Sistem manajemen pembelajaran, atau LMS, adalah investasi strategis.

Mereka membutuhkan waktu dan uang untuk menyiapkan, dan memberikan pengembalian melalui bakat yang terampil dan keuntungan yang lebih baik. Artinya, jika Anda memilih yang benar.

Dengan ratusan penyedia LMS di luar sana, mungkin sulit untuk memilih yang tepat untuk perusahaan Anda. Dengan begitu banyak faktor berbeda yang berperan, penting untuk memahami kebutuhan perusahaan Anda sebelum terjun ke prosesnya.

Bagaimana memilih LMS

Memilih LMS tidak semudah memilih solusi paling kaya fitur di luar sana. Bahkan, melakukan hal itu bisa menjadi bumerang bagi Anda. Sistem yang terlalu rumit dapat mengasingkan admin dan pelajar yang bukan digital native. Sebaliknya, sistem yang terlalu disederhanakan akan menghalangi pembuat kursus dan admin pembelajaran untuk memaksimalkan potensi mereka.

Selain fitur, ada sejumlah faktor lain yang perlu Anda pertimbangkan saat membuat keputusan. Pada artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat keputusan yang tepat.

Sebutkan kebutuhan pelatihan Anda

Memilih sistem mirip dengan dilema Goldilocks. Tidak ada satu ukuran cocok untuk semua solusi dan untuk menemukan kecocokan yang sempurna Anda harus terlebih dahulu mencari tahu apa arti "sempurna" dalam kaitannya dengan perusahaan Anda. Memetakan kebutuhan pelatihan perusahaan Anda adalah proses yang paling baik dilakukan dengan kolaborasi. Jika Anda memiliki solusi pelatihan yang sudah ada, bicarakan dengan admin dan sekelompok kecil pelajar untuk mencari tahu apa yang kurang.

Siapa yang Anda latih?

Ini mungkin sudah jelas bagi Anda, tetapi mengetahui siapa yang Anda latih sangat penting untuk menentukan bagaimana Anda akan berlatih dan solusi apa yang harus Anda gunakan.

Usia

Bertemu orang-orang di tingkat literasi digital mereka adalah kunci untuk meningkatkan tingkat keterlibatan. Jika perusahaan Anda cenderung lebih tua, sebaiknya pilih LMS dengan fitur terbatas dan UX yang ramah. LMS yang sulit digunakan dapat mengasingkan peserta didik yang baru saja melek digital.

Jika ada mayoritas milenial, Anda mungkin ingin mempertimbangkan sistem dengan elemen gamifikasi dan pembelajaran sosial. LMS yang meniru interaksi digital yang dimiliki milenial di luar pekerjaan menjadikan belajar sebagai pengalaman yang menarik.

Ukuran

Berapa banyak orang yang Anda rencanakan untuk pelatihan? Sebuah tim, atau seluruh perusahaan? Jika Anda berencana untuk melatih sekelompok kecil orang, Anda mungkin dibatasi oleh solusi yang dapat Anda pilih. Sejumlah sistem manajemen pembelajaran memiliki persyaratan minimum peserta didik.

Jika perusahaan Anda sedang berkembang atau memiliki tingkat turnover yang signifikan, Anda harus mempertimbangkan rencana harga yang berbeda serta fitur pendaftaran pengguna massal.

Berikut adalah beberapa paket harga yang akan Anda temui:

• Bayar per pelajar: ideal jika Anda memiliki jumlah pelajar yang stabil dan jika pelatihan adalah wajib
• Bayar per pengguna aktif: ideal jika Anda memiliki pelatihan satu kali (misalnya orientasi) atau jika Anda ingin melatih sejumlah pelajar sepanjang tahun.
• Pay-as-you-go: ideal jika Anda tidak yakin apakah akan ada permintaan yang stabil untuk belajar
• Biaya lisensi: ideal untuk perusahaan besar

Keterampilan

Apakah semua orang mulai dari level satu, atau adakah beberapa pelajar yang lebih mahir? Jika Anda melatih orang dengan keahlian yang berbeda, Anda harus melihat ke dalam sistem yang memungkinkan Anda mengelompokkan audiens, membuat jalur pembelajaran, atau menggunakan tes penempatan.

Jika seorang pembelajar dipaksa untuk menyelesaikan pelajaran yang telah mereka kuasai, mereka mungkin tidak akan cenderung untuk melanjutkan belajar. Namun, ini tidak masalah jika pembelajar Anda memulai dari tempat yang sama. Jadi, jika tujuan Anda adalah pelatihan kepatuhan, Anda tidak perlu khawatir tentang fungsionalitas penempatan. Namun, Anda akan membutuhkan solusi dengan sistem pelacakan yang kuat.

Apa tujuanmu?

Apa yang ingin Anda capai melalui inisiatif pembelajaran dan pengembangan Anda? Saat menetapkan tujuan Anda, gunakan format tujuan SMART untuk memastikan Anda spesifik.

Untuk menyegarkan ingatan Anda, SMART adalah singkatan dari Spesific, Measurable, Achievable, Realistis, dan Time Limited. Jadi, alih-alih “meningkatkan tingkat kepatuhan”, sasaran Anda dapat berupa “mengurangi waktu untuk sertifikasi dari tiga bulan menjadi dua minggu”. Memecah tujuan Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil akan memperbesar peluang Anda untuk mencapainya.

Bantu diri Anda dengan template gratis untuk mendapatkan sasaran SMART Anda!

Selain menetapkan tujuan untuk waktu dekat, pertimbangkan tujuan perusahaan Anda untuk lima tahun ke depan. Memilih LMS yang dapat memenuhi kebutuhan pelatihan hari ini dan besok akan menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

Apa persyaratan teknis Anda?

Persyaratan teknis utama yang harus Anda perhatikan adalah konten (berbagai jenis), dukungan, manajemen pengguna, model pembelajaran, pelaporan, keamanan, dan integrasi.

Isi

Jenis konten apa yang sudah Anda miliki? Jenis konten apa yang Anda rencanakan untuk dibuat dalam beberapa tahun ke depan? Buat daftar jenis file yang perlu Anda dukung (misalnya SCORM, PDF, tautan eksternal, audio, video) dan daftar jenis file lain yang bagus untuk didukung di masa mendatang.

Persyaratan konten teknis lain yang perlu dipertimbangkan adalah dari mana konten itu berasal. Beberapa LMS memiliki editor konten bawaan yang memungkinkan admin membuat materi pembelajaran dari dalam platform, atau tim yang dapat membantu Anda membuat kursus khusus dari materi yang ada.

Mendukung

Bendera hijau lainnya adalah layanan dukungan yang kuat. Meskipun Anda ingin solusi Anda intuitif dan mudah digunakan, Anda ingin bisa mendapatkan bantuan saat Anda membutuhkannya. Setelah Anda memilih beberapa penyedia, coba hubungi dukungan mereka untuk memastikan tanggapan mereka memenuhi standar Anda.

Manajemen pengguna

Sekali lagi, tergantung pada berapa banyak orang yang Anda rencanakan untuk pelatihan, pendaftaran akan menjadi faktor yang perlu Anda pertimbangkan. Akankah pelajar mendaftarkan diri atau akankah admin melakukan ini?

Jika Anda melatih grup besar, lihat sistem yang menawarkan fitur pendaftaran massal seperti unggahan CSV. Jika Anda memiliki turnover tinggi, umpan data otomatis akan mengurangi beban kerja admin. Apakah Anda memiliki banyak admin yang mengerjakan LMS? Pastikan bahwa sistem yang Anda pilih memungkinkan kontrol bersama atas sistem.

Model pembelajaran

Cara lain untuk mempersempit pencarian adalah dengan menentukan apakah pelatihan Anda akan secara eksklusif online, online eksklusif, atau campuran. Jika inisiatif L&D Anda melibatkan pelatihan yang dipimpin instruktur, Anda akan memerlukan platform yang memungkinkan Anda mengelola jadwal dan lokasi, serta memantau kehadiran.

Pelaporan

Inisiatif pembelajaran dan pengembangan adalah tentang hasil. Bagaimana Anda berencana mengukurnya? Lihat kembali tujuan yang Anda buat di langkah sebelumnya dan catat metrik yang perlu Anda kumpulkan untuk melacak kemajuannya.

Apakah Anda memerlukan data untuk dapat diekspor? Apakah Anda lebih tertarik pada metrik grup atau pelaporan individual? Apakah Anda memerlukan kemampuan untuk menyesuaikan laporan?

Keamanan

Keamanan adalah bagian penting dari eLearning, terutama ketika kepatuhan ikut bermain. Peserta didik tidak boleh masuk ke akun satu sama lain dan data mereka harus tetap aman.

Beberapa faktor yang perlu dipikirkan adalah:

• Lokasi penyimpanan data
• Otentikasi pengguna
• Siapa yang dapat memiliki akses ke data apa

Integrasi

Apakah perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak Business Intelligence atau HR yang sudah ada? Jika demikian, apakah penting agar LMS terhubung? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara menyeluruh akan memberi Anda kejelasan saat mengevaluasi berbagai solusi di luar sana. Setelah Anda memiliki daftar kebutuhan yang pasti, Anda dapat mulai memikirkan fitur tambahan yang ingin Anda miliki.

Apa yang bagus untuk dimiliki?

Pada titik ini dalam pencarian LMS, Anda juga dapat meminta grup fokus mini Anda yang terdiri dari pelajar dan admin untuk memimpikan fitur yang bagus untuk dimiliki. Teknologi pembelajaran terus berkembang. Berikut adalah beberapa fitur tambahan yang mungkin Anda temui saat mencari LMS:

• Pembelajaran sosial: ini dapat hadir dalam beberapa bentuk, tetapi semuanya melibatkan beberapa aspek sosial. (misalnya berbagi pengetahuan, kompetisi)
• Manajemen bakat: penciptaan jalur pembelajaran untuk menutup kesenjangan keterampilan
• Pembelajaran seluler: pelatihan dapat diakses melalui aplikasi atau melalui platform adaptif.
• E-commerce: kemampuan untuk menjual kursus yang Anda buat
• Pelabelan putih: membuat pelatihan terasa seperti bagian yang mulus dari pengalaman belajar. Sebagian besar LMS memiliki fitur pelabelan putih dasar (misalnya logo atau warna tema). Jika Anda ingin pelatihan terasa lebih mulus, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan platform ke domain Anda.
• Gamifikasi: seperti pembelajaran sosial, ini juga dapat mengambil banyak bentuk (misalnya poin, penghargaan, papan peringkat) dan memiliki efek motivasi pada pelajar
• Sertifikat: kemampuan untuk mengunggah atau membuat sertifikat melalui platform

Jelajahi pilihan Anda

Setelah Anda memiliki gagasan yang kuat tentang kebutuhan Anda, saatnya untuk melihat pilihan Anda. Anda dapat menggunakan situs seperti G2 untuk memfilter berdasarkan fitur untuk menghasilkan daftar pendek LMS yang dapat dipilih. Dengan begitu banyak sistem manajemen pembelajaran di pasaran, daftar ini mungkin cukup panjang.

Salah satu cara untuk mempersempit daftar adalah dengan bertanya kepada rekan-rekan Anda tentang pengalaman mereka dengan sistem manajemen pembelajaran atau membaca ulasan online. Ingatlah untuk membuat catatan saat Anda melakukan ini. Mengevaluasi solusi yang berbeda adalah proses yang panjang dan SaaS yang berbeda mungkin mulai menyatu menjadi satu. Menggunakan lembar Excel untuk mengevaluasi opsi yang berbeda dan melacak catatan mungkin membosankan, tetapi akan membantu Anda.

Persempit daftarnya

Setelah Anda membuat daftar opsi, saatnya untuk mempersempit daftar lebih jauh. Anda dapat melakukan ini dengan menyelidiki rekam jejak vendor. Apakah mereka memenangkan penghargaan? Sudah berapa tahun mereka berbisnis? Apakah mereka memiliki sejarah iterasi dan memajukan produk mereka? Berapa banyak bisnis yang pernah mereka tangani?

Penghargaan, tahun dalam bisnis, inovasi, dan pengalaman semuanya adalah bendera hijau yang harus diwaspadai. Hal lain yang harus diwaspadai adalah basis pengetahuan yang kuat – apakah ada artikel dan tutorial video yang tersedia?

Bagaimana vendor ini menangani pembaruan? Apakah Anda akan diberi tahu sebelumnya? Apakah Anda perlu membayar ekstra untuk ditingkatkan? Setelah Anda merampingkan daftar Anda menjadi 3-5 vendor, inilah saatnya untuk mengambil langkah berikutnya.

Minta demo

Sebelum Anda meminta demo, lihat kembali tujuan pelatihan kebutuhan Anda dan buat daftar kasus penggunaan untuk LMS. Selain itu, siapkan daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada perwakilan vendor. Gunakan waktu ini untuk mencari tahu tentang biaya tersembunyi, perlindungan data pengguna, penyesuaian, atau informasi apa pun yang tidak dapat Anda temukan dalam proses penelitian. Terakhir, kumpulkan pemangku kepentingan internal yang relevan dan biarkan demo dimulai.

Cobalah sendiri

Demo akan memberi Anda lebih banyak kejelasan saat memilih platform. Namun, tes sebenarnya adalah menggunakan perangkat lunak itu sendiri. Sebagian besar sistem manajemen pembelajaran menawarkan uji coba gratis selama seminggu atau sebulan. Manfaatkan ini dengan mendaftarkan diri Anda ke platform terpilih.

Buat daftar kemungkinan skenario dan kasus penggunaan dan kerjakan melalui platform. Seperti apa rasanya bagi seorang pelajar yang mencoba mengambil kursus? Apa yang terjadi jika Anda menghapus pengguna? Seberapa mudah mengunduh laporan? Jika hal-hal tidak mudah digunakan, ambil kesempatan ini untuk menghubungi dukungan mereka. Apakah bantuan tersedia segera atau Anda harus menunggu?

Jika Anda mengalami kesulitan menggunakan platform, ini bukan pertanda baik karena mungkin rekan Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk menguasai sistem. Setelah semua penelitian ini, Anda mungkin ahli LMS!

Kesimpulan

Tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua solusi. Jika ada, tidak akan ada begitu banyak sistem manajemen pembelajaran di luar sana.

Saat memilih LMS, tujuan Anda harus jelas. Semakin tepat kebutuhan Anda, semakin mudah untuk memilih semangkuk bubur yang tepat…maksud saya…LMS. Terakhir, pilih sesuatu yang dapat tumbuh bersama perusahaan Anda. Setelah semua kerja keras ini, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengulangi prosesnya pada tahun berikutnya, atau setelahnya.

Sekarang setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang perangkat lunak LMS daripada sebelumnya, jelajahi semua opsi yang tersedia untuk kebutuhan Anda hari ini – hanya di G2.