Comment planifier un 5K : 24 conseils d'un coureur

Lorsque vous savez comment planifier un 5K bien organisé, votre organisation à but non lucratif a le potentiel d'attirer un culte de coureurs passionnés et de supporters qui participent à votre événement de collecte de fonds année après année. En fait, en tant que coureur de compétition depuis une dizaine d'années, je fais toujours une réservation d'hôtel pour ma course préférée de l'année suivante le jour même où je la cours.

La clé pour construire une telle fidélité est d'organiser un événement qui non seulement se déroule bien, mais qui épate également toutes les personnes impliquées. Cela inclut des personnes au-delà de vos coureurs. Il est également essentiel de créer des expériences positives et de développer des relations avec vos bénévoles, les entreprises locales, les représentants du gouvernement et la communauté dans son ensemble.

Utilisez ces 24 conseils sur la façon de planifier un 5K pour vous assurer que votre organisation à but non lucratif organise un événement mémorable qui écrase les objectifs et auquel les gens ont hâte de participer.

1. Facilitez l'inscription et la réception d'informations

Classy Fundraising Benchmarks montre que le trafic provenant d'appareils mobiles représente 51 % du trafic vers tous les types de campagnes . Une expérience d'inscription en ligne transparente et adaptée aux mobiles est donc indispensable. En plus des capacités d'inscription aux événements, votre site doit également fournir de nombreuses informations aux coureurs locaux et à ceux de l'extérieur de la ville. Ils devraient savoir des choses comme :

• Où ils peuvent rester
• Les meilleurs restaurants pour faire le plein de glucides la veille
• Comment se rendre aux bus de ramassage (si disponibles)
• Où se faire déposer
• Où ils peuvent se garer
• Quelles routes vont être fermées
• À quoi ils peuvent s'attendre pour la météo

Conseil de pro : Cinquante-sept pour cent du trafic de la campagne sur Classy provient des médias sociaux. Assurez-vous que votre logiciel de collecte de fonds en ligne permet aux participants de partager facilement leur inscription afin qu'ils puissent facilement exploiter leurs réseaux pour les dons.

2. Récompensez les coureurs qui s'inscrivent tôt

Envisagez d'offrir des codes de réduction ou une structure de prix à plusieurs niveaux qui augmente à mesure que vous approchez de la date de l'événement. Cela peut profiter à la fois à votre organisation et au consommateur. Les coureurs qui sont fidèles à votre événement ou qui sont des adopteurs précoces sont récompensés par des prix moins chers pour leur inscription anticipée, et votre organisation a la possibilité d'augmenter les prix pour les mêmes offres à l'approche de l'événement.

Un avantage supplémentaire de l'utilisation de codes de réduction sur Classy est que vous pouvez attribuer des codes uniques à des tactiques de marketing événementiel spécifiques. Par exemple, si vous offrez une réduction pour les amis et la famille aux bénévoles, aux donateurs actuels et aux participants des années précédentes, vous pouvez suivre l'efficacité de cet effort une fois que vous avez effectué la rétrospective de votre campagne.

3. Ne lésinez pas sur l'accès à l'eau

Cela peut sembler une règle évidente, mais j'ai déjà dû payer pour l'eau d'après-course. Lorsque vous avez des coureurs de tous niveaux d'expérience qui traversent la ligne d'arrivée - dont 99 % n'ont probablement pas leur portefeuille sur eux - et que vous ne leur offrez pas d'eau gratuite tout de suite, vous allez avoir des colères et soif, coureurs.

Offrez beaucoup de bouteilles d'eau ou de gobelets à la fin d'une course ainsi qu'à intervalles réguliers tout au long de la course. Voici quelques conseils supplémentaires pour l'installation de la station d'eau :

• Inclure la première station au mile deux
• Définir des stations tous les deux milles par la suite
• Utilisez plusieurs tables des deux côtés de la route pour que tous les coureurs aient un accès optimal
• Former les volontaires sur la façon de tenir les gobelets (deux doigts tenant le haut du bord, ou à plat sur leur paume pour un accès facile)
• Si vous fournissez à la fois de l'eau et une alternative, comme une boisson pour sportifs ou des glaçons, placez-les sur deux tables distinctes et étiquetez-les clairement avec une pancarte

4. Fournir des commodités après la course

Faites plaisir aux participants en leur fournissant un type de nourriture ou de rafraîchissement (en plus de l'eau) après la course. Envisagez de travailler avec des sponsors pour faire don d'articles en échange de l'exposition de la marque. Voici quelques exemples de choses que vous pourriez fournir :

• Jus, lait au chocolat, eau de coco, bière
• Quartiers oranges
• Popsicles
• Sandwichs simples–pain, viande, fromage
• Bananes
• Barres granola/protéinées
• Chips ou craquelins

5. Concevoir un cours stratégique

La conception de votre course aura un impact direct sur l'expérience globale d'un participant. Dans la mesure du possible, évitez les allers-retours et les virages en épingle à cheveux. Ces itinéraires et virages obligent souvent les coureurs à changer de direction de 180 degrés soudainement, ce qui provoque des embouteillages et une perte d'élan du coureur. Ceci est particulièrement important à prendre en compte dans les courses courtes comme les 5K où vos athlètes rapides chevaucheront des concurrents plus lents et causeront de la congestion sur le parcours de la course.

Assurez-vous de partager la carte du parcours et les informations clés, telles que les changements de dénivelé, sur votre site Web afin de préparer les coureurs. Informez également les coureurs à l'avance de tout obstacle sur le parcours qui pourrait avoir un impact sur le temps de course. Par exemple, faites-leur savoir si un système de transport en commun traversera le parcours de la course ou s'il faut parfois laisser passer des voitures. Si un coureur compétitif n'est pas au courant et est obligé de s'arrêter et de s'absenter de sa course, cela peut être très frustrant. Dans la mesure du possible, évitez les itinéraires avec ces obstacles car les coureurs compétitifs peuvent décider de ne pas participer à cause de cela.

6. Marquez le chemin du parcours

À aucun moment de la course, un coureur ne doit remettre en question sa direction. Un mauvais virage pourrait être très bouleversant pour les participants à l'événement et avoir un impact négatif sur leur temps de course et leur expérience globale. Afin de créer un déroulement de course positif, marquez clairement tous les virages qui peuvent prêter à confusion et envisagez d'affecter un volontaire pour diriger les coureurs.

7. Tenez compte de votre public cible

L'une des belles choses à propos de la course à pied est qu'elle encourage un large éventail d'athlétisme. Les événements de course à pied ont le potentiel d'attirer des personnes de tous niveaux de forme physique à participer, qu'il s'agisse de couch-to-5Kers, de marcheurs, de chasseurs de relations publiques ou de batteurs de records.

Si vous souhaitez encourager tous les niveaux de participation, envisagez d'annoncer votre 5K comme un événement de course/marche. Vous pouvez également organiser une course de plus longue distance après le 5K afin d'attirer également des coureurs de longue distance compétitifs.

La durée pendant laquelle les routes peuvent être fermées dépendra de vos arrangements avec les autorités municipales. Cela aura un impact sur la durée d'ouverture du parcours et sur le niveau de compétitivité de votre course. Moins de temps vous aurez les routes fermées, plus vos participants devront être compétitifs. Si vous décidez d'organiser une course qui cible plusieurs publics de coureurs, votre course devrait permettre au coureur du canapé au 5K de se sentir aussi personnellement réussi que le recordman. Pour que cela soit possible, assurez-vous de leur laisser le temps nécessaire pour terminer.

8. Réfléchissez à votre ligne de réception

Si vous prévoyez de distribuer des articles clés après la course, comme des épinglettes ou des médailles, placez des bénévoles à la ligne d'arrivée pour distribuer ces articles. Cela garantit que chaque participant reçoit l'article sans avoir à faire la queue après l'événement. Offrir des souvenirs de course est un excellent moyen de rester dans l'esprit d'un coureur après l'événement.

Votre zone de réception devrait également inclure des stations d'eau, un dépôt de bagages (pour les courses plus longues) et une zone de rencontre familiale (pour les courses plus importantes). Les bénévoles et la signalisation lourde sont essentiels pour un processus de réception réussi et rationalisé. Utilisez de grands panneaux indiquant les plages de numéros de dossard pour la zone de dépôt des bagages et les lettres de l'alphabet pour les zones de rencontre familiale.

9. Offrir du butin

Swag est désormais un élément incontournable de l'expérience de course. Que vous proposiez des verres à pinte, des t-shirts, des vestes de course, des sacs à cordon ou des médailles, vous devrez réfléchir à ce que votre groupe de participants apprécierait le plus.

10. Utilisez des corrals ou des vagues de départ

Habituellement désignés par une couleur ou une lettre, les corrals de course aident à créer une expérience de départ de course positive en regroupant des coureurs de rythme similaire au départ. Cela évite la congestion de la course et offre aux coureurs un parcours moins obstruant.

De nombreuses courses demandent une vérification des temps d'allure afin d'entrer dans certains corrals. Selon l'ampleur de votre événement, vous souhaiterez peut-être restreindre l'accès à chaque corral en mettant en place des périmètres physiques surveillés par des bénévoles. Lorsque vous restreignez l'accès, vous vous assurez que seuls les coureurs qualifiés pour courir à ce rythme figurent dans ce groupe de départ désigné. Cela évitera les fausses déclarations et contribuera à un flux de cours positif et non encombré.

11. Afficher les marqueurs de miles

Alors que certains coureurs peuvent utiliser le GPS sur leur téléphone ou leur montre pour suivre leur kilométrage, une signalisation claire et des horloges de marqueur de mile affichant l'heure de départ/d'arrivée sont d'excellents stimulants pour le moral des coureurs. Par exemple, lorsque les coureurs traversent le deuxième kilomètre, ils peuvent voir que 20 minutes et 30 secondes se sont écoulées depuis le coup de feu du départ. En fonction du moment où il a lui-même franchi la ligne de départ (et donc activé sa propre puce de temps), il peut mentalement ajuster son temps personnel à ce temps de course global. Si un coureur remarquait qu'il avait personnellement franchi la ligne de départ à 1 h 07, il saurait qu'il lui a fallu environ 18 h 53 pour se rendre au deuxième kilomètre. Cela les aide à s'orienter et les informe pour qu'ils réussissent le mieux possible.

12. Kick Race Dossards d'un cran

Mes événements de course préférés se sont mis en quatre pour que les participants se sentent spéciaux et fassent partie d'une communauté plus large. Par exemple, on m'a récemment offert la possibilité de sélectionner le texte sur mon dossard, et j'ai adoré la touche personnelle. De nombreux coureurs aiment enregistrer leurs numéros de dossard en tant que souvenirs et les afficher d'une certaine manière, donc offrir ce niveau de personnalisation peut augmenter l'affinité pour vos numéros de dossard et rendre les participants d'autant plus susceptibles de les enregistrer et de les afficher. Ceci, à son tour, leur rappelle leur expérience et garde votre organisation à l'esprit.

13. Recruter et former des bénévoles

Les bénévoles sont l'arme top secrète de votre organisation lors d'un événement de course/marche. Leur niveau de formation fait la différence entre une catastrophe fortuite et une machine bien huilée. Assurez-vous de désigner des bénévoles pour les tâches ou les lieux suivants :

• Distribution de paquets Race Expo
• Corrals de départ
• Stations de ravitaillement
• Ligne d'arrivée
• Zone de dépose des bagages
• Tente médicale
• Distribution de nourriture/eau/goodies après la course
• Transport en bus (si nécessaire vers ou depuis la ligne de départ ou d'arrivée)
• Nettoyer

14. Engagez la communauté locale

Certaines de mes expériences de course les plus positives ont été les parcours avec un engagement communautaire élevé. Assurez-vous que votre communauté locale est au courant de votre course et partagez des idées sur la manière dont elle peut soutenir vos coureurs. Que vous demandiez aux gens d'apporter des sonnailles et des panneaux de motivation ou des rampes de pulvérisation avec un tuyau d'arrosage, faites participer les gens. J'ai même participé à des courses mettant en vedette des DJ et des groupes locaux, ce qui a créé un fort sentiment d'excitation. Plus votre événement sera vivant et animé par la communauté, plus vos coureurs s'amuseront et plus ils seront susceptibles de s'inscrire à la course de l'année prochaine.

15. Organisez une expo tueuse

Les expositions sont un excellent moyen d'impliquer les entreprises et les entreprises locales à votre événement. J'ai hâte d'essayer de nouveaux produits et d'acheter des articles de dernière minute dont j'aurais besoin pour la course. Réfléchissez aux organisations que vous pourriez recruter pour participer à votre exposition afin d'offrir une expérience précieuse aux participants de votre course.

16. Associez-vous à des hôtels locaux

Si vous organisez un événement annuel de 5 km ou de course/marche, votre organisation est en mesure d'attirer des clients récurrents pour les hôtels locaux. Désigner un « hôtel de course » officiel est un excellent moyen d'héberger les participants de l'extérieur de la ville et d'offrir des avantages qui raviront vos coureurs. Les avantages possibles incluent des paquets d'informations à la réception, un petit-déjeuner spécial pour les coureurs et des navettes pour les événements.

17. Ne lésinez pas sur les toilettes portables

Les coureurs auront recours à des mesures extrêmes si nous le devons, mais s'il vous plaît, ne nous forcez pas. Offrez aux participants de votre événement de nombreuses occasions d'utiliser les toilettes avant, pendant et après votre événement. Lors de la planification de la location de toilettes portables, tenez compte de facteurs clés tels que le pourcentage de femmes assistant à votre événement (pour éviter les longues files d'attente notoires) et si vous servez ou non de l'alcool.

18. Coureurs "Wow" à vos stations de ravitaillement

Les courses divertissantes ont beaucoup en commun, mais il existe certainement des moyens subtils de ravir vos participants et de faire passer votre événement au niveau supérieur. Je me souviens très bien des moments où j'ai été agréablement surpris par des offres différentes et créatives dans les stations-service. Mes favoris incluent les bénévoles qui tiennent de la vaseline, des sucettes glacées, des glaçons et des injections de gel énergétique. J'ai également organisé des courses qui ont mis en place des arroseurs pour que les coureurs puissent courir.

19. Obtenez une certification

Si vous envisagez d'organiser un marathon, la certification USA Track and Field offre à vos participants la possibilité d'utiliser votre course pour se qualifier pour le marathon de Boston. Cela ouvrira votre événement à des coureurs compétitifs qui pourraient ne pas considérer votre course autrement.

20. Planifiez les pires scénarios

Qu'il s'agisse de pluie, de tonnerre et d'éclairs, ou d'une urgence médicale, le personnel de votre événement doit être prêt à faire face à tout. Élaborez un plan B pour autant d'hypothèses que possible et déterminez si l'assurance événementielle est un investissement judicieux pour votre organisation. Pour atténuer les risques pour les participants à votre événement, tenez-les informés de la météo et de ce qu'ils peuvent faire pour se préparer.

Pour les courses plus longues, vous devriez également avoir des médecins sur place sur le parcours réel sur les cycles pour assurer une réponse rapide à toute urgence médicale. Une tente médicale avec des ambulanciers et une ambulance dans la zone d'après-course est également indispensable pour les longues distances.

21. Offrez des coureurs de rythme

Les coureurs de rythme acceptent de parcourir chaque mile de votre événement à un rythme désigné. Ce rythme est généralement indiqué par l'heure de fin projetée. Par exemple, les coureurs visant à terminer un semi-marathon en deux heures garderaient un œil sur le rythmeur tenant / courant avec un signe 2:00. Ce sont généralement des coureurs très expérimentés qui peuvent maintenir un rythme fixe tout au long de la course pour aider les autres coureurs à rester sur la bonne voie. Une idée consiste à contacter les magasins de chaussures locaux et à demander à leurs employés de courir comme meneurs en échange de l'exposition de la marque de leur entreprise.

22. Alimentez votre course avec un logiciel dynamique axé sur les résultats

La technologie de course a considérablement progressé au cours de la dernière décennie. Du logiciel d'inscription et de collecte de fonds qui peut permettre à vos inscrits de collecter des fonds au nom de votre organisation ou de participer virtuellement, au logiciel de chronométrage qui fournit aux membres de la famille des coureurs des alertes textuelles à temps partagé, les investissements dans une technologie de pointe garantiront que votre course est un événement que les coureurs n'oublieront pas.

23. Demandez aux coureurs de revenir

Ne laissez pas vos participants à la course oublier leur expérience positive. Il est important de faire un suivi auprès des coureurs pour les remercier de leur participation. En les tenant au courant de vos communications par e-mail, vous pouvez les aider à se réjouir tout de suite pour l'année prochaine. J'achète généralement une inscription à une course dès qu'une course est mise en vente, et s'il s'agit d'un événement que j'organise chaque année, j'ai un rappel de calendrier pour m'assurer de ne pas manquer d'acheter avant que les prix n'augmentent. Assurez-vous d'encourager vos anciens participants à la vente des billets de l'année prochaine en les tenant informés des dates importantes et envisagez de leur offrir une réduction de prévente pour les remercier de leur soutien précédent.

24. Aidez les coureurs à se préparer avec un plan d'entraînement 5K

Afin de créer une expérience positive pour vos participants, il est important de leur fournir des outils qui les prépareront au succès. Ce soutien supplémentaire les encouragera à recommander l'événement à d'autres et à participer année après année.

Pour vous épargner une partie de ce travail lourd lorsque vous planifiez une course amusante pour une œuvre caritative, nous avons créé un plan d'entraînement 5K de huit semaines. Votre organisation peut le distribuer aux personnes inscrites à l'événement afin qu'elles puissent se préparer avant le grand jour. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger et d'ajouter votre logo. De cette façon, il porte la marque de votre organisation et votre organisation à but non lucratif restera à l'esprit une fois que vos inscrits l'auront collé sur le miroir de leur salle de bain.

Le plan suivant a été développé à partir de plus de 12 ans d'expérience personnelle en course. Chaque jour comprend un entraînement de niveau débutant, ainsi qu'un entraînement pour les coureurs intermédiaires et une liste utile de conseils pour réussir la course.

La course/marche de 5 km est l'un des types d'événements de collecte de fonds les plus populaires pour les organisations à but non lucratif. Mais le rendement financier n'est pas la seule chose qui le rend si efficace. C'est puissant en raison de la façon dont il réunit également des personnes partageant les mêmes idées.

Lorsque vous prenez des mesures pour organiser un événement qui dépasse vraiment les attentes de vos participants, vous générez un bouche à oreille positif pour votre organisation qui augmente la fidélité et la rentabilité de l'événement. Mais au-delà de la planification des tenants et des aboutissants de la journée, il est tout aussi important de commercialiser votre événement dans la période précédant celui-ci d'une manière qui augmentera la participation. Obtenez plus d'informations sur la façon de faire de votre prochain événement 5K une machine à collecter des fonds dans le guide ci-dessous.