Come pianificare un 5K: 24 consigli da un corridore

Quando sai come pianificare un 5K ben organizzato, la tua organizzazione no profit ha il potenziale per attirare un seguito di culto di corridori e sostenitori accaniti che partecipano al tuo evento di raccolta fondi anno dopo anno. In effetti, come corridore competitivo negli ultimi 10 anni circa, prenoto sempre un hotel per la mia gara preferita per l'anno successivo lo stesso giorno in cui la corro.

La chiave per costruire tale lealtà è realizzare un evento che non solo si svolga senza intoppi, ma stupisca anche tutti i soggetti coinvolti. Questo include persone oltre ai tuoi corridori. È anche essenziale creare esperienze positive e sviluppare relazioni con i volontari, le imprese locali, i funzionari governativi e la comunità in generale.

Usa questi 24 suggerimenti su come pianificare un 5K per assicurarti che la tua organizzazione non profit organizzi un evento memorabile che superi gli obiettivi e che le persone non vedano l'ora di partecipare.

1. Semplifica la registrazione e la ricezione di informazioni

Classy Fundraising Benchmarks mostrano che il traffico dai dispositivi mobili costituisce il 51% del traffico verso tutti i tipi di campagna , quindi un'esperienza di registrazione online reattiva e mobile è un must. Oltre alle funzionalità di registrazione dell'evento, il tuo sito dovrebbe anche fornire ampie informazioni per i corridori locali e quelli provenienti da fuori città. Dovrebbero sapere cose come:

• Dove possono stare
• I migliori ristoranti per fare il carbo-loading la sera prima
• Come raggiungere i bus di raccolta (se disponibili)
• Dove essere lasciato
• Dove possono parcheggiare
• Quali strade saranno chiuse
• Cosa possono aspettarsi dal tempo

Suggerimento professionale : il cinquantasette percento del traffico della campagna su Classy proviene dai social media. Assicurati che il tuo software di raccolta fondi online renda facile per i partecipanti condividere la loro registrazione in modo che possano facilmente attingere alle loro reti per le donazioni.

2. Runner premio che si iscrivono in anticipo

Prendi in considerazione l'offerta di codici sconto o una struttura tariffaria a più livelli che aumenta man mano che ti avvicini alla data dell'evento. Ciò può avvantaggiare sia la tua organizzazione che il consumatore. I corridori che sono fedeli al tuo evento o sono early adopter vengono premiati con prezzi più convenienti per la loro registrazione anticipata e la tua organizzazione ha l'opportunità di aumentare i prezzi per le stesse offerte man mano che l'evento si avvicina.

Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo dei codici sconto su Classy è che puoi assegnare codici univoci a specifiche tattiche di marketing di eventi. Ad esempio, se offri uno sconto per amici e familiari a volontari, donatori attuali e partecipanti degli anni precedenti, puoi monitorare l'efficacia di tale sforzo una volta eseguita la retrospettiva della campagna.

3. Non lesinare sull'accesso all'acqua

Potrebbe sembrare una regola ovvia, ma ho già dovuto pagare per l'acqua post-gara. Quando hai corridori di tutti i livelli di esperienza che attraversano il traguardo - il 99 percento dei quali probabilmente non ha il portafogli addosso - e non riesci a offrire subito acqua gratis, ti sentirai arrabbiato e assetato, corridori.

Offri un sacco di bottiglie d'acqua o tazze alla fine di una gara e ad intervalli regolari durante la gara. Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per la configurazione della stazione idrica:

• Includere la prima stazione al miglio due
• Impostare le stazioni ogni due miglia da allora in poi
• Usa più tavoli su entrambi i lati della strada in modo che tutti i corridori abbiano un accesso ottimale
• Addestra i volontari su come tenere le tazze (due dita che tengono la parte superiore del bordo o piatte sul palmo per un facile accesso)
• Se fornisci sia acqua che un'alternativa, come una bevanda sportiva o del ghiaccio, posizionali su due tavoli separati ed etichettali chiaramente con un cartello

4. Fornire servizi dopo la gara

Delizia i partecipanti fornendo qualche tipo di cibo o ristoro (oltre all'acqua) dopo la gara. Prendi in considerazione la possibilità di collaborare con gli sponsor per ottenere articoli donati in cambio dell'esposizione del marchio. Ecco alcuni esempi di cose che potresti fornire:

• Succo, latte al cioccolato, acqua di cocco, birra
• Segmenti arancioni
• ghiaccioli
• Panini semplici: pane, carne, formaggio
• Banane
• Barrette proteiche/muesli
• Patatine fritte o cracker

5. Progettare un corso strategico

Il design della tua gara avrà un impatto diretto sull'esperienza complessiva di un partecipante. Quando possibile, evita le discese e i tornanti. Questi percorsi e svolte spesso costringono i corridori a cambiare direzione di 180 gradi all'improvviso, il che provoca la congestione e la perdita di slancio del corridore. Questo è particolarmente importante da considerare nelle gare brevi come i 5K in cui i tuoi atleti veloci lasceranno i concorrenti più lenti e causeranno congestione nel percorso di gara.

Assicurati di condividere la mappa del percorso e le informazioni chiave, come i dislivelli, sul tuo sito Web per preparare i corridori. Avvisare anche i corridori in anticipo di eventuali ostacoli del percorso che potrebbero influire sul tempo di gara. Ad esempio, fai sapere loro se un sistema di trasporto pubblico attraverserà il percorso della gara o se di tanto in tanto è necessario far passare delle auto. Se un corridore competitivo è inconsapevole e costretto a fermarsi e a fermare il tempo della sua gara, potrebbe essere molto frustrante. Quando possibile, evita percorsi con questi ostacoli poiché i corridori competitivi potrebbero decidere di non partecipare a causa di ciò.

6. Segna il percorso del corso

In nessun momento durante la gara un corridore dovrebbe mettere in dubbio la propria direzione. Una svolta sbagliata potrebbe essere molto sconvolgente per i partecipanti all'evento e avere un impatto negativo sul loro tempo di gara e sull'esperienza complessiva. Per creare un flusso di gara positivo, segna chiaramente tutte le svolte che possono causare confusione e considera di inviare un volontario per dirigere i corridori.

7. Considera il tuo pubblico di destinazione

Una delle cose belle della corsa è che incoraggia una vasta gamma di atletismo. Gli eventi di corsa hanno il potenziale per attirare persone di tutti i livelli di forma fisica a partecipare, che si tratti di persone da divano a 5K, camminatori, inseguitori di PR o record.

Se desideri incoraggiare tutti i livelli di partecipazione, considera la possibilità di pubblicizzare il tuo 5K come un evento di corsa/camminata. Puoi anche organizzare una corsa a lunga distanza dopo la 5K per attirare anche i corridori di lunga distanza competitivi.

Per quanto tempo le strade possono essere chiuse dipenderà dai tuoi accordi con i funzionari della città. Ciò influirà sulla durata della permanenza del percorso e sul livello di competitività della tua gara. Meno tempo hai le strade chiuse, più competitivi dovranno essere i tuoi partecipanti. Se decidi di organizzare una gara che si rivolge a diversi segmenti di pubblico di corridori, la tua gara dovrebbe consentire al corridore dal divano al 5K di sentirsi personalmente un successo come il record. Affinché ciò sia possibile, assicurati di concedere loro il tempo necessario per finire.

8. Pensa attraverso la tua linea di ricezione

Se prevedi di distribuire oggetti chiave dopo la gara, come spille o medaglie, posiziona dei volontari al traguardo per distribuire questi oggetti. Ciò garantisce che ogni partecipante riceva l'oggetto senza dover aspettare in lunghe file dopo l'evento. Offrire cimeli di gara è un ottimo modo per rimanere in testa a un corridore dopo l'evento.

La tua area di accoglienza dovrebbe includere anche stazioni d'acqua, un deposito bagagli (per gare più lunghe) e un'area di incontro per famiglie (per gare più grandi). I volontari e la segnaletica pesante sono fondamentali per un processo di ricezione efficiente e snello. Utilizza cartelli grandi che indichino gli intervalli dei numeri di pettorale per l'area di consegna bagagli e lettere dell'alfabeto per le aree di incontro della famiglia.

9. Offri Swag

Swag è ora una parte indispensabile dell'esperienza di gara. Che tu offra bicchieri da pinta di marca, magliette, giacche da gara, borse con cordoncino o medaglie, ti consigliamo di pensare a ciò che la tua fascia demografica di partecipanti apprezzerebbe di più.

10. Usa i recinti o le onde iniziali

Solitamente indicati con un colore o una lettera, i recinti per la corsa aiutano a creare un'esperienza di partenza positiva raggruppando insieme corridori di ritmo simile alla partenza. Ciò previene la congestione della corsa e garantisce ai corridori un percorso meno ostruttivo.

Molte gare richiedono la verifica dei tempi di andatura per poter entrare in determinati recinti. A seconda delle dimensioni del tuo evento, potresti voler limitare l'accesso a ciascun recinto impostando perimetri fisici monitorati da volontari. Quando si limita l'accesso, ci si assicura che solo i corridori qualificati per correre a quel ritmo facciano parte del gruppo di partenza designato. Ciò preverrà false dichiarazioni e contribuirà a un flusso di corso positivo e non congestionato.

11. Visualizza gli indicatori di miglio

Mentre alcuni corridori possono utilizzare il GPS sui loro telefoni o orologi per tracciare il loro chilometraggio, la segnaletica chiara e gli orologi dei segnalini del miglio che mostrano l'ora di inizio / traguardo sono ottimi stimoli per il morale dei corridori. Ad esempio, quando i corridori attraversano il miglio due, potrebbero vedere che sono trascorsi 20 minuti e 30 secondi da quando è scattata la pistola di partenza. A seconda di quando hanno tagliato la linea di partenza (e quindi hanno attivato il proprio chip tempo), possono adattare mentalmente il proprio tempo personale a questo tempo complessivo di gara. Se un corridore si accorgesse di aver tagliato personalmente la linea di partenza all'1:07, saprebbe che ci sono volute circa 18:53 per raggiungere il secondo miglio. Questo aiuta a orientarli e li informa per avere il maggior successo possibile.

12. Calcia i pettorali di una tacca

I miei eventi di corsa preferiti hanno fatto di tutto per far sentire i partecipanti speciali e parte di una comunità più ampia. Ad esempio, di recente mi è stata offerta l'opportunità di selezionare il testo sul pettorale di gara e ho adorato il tocco personale. Molti corridori amano salvare i loro numeri di pettorale come cimeli e mostrarli in qualche modo, quindi offrire questo livello di personalizzazione può aumentare l'affinità per i tuoi numeri di pettorale e aumentare le probabilità che i partecipanti li salvino e li mostrino. Questo, a sua volta, ricorda loro la loro esperienza e mantiene la tua organizzazione al primo posto.

13. Reclutare e formare volontari

I volontari sono l'arma top secret della tua organizzazione in un evento di corsa/camminata. Il loro livello di addestramento è la differenza tra un disastro casuale e una macchina ben oliata. Assicurati di designare volontari per i seguenti compiti o luoghi:

• Distribuzione dei pacchetti di gara expo
• Recinti di partenza
• Stazioni di rifornimento
• Traguardo
• Area di consegna della borsa
• Tenda medica
• Distribuzione cibo/acqua/chicche post gara
• Trasporto in autobus (se necessario da o verso la partenza o il traguardo)
• Pulire

14. Coinvolgere la comunità locale

Alcune delle mie esperienze di gara più positive sono state i percorsi con un alto coinvolgimento della comunità. Assicurati che la tua comunità locale sia a conoscenza della tua gara e condividi idee su come supportare i tuoi corridori. Sia che tu chieda alle persone di portare campanacci e cartelli motivazionali o di spruzzare i corridori con un tubo da giardino, coinvolgi le persone. Ho anche partecipato a gare con DJ e band locali a bordo campo che hanno creato un forte senso di eccitazione. Più il tuo evento sarà vivo e alimentato dalla community, più i tuoi corridori si divertiranno e più sarà probabile che si iscrivano alla gara del prossimo anno.

15. Ospita un Killer Expo

Le esposizioni sono un ottimo modo per coinvolgere aziende e aziende locali al tuo evento. Non vedo l'ora di provare nuovi prodotti e acquistare qualsiasi articolo dell'ultimo minuto di cui potrei aver bisogno per la gara. Considera quali organizzazioni potresti reclutare per partecipare alla tua fiera per offrire un'esperienza preziosa ai partecipanti alla tua gara.

16. Collabora con hotel locali

Se organizzi un evento annuale 5K o corri/cammina, la tua organizzazione è in grado di attrarre affari ricorrenti per gli hotel locali. Designare un "race hotel" ufficiale è un ottimo modo per accogliere i partecipanti fuori città e offrire vantaggi che delizieranno i tuoi corridori. I possibili vantaggi includono pacchetti di informazioni alla reception, una colazione speciale per i corridori e navette per eventi.

17. Non lesinare sui bagni portatili

I corridori ricorreranno a misure estreme se necessario, ma per favore non costringerci. Offri ai partecipanti all'evento ampie opportunità di utilizzare un bagno prima, durante e dopo l'evento. Quando pianifichi il noleggio di servizi igienici portatili, considera fattori chiave come la percentuale di donne che partecipano al tuo evento (per evitare famigerate lunghe file) e se servi o meno alcolici.

18. Corridori "Wow" alle tue stazioni di rifornimento

Le gare divertenti hanno molto in comune, ma ci sono sicuramente modi sottili in cui puoi deliziare i tuoi partecipanti e portare il tuo evento al livello successivo. Ricordo distintamente i momenti in cui sono stato piacevolmente sorpreso dalle offerte diverse e creative alle stazioni di rifornimento. I miei preferiti includono volontari che porgono vaselina, ghiaccioli, cubetti di ghiaccio e gel energetici. Ho anche corso gare che hanno installato irrigatori per far correre i corridori.

19. Ottieni la certificazione

Se hai intenzione di organizzare una maratona, la certificazione USA Track and Field offre ai partecipanti alla gara la possibilità di utilizzare la tua gara per qualificarsi alla maratona di Boston. Questo aprirà il tuo evento a corridori competitivi che potrebbero non considerare la tua gara diversamente.

20. Pianificare gli scenari peggiori

Che si tratti di pioggia, tuoni e fulmini o di un'emergenza medica, il personale dell'evento deve essere preparato ad affrontare qualsiasi cosa. Sviluppa un piano B per il maggior numero possibile di ipotesi e valuta se l'assicurazione per eventi è un investimento intelligente per la tua organizzazione. Per mitigare i rischi per i partecipanti al tuo evento, tienili informati sul tempo e su cosa possono fare per prepararsi.

Per le gare più lunghe, dovresti anche avere medici in loco sul percorso effettivo sui cicli per garantire una risposta rapida a qualsiasi emergenza medica. Una tenda medica con EMT e un'ambulanza nell'area post gara è d'obbligo anche per le distanze più lunghe.

21. Offri Pace Runner

I corridori del ritmo si impegnano a completare ogni miglio del tuo evento a un ritmo designato. Questo ritmo è in genere indicato dall'ora di fine prevista. Ad esempio, i corridori che mirano a completare una mezza maratona in due ore terrebbero d'occhio il ritmo che tiene / corre con un segno delle 2:00. Questi sono generalmente corridori molto esperti che possono mantenere un ritmo prestabilito durante l'intera gara per aiutare a mantenere gli altri corridori in pista. Un'idea è contattare i negozi di scarpe locali e chiedere ai propri dipendenti di correre come pacer in cambio dell'esposizione del marchio della loro azienda.

22. Potenzia la tua gara con un software dinamico basato sui risultati

La tecnologia delle corse è progredita in modo significativo nell'ultimo decennio. Dal software di registrazione e raccolta fondi che può consentire ai tuoi iscritti di raccogliere fondi per conto della tua organizzazione o di partecipare virtualmente, al software di cronometraggio che fornisce ai membri della famiglia dei corridori avvisi via SMS, gli investimenti in tecnologie di prim'ordine assicureranno che la tua gara sia un evento che i corridori non dimenticheranno.

23. Chiedi ai corridori di tornare

Non lasciare che i partecipanti alla gara dimentichino la loro esperienza positiva. È importante seguire i corridori per ringraziarli della loro partecipazione. Mantenendoli aggiornati con le tue comunicazioni e-mail, puoi aiutarli a entusiasmarsi subito per il prossimo anno. In genere acquisto la registrazione alla gara non appena una gara viene messa in vendita e, se si tratta di un evento che corro ogni anno, ho un promemoria del calendario impostato per assicurarmi di non perdere l'acquisto prima che i prezzi aumentino. Assicurati di incoraggiare i tuoi precedenti partecipanti alla vendita dei biglietti del prossimo anno tenendoli informati sulle date importanti e considera di offrire loro uno sconto prevendita come un modo per ringraziarli per il loro precedente supporto.

24. Aiuta i corridori a prepararsi con un piano di allenamento 5K

Per creare un'esperienza positiva per i tuoi partecipanti, è importante fornire loro strumenti che li preparino al successo. Questo supporto extra li incoraggerà a raccomandare l'evento ad altri ea partecipare anno dopo anno.

Per risparmiarti un po' di questo lavoro pesante mentre pianifichi una divertente corsa per beneficenza, abbiamo creato un piano di allenamento 5K di otto settimane. La tua organizzazione può distribuirlo agli iscritti all'evento in modo che possano prepararsi per il grande giorno. Tutto quello che devi fare è scaricare e aggiungere il tuo logo. In questo modo, è contrassegnato dalla tua organizzazione e la tua organizzazione non profit rimarrà al primo posto dopo che i tuoi iscritti lo attaccheranno allo specchio del bagno.

Il seguente piano è stato sviluppato da oltre 12 anni di esperienza personale nella corsa. Ogni giorno c'è un allenamento per principianti, un allenamento per corridori di livello intermedio e un utile elenco di suggerimenti per il successo nella corsa.

La corsa/camminata 5K è uno dei tipi più popolari di eventi di raccolta fondi per le organizzazioni senza scopo di lucro. Ma il ritorno finanziario non è l'unica cosa che lo rende così efficace. È potente per il modo in cui unisce anche persone che la pensano allo stesso modo.

Quando si prendono misure per organizzare un evento che superi davvero le aspettative dei partecipanti, si genera un passaparola positivo per la propria organizzazione che aumenta la fedeltà e la redditività dell'evento. Ma oltre a pianificare i dettagli per la giornata, è altrettanto importante commercializzare il tuo evento nel periodo che lo precede in un modo che aumenterà la partecipazione. Ottieni maggiori informazioni su come rendere il tuo prossimo evento 5K una macchina per la raccolta fondi nella guida qui sotto.