Jak zaplanować 5K: 24 wskazówki od biegacza

Kiedy wiesz, jak zaplanować dobrze zorganizowaną 5K, Twoja organizacja non-profit może przyciągnąć kultowych zwolenników zapalonych kierowców i kibiców, którzy rok po roku biorą udział w Twoim wydarzeniu pozyskiwania funduszy. W rzeczywistości, jako biegacz wyczynowy przez ostatnie 10 lat, zawsze dokonuję rezerwacji hotelu na mój ulubiony wyścig na następny rok, tego samego dnia, w którym go biegam.

Kluczem do zbudowania takiej lojalności jest przeprowadzenie wydarzenia, które nie tylko przebiega sprawnie, ale także zachwyca wszystkich zaangażowanych. Dotyczy to nie tylko Twoich biegaczy. Niezbędne jest również tworzenie pozytywnych doświadczeń i rozwijanie relacji z wolontariuszami, lokalnymi firmami, urzędnikami państwowymi i całą społecznością.

Skorzystaj z tych 24 wskazówek, jak zaplanować 5K, aby upewnić się, że Twoja organizacja non-profit zorganizuje niezapomniane wydarzenie, które miażdży cele i w którym ludzie nie mogą się doczekać udziału.

1. Ułatw sobie rejestrację i otrzymywanie informacji

Klasyczne testy porównawcze pozyskiwania funduszy pokazują, że ruch z urządzeń mobilnych stanowi 51% ruchu we wszystkich typach kampanii , więc bezproblemowa, responsywna mobilna rejestracja online jest koniecznością. Oprócz możliwości rejestracji wydarzeń, Twoja witryna powinna również zawierać obszerne informacje dla lokalnych biegaczy i osób spoza miasta. Powinni wiedzieć takie rzeczy jak:

• Gdzie mogą zostać?
• Najlepsze restauracje do ładowania carbo poprzedniego wieczoru
• Jak dostać się do autobusów odbiorczych (jeśli są dostępne)
• Gdzie się wysadzić
• Gdzie mogą zaparkować
• Które drogi będą zamknięte
• Czego mogą się spodziewać po pogodzie

Porada dla profesjonalistów: Pięćdziesiąt siedem procent ruchu w ramach kampanii w Classy pochodzi z mediów społecznościowych. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie do zbierania funduszy online ułatwia uczestnikom udostępnianie swoich danych rejestracyjnych, dzięki czemu mogą łatwo wykorzystać swoje sieci w celu uzyskania darowizn.

2. Biegacze z nagrodami, którzy zarejestrują się wcześnie

Rozważ zaoferowanie kodów rabatowych lub wielopoziomowej struktury cenowej, która rośnie w miarę zbliżania się do daty wydarzenia. Może to przynieść korzyści zarówno Twojej organizacji, jak i konsumentowi. Biegacze, którzy są lojalni wobec Twojego wydarzenia lub wcześnie adoptują, są nagradzani niższymi cenami za wczesną rejestrację, a Twoja organizacja ma możliwość podniesienia cen za te same oferty, które zbliżają się do wydarzenia.

Dodatkową zaletą korzystania z kodów rabatowych na Classy jest to, że możesz przypisać unikalne kody do określonych taktyk marketingowych. Na przykład, jeśli udzielasz rabatu znajomemu i rodzinie wolontariuszom, obecnym darczyńcom i uczestnikom z poprzednich lat, możesz śledzić skuteczność tego wysiłku po przeprowadzeniu retrospektywnej kampanii.

3. Nie oszczędzaj na dostępie do wody

To może wydawać się oczywistą zasadą, ale wcześniej musiałem płacić za wodę po wyścigu. Kiedy masz biegaczy na wszystkich poziomach zaawansowania płynących przez linię mety — z których 99 procent prawdopodobnie nie ma przy sobie portfeli — i nie zaoferujesz od razu darmowej wody, będziesz mieć trochę złości i pragnienia, biegaczy.

Oferuj dużo butelek z wodą lub kubków na koniec wyścigu, a także w regularnych odstępach czasu podczas wyścigu. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących konfiguracji stacji wodnej:

• Uwzględnij pierwszą stację na drugiej mili
• Następnie ustawiaj stacje co dwie mile
• Korzystaj z wielu stolików po obu stronach drogi, aby wszyscy biegacze mieli optymalny dostęp
• Szkol wolontariuszy, jak trzymać kubki (dwa palce trzymają górną część obręczy lub płasko na dłoni, aby mieć do nich łatwy dostęp)
• Jeśli zapewniasz zarówno wodę, jak i alternatywę, taką jak napój sportowy lub lód, umieść je na dwóch oddzielnych stołach i wyraźnie oznacz każdy znakiem

4. Zapewnij udogodnienia po wyścigu

Zachwyć uczestników, zapewniając po wyścigu jakiś rodzaj jedzenia lub napoju (oprócz wody). Rozważ współpracę ze sponsorami, aby otrzymać przedmioty podarowane w zamian za wyeksponowanie marki. Oto kilka przykładów rzeczy, które możesz podać:

• Sok, mleko czekoladowe, woda kokosowa, piwo
• Pomarańczowe segmenty
• Popsicles
• Proste kanapki – pieczywo, mięso, sery
• Banany
• Baton granola/białko
• Frytki lub krakersy

5. Zaprojektuj kurs strategiczny

Projekt Twojej rasy bezpośrednio wpłynie na ogólne wrażenia uczestnika. Jeśli to możliwe, unikaj tras w dół i z powrotem oraz zakrętów do włosów. Te trasy i zakręty często zmuszają biegaczy do nagłej zmiany kierunku o 180 stopni, co powoduje zatłoczenie i utratę rozpędu biegacza. Jest to szczególnie ważne, aby wziąć pod uwagę w krótkich wyścigach, takich jak 5K, gdzie szybcy sportowcy będą okrążać wolniejszych konkurentów i powodować zatory na ścieżce wyścigu.

Koniecznie udostępnij mapę trasy i kluczowe informacje, takie jak zmiany wysokości, na swojej stronie internetowej, aby przygotować biegaczy. Powiadom również biegaczy z wyprzedzeniem o wszelkich przeszkodach na trasie, które mogą wpłynąć na czas wyścigu. Na przykład poinformuj ich, czy system transportu publicznego będzie przecinał trasę wyścigu lub czy samochody muszą być czasami przepuszczane. Jeśli zawodnik biorący udział w zawodach jest nieświadomy i zmuszony do zatrzymania się i przerwania biegu, może to być bardzo frustrujące. Jeśli to możliwe, unikaj tras z tymi przeszkodami, ponieważ współzawodniczy biegacze mogą z tego powodu zrezygnować z udziału.

6. Zaznacz ścieżkę kursu

W żadnym momencie wyścigu biegacz nie powinien kwestionować ich kierunku. Niewłaściwy skręt może być bardzo denerwujący dla uczestników zawodów i negatywnie wpłynąć na ich czas wyścigu i ogólne wrażenia. Aby stworzyć pozytywny przebieg wyścigu, wyraźnie zaznacz wszystkie zakręty, które mogą powodować zamieszanie i rozważ wysłanie ochotnika do kierowania biegaczami.

7. Rozważ swoją docelową grupę biegaczy

Jedną z pięknych rzeczy w bieganiu jest to, że zachęca do szerokiej gamy atletyki. Imprezy biegowe mają potencjał, aby przyciągnąć do udziału ludzi na każdym poziomie sprawności, niezależnie od tego, czy są to kanapowcy, spacerowicze, ścigacze PR czy rekordziści.

Jeśli chcesz zachęcić do uczestnictwa na wszystkich poziomach, rozważ reklamowanie swojego 5K jako imprezy biegowej/spacerowej. Możesz także zorganizować dłuższy bieg po 5 km, aby przyciągnąć również konkurencyjnych biegaczy długodystansowych.

Czas, przez jaki drogi mogą być zamknięte, będzie zależeć od ustaleń z władzami miasta. Będzie to miało wpływ na to, jak długo trasa może pozostać otwarta, a także na poziom konkurencyjności twojego wyścigu. Im mniej czasu masz zamknięte drogi, tym bardziej konkurencyjni będą Twoi uczestnicy. Jeśli zdecydujesz się na zorganizowanie wyścigu skierowanego do kilku grup biegaczy, Twój wyścig powinien dać biegaczowi na kanapie do 5 km poczucie równie osobistego sukcesu, jak rekordzista. Aby było to możliwe, upewnij się, że dasz im niezbędny czas na zakończenie.

8. Przemyśl swoją linię odbioru

Jeśli planujesz rozdanie po wyścigu jakichkolwiek kluczowych przedmiotów, takich jak przypinki lub medale, umieść na mecie wolontariuszy, którzy rozdają te przedmioty. Gwarantuje to, że każdy uczestnik otrzyma przedmiot bez konieczności czekania w długiej kolejce po wydarzeniu. Oferowanie pamiątek związanych z biegiem to świetny sposób, aby po zakończeniu imprezy pozostać w centrum uwagi biegacza.

Twoja recepcja powinna również zawierać stacje wodne, zrzut bagażu (w przypadku dłuższych wyścigów) i miejsce spotkań rodzinnych (w przypadku większych wyścigów). Wolontariusze i ciężkie oznakowania mają kluczowe znaczenie dla pomyślnego i sprawnego procesu odbioru. Użyj dużych znaków, które wyświetlają zakresy numerów numerów startowych w miejscu zrzutu bagażu, a litery alfabetu w miejscach spotkań rodzinnych.

9. Oferta Swag

Swag jest teraz obowiązkową częścią wyścigu. Niezależnie od tego, czy oferujesz markowe szklanki, T-shirty, kurtki wyścigowe, torby ze sznurkiem czy medale, warto zastanowić się, co najbardziej doceniłoby Twoja grupa demograficzna uczestników.

10. Użyj początkowych zagrod lub fal

Zagrody do biegania, zwykle oznaczane kolorem lub literą, pomagają w uzyskaniu pozytywnego doświadczenia na początku wyścigu, grupując biegaczy o podobnym tempie na początku. Zapobiega to zatorom na wyścigu i zapewnia biegaczom mniej uciążliwą trasę.

Wiele wyścigów prosi o weryfikację czasów tempa w celu wejścia na określone zagrody. W zależności od tego, jak duże jest Twoje wydarzenie, możesz ograniczyć dostęp do każdej zagrody, ustawiając fizyczne granice monitorowane przez wolontariuszy. Ograniczając dostęp, zapewniasz, że tylko biegacze zakwalifikowani do biegania w tym tempie znajdują się w wyznaczonej grupie startowej. Zapobiegnie to wprowadzaniu w błąd i przyczyni się do pozytywnego, niezatłoczonego przebiegu kursu.

11. Wyświetl znaczniki mil

Podczas gdy niektórzy biegacze mogą używać GPS w swoich telefonach lub zegarkach do śledzenia przebiegu, wyraźne oznakowanie i zegary ze znacznikami mil wyświetlające czas na linii startu/mety doskonale podnoszą morale biegaczy. Na przykład, gdy biegacze przekraczają drugą milę, mogą zobaczyć, że od strzału startowego minęło 20 minut i 30 sekund. W zależności od tego, kiedy sami przekroczyli linię startu (i tym samym aktywowali swój własny chip), mogą mentalnie dostosować swój czas osobisty do ogólnego czasu wyścigu. Gdyby biegacz zauważył, że osobiście przekroczył linię startu o 1:07, wiedziałby, że dotarcie do znacznika drugiej mili zajęło mu mniej więcej 18:53. To pomaga im zorientować się i informuje ich, aby odnieśli jak największy sukces.

12. Kick Race Bibs Up A Notch

Moje ulubione wydarzenia biegowe robiły wszystko, aby uczestnicy czuli się wyjątkowo i byli częścią większej społeczności. Na przykład niedawno zaoferowano mi możliwość wybrania tekstu na mojej koszulce wyścigowej i bardzo podobał mi się osobisty akcent. Wielu biegaczy lubi zapisywać swoje numery startowe jako pamiątki i wyświetlać je w jakiś sposób, więc oferowanie tego poziomu personalizacji może zwiększyć podobieństwo do Twoich numerów startowych i sprawić, że uczestnicy będą bardziej skłonni je zapisywać i wyświetlać. To z kolei przypomina im o ich doświadczeniu i utrzymuje twoją organizację na pierwszym miejscu.

13. Rekrutuj i szkol wolontariuszy

Wolontariusze są ściśle tajną bronią Twojej organizacji podczas biegu/spaceru. Ich poziom wyszkolenia to różnica między przypadkową katastrofą a dobrze naoliwioną maszyną. Upewnij się, że wyznaczyłeś wolontariuszy do następujących zadań lub lokalizacji:

• Dystrybucja pakietów Expo Race
• Startowe zagrody
• Stacje paliw
• Linia mety
• Obszar zrzutu torby
• Namiot medyczny
• Dystrybucja żywności/wody/towarów po wyścigu
• Transport autobusowy (w razie potrzeby do lub z linii startu lub mety)
• Sprzątać

14. Zaangażuj lokalną społeczność

Niektóre z moich najbardziej pozytywnych doświadczeń wyścigowych to kursy z dużym zaangażowaniem społeczności. Upewnij się, że lokalna społeczność wie o Twojej rasie i dziel się pomysłami, jak mogą wspierać Twoich biegaczy. Niezależnie od tego, czy poprosisz ludzi o przyniesienie krowich dzwonków i znaków motywacyjnych, czy spryskanie biegaczy wężem ogrodowym, zaangażuj ludzi. Uczestniczyłem nawet w wyścigach, w których brali udział lokalni DJ-e i zespoły, które tworzyły silne poczucie ekscytacji. Im bardziej żywe i oparte na społeczności będzie twoje wydarzenie, tym więcej zabawy będą mieli twoi biegacze i tym bardziej prawdopodobne jest, że zgłoszą się do przyszłorocznego wyścigu.

15. Zorganizuj Killer Expo

Targi to świetny sposób na zaangażowanie korporacji i lokalnych firm w swoje wydarzenie. Z niecierpliwością czekam na wypróbowanie nowych produktów i zakupy w ostatniej chwili, których mogę potrzebować na wyścig. Zastanów się, które organizacje możesz zrekrutować do udziału w targach, aby zapewnić cenne wrażenia uczestnikom wyścigu.

16. Współpracuj z lokalnymi hotelami

Jeśli organizujesz coroczne wydarzenie 5K lub bieg/spacer, Twoja organizacja jest w stanie przyciągnąć powtarzające się firmy do lokalnych hoteli. Wyznaczenie oficjalnego „hotelu wyścigowego” to świetny sposób na przyjęcie uczestników spoza miasta i oferowanie korzyści, które zachwycą Twoich biegaczy. Możliwe korzyści to pakiety informacji w recepcji, specjalne śniadanie dla biegaczy oraz transport na imprezy.

17. Nie oszczędzaj na przenośnych toaletach

Biegacze będą uciekać się do ekstremalnych środków, jeśli zajdzie taka potrzeba, ale proszę, nie zmuszaj nas do tego. Zapewnij uczestnikom wydarzenia wiele możliwości skorzystania z toalety przed, w trakcie i po wydarzeniu. Planując wynajem przenośnych toalet, weź pod uwagę kluczowe czynniki, takie jak odsetek kobiet uczestniczących w Twoim wydarzeniu (aby uniknąć notorycznie długich kolejek) oraz czy podajesz alkohol.

18. Biegacze „Wow” na Twoich stacjach paliw

Zabawne wyścigi mają ze sobą wiele wspólnego, ale z pewnością istnieją subtelne sposoby, dzięki którym możesz zachwycić uczestników i przenieść swoje wydarzenie na wyższy poziom. Wyraźnie pamiętam czasy, kiedy byłem mile zaskoczony różnymi i kreatywnymi ofertami na stacjach paliw. Do moich ulubionych należą wolontariusze trzymający wazelinę, lody na patyku, kostki lodu i zastrzyki z żelu energetycznego. Prowadziłem również wyścigi, w których ustawiałem zraszacze dla biegaczy.

19. Uzyskaj certyfikat

Jeśli planujesz zorganizowanie maratonu, certyfikacja USA Lekkoatletyka daje uczestnikom wyścigu możliwość wykorzystania swojego wyścigu do zakwalifikowania się do Maratonu Bostońskiego. To otworzy Twoje wydarzenie dla konkurencyjnych biegaczy, którzy mogą nie myśleć inaczej o Twoim wyścigu.

20. Zaplanuj najgorsze scenariusze

Niezależnie od tego, czy jest to deszcz, grzmot i błyskawica, czy nagły wypadek medyczny, personel imprezy musi być przygotowany na wszystko. Opracuj plan B dla jak największej liczby hipotez i zastanów się, czy ubezpieczenie zdarzeń jest mądrą inwestycją dla Twojej organizacji. Aby zmniejszyć ryzyko dla uczestników wydarzenia, informuj ich na bieżąco o pogodzie i o tym, co mogą zrobić, aby się przygotować.

W przypadku dłuższych wyścigów powinieneś również mieć na miejscu medyków na rzeczywistym torze na cyklach, aby zapewnić szybką reakcję na każdą sytuację medyczną. Namiot medyczny z ratownikami i karetką po wyścigu jest również koniecznością na dłuższych dystansach.

21. Zaoferuj Pace Runners

Biegacze tempo zgadzają się na pokonanie każdego kilometra swojej imprezy w wyznaczonym tempie. To tempo jest zwykle oznaczane przez przewidywany czas zakończenia. Na przykład biegacze, którzy chcą ukończyć półmaraton w dwie godziny, będą mieć oko na trzymanie/bieganie stymulatora ze znakiem 2:00. Są to zazwyczaj bardzo doświadczeni biegacze, którzy potrafią utrzymać ustalone tempo przez cały wyścig, aby pomóc innym biegaczom utrzymać się na torze. Jednym z pomysłów jest skontaktowanie się z lokalnymi sklepami obuwniczymi i poproszenie ich pracowników, aby biegali jako rozruszniki w zamian za wyeksponowanie marki ich firmy.

22. Wzmocnij swój wyścig dzięki dynamicznemu oprogramowaniu nastawionemu na wyniki

Technologia wyścigowa znacznie się rozwinęła w ciągu ostatniej dekady. Od oprogramowania do rejestracji i zbierania funduszy, które pozwala rejestrującym się zbierać pieniądze w imieniu Twojej organizacji lub brać udział wirtualnie, po oprogramowanie do pomiaru czasu, które zapewnia członkom rodzin biegaczy powiadomienia tekstowe o międzyczasie, inwestycje w najwyższej klasy technologię zapewnią, że Twój wyścig będzie wydarzeniem że biegacze nie zapomną.

23. Poproś biegaczy, aby wrócili

Nie pozwól, aby Twoi uczestnicy wyścigu zapomnieli o swoich pozytywnych doświadczeniach. Ważne jest, aby skontaktować się z biegaczami, aby podziękować im za ich udział. Utrzymując ich na bieżąco z wiadomościami e-mail, możesz od razu pomóc im podekscytować się na przyszły rok. Zazwyczaj kupuję rejestrację na wyścig, gdy tylko wyścig trafi do sprzedaży, a jeśli jest to wydarzenie, które organizuję co roku, mam ustawione przypomnienie w kalendarzu, aby upewnić się, że nie przegapię zakupu, zanim ceny wzrosną. Zachęcaj swoich byłych uczestników do wyprzedaży przyszłorocznych biletów, informując ich o ważnych terminach i rozważ zaoferowanie im zniżki przedsprzedażowej jako sposobu na podziękowanie im za ich wcześniejsze wsparcie.

24. Pomóż biegaczom przygotować się z planem treningowym 5K

Aby zapewnić uczestnikom pozytywne wrażenia, ważne jest, aby zapewnić im narzędzia, które zapewnią im sukces. To dodatkowe wsparcie zachęci ich do polecania wydarzenia innym i uczestnictwa rok po roku.

Aby zaoszczędzić ci trochę ciężaru, gdy planujesz zabawny bieg na cele charytatywne, stworzyliśmy ośmiotygodniowy plan treningowy 5K. Twoja organizacja może rozesłać go do rejestrujących się na wydarzenia, aby mogli przygotować się do wielkiego dnia. Wystarczy pobrać i dodać swoje logo. W ten sposób jest oznaczony marką Twojej organizacji, a Twoja organizacja non-profit pozostanie na pierwszym miejscu po tym, jak rejestrujący przykleją go do lustra w łazience.

Poniższy plan został opracowany na podstawie ponad 12-letniego osobistego doświadczenia w bieganiu. Każdy dzień ma trening na poziomie początkującym, a także trening dla średniozaawansowanych biegaczy i pomocną listę wskazówek dotyczących sukcesu w bieganiu.

Bieg/spacer na 5 km to jeden z najpopularniejszych rodzajów zbiórek funduszy dla organizacji non-profit. Ale zwrot finansowy nie jest jedyną rzeczą, która sprawia, że ​​jest tak skuteczny. Jest potężny ze względu na sposób, w jaki łączy ludzi o podobnych poglądach.

Kiedy podejmujesz kroki w celu zorganizowania wydarzenia, które naprawdę przekracza oczekiwania uczestników, generujesz pozytywne opinie o swojej organizacji, co zwiększa lojalność i rentowność wydarzenia. Ale poza planowaniem tajników na dzień, równie ważne jest, aby promować wydarzenie w czasie poprzedzającym je w sposób, który zwiększy udział. Dowiedz się więcej o tym, jak sprawić, by Twoje następne wydarzenie 5K stało się maszyną do zbierania funduszy w poniższym przewodniku.