Os sistemas de gestão de aprendizagem, ou LMSes, são investimentos estratégicos.

Eles exigem tempo e dinheiro para serem criados e fornecem retornos por meio de talentos qualificados e uma linha de fundo aprimorada. Isto é, se você escolher o caminho certo.

Com centenas de provedores de LMS por aí, pode ser difícil escolher o certo para sua empresa. Com tantos fatores diferentes em jogo, é importante entender as necessidades da sua empresa antes de entrar no processo.

Como escolher um LMS

Escolher um LMS não é tão fácil quanto escolher a solução mais rica em recursos disponível. Na verdade, fazer exatamente isso pode sair pela culatra em você. Um sistema muito complexo pode alienar administradores e alunos que não são nativos digitais. Por outro lado, um sistema muito simplificado impedirá que os criadores de cursos e os administradores de aprendizado atinjam todo o seu potencial.

Além dos recursos, há vários outros fatores que você precisará considerar ao tomar sua decisão. Neste artigo, veremos as etapas que você pode seguir para tomar uma decisão informada.

Descreva suas necessidades de treinamento

A seleção de um sistema é semelhante ao dilema de Cachinhos Dourados. Não existe uma solução de tamanho único e, para encontrar o ajuste perfeito, você primeiro precisa descobrir o que significa “perfeito” em relação à sua empresa. Mapear as necessidades de treinamento da sua empresa é um processo que funciona melhor com a colaboração. Se você tiver uma solução de treinamento existente, fale com os administradores e um pequeno grupo de alunos para descobrir o que está faltando.

Quem você está treinando?

Isso pode ser evidente para você, mas saber quem você está treinando é essencial para determinar como você treinará e qual solução você deve usar.

Era

Conhecer pessoas em seu nível de alfabetização digital é fundamental para melhorar as taxas de engajamento. Se sua empresa for mais antiga, seria sensato optar por um LMS com recursos limitados e um UX amigável. Um LMS difícil de usar pode alienar os alunos que só recentemente se tornaram alfabetizados digitalmente.

Se houver uma maioria milenar, você pode considerar um sistema com elementos de gamificação e aprendizado social. Um LMS que imita as interações digitais que os millennials têm fora do trabalho torna o aprendizado uma experiência envolvente.

Tamanho

Quantas pessoas você planeja treinar? Uma equipe ou toda a empresa? Se você planeja treinar um grupo menor de pessoas, pode ficar limitado pelas soluções pelas quais pode optar. Vários sistemas de gerenciamento de aprendizado têm requisitos mínimos para o aluno.

Se sua empresa está crescendo ou tem uma taxa de rotatividade significativa, você terá que considerar os diferentes planos de preços, bem como os recursos de registro de usuários em massa.

Aqui estão alguns dos planos de preços que você encontrará:

• Pagamento por aluno: ideal se você tiver um número estável de alunos e se o treinamento for obrigatório
• Pay-per-active-user: ideal se você tiver um treinamento único (por exemplo, integração) ou se quiser treinar lotes de alunos ao longo do ano.
• Pagamento conforme o uso: ideal se você não tiver certeza se haverá uma demanda estável por aprendizado
• Taxa de licença: ideal para grandes empresas

Habilidades

Todos estão começando no nível um ou alguns alunos estão mais avançados? Se você está treinando pessoas com diferentes conjuntos de habilidades, deve procurar um sistema que permita segmentar seu público, criar caminhos de aprendizado ou usar testes de nivelamento.

Se um aluno for forçado a concluir as lições que já domina, ele pode não estar tão inclinado a continuar aprendendo. No entanto, isso não importará se seus alunos estiverem começando do mesmo lugar. Portanto, se seu objetivo for o treinamento de conformidade, você não precisará se preocupar com a funcionalidade de posicionamento. No entanto, você precisará de uma solução com um sistema de rastreamento robusto.

Quais são seus objetivos?

O que você espera alcançar por meio de suas iniciativas de aprendizado e desenvolvimento? Ao definir suas metas, use o formato de metas SMART para garantir que você seja específico.

Para refrescar sua memória, SMART significa específico, mensurável, alcançável, realista e limitado no tempo. Portanto, em vez de “aumentar a taxa de conformidade”, seu objetivo pode ser “reduzir o tempo para a certificação de três meses para duas semanas”. Dividir seus objetivos em pedaços menores aumenta sua chance de alcançá-los.

Sirva-se de um modelo gratuito para verificar suas metas SMART!

Além de definir metas para o futuro imediato, leve em consideração as metas de sua empresa para os próximos cinco anos. Selecionar um LMS que possa atender às necessidades de treinamento de hoje e de amanhã economizará tempo e dinheiro a longo prazo.

Quais são os seus requisitos técnicos?

Os principais requisitos técnicos com os quais você deve se preocupar são conteúdo (vários tipos), suporte, gerenciamento de usuários, modelos de aprendizado, relatórios, segurança e integrações.

Contente

Que tipo de conteúdo você já tem? Que tipo de conteúdo você planeja criar nos próximos anos? Faça uma lista dos tipos de arquivos que você precisa ter suporte (por exemplo, SCORM, PDFs, links externos, áudio, vídeo) e outra lista de tipos de arquivos que você pode ter suporte para o futuro.

Outro requisito de conteúdo técnico a ser considerado é a origem do conteúdo. Alguns LMS têm editores de conteúdo integrados que permitem que os administradores criem materiais de aprendizado de dentro da plataforma ou uma equipe que pode ajudá-lo a criar cursos personalizados a partir de seus materiais existentes.

Apoiar

Outra bandeira verde é um serviço de suporte robusto. Embora você queira que sua solução seja intuitiva e fácil de usar, você deseja obter ajuda quando precisar. Depois de selecionar alguns fornecedores, tente entrar em contato com o suporte deles para garantir que as respostas atendam aos seus padrões.

Gerenciamento de usuários

Novamente, dependendo de quantas pessoas você planeja treinar, o registro será um fator que você precisará considerar. Os alunos se registrarão ou um administrador fará isso?

Se você estiver treinando um grupo grande, procure sistemas que ofereçam recursos de registro em massa, como upload de CSV. Se você tiver alta rotatividade, um feed de dados automatizado reduzirá a carga de trabalho do administrador. Você tem vários administradores trabalhando no LMS? Certifique-se de que o sistema escolhido permite o controle conjunto sobre o sistema.

Modelos de aprendizagem

Outra maneira de restringir a pesquisa é definir se seu treinamento será exclusivamente online, exclusivo online ou misto. Se suas iniciativas de T&D envolverem treinamento ministrado por instrutor, você precisará de uma plataforma que permita gerenciar horários e locais, bem como monitorar presenças.

Comunicando

As iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento têm tudo a ver com os resultados. Como você planeja medi-los? Reveja as metas que você criou na etapa anterior e anote as métricas que você precisa coletar para acompanhar o progresso delas.

Você precisa que os dados sejam exportáveis? Você está mais interessado em métricas de grupo ou relatórios individuais? Você precisa da capacidade de personalizar relatórios?

Segurança

A segurança é uma parte importante do eLearning, especialmente quando a conformidade entra em jogo. Os alunos não devem poder fazer login nas contas uns dos outros e seus dados devem ser mantidos em segurança.

Alguns fatores a se pensar são:

• Localização do armazenamento de dados
• Autenticação de usuário
• Quem pode ter acesso a quais dados

Integrações

Sua empresa usa software de Business Intelligence ou RH existente? Em caso afirmativo, é essencial que o LMS se conecte a ele? Responder a essas perguntas completamente lhe dará clareza ao avaliar as diferentes soluções disponíveis. Depois de ter uma lista definitiva de seus requisitos, você pode começar a pensar nos recursos extras que gostaria de ter.

Quais são as suas boas-vindas?

Neste ponto da pesquisa do LMS, você também pode pedir ao seu mini grupo de foco composto por alunos e administradores para sonhar com recursos interessantes. A tecnologia de aprendizagem está em constante evolução. Aqui estão apenas alguns recursos extras que você pode encontrar em sua busca por um LMS:

• Aprendizagem social: pode se apresentar de várias formas, mas todas envolvem algum aspecto social. (por exemplo, compartilhamento de conhecimento, competição)
• Gestão de talentos: criação de caminhos de aprendizado para fechar lacunas de habilidades
• Aprendizagem móvel: o treinamento é acessível por meio de um aplicativo ou de uma plataforma adaptativa.
• E-commerce: a capacidade de vender os cursos que você cria
• Marcação branca: faz com que o treinamento pareça uma parte perfeita da experiência de aprendizado. A maioria dos LMS tem recursos básicos de etiqueta branca (por exemplo, logotipo ou cores do tema). Se você deseja que o treinamento seja ainda mais simples, pode adicionar a plataforma ao seu domínio.
• Gamificação: como o aprendizado social, isso também pode assumir várias formas (por exemplo, pontos, recompensas, tabelas de classificação) e ter um efeito motivador nos alunos
• Certificados: a capacidade de fazer upload ou criar certificados através da plataforma

Explore suas opções

Depois de ter uma ideia robusta de suas necessidades, é hora de analisar suas opções. Você pode usar sites como o G2 para filtrar por recurso para criar uma lista de LMSs para escolher. Com tantos sistemas de gestão de aprendizagem no mercado, esta lista pode ser bastante longa.

Uma maneira de restringir a lista é perguntar a seus colegas sobre suas experiências com sistemas de gerenciamento de aprendizado ou ler resenhas online. Lembre-se de fazer anotações enquanto estiver fazendo isso. Avaliar soluções diferentes é um processo longo e os diferentes SaaS podem começar a se misturar em um. Usar uma planilha do Excel para avaliar as diferentes opções e acompanhar as anotações pode ser entediante, mas ajudará você no futuro.

Reduza a lista

Depois de criar uma lista de opções, é hora de restringir ainda mais a lista. Você pode fazer isso investigando o histórico de um fornecedor. Eles ganharam prêmios? Há quantos anos eles estão no mercado? Eles têm um histórico de iteração e avanço de seu produto? Com quantas empresas eles trabalharam?

Prêmios, anos de negócios, inovação e experiência são bandeiras verdes a serem observadas. Outra coisa a ser observada é uma base de conhecimento sólida – existem artigos e tutoriais em vídeo disponíveis?

Como esse fornecedor lida com as atualizações? Você será informado com bastante antecedência? Você precisará pagar mais para ser atualizado? Depois de reduzir ainda mais sua lista para 3-5 fornecedores, é hora de dar o próximo passo.

Solicite uma demonstração

Antes de solicitar uma demonstração, consulte as metas de treinamento de suas necessidades e crie uma lista de casos de uso para o LMS. Além disso, prepare uma lista de perguntas para fazer ao representante do fornecedor. Use esse tempo para descobrir custos ocultos, proteção de dados do usuário, personalização ou qualquer informação que você não conseguiu encontrar no processo de pesquisa. Por fim, reúna as partes interessadas internas relevantes e deixe as demonstrações começarem.

Tente você mesmo

As demos lhe darão mais clareza ao escolher uma plataforma. No entanto, o teste real é usar o software você mesmo. A maioria dos sistemas de gerenciamento de aprendizado oferece avaliações gratuitas por uma semana ou um mês. Aproveite isso inscrevendo-se nas plataformas selecionadas.

Liste possíveis cenários e casos de uso e trabalhe nas plataformas. Como é para um aluno que tenta fazer um curso? O que acontece quando você exclui usuários? Quão fácil é baixar relatórios? Se as coisas não forem tão fáceis de usar, aproveite esta oportunidade para entrar em contato com o suporte. A ajuda está disponível imediatamente ou você tem que esperar?

Se você está tendo dificuldades para usar a plataforma, isso não é um bom sinal, pois provavelmente levará mais tempo para seus colegas dominarem o sistema. Depois de toda essa pesquisa, você provavelmente é um gênio do LMS!

Conclusão

Não existe uma solução de tamanho único. Se houvesse, não haveria tantos sistemas de gestão de aprendizagem por aí.

Ao escolher um LMS, seus objetivos precisam ser claros. Quanto mais precisamente definidas suas necessidades, mais fácil será selecionar a tigela certa de mingau... quero dizer... LMS. Por fim, escolha algo que possa crescer com sua empresa. Depois de todo esse trabalho duro, a última coisa que você vai querer fazer é repetir o processo no ano seguinte, ou no ano seguinte.

Agora que você sabe mais sobre o software LMS do que nunca, explore todas as opções disponíveis para suas necessidades hoje – somente no G2.