Como planejar um 5K: 24 dicas de um corredor

Quando você sabe como planejar um 5K bem organizado, sua organização sem fins lucrativos tem o potencial de atrair seguidores cult de corredores ávidos e apoiadores que participam de seu evento de arrecadação de fundos ano após ano. Na verdade, como corredor competitivo nos últimos 10 anos, sempre faço uma reserva de hotel para minha corrida favorita para o ano seguinte no mesmo dia em que a corro.

A chave para construir essa lealdade é executar um evento que não apenas corra bem, mas também impressione todos os envolvidos. Isso inclui pessoas além de seus corredores. Também é essencial criar experiências positivas e desenvolver relacionamentos com seus voluntários, empresas locais, funcionários do governo e a comunidade em geral.

Use estas 24 dicas sobre como planejar um 5K para garantir que sua organização sem fins lucrativos faça um evento memorável que esmague as metas e que as pessoas estejam ansiosas para participar.

1. Facilite a inscrição e o recebimento de informações

Os comparativos de mercado de angariação de fundos elegantes mostram que o tráfego de dispositivos móveis representa 51% do tráfego para todos os tipos de campanha , portanto, uma experiência de registro on-line perfeita e responsiva para dispositivos móveis é essencial. Além dos recursos de registro de eventos, seu site também deve fornecer amplas informações para corredores locais e de fora da cidade. Eles devem saber coisas como:

• Onde eles podem ficar
• Os melhores restaurantes para carregar carbo na noite anterior
• Como chegar aos ônibus de coleta (se disponíveis)
• Onde cair
• Onde eles podem estacionar
• Quais estradas serão fechadas
• O que eles podem esperar para o clima

Dica profissional : Cinquenta e sete por cento do tráfego da campanha no Classy vem das mídias sociais. Certifique-se de que seu software de captação de recursos on-line facilite para os participantes o compartilhamento de sua inscrição para que eles possam acessar facilmente suas redes para doações.

2. Recompense os corredores que se inscreverem antecipadamente

Considere oferecer códigos de desconto ou uma estrutura de preços escalonada que aumenta à medida que você se aproxima da data do evento. Isso pode beneficiar tanto a sua organização quanto o consumidor. Os corredores que são leais ao seu evento ou adotam antecipadamente são recompensados ​​com preços mais baratos pela inscrição antecipada, e sua organização tem a oportunidade de aumentar os preços das mesmas ofertas à medida que o evento se aproxima.

Um bônus adicional de usar códigos de desconto no Classy é que você pode atribuir códigos exclusivos a táticas de marketing de eventos específicas. Por exemplo, se você fornecer um desconto para amigos e familiares a voluntários, doadores atuais e participantes de anos anteriores, poderá acompanhar a eficácia desse esforço depois de realizar a retrospectiva de sua campanha.

3. Não economize no acesso à água

Isso pode parecer uma regra óbvia, mas eu já tive que pagar por água pós-corrida antes. Quando você tem corredores de todos os níveis de experiência passando pela linha de chegada – 99% dos quais provavelmente não estão com suas carteiras – e você não oferece água de graça imediatamente, você vai ficar com raiva e sede, corredores.

Ofereça muitas garrafas de água ou copos no final de uma corrida, bem como em intervalos regulares ao longo da corrida. Aqui estão algumas dicas adicionais para a configuração da estação de água:

• Incluir a primeira estação na milha dois
• Definir estações a cada duas milhas depois disso
• Use várias mesas em ambos os lados da estrada para que todos os corredores tenham acesso ideal
• Treine os voluntários sobre como segurar os copos (dois dedos segurando a parte superior do aro ou na palma da mão para facilitar o acesso)
• Se você fornecer água e uma alternativa, como uma bebida esportiva ou gelo, coloque-os em duas mesas separadas e rotule claramente cada uma com um sinal

4. Fornecer Amenidades Após a Corrida

Encante os participantes fornecendo algum tipo de comida ou refresco (além de água) após a corrida. Considere trabalhar com patrocinadores para doar itens em troca da exposição da marca. Aqui estão alguns exemplos de coisas que você pode fornecer:

• Suco, achocolatado, água de coco, cerveja
• Segmentos laranja
• picolés
• Sanduíches simples – pão, carne, queijo
• Banana
• Barras de granola/proteína
• Chips ou biscoitos

5. Desenhe um Curso Estratégico

O design da sua corrida afetará diretamente a experiência geral de um participante. Quando possível, evite rotas de ida e volta e curvas fechadas. Essas rotas e curvas geralmente forçam os corredores a mudar de direção em 180 graus repentinamente, o que causa congestionamento e o corredor perde o impulso. Isso é especialmente importante a ser considerado em corridas curtas como 5Ks, onde seus atletas rápidos darão voltas em competidores mais lentos e causarão congestionamento na pista de corrida.

Certifique-se de compartilhar o mapa do percurso e as principais informações, como mudanças de elevação, em seu site para preparar os corredores. Também notifique os corredores com antecedência sobre quaisquer obstáculos do percurso que possam afetar o tempo da corrida. Por exemplo, informe-os se um sistema de transporte público cruzará o caminho da corrida ou se os carros tiverem que passar ocasionalmente. Se um corredor competitivo não tem conhecimento e é forçado a parar e atracar o tempo de sua corrida, isso pode ser muito frustrante. Quando possível, evite rotas com esses obstáculos, pois corredores competitivos podem decidir não participar por causa disso.

6. Marque o Caminho do Curso

Em nenhum momento durante a corrida um corredor deve questionar sua direção. Uma curva errada pode ser altamente perturbadora para os participantes do evento e afetar negativamente o tempo de corrida e a experiência geral. Para criar um fluxo de corrida positivo, marque claramente quaisquer curvas que possam causar confusão e considere enviar um voluntário para orientar os corredores.

7. Considere seu público-alvo de corrida

Uma das coisas bonitas sobre a corrida é que ela incentiva uma ampla gama de atletismo. Eventos de corrida têm o potencial de atrair pessoas de todos os níveis de condicionamento físico para participar, sejam eles do sofá para 5Kers, caminhantes, caçadores de relações públicas ou quebradores de recordes.

Se você quiser incentivar todos os níveis de participação, considere anunciar seus 5 km como um evento de corrida/caminhada. Você também pode organizar uma corrida de longa distância após os 5 km para atrair corredores de longa distância competitivos também.

Quanto tempo as estradas podem ser fechadas dependerá de seus acordos com as autoridades da cidade. Isso afetará quanto tempo o curso pode permanecer aberto e o nível de competitividade de sua corrida. Quanto menos tempo você tiver as estradas fechadas, mais competitivos seus participantes precisarão ser. Se você decidir organizar uma corrida que tenha como alvo vários públicos de corredores, sua corrida deve capacitar o corredor de sofá para 5K para se sentir tão bem-sucedido quanto o recordista. Para que isso seja possível, certifique-se de dar-lhes o tempo necessário para terminar.

8. Pense em sua linha de recebimento

Se você planeja distribuir itens importantes após a corrida, como broches ou medalhas, coloque voluntários na linha de chegada para distribuir esses itens. Isso garante que cada participante receba o item sem ter que esperar em uma longa fila após o evento. Oferecer memorabilia de corrida é uma ótima maneira de se manter em mente com um corredor após o evento.

Sua área de recepção também deve incluir estações de água, um depósito de bagagem (para corridas mais longas) e uma área de encontro familiar (para corridas maiores). Voluntários e sinalização pesada são essenciais para um processo de recebimento bem-sucedido e simplificado. Use placas grandes que exibam intervalos de números de peito para a área de despacho de malas e letras do alfabeto para as áreas de encontro da família.

9. Oferta de Ganhos

Swag agora é uma parte obrigatória da experiência de corrida. Quer você ofereça copos de cerveja de marca, camisetas, jaquetas de corrida, bolsas de cordão ou medalhas, você deve pensar no que seu público de participantes mais apreciaria.

10. Use Currais ou Ondas de Partida

Geralmente denotados por cor ou letra, os currais de corrida ajudam a criar uma experiência positiva de largada de corrida, agrupando corredores de ritmo semelhante no início. Isso evita o congestionamento da corrida e garante aos corredores um percurso menos obstrutivo.

Muitas corridas pedem a verificação dos tempos de ritmo para entrar em determinados currais. Dependendo do tamanho do seu evento, você pode querer restringir o acesso a cada curral configurando perímetros físicos monitorados por voluntários. Ao restringir o acesso, você garante que apenas os corredores qualificados para correr naquele ritmo estejam naquele grupo inicial designado. Isso evitará deturpações e contribuirá para um fluxo de curso positivo e não congestionado.

11. Exibir marcadores de milhas

Enquanto alguns corredores podem usar GPS em seus telefones ou relógios para rastrear sua quilometragem, sinalização clara e relógios de marcação de milhas exibindo o tempo da linha de partida/chegada são ótimos reforços de moral para os corredores. Por exemplo, quando os corredores cruzam dois quilômetros, eles podem ver que já se passaram 20 minutos e 30 segundos desde que a arma de partida foi disparada. Dependendo de quando eles próprios cruzaram a linha de partida (e assim ativaram seu próprio chip de tempo), eles podem ajustar mentalmente seu tempo pessoal a esse tempo geral de corrida. Se um corredor percebesse que ele cruzou pessoalmente a linha de partida às 1h07, ele saberia que levou cerca de 18h53 para chegar ao marcador da segunda milha. Isso ajuda a orientá-los e os informa para serem o mais bem-sucedidos possível.

12. Chute os babadores de corrida para cima

Meus eventos de corrida favoritos se esforçaram para fazer os participantes se sentirem especiais e parte de uma comunidade maior. Por exemplo, recentemente me ofereceram a oportunidade de selecionar o texto no meu babador de corrida e adorei o toque pessoal. Muitos corredores gostam de salvar seus números de peito como memorabilia e exibi-los de alguma forma, portanto, oferecer esse nível de personalização pode aumentar a afinidade com seus números de peito e tornar os participantes mais propensos a salvá-los e exibi-los. Isso, por sua vez, os lembra de sua experiência e mantém sua organização em mente.

13. Recrutar e Treinar Voluntários

Os voluntários são a arma mais secreta da sua organização em um evento de corrida/caminhada. Seu nível de treinamento é a diferença entre um desastre aleatório e uma máquina bem lubrificada. Certifique-se de designar voluntários para as seguintes tarefas ou locais:

• Distribuição de pacotes da Expo Race
• Currais de partida
• Postos de reabastecimento
• Linha de chegada
• Área de despacho de bagagem
• Tenda médica
• Distribuição de comida/água/guloseimas pós-corrida
• Transporte de ônibus (se necessário para ou da linha de partida ou chegada)
• Limpar

14. Envolva a comunidade local

Algumas das minhas experiências de corrida mais positivas foram os percursos com alto envolvimento da comunidade. Certifique-se de que sua comunidade local saiba sobre sua corrida e compartilhe ideias sobre como eles podem apoiar seus corredores. Quer você peça às pessoas que tragam chocalhos e cartazes motivacionais ou pulverizadores com uma mangueira de jardim, envolva as pessoas. Eu até participei de corridas que apresentavam DJs e bandas locais ao longo das linhas laterais, o que criou uma forte sensação de emoção. Quanto mais vivo e impulsionado pela comunidade seu evento parecer, mais divertido seus corredores terão e maior será a probabilidade de se inscreverem para a corrida do próximo ano.

15. Organize uma Expo Assassina

As exposições são uma ótima maneira de envolver corporações e negócios locais em seu evento. Estou ansioso para experimentar novos produtos e comprar qualquer item de última hora que possa precisar para a corrida. Considere quais organizações você poderia recrutar para participar de sua exposição para oferecer uma experiência valiosa para os participantes da corrida.

16. Parceria com hotéis locais

Se você organiza um evento anual de 5 km ou corrida/caminhada, sua organização está em condições de atrair negócios recorrentes para hotéis locais. Designar um “hotel de corrida” oficial é uma ótima maneira de acomodar participantes de fora da cidade e oferecer vantagens que encantam seus corredores. Possíveis vantagens incluem pacotes de informações na recepção, um café da manhã especial para corredores e transporte para eventos.

17. Não economize nos banheiros portáteis

Os corredores recorrerão a medidas extremas se for necessário, mas, por favor, não nos obriguem. Forneça ampla oportunidade para os participantes do evento usarem um banheiro antes, durante e depois do evento. Ao planejar o aluguel de banheiros portáteis, considere fatores-chave, como a porcentagem de mulheres que comparecerão ao seu evento (para evitar longas filas notórias) e se você serve ou não álcool.

18. Corredores “Uau” em seus postos de reabastecimento

Corridas divertidas têm muito em comum, mas certamente existem maneiras sutis de encantar seus participantes e levar seu evento para o próximo nível. Lembro-me claramente de momentos em que fui agradavelmente surpreendido por ofertas diferentes e criativas em postos de abastecimento. Meus favoritos incluem voluntários segurando vaselina, picolés, cubos de gelo e injeções de gel energético. Eu também fiz corridas que montavam aspersores para os corredores correrem.

19. Obtenha a certificação

Se você planeja organizar uma maratona, a certificação USA Track and Field oferece aos participantes da corrida a capacidade de usar sua corrida para se qualificar para a Maratona de Boston. Isso abrirá seu evento para corredores competitivos que podem não considerar sua corrida de outra forma.

20. Plano para Cenários de Pior Caso

Seja chuva, trovões e relâmpagos, ou uma emergência médica, sua equipe de eventos precisa estar preparada para lidar com qualquer coisa. Desenvolva um plano B para o maior número possível de hipóteses e considere se o seguro de eventos é um investimento inteligente para sua organização. Para mitigar o risco para os participantes do evento, mantenha-os informados sobre o clima e o que eles podem fazer para se preparar.

Para corridas mais longas, você também deve ter médicos no local no curso real em ciclos para garantir uma resposta rápida a qualquer emergência médica. Uma tenda médica com paramédicos e uma ambulância na área pós-corrida também é obrigatória para distâncias maiores.

21. Ofereça corredores de ritmo

Os corredores de ritmo concordam em completar cada milha do seu evento em um ritmo designado. Esse ritmo é normalmente indicado pelo tempo de término projetado. Por exemplo, os corredores que pretendem completar uma meia maratona em duas horas ficam de olho no marca-passo segurando/correndo com um sinal de 2:00. Estes são geralmente corredores muito experientes que podem manter um ritmo definido durante toda a corrida para ajudar a manter outros corredores na pista. Uma ideia é entrar em contato com as lojas de calçados locais e pedir a seus funcionários que corram como marca-passos em troca da exposição da marca de sua empresa.

22. Potencialize sua corrida com software dinâmico e orientado a resultados

A tecnologia de corrida avançou significativamente na última década. Desde software de registro e captação de recursos que pode permitir que seus inscritos arrecadem dinheiro em nome de sua organização ou participem virtualmente, até software de cronometragem que fornece aos membros da família dos corredores alertas de texto em tempo parcial, investimentos em tecnologia de alto nível garantirão que sua corrida seja um evento que os corredores não esquecerão.

23. Peça aos corredores que voltem

Não deixe que os participantes da sua corrida esqueçam sua experiência positiva. É importante acompanhar os corredores para agradecê-los por sua participação. Ao mantê-los informados sobre suas comunicações por e-mail, você pode ajudá-los a se empolgar com o próximo ano imediatamente. Eu normalmente compro o registro da corrida assim que uma corrida está à venda e, se for um evento que eu corro todos os anos, tenho um lembrete de calendário definido para garantir que não perca a compra antes que os preços aumentem. Certifique-se de animar seus participantes anteriores para a venda de ingressos do próximo ano, mantendo-os informados sobre datas importantes e considere oferecer a eles um desconto de pré-venda como forma de agradecê-los pelo apoio anterior.

24. Ajude os corredores a se prepararem com um plano de treinamento de 5 km

Para criar uma experiência positiva para seus participantes, é importante fornecer a eles ferramentas que irão prepará-los para o sucesso. Este apoio extra irá incentivá-los a recomendar o evento a outras pessoas e participar ano após ano.

Para economizar um pouco desse trabalho pesado ao planejar uma corrida divertida para caridade, criamos um plano de treinamento de 5 km de oito semanas. Sua organização pode distribuí-lo aos inscritos do evento para que eles possam se preparar para o grande dia. Tudo o que você precisa fazer é baixar e adicionar seu logotipo. Dessa forma, ele fica com a marca da sua organização e sua organização sem fins lucrativos permanecerá em mente depois que seus inscritos o colarem no espelho do banheiro.

O plano a seguir foi desenvolvido a partir de mais de 12 anos de experiência pessoal em corrida. Cada dia tem um treino de nível iniciante, bem como um treino para corredores intermediários e uma lista útil de dicas para o sucesso na corrida.

A corrida/caminhada de 5 km é um dos tipos mais populares de eventos de arrecadação de fundos para organizações sem fins lucrativos. Mas o retorno financeiro não é a única coisa que o torna tão eficaz. É poderoso por causa da maneira como também une pessoas com ideias semelhantes.

Quando você toma medidas para organizar um evento que realmente supere as expectativas de seus participantes, você gera um boca a boca positivo para sua organização que aumenta a fidelidade e a lucratividade do evento. Mas além de planejar os prós e contras do dia, é igualmente importante divulgar seu evento no período que antecede, de forma a aumentar a participação. Obtenha mais informações sobre como transformar seu próximo evento de 5K em uma máquina de arrecadação de fundos no guia abaixo.