Cum să planificați un 5K: 24 de sfaturi de la un alergător

Când știi cum să planifici un 5K bine organizat, organizația ta nonprofit are potențialul de a atrage un cult de concurenți pasionați și susținători care participă la evenimentul tău de strângere de fonduri an de an. De fapt, ca alergător competitiv în ultimii 10 ani și ceva, fac întotdeauna o rezervare la hotel pentru cursa mea preferată pentru anul următor în aceeași zi în care o alerg.

Cheia pentru a construi o astfel de loialitate este de a executa un eveniment care nu numai că se desfășoară fără probleme, dar și uimește pe toți cei implicați. Aceasta include oameni dincolo de alergătorii tăi. De asemenea, este esențial să creați experiențe pozitive și să dezvoltați relații cu voluntarii dvs., companiile locale, oficialii guvernamentali și comunitatea în general.

Folosiți aceste 24 de sfaturi despre cum să planificați un 5K pentru a vă asigura că organizația dvs. nonprofit organizează un eveniment memorabil care zdrobește obiectivele și la care oamenii așteaptă cu nerăbdare să participe.

1. Facilitați înregistrarea și primirea informațiilor

Semnele de referință elegante de strângere de fonduri arată că traficul de pe dispozitivele mobile reprezintă 51% din traficul către toate tipurile de campanii , așa că o experiență de înregistrare online fără întreruperi, adaptată la mobil, este o necesitate. Pe lângă capacitățile de înregistrare la evenimente, site-ul dvs. ar trebui să ofere informații ample pentru alergătorii locali și cei din afara orașului. Ar trebui să știe lucruri precum:

• Unde pot sta
• Cele mai bune restaurante pentru încărcarea carbohidratilor cu o seară înainte
• Cum să ajungeți la autobuzele de preluare (dacă sunt disponibile)
• Unde să fii lăsat
• Unde pot parca
• Ce drumuri vor fi închise
• La ce se pot aștepta pentru vreme

Sfat profesionist : cincizeci și șapte la sută din traficul campaniei de pe Classy provine din rețelele sociale. Asigurați-vă că software-ul dvs. de strângere de fonduri online facilitează participanților să-și partajeze înregistrarea, astfel încât să își poată accesa cu ușurință rețelele pentru donații.

2. Recompensează alergătorii care se înscriu devreme

Luați în considerare să oferiți coduri de reducere sau o structură de prețuri pe niveluri care crește pe măsură ce vă apropiați de data evenimentului. Acest lucru poate aduce beneficii atât organizației dvs., cât și consumatorului. Alergătorii care sunt loiali evenimentului dvs. sau care adoptă timpuriu sunt recompensați cu prețuri mai ieftine pentru înregistrarea lor timpurie, iar organizația dvs. are posibilitatea de a crește prețurile pentru aceleași oferte pe măsură ce evenimentul se apropie.

Un bonus suplimentar al utilizării codurilor de reducere pe Classy este că puteți atribui coduri unice unor tactici specifice de marketing pentru evenimente. De exemplu, dacă oferiți o reducere pentru prieteni și familie voluntarilor, donatorilor actuali și participanților din anii anteriori, puteți urmări eficiența acelui efort odată ce efectuați retrospectiva campaniei.

3. Nu vă zgârciți cu accesul la apă

Aceasta poate părea o regulă evidentă, dar a trebuit să plătesc pentru apă după cursă înainte. Când ai alergători de toate nivelurile de experiență care trec prin linia de sosire - dintre care 99 la sută probabil nu au portofelul pe ei - și nu reușești să oferi apă gratuită imediat, vei avea unii supărați și însetați, alergători.

Oferiți o mulțime de sticle sau pahare de apă la sfârșitul cursei, precum și la intervale regulate pe tot parcursul cursei. Iată câteva sfaturi suplimentare pentru configurarea stației de apă:

• Includeți prima stație de la mila doi
• Setați stațiile la fiecare două mile după aceea
• Utilizați mai multe mese pe ambele părți ale drumului, astfel încât toți alergătorii să aibă acces optim
• Instruiți voluntarii despre cum să țină cupele (două degete ținând partea superioară a marginii sau plat pe palmă pentru un acces ușor)
• Dacă furnizați atât apă, cât și o alternativă, cum ar fi o băutură pentru sport sau gheață, așezați-le pe două mese separate și etichetați-le clar pe fiecare cu un semn

4. Oferiți facilități după cursă

Încântați participanții oferind un fel de mâncare sau băuturi răcoritoare (pe lângă apă) după cursă. Luați în considerare colaborarea cu sponsorii pentru a primi articole donate în schimbul expunerii mărcii. Iată câteva exemple de lucruri pe care le-ați putea oferi:

• Suc, lapte de ciocolată, apă de cocos, bere
• Segmente portocalii
• Popsicles
• Sandvișuri simple – pâine, carne, brânză
• Banane
• Granola/batoane proteice
• Chips-uri sau biscuiți

5. Proiectați un curs strategic

Designul cursei tale va avea un impact direct asupra experienței generale a unui participant. Atunci când este posibil, evitați traseele în jos și înapoi și virajele în ac de păr. Aceste trasee și viraj forțează adesea alergătorii să schimbe brusc direcția cu 180 de grade, ceea ce provoacă aglomerația și pierderea impulsului alergătorului. Acest lucru este deosebit de important de luat în considerare în cursele scurte, cum ar fi 5K-uri, în care sportivii tăi rapidi vor scăpa de concurenți mai lenți și vor provoca aglomerație pe traseul de cursă.

Asigurați-vă că distribuiți harta cursului și informațiile cheie, cum ar fi schimbările de altitudine, pe site-ul dvs. pentru a pregăti alergătorii. De asemenea, anunțăți alergătorii din timp cu privire la orice obstacole ale cursei care pot afecta timpul de cursă. De exemplu, spuneți-i dacă un sistem de transport public va traversa calea cursei sau dacă mașinile trebuie lăsate ocazional să treacă. Dacă un alergător competitiv nu este conștient și este forțat să se oprească și să-și acopere timpul liber din cursa, ar putea fi foarte frustrant. Atunci când este posibil, evitați traseele cu aceste obstacole, deoarece alergătorii competiționali pot decide să nu participe din cauza asta.

6. Marcați calea cursului

În niciun moment în timpul cursei, un alergător nu trebuie să-și pună la îndoială direcția. O viraj greșit ar putea fi foarte supărător pentru participanții la eveniment și poate avea un impact negativ asupra timpului de cursă și experienței lor generale. Pentru a crea un flux pozitiv de cursă, marcați clar orice viraj care ar putea provoca confuzie și luați în considerare postarea unui voluntar pentru a direcționa alergătorii.

7. Luați în considerare publicul țintă

Unul dintre lucrurile frumoase despre alergare este că încurajează o gamă largă de atletism. Evenimentele de alergare au potențialul de a atrage oameni de toate nivelurile de fitness să participe, fie că sunt cei care se află pe canapea la 5K, cei care merg pe jos, cei care urmăresc relații publice sau au doborâtori de recorduri.

Dacă doriți să încurajați toate nivelurile de participare, luați în considerare promovarea 5K ca un eveniment de alergare/mers pe jos. De asemenea, puteți aranja o alergare pe distanță mai lungă după 5K pentru a atrage și alergători competitivi de distanță lungă.

Cât timp pot fi închise drumurile va depinde de aranjamentele dvs. cu oficialii orașului. Acest lucru va influența cât de mult timp poate rămâne deschis cursul și nivelul de competitivitate al cursei tale. Cu cât ai drumurile închise mai puțin timp, cu atât participanții tăi vor trebui să fie mai competitivi. Dacă decideți să aranjați o cursă care vizează mai multe audiențe de alergători, cursa dvs. ar trebui să îi permită alergătorului de la canapea la 5K să se simtă la fel de reușit personal ca și batătorul recordurilor. Pentru ca acest lucru să fie posibil, asigurați-vă că le acordați timpul necesar pentru a termina.

8. Gândiți-vă la linia dvs. de recepție

Dacă intenționați să distribuiți articole cheie după cursă, cum ar fi ace sau medalii, plasați voluntari la linia de sosire pentru a distribui aceste articole. Acest lucru asigură că fiecare participant primește articolul fără a fi nevoit să aștepte la o coadă lungă după eveniment. Oferirea de suveniruri ale cursei este o modalitate excelentă de a rămâne în fruntea minții cu un alergător după eveniment.

Zona dvs. de recepție ar trebui să includă și stații de apă, un depozit de bagaje (pentru curse mai lungi) și o zonă de întâlnire a familiei (pentru curse mai mari). Voluntarii și semnalizarea grea sunt esențiale pentru un proces de primire de succes și simplificat. Folosiți semne mari care afișează intervale de numere de bavetare pentru zona de depozitare a bagajelor și litere ale alfabetului pentru zonele de întâlnire a familiei.

9. Oferă Swag

Swag este acum o parte obligatorie a experienței cursei. Indiferent dacă oferiți ochelari de halbă de marcă, tricouri, jachete de curse, genți cu șnur sau medalii, veți dori să vă gândiți ce ar aprecia cel mai mult demografia dvs. de participanți.

10. Utilizați Starting Corrals sau Waves

Notate de obicei prin culoare sau literă, curele de alergare ajută la o experiență pozitivă de start a cursei prin gruparea alergătorilor cu ritm similar la început. Acest lucru previne aglomerația în cursă și oferă alergătorilor un curs mai puțin obstructiv.

Multe curse cer verificarea timpilor de ritm pentru a intra în anumite corrale. În funcție de cât de mare este evenimentul dvs., este posibil să doriți să restricționați accesul la fiecare corral prin crearea de perimetre fizice monitorizate de voluntari. Când restricționați accesul, vă asigurați că numai alergătorii calificați să alerge în acel ritm se află în grupul de start desemnat. Acest lucru va preveni denaturarea și va contribui la un flux de curs pozitiv și neaglomerat.

11. Afișați marcatoarele de mile

În timp ce unii alergători pot folosi GPS-ul pe telefoanele sau ceasurile lor pentru a-și urmări kilometrajul, semnalizarea clară și ceasurile de marcare a milelor care afișează ora liniei de start/sosire sunt grozave de stimulare a moralului pentru alergători. De exemplu, pe măsură ce alergătorii traversează mila doi, ei ar putea vedea că au trecut 20 de minute și 30 de secunde de când a tras pistolul de pornire. În funcție de momentul în care au trecut ei înșiși linia de start (și, astfel, și-au activat propriul cip de timp), își pot ajusta mental timpul personal la acest timp general al cursei. Dacă un alergător a observat că a trecut personal linia de start la 1:07, ar ști că i-a luat aproximativ 18:53 pentru a ajunge la marcajul al doilea mile. Acest lucru îi ajută să se orienteze și îi informează să aibă cât mai mult succes posibil.

12. Kick Race Bibs Up a Notch

Evenimentele mele preferate de alergare au făcut tot posibilul pentru a-i face pe participanți să se simtă speciali și parte dintr-o comunitate mai mare. De exemplu, recent mi s-a oferit oportunitatea de a selecta textul de pe dostul meu de cursă și mi-a plăcut atingerea personală. Mulți alergători le place să-și salveze numerele de dorsale ca obiecte de suvenir și să le afișeze într-un fel sau altul, astfel încât oferirea acestui nivel de personalizare poate crește afinitatea pentru numerele de dorsale și poate face participanții cu atât mai probabil să le salveze și să le afișeze. Acest lucru, la rândul său, le amintește de experiența lor și menține organizația dvs.

13. Recrutați și pregătiți voluntari

Voluntarii sunt arma secretă a organizației dvs. la un eveniment de alergare/mers pe jos. Nivelul lor de pregătire este diferența dintre un dezastru întâmplător și o mașină bine unsă. Asigurați-vă că desemnați voluntari pentru următoarele sarcini sau locații:

• Distribuirea pachetelor de curse expo
• Începând corralele
• Stații de alimentare
• Linie de sfârșit
• Zona de aruncare a sacilor
• Cort medical
• Distribuție de alimente/apă/bucături după cursă
• Transport cu autobuzul (dacă este necesar la sau de la linia de start sau sosire)
• Curăță

14. Implicați comunitatea locală

Unele dintre cele mai pozitive experiențe de cursă ale mele au fost cursurile cu implicare ridicată a comunității. Asigurați-vă că comunitatea dvs. locală știe despre cursa dvs. și împărtășiți idei despre cum vă pot sprijini alergătorii. Fie că le ceri oamenilor să aducă clopoței și semne motivaționale sau să pulverizezi alergători cu un furtun de grădină, implică-i pe oameni. Am participat chiar și la curse care au prezentat DJ și trupe locale de-a lungul marginii, ceea ce a creat un sentiment puternic de entuziasm. Cu cât evenimentul tău se simte mai viu și mai puternic în comunitate, cu atât alergătorii tăi se vor distra mai mult și vor fi mai probabil să se înscrie la cursa de anul viitor.

15. Găzduiește un Killer Expo

Expozițiile sunt o modalitate excelentă de a implica corporațiile și companiile locale la evenimentul dvs. Aștept cu nerăbdare să încerc produse noi și să cumpăr articole de ultim moment de care aș putea avea nevoie pentru cursă. Luați în considerare ce organizații ați putea recruta pentru a participa la expoziția dvs. pentru a oferi o experiență valoroasă pentru participanții la curse.

16. Partener cu hotelurile locale

Dacă găzduiți un eveniment anual de 5K sau alergare/plimbare, organizația dvs. este în măsură să atragă afaceri recurente pentru hotelurile locale. Desemnarea unui „hotel de curse” oficial este o modalitate excelentă de a găzdui participanții din afara orașului și de a oferi beneficii care îi încântă pe alergători. Posibilele avantaje includ pachete de informații la recepție, un mic dejun special pentru alergători și transferuri pentru evenimente.

17. Nu vă zgâriți cu toaletele portabile

Alergătorii vor recurge la măsuri extreme dacă va trebui, dar vă rugăm să nu ne obligați. Oferă oportunități ample participanților la eveniment de a folosi toaleta înainte, în timpul și după eveniment. Când planificați închirierea de toalete portabile, luați în considerare factori cheie, cum ar fi procentul de femei care participă la evenimentul dvs. (pentru a evita cozile lungi notorii) și dacă serviți sau nu alcool.

18. „Wow” alergători la stațiile dvs. de alimentare

Cursele distractive au multe în comun, dar cu siguranță există modalități subtile prin care vă puteți încânta participanții și vă puteți duce evenimentul la nivelul următor. Îmi amintesc cu claritate momentele în care am fost plăcut surprinsă de ofertele diferite și creative la stațiile de alimentare. Preferatele mele includ voluntari care oferă vaselină, popsicle, cuburi de gheață și injecții cu gel energetic. Am mai alergat și curse prin care se instalează sprinklere prin care alergătorii să poată alerga.

19. Obțineți certificare

Dacă intenționați să organizați un maraton, certificarea de atletism din SUA oferă participanților la cursă posibilitatea de a vă folosi cursa pentru a se califica la Maratonul de la Boston. Acest lucru vă va deschide evenimentul pentru alergători competitivi care ar putea să nu ia în considerare cursa dumneavoastră altfel.

20. Planificați scenarii în cel mai rău caz

Fie că este ploaie, tunete și fulgere sau o urgență medicală, personalul evenimentului trebuie să fie pregătit să se ocupe de orice. Elaborați un plan B pentru cât mai multe ipotetice posibil și luați în considerare dacă asigurarea pentru evenimente este o investiție inteligentă pentru organizația dvs. Pentru a reduce riscul pentru participanții la eveniment, ține-i la curent cu privire la vreme și ce pot face pentru a se pregăti.

Pentru cursele mai lungi, ar trebui să aveți și medici la fața locului pe cursul propriu-zis pe cicluri pentru a asigura un răspuns rapid la orice urgență medicală. Un cort medical cu EMT și o ambulanță în zona post-cursă este, de asemenea, o necesitate pentru distanțe mai lungi.

21. Oferă Pace Runners

Alergătorii de ritm sunt de acord să parcurgă fiecare milă a evenimentului dvs. într-un ritm desemnat. Acest ritm este de obicei indicat prin ora de sfârșit proiectată. De exemplu, alergătorii care urmăresc să termine un semimaraton în două ore ar fi cu ochii pe pacer care ține/aleargă cu semnul 2:00. Aceștia sunt, în general, alergători foarte experimentați, care pot menține un ritm stabilit pe toată durata cursei pentru a-i menține pe alți alergători. O idee este să contactați magazinele locale de pantofi și să le cereți angajaților lor să candideze ca paceri în schimbul expunerii mărcii companiei lor.

22. Potriviți-vă cursa cu un software dinamic, bazat pe rezultate

Tehnologia curselor a avansat semnificativ în ultimul deceniu. De la software-ul de înregistrare și strângere de fonduri care le poate permite solicitanților dvs. să strângă bani în numele organizației dvs. sau să participe virtual, până la software-ul de cronometrare care oferă membrilor familiei alergătorilor alerte text cu interval de timp, investițiile în tehnologie de vârf se vor asigura că cursa dvs. este un eveniment. pe care alergătorii nu-l vor uita.

23. Cereți alergătorilor să se întoarcă

Nu lăsați participanții la cursă să uite de experiența lor pozitivă. Este important să urmăriți alergătorii pentru a le mulțumi pentru participare. Menținându-i la curent cu comunicările prin e-mail, îi poți ajuta să se entuziasmeze imediat pentru anul viitor. De obicei, cumpăr înregistrarea cursei de îndată ce o cursă este pusă în vânzare și, dacă este un eveniment pe care îl desfășoară în fiecare an, am setat un memento din calendar pentru a mă asigura că nu pierd achiziționarea înainte de creșterea prețurilor. Asigurați-vă că vă animați foștii participanți pentru vânzarea biletelor de anul viitor, ținându-i la curent cu datele importante și luați în considerare să le oferiți o reducere de prevânzare ca o modalitate de a le mulțumi pentru sprijinul acordat anterior.

24. Ajută alergătorii să se pregătească cu un plan de antrenament 5K

Pentru a crea o experiență pozitivă pentru participanții dvs., este important să le oferiți instrumente care îi vor pregăti pentru succes. Acest sprijin suplimentar îi va încuraja să recomande evenimentul altora și să participe an de an.

Pentru a vă economisi o parte din aceste sarcini grele în timp ce planificați o alergare distractivă pentru caritate, am creat un plan de antrenament 5K de opt săptămâni. Organizația dvs. îl poate distribui participanților la eveniment, astfel încât aceștia să se poată pregăti înainte de ziua cea mare. Tot ce trebuie să faceți este să descărcați și să adăugați logo-ul dvs. În acest fel, este marca organizației dvs., iar organizația dvs. nonprofit va rămâne în primul rând după ce solicitanții dvs. înregistrați îl vor înregistra pe oglinda din baie.

Următorul plan a fost dezvoltat din peste 12 ani de experiență personală în alergare. Fiecare zi are un antrenament la nivel de începător, precum și un antrenament pentru alergătorii intermediari și o listă utilă de sfaturi pentru succesul alergării.

Alerga/mersul de 5K este unul dintre cele mai populare tipuri de evenimente de strângere de fonduri pentru organizațiile nonprofit. Dar randamentul financiar nu este singurul lucru care îl face atât de eficient. Este puternic din cauza modului în care unește și oameni cu gânduri similare.

Când luați măsuri pentru a organiza un eveniment care depășește cu adevărat așteptările participanților dvs., generați un cuvânt în gură pozitiv pentru organizația dvs., care crește loialitatea și profitabilitatea evenimentului. Dar, dincolo de planificarea dezavantajelor pentru ziua de, este la fel de important să-ți promovezi evenimentul în timpul premergător acestuia, într-un mod care să crească participarea. Obține mai multe informații despre cum să faci următorul tău eveniment 5K o mașină de strângere de fonduri în ghidul de mai jos.