Bagaimana Merencanakan 5K: 24 Tips Dari Pelari

Jika Anda tahu cara merencanakan 5K yang terorganisir dengan baik, lembaga nonprofit Anda berpotensi menarik pengikut fanatik pembalap dan pendukung yang berpartisipasi dalam acara penggalangan dana Anda dari tahun ke tahun. Faktanya, sebagai pelari kompetitif selama 10 tahun terakhir, saya selalu membuat reservasi hotel untuk balapan favorit saya untuk tahun berikutnya pada hari yang sama saat saya menjalankannya.

Kunci untuk membangun loyalitas tersebut adalah dengan menyelenggarakan acara yang tidak hanya berjalan lancar, tetapi juga memukau semua orang yang terlibat. Ini termasuk orang-orang di luar pelari Anda. Ini juga penting untuk menciptakan pengalaman positif dan mengembangkan hubungan dengan sukarelawan Anda, bisnis lokal, pejabat pemerintah, dan masyarakat luas.

Gunakan 24 kiat ini tentang cara merencanakan 5K untuk memastikan bahwa lembaga nonprofit Anda mengadakan acara yang mengesankan yang menghancurkan tujuan dan orang-orang berharap untuk berpartisipasi.

1. Permudah Mendaftar dan Menerima Informasi

Tolok Ukur Penggalangan Dana Berkelas menunjukkan bahwa lalu lintas dari perangkat seluler mencapai 51% dari lalu lintas ke semua jenis kampanye , jadi pengalaman pendaftaran online yang mulus dan responsif seluler adalah suatu keharusan. Selain kemampuan pendaftaran acara, situs Anda juga harus menyediakan banyak informasi untuk pelari lokal dan pelari dari luar kota. Mereka harus mengetahui hal-hal seperti:

• Di mana mereka bisa tinggal?
• Restoran terbaik untuk memuat karbo malam sebelumnya
• Cara menuju bus penjemputan (jika tersedia)
• Di mana harus diturunkan?
• Di mana mereka bisa parkir?
• Jalan mana yang akan ditutup
• Apa yang bisa mereka harapkan untuk cuaca

Kiat Pro : Lima puluh tujuh persen lalu lintas kampanye di Classy berasal dari media sosial. Pastikan perangkat lunak penggalangan dana online Anda memudahkan peserta untuk membagikan pendaftaran mereka sehingga mereka dapat dengan mudah memanfaatkan jaringan mereka untuk donasi.

2. Hadiahi Pelari yang Mendaftar Lebih Awal

Pertimbangkan untuk menawarkan kode diskon atau struktur harga berjenjang yang meningkat saat Anda mendekati tanggal acara. Ini dapat menguntungkan baik organisasi Anda maupun konsumen. Pelari yang setia pada acara Anda atau pengadopsi awal dihargai dengan harga yang lebih murah untuk pendaftaran awal mereka, dan organisasi Anda memiliki kesempatan untuk menaikkan harga untuk penawaran yang sama saat acara semakin dekat.

Bonus tambahan menggunakan kode diskon di Classy adalah Anda dapat menetapkan kode unik untuk taktik pemasaran acara tertentu. Misalnya, jika Anda memberikan diskon kepada teman dan keluarga kepada sukarelawan, donor saat ini, dan peserta dari tahun-tahun sebelumnya, Anda dapat melacak keefektifan upaya tersebut setelah Anda melakukan retrospektif kampanye.

3. Jangan Berhemat pada Akses Air

Ini mungkin tampak seperti aturan yang jelas, tetapi saya harus membayar air pasca-balapan sebelumnya. Ketika Anda memiliki pelari dari semua tingkat pengalaman yang mengalir melalui garis finish—99 persen di antaranya kemungkinan tidak membawa dompet mereka—dan Anda gagal menawarkan air gratis segera, Anda akan marah, dan haus, pelari.

Tawarkan banyak botol air atau cangkir di akhir perlombaan serta secara berkala selama perlombaan. Berikut adalah beberapa tip tambahan untuk pengaturan stasiun air:

• Sertakan stasiun pertama di mil dua
• Tetapkan stasiun setiap dua mil sesudahnya
• Gunakan beberapa meja di kedua sisi jalan sehingga semua pelari memiliki akses yang optimal
• Latih sukarelawan tentang cara memegang cangkir (dua jari memegang bagian atas tepi cangkir, atau rata di telapak tangan mereka untuk memudahkan akses)
• Jika Anda menyediakan air dan alternatif, seperti minuman olahraga atau es, letakkan di dua meja terpisah dan beri label dengan jelas pada masing-masing meja.

4. Memberikan Fasilitas Setelah Lomba

Puaskan peserta dengan menyediakan beberapa jenis makanan atau minuman (selain air) pasca lomba. Pertimbangkan untuk bekerja dengan sponsor agar barang-barang disumbangkan sebagai imbalan atas paparan merek. Berikut adalah beberapa contoh hal yang dapat Anda berikan:

• Jus, susu coklat, air kelapa, bir
• Segmen oranye
• Es Mambo
• Sandwich sederhana–roti, daging, keju
• Pisang
• Granola/protein bar
• Keripik atau kerupuk

5. Merancang Kursus Strategis

Desain balapan Anda akan secara langsung memengaruhi pengalaman keseluruhan peserta. Jika memungkinkan, hindari rute turun-naik dan tikungan tajam. Rute dan belokan ini sering memaksa pelari untuk mengubah arah 180 derajat secara tiba-tiba, yang menyebabkan kemacetan dan pelari kehilangan momentum. Ini sangat penting untuk dipertimbangkan dalam balapan pendek seperti 5K di mana atlet cepat Anda akan mengalahkan pesaing yang lebih lambat dan menyebabkan kemacetan di jalur balapan.

Pastikan untuk membagikan peta kursus dan informasi penting, seperti perubahan ketinggian, di situs web Anda untuk mempersiapkan pelari. Juga beri tahu pelari sebelumnya tentang rintangan apa pun yang mungkin memengaruhi waktu balapan. Misalnya, beri tahu mereka jika sistem transportasi umum akan melintasi jalur balapan, atau jika mobil sesekali harus dibiarkan lewat. Jika seorang pelari kompetitif tidak sadar dan terpaksa berhenti dan merapat waktu balapan mereka, itu bisa sangat membuat frustrasi. Jika memungkinkan, hindari rute dengan rintangan ini karena pelari kompetitif dapat memutuskan untuk tidak berpartisipasi karenanya.

6. Tandai Jalur Kursus

Selama perlombaan, pelari tidak boleh mempertanyakan arah mereka. Belokan yang salah bisa sangat mengecewakan peserta acara dan berdampak negatif pada waktu balapan dan pengalaman mereka secara keseluruhan. Untuk menciptakan aliran balapan yang positif, tandai dengan jelas setiap belokan yang dapat menyebabkan kebingungan dan pertimbangkan untuk mengirim sukarelawan untuk mengarahkan pelari.

7. Pertimbangkan Target Pemirsa Lari Anda

Salah satu hal yang indah tentang berlari adalah bahwa ia mendorong berbagai macam atletis. Acara lari memiliki potensi untuk menarik orang-orang dari semua tingkat kebugaran untuk berpartisipasi, baik mereka yang duduk di sofa hingga 5K, pejalan kaki, pemburu PR, atau pemecah rekor.

Jika Anda ingin mendorong semua tingkat partisipasi, pertimbangkan untuk mengiklankan 5K Anda sebagai acara lari/jalan. Anda juga dapat mengatur lari jarak jauh setelah 5K untuk menarik pelari jarak jauh yang kompetitif juga.

Berapa lama jalan dapat ditutup tergantung pada pengaturan Anda dengan pejabat kota. Ini akan berdampak pada berapa lama kursus dapat tetap terbuka, dan tingkat daya saing ras Anda. Semakin sedikit waktu Anda menutup jalan, semakin kompetitif peserta Anda. Jika Anda memutuskan untuk mengatur perlombaan yang menargetkan beberapa audiens pelari, perlombaan Anda harus memberdayakan pelari sofa-ke-5K untuk merasa sama suksesnya secara pribadi dengan pemecah rekor. Agar ini mungkin, pastikan Anda memberi mereka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

8. Pikirkan Melalui Jalur Penerimaan Anda

Jika Anda berencana untuk mendistribusikan barang-barang penting setelah perlombaan, seperti pin atau medali, tempatkan sukarelawan di garis finis untuk mendistribusikan barang-barang ini. Hal ini memastikan setiap peserta menerima item tanpa harus menunggu dalam antrean panjang setelah acara. Menawarkan memorabilia balapan adalah cara yang bagus untuk tetap diingat oleh seorang pelari setelah acara.

Area penerimaan Anda juga harus mencakup stasiun air, tempat penitipan tas (untuk balapan yang lebih lama), dan area pertemuan keluarga (untuk balapan yang lebih besar). Relawan dan papan nama yang berat sangat penting untuk proses penerimaan yang sukses dan efisien. Gunakan tanda besar yang menampilkan rentang nomor bib untuk area penyerahan tas, dan huruf abjad untuk area pertemuan keluarga.

9. Tawarkan Swag

Swag sekarang menjadi bagian yang harus dimiliki dari pengalaman balapan. Apakah Anda menawarkan gelas bir bermerek, T-shirt, jaket balap, tas serut, atau medali, Anda pasti ingin memikirkan apa yang paling disukai oleh demografi peserta Anda.

10. Gunakan Karang Awal atau Gelombang

Biasanya dilambangkan dengan warna atau huruf, kandang lari membantu membuat pengalaman awal balapan yang positif dengan mengelompokkan pelari dengan kecepatan yang sama di awal. Ini mencegah kemacetan balapan dan memberi pelari jalur yang tidak terlalu mengganggu.

Banyak balapan meminta verifikasi waktu kecepatan untuk memasuki kandang tertentu. Bergantung pada seberapa besar acara Anda, Anda mungkin ingin membatasi akses ke setiap kandang dengan mengatur batas fisik yang dipantau oleh sukarelawan. Saat Anda membatasi akses, Anda memastikan hanya pelari yang memenuhi syarat untuk berlari dengan kecepatan itu yang berada di grup awal yang ditentukan. Ini akan mencegah misrepresentasi dan berkontribusi pada aliran kursus yang positif dan tidak padat.

11. Tampilkan Penanda Mile

Sementara beberapa pelari mungkin menggunakan GPS di ponsel atau jam tangan mereka untuk melacak jarak tempuh mereka, papan nama yang jelas dan jam penanda jarak yang menampilkan waktu garis mulai/selesai adalah pemacu semangat yang hebat bagi pelari. Misalnya, saat pelari melintasi mil dua, mereka mungkin melihat bahwa sudah 20 menit dan 30 detik sejak pistol mulai ditembakkan. Bergantung pada kapan mereka sendiri melewati garis start, (dan dengan demikian mengaktifkan chip waktu mereka sendiri), mereka secara mental dapat menyesuaikan waktu pribadi mereka dengan waktu balapan keseluruhan ini. Jika seorang pelari memperhatikan bahwa mereka secara pribadi melewati garis start pada 1:07, mereka akan tahu bahwa mereka membutuhkan waktu sekitar 18:53 untuk mencapai penanda mil kedua. Ini membantu mengarahkan mereka dan memberi tahu mereka untuk menjadi sesukses mungkin.

12. Kick Race Bibs Up a Notch

Acara lari favorit saya berusaha keras untuk membuat peserta merasa istimewa dan menjadi bagian dari komunitas yang lebih besar. Misalnya, saya baru-baru ini ditawari kesempatan untuk memilih teks pada bib balap saya, dan saya menyukai sentuhan pribadi. Banyak pelari suka menyimpan nomor bib mereka sebagai kenang-kenangan dan menampilkannya dengan cara tertentu, jadi menawarkan tingkat personalisasi ini dapat meningkatkan afinitas untuk nomor bib Anda dan membuat peserta lebih mungkin untuk menyimpan dan menampilkannya. Ini, pada gilirannya, mengingatkan mereka tentang pengalaman mereka dan membuat organisasi Anda selalu diingat.

13. Rekrut dan Latih Relawan

Relawan adalah senjata rahasia organisasi Anda di acara lari/jalan. Tingkat pelatihan mereka adalah perbedaan antara bencana serampangan dan mesin yang diminyaki dengan baik. Pastikan untuk menunjuk sukarelawan untuk tugas atau lokasi berikut:

• Distribusi paket pameran balapan
• Mulai kandang
• Stasiun pengisian bahan bakar
• Garis akhir
• Area penitipan tas
• Tenda medis
• Distribusi makanan/air/pernak-pernik setelah lomba
• Transportasi bus (jika diperlukan ke atau dari garis start atau finish)
• Membersihkan

14. Libatkan Komunitas Lokal

Beberapa pengalaman balapan saya yang paling positif adalah kursus dengan keterlibatan komunitas yang tinggi. Pastikan komunitas lokal Anda tahu tentang ras Anda dan bagikan ide tentang bagaimana mereka dapat mendukung pelari Anda. Apakah Anda meminta orang untuk membawa lonceng sapi dan tanda-tanda motivasi atau menyemprot pelari dengan selang taman, libatkan orang-orang. Saya bahkan pernah mengikuti perlombaan yang menampilkan DJ dan band lokal di sepanjang sela-sela yang menciptakan rasa kegembiraan yang kuat. Semakin hidup dan komunitas-powered acara Anda terasa, semakin menyenangkan pelari Anda akan memiliki dan kemungkinan besar mereka akan mendaftar untuk balapan tahun depan.

15. Selenggarakan Pameran Pembunuh

Expo adalah cara yang bagus untuk melibatkan perusahaan dan bisnis lokal di acara Anda. Saya berharap untuk mencoba produk baru dan berbelanja untuk item menit terakhir yang mungkin saya perlukan untuk balapan. Pertimbangkan organisasi mana yang dapat Anda rekrut untuk berpartisipasi dalam pameran Anda untuk memberikan pengalaman berharga bagi peserta lomba Anda.

16. Bermitra Dengan Hotel Lokal

Jika Anda menyelenggarakan acara 5K atau lari/jalan tahunan, organisasi Anda berada dalam posisi untuk menarik bisnis berulang untuk hotel lokal. Menetapkan "hotel balapan" resmi adalah cara yang bagus untuk mengakomodasi peserta dari luar kota dan menawarkan fasilitas yang menyenangkan pelari Anda. Fasilitas yang memungkinkan termasuk paket informasi di meja depan, sarapan khusus pelari, dan antar-jemput acara.

17. Jangan Berhemat di Toilet Portabel

Pelari akan melakukan tindakan ekstrem jika harus, tapi tolong jangan paksa kami. Berikan kesempatan yang luas bagi peserta acara Anda untuk menggunakan kamar kecil sebelum, selama, dan setelah acara Anda. Saat merencanakan persewaan toilet portabel, pertimbangkan faktor kunci seperti persentase wanita yang menghadiri acara Anda (untuk menghindari antrean panjang yang terkenal) dan apakah Anda menyajikan alkohol atau tidak.

18. Pelari “Wow” di Stasiun Pengisian Bahan Bakar Anda

Menghibur balapan memiliki banyak kesamaan, tetapi tentu saja ada cara halus untuk menyenangkan peserta dan membawa acara Anda ke tingkat berikutnya. Saya ingat dengan jelas saat-saat ketika saya dikejutkan oleh penawaran yang berbeda dan kreatif di stasiun pengisian bahan bakar. Favorit saya termasuk sukarelawan yang memegang Vaseline, es loli, es batu, dan suntikan gel energi. Saya juga menjalankan balapan yang menyiapkan alat penyiram untuk dijalankan oleh pelari.

19. Dapatkan Bersertifikat

Jika Anda berencana untuk menyelenggarakan maraton, sertifikasi Lintasan dan Lapangan AS memberi peserta lomba Anda kemampuan untuk menggunakan lomba Anda untuk memenuhi syarat ke Maraton Boston. Ini akan membuka acara Anda untuk pelari kompetitif yang mungkin tidak mempertimbangkan balapan Anda sebaliknya.

20. Rencanakan Skenario Kasus Terburuk

Baik itu hujan, guntur dan kilat, atau keadaan darurat medis, staf acara Anda harus siap menghadapi apa pun. Kembangkan rencana B untuk sebanyak mungkin hipotesis dan pertimbangkan apakah asuransi acara merupakan investasi cerdas untuk organisasi Anda. Untuk mengurangi risiko bagi peserta acara Anda, beri tahu mereka tentang cuaca dan apa yang dapat mereka lakukan untuk bersiap.

Untuk balapan yang lebih lama, Anda juga harus memiliki petugas medis di tempat di jalur sebenarnya pada siklus untuk memastikan respons cepat terhadap keadaan darurat medis apa pun. Tenda medis dengan EMT dan ambulans di area pasca-balapan juga diperlukan untuk jarak yang lebih jauh.

21. Tawarkan Pace Runner

Pelari kecepatan setuju untuk menyelesaikan setiap mil acara Anda dengan kecepatan yang ditentukan. Kecepatan ini biasanya dilambangkan dengan waktu akhir yang diproyeksikan. Misalnya, pelari yang bertujuan untuk menyelesaikan setengah maraton dalam dua jam akan mengawasi perintis memegang/berlari dengan tanda 2:00. Ini umumnya adalah pelari yang sangat berpengalaman yang dapat mempertahankan kecepatan yang ditentukan sepanjang balapan untuk membantu menjaga pelari lain di jalurnya. Satu ide adalah untuk menghubungi toko sepatu lokal dan meminta karyawan mereka untuk menjalankan sebagai perintis dalam pertukaran untuk eksposur merek perusahaan mereka.

22. Power Race Anda Dengan Dinamis, Perangkat Lunak Berbasis Hasil

Teknologi ras telah maju secara signifikan dalam dekade terakhir. Dari perangkat lunak pendaftaran dan penggalangan dana yang memungkinkan pendaftar Anda mengumpulkan uang atas nama organisasi Anda atau berpartisipasi secara virtual, hingga perangkat lunak pengaturan waktu yang menyediakan peringatan teks waktu terpisah kepada anggota keluarga pelari, investasi dalam teknologi terbaik akan memastikan balapan Anda adalah sebuah acara yang tidak akan dilupakan oleh pelari.

23. Minta Pelari untuk Kembali

Jangan biarkan peserta lomba Anda melupakan pengalaman positif mereka. Penting untuk menindaklanjuti dengan pelari untuk berterima kasih atas partisipasi mereka. Dengan menjaga mereka tetap terhubung dengan komunikasi email Anda, Anda dapat membantu mereka segera bersemangat untuk tahun depan. Saya biasanya membeli registrasi balapan segera setelah balapan mulai dijual, dan jika itu adalah acara yang saya jalankan setiap tahun, saya memiliki pengingat kalender yang disetel untuk memastikan saya tidak melewatkan pembelian sebelum harga naik. Pastikan untuk membuat peserta Anda bersemangat untuk penjualan tiket tahun depan dengan memberi mereka informasi tentang tanggal-tanggal penting dan pertimbangkan untuk menawarkan diskon pra-penjualan sebagai cara untuk berterima kasih atas dukungan mereka sebelumnya.

24. Bantu Pelari Mempersiapkan Rencana Pelatihan 5K

Untuk menciptakan pengalaman positif bagi peserta Anda, penting untuk memberi mereka alat yang akan menyiapkan mereka untuk sukses. Dukungan ekstra ini akan mendorong mereka untuk merekomendasikan acara tersebut kepada orang lain dan berpartisipasi dari tahun ke tahun.

Untuk menghemat sebagian dari pekerjaan berat ini saat Anda merencanakan lari yang menyenangkan untuk amal, kami telah membuat Rencana Pelatihan 5K delapan minggu. Organisasi Anda dapat mendistribusikannya ke pendaftar acara sehingga mereka dapat mempersiapkan diri menjelang hari besar. Yang harus Anda lakukan adalah mengunduh dan menambahkan logo Anda. Dengan begitu, organisasi Anda akan dicap ke organisasi Anda, dan lembaga nonprofit Anda akan tetap diingat setelah pendaftar Anda menempelkannya di cermin kamar mandi mereka.

Rencana berikut dikembangkan dari lebih dari 12 tahun pengalaman berlari pribadi. Setiap hari ada latihan tingkat pemula, serta latihan untuk pelari tingkat menengah dan daftar tips yang berguna untuk kesuksesan lari.

Lari/jalan 5K adalah salah satu jenis acara penggalangan dana paling populer untuk organisasi nirlaba. Tetapi pengembalian finansial bukanlah satu-satunya hal yang membuatnya begitu efektif. Ini kuat karena caranya juga menyatukan orang-orang yang berpikiran sama.

Ketika Anda mengambil tindakan untuk menyelenggarakan acara yang benar-benar melebihi harapan peserta, Anda menghasilkan berita positif dari mulut ke mulut untuk organisasi Anda yang meningkatkan loyalitas dan keuntungan acara. Tetapi di luar perencanaan seluk beluk untuk hari itu, sama pentingnya untuk memasarkan acara Anda pada waktu menjelangnya dengan cara yang akan meningkatkan partisipasi. Dapatkan informasi lebih lanjut tentang cara menjadikan acara 5K Anda berikutnya sebagai mesin penggalangan dana dalam panduan di bawah ini.