer la crise

Votre gestion de crise RP s'appuie fortement sur la recherche et un bon plan de communication structuré. Votre grâce globale dépendra de votre image de marque forte et de votre familiarité avec votre public cible et les tendances de l'industrie.

Vous pouvez obtenir toutes ces données à partir d'un outil de surveillance des médias de qualité comme Mediatoolkit. Vous ne pourrez peut-être pas éviter les crises; ils se produiront toujours, mais ce que vous pouvez faire, c'est préparer un plan à l'avance.

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5. Boostez votre stratégie de communication

Il y a quelques éléments à prendre en compte dans votre stratégie de communication. Bien qu'un outil de surveillance des médias ne puisse pas vous aider à écrire et à envoyer des messages, il peut vous aider à choisir les bons canaux et publics avec lesquels communiquer.

Un outil de surveillance des médias peut vous informer sur le sentiment de votre marque, à quelle fréquence, où et qui l'a mentionné. Il vous donne également un aperçu des principales tendances utilisées par vos concurrents ou votre industrie en général. Une autre chose utile est de trouver les bons journalistes et influenceurs ou les bons emplacements et langues pour vos campagnes. Tout cela (et bien plus encore) peut être fait avec le bon outil, et l'un d'eux est Mediatoolkit.

Lire Comment utiliser la surveillance des médias pour booster votre stratégie de communication

Comment cela vous fait-il économiser de l'argent ?

Une question à un million de dollars. Ou peut-être pas un million, mais nous énumérerons les choses sur lesquelles vous pouvez économiser ou dont vous pouvez tirer profit afin que vous fassiez le calcul par la suite.

Les tests deviennent moins nécessaires

Cela semble contradictoire, compte tenu de l'environnement numérique rapide dans lequel nous vivons, mais un outil de surveillance des médias le fait pour vous. Vous pouvez facilement suivre tout type de contenu de vos concurrents et de votre secteur et voir ce que les gens aiment le plus.

Vous pouvez également collecter des données précises sur les canaux sur lesquels votre public passe le plus de temps, où ils se trouvent et quelles langues ils parlent. De cette façon, vous pouvez concentrer votre budget RP sur autre chose.

Base de données gratuite d'influenceurs et de journalistes

Un outil comme Mediatoolkit suit plus de 100 millions de sources en ligne en temps réel. Cela signifie que vous obtiendrez toutes sortes d'informations à partir de blogs, de publications sur les réseaux sociaux, de mentions TikTok, de hashtags Twitter et bien plus encore. Le flux d'un outil de surveillance des médias est une véritable mine d'or pour trouver des influenceurs. Les spécialistes des relations publiques utilisent rarement cette fonctionnalité, vous auriez donc un grand avantage.

Vous pouvez trouver des influenceurs ou des journalistes de qualité mentionnant votre marque, vos concurrents ou votre secteur. Vous pouvez obtenir leur portée, leur engagement et leur nombre d'abonnés grâce à un simple rapport que vous créez et exportez en quelques minutes. Cela permet d'économiser de l'argent sur ces outils spécialisés de recherche d'influenceurs.

Ne jamais perdre face à une crise

Une crise de relations publiques peut vous faire perdre à la fois la réputation de votre marque et votre budget. Comme nous l'avons mentionné, un outil de surveillance des médias vous tiendra informé à chaque étape du processus et vous alertera si quelque chose de suspect se produit. Avec une bonne analyse des sentiments et un système d'alerte, vous n'avez pas à être paranoïaque à l'idée que votre marque sera appelée ou annulée de manière inattendue. Vous saurez quand le buzz commencera à se produire et vous pourrez apprivoiser la trajectoire de progression.

Cela signifie également que vous n'avez pas à compter sur une agence ou une personne pour être votre système d'alerte et suivre ce qui se passe. La seule chose dont vous avez besoin est un bon plan de match pour ce qui se passera après.

Concentrez-vous sur les choses que vous ne pouvez pas couvrir

Comme vous le voyez maintenant, je l'espère, un outil de surveillance des médias peut vraiment vous aider dans certaines activités de relations publiques importantes. Si un seul outil peut effectuer le suivi des mentions, les études de marché, les rapports, la gestion de crise, la recherche d'influenceurs, etc., cela signifie que vous n'avez pas besoin d'une agence ou de personnes supplémentaires pour faire tout ce travail.

De cette façon, vous pouvez demander à l'une de ces agences spécialisées de faire ce qu'un outil ne peut pas faire ou avoir une équipe interne plus petite à la place. Un outil ne peut pas vraiment remplacer un humain, mais il peut vous aider à atteindre ces objectifs sans dépasser votre budget RP.

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Obtenez plus pour moins

Nous croyons fermement que les relations publiques ne sont pas quelque chose sur lesquelles économiser, mais il est parfois difficile de prouver leur efficacité. La métrique AVE pose souvent des problèmes avec sa validité douteuse, qui est encore souvent utilisée dans le climat des relations publiques. Cela s'arrête avec un outil comme Mediatoolkit.

Il contient une quantité importante de mesures prédéfinies et vous avez la possibilité d'en créer environ 2 000 autres et de les utiliser dans les rapports. Vous devriez choisir un outil comme celui-ci pour vraiment montrer l'effet de votre travail. Avec ses métriques et ses rapports, vous pouvez facilement montrer les progrès que vous avez réalisés et leur impact positif sur les objectifs commerciaux. Cela devrait amener les autorités à investir davantage dans les choses incroyables que vous faites. En fin de compte, Mediatoolkit peut vous obtenir plus de budget pour moins d'investissement en raison des éléments que nous avons précédemment énumérés.

Commencer à optimiser les budgets

La définition du dictionnaire Cambridge pour l'optimisation dit que c'est " l'acte de rendre quelque chose d'aussi bon et efficace que possible ". Votre budget RP peut vraiment être bon et efficace avec un peu d'aide. Même si vous avez tout l'argent du monde ou que vous travaillez avec un budget serré, il y a quelque chose à optimiser, et cela peut être fait avec un outil de veille médiatique.

Nous espérons que vous avez fait le calcul, et si vous êtes prêt à essayer toutes les fonctionnalités qui peuvent vous aider à optimiser votre budget, testez Mediatoolkit gratuitement.