Systemy zarządzania nauką, czyli LMS, to inwestycje strategiczne.

Wymagają czasu i pieniędzy na założenie i zapewniają zwroty dzięki wykwalifikowanym talentom i lepszym wynikom finansowym. To znaczy, jeśli wybierzesz właściwy.

Ponieważ istnieją setki dostawców LMS, wybór odpowiedniego dla Twojej firmy może być trudny. Przy tak wielu różnych czynnikach ważne jest, aby zrozumieć potrzeby swojej firmy przed przystąpieniem do procesu.

Jak wybrać LMS

Wybór LMS nie jest tak prosty, jak wybór najbardziej bogatego w funkcje rozwiązania. W rzeczywistości, zrobienie tego może odbić się na tobie. Zbyt złożony system może zrazić administratorów i uczniów, którzy nie są cyfrowymi tubylcami. Z drugiej strony system, który jest zbyt uproszczony, utrudni twórcom kursów i uczącym się administratorom pełne wykorzystanie ich potencjału.

Oprócz funkcji istnieje wiele innych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. W tym artykule omówimy kroki, które możesz podjąć, aby podjąć świadomą decyzję.

Określ swoje potrzeby szkoleniowe

Wybór systemu to dylemat Złotowłosej. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania i aby znaleźć idealne dopasowanie, musisz najpierw dowiedzieć się, co oznacza „idealny” w odniesieniu do Twojej firmy. Wyznaczanie potrzeb szkoleniowych Twojej firmy to proces, który najlepiej przebiega we współpracy. Jeśli masz istniejące rozwiązanie szkoleniowe, porozmawiaj z administratorami i małą grupą uczniów, aby dowiedzieć się, czego brakuje.

Kogo trenujesz?

To może być już dla Ciebie oczywiste, ale wiedza o tym, kogo trenujesz, jest niezbędna do określenia, jak będziesz trenować i jakiego rozwiązania powinieneś użyć.

Wiek

Spotkanie z ludźmi na ich poziomie umiejętności cyfrowych jest kluczem do poprawy wskaźników zaangażowania. Jeśli Twoja firma się starzeje, rozsądnie byłoby wybrać LMS z ograniczonymi funkcjami i przyjaznym UX. LMS, który jest trudny w użyciu, może zrazić uczniów, którzy dopiero niedawno opanowali umiejętności cyfrowe.

Jeśli istnieje tysiącletnia większość, możesz rozważyć system z elementami grywalizacji i uczenia się społecznościowego. LMS, który naśladuje interakcje cyfrowe, które milenialsi mają poza pracą, sprawia, że ​​nauka jest wciągającym doświadczeniem.

Rozmiar

Ile osób planujesz trenować? Zespół czy cała firma? Jeśli planujesz szkolić mniejszą grupę osób, możesz być ograniczony przez rozwiązania, które możesz wybrać. Wiele systemów zarządzania uczeniem ma minimalne wymagania dla uczniów.

Jeśli Twoja firma rozwija się lub ma znaczny wskaźnik rotacji, będziesz musiał wziąć pod uwagę różne plany cenowe, a także funkcje masowej rejestracji użytkowników.

Oto niektóre plany cenowe, które napotkasz:

• Pay-per-uczniowie: idealne, jeśli masz stałą liczbę uczniów i jeśli szkolenie jest obowiązkowe
• Pay-per-active-user: idealne, jeśli masz jednorazowe szkolenie (np. onboarding) lub jeśli chcesz szkolić grupy uczniów w ciągu roku.
• Pay-as-you-go: idealne, jeśli nie masz pewności, czy popyt na naukę będzie stabilny
• Opłata licencyjna: idealna dla dużych przedsiębiorstw

Umiejętności

Czy wszyscy zaczynają od poziomu pierwszego, czy niektórzy uczniowie są bardziej zaawansowani? Jeśli szkolisz osoby z różnymi zestawami umiejętności, powinieneś przyjrzeć się systemowi, który pozwala na segmentację odbiorców, tworzenie ścieżek edukacyjnych lub stosowanie testów kwalifikacyjnych.

Jeśli uczeń jest zmuszony do ukończenia lekcji, które już opanował, może nie być tak skłonny do kontynuowania nauki. Nie ma to jednak znaczenia, jeśli uczniowie zaczynają z tego samego miejsca. Jeśli więc Twoim celem jest szkolenie w zakresie zgodności, nie musisz się martwić o funkcjonalność rozmieszczania. Potrzebne będzie jednak rozwiązanie z solidnym systemem śledzenia.

Jakie są Twoje cele?

Co masz nadzieję osiągnąć dzięki inicjatywom związanym z nauką i rozwojem? Wyznaczając cele, użyj formatu celów SMART, aby być konkretnym.

Aby odświeżyć Twoją pamięć, SMART oznacza konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone w czasie. Dlatego zamiast „zwiększać wskaźnik zgodności” Twoim celem może być „skrócenie czasu certyfikacji z trzech miesięcy do dwóch tygodni”. Podział celów na mniejsze części zwiększa szansę na ich osiągnięcie.

Pomóż sobie za pomocą bezpłatnego szablonu, aby sprawdzić swoje cele SMART!

Oprócz wyznaczania celów na najbliższą przyszłość, weź pod uwagę cele Twojej firmy na najbliższe pięć lat. Wybór systemu LMS, który może zaspokoić dzisiejsze i przyszłe potrzeby szkoleniowe, pozwoli Ci na dłuższą metę zaoszczędzić czas i pieniądze.

Jakie są Twoje wymagania techniczne?

Kluczowe wymagania techniczne, którymi powinieneś się zająć, to zawartość (różne typy), wsparcie, zarządzanie użytkownikami, modele uczenia się, raportowanie, bezpieczeństwo i integracje.

Zawartość

Jaki rodzaj treści już posiadasz? Jakie treści planujesz tworzyć w ciągu najbliższych kilku lat? Zrób listę obsługiwanych typów plików (np. SCORM, PDF, linki zewnętrzne, audio, wideo) i kolejną listę obsługiwanych typów plików na przyszłość.

Kolejnym wymogiem technicznym dotyczącym treści, który należy wziąć pod uwagę, jest to, skąd pochodzi treść. Niektóre LMS mają wbudowane edytory treści, które umożliwiają administratorom tworzenie materiałów szkoleniowych z poziomu platformy, lub zespół, który może pomóc w tworzeniu niestandardowych kursów z istniejących materiałów.

Wspierać się

Kolejną zieloną flagą jest solidna usługa wsparcia. Chociaż chcesz, aby Twoje rozwiązanie było intuicyjne i łatwe w użyciu, chcesz mieć możliwość uzyskania pomocy, gdy jej potrzebujesz. Po wybraniu kilku dostawców spróbuj skontaktować się z ich pomocą, aby upewnić się, że ich odpowiedzi spełniają Twoje standardy.

Zarządzanie użytkownikami

Ponownie, w zależności od tego, ile osób planujesz trenować, rejestracja będzie czynnikiem, który będziesz musiał wziąć pod uwagę. Czy uczniowie się zarejestrują, czy zrobi to administrator?

Jeśli szkolisz dużą grupę, zapoznaj się z systemami oferującymi funkcje rejestracji masowej, takie jak przesyłanie plików CSV. Jeśli masz duże obroty, zautomatyzowany plik danych zmniejszy obciążenie administratorów. Czy masz wielu administratorów pracujących nad LMS? Upewnij się, że wybrany system umożliwia wspólną kontrolę nad systemem.

Modele uczenia się

Innym sposobem zawężenia wyszukiwania jest określenie, czy Twoje szkolenie będzie wyłącznie online, ekskluzywne online, czy mieszane. Jeśli Twoje inicjatywy L&D obejmują szkolenia prowadzone przez instruktorów, będziesz potrzebować platformy, która pozwoli Ci zarządzać harmonogramami i lokalizacjami, a także monitorować frekwencje.

Raportowanie

W inicjatywach edukacyjnych i rozwojowych chodzi o wyniki. Jak planujesz je zmierzyć? Wróć do celów utworzonych w poprzednim kroku i zanotuj dane, które musisz zebrać, aby śledzić ich postępy.

Czy potrzebujesz danych do eksportu? Czy bardziej interesują Cię dane grupowe czy indywidualne raportowanie? Potrzebujesz możliwości dostosowywania raportów?

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo jest ważną częścią e-learningu, zwłaszcza gdy w grę wchodzi zgodność. Uczniowie nie powinni mieć możliwości logowania się na swoje konta, a ich dane powinny być bezpieczne.

Niektóre czynniki do rozważenia to:

• Miejsce przechowywania danych
• Uwierzytelnianie użytkownika
• Kto może mieć dostęp do jakich danych

Integracje

Czy Twoja firma korzysta z istniejącego oprogramowania Business Intelligence lub HR? Jeśli tak, to czy LMS musi się z nim połączyć? Dokładne odpowiedzi na te pytania zapewnią jasność podczas oceny różnych dostępnych rozwiązań. Gdy masz już ostateczną listę swoich wymagań, możesz zacząć myśleć o dodatkowych funkcjach, które chciałbyś mieć.

Jakie są twoje miłe rzeczy?

W tym momencie wyszukiwania LMS możesz również poprosić swoją minigrupę fokusową składającą się z uczniów i administratorów o wymyślenie ciekawych funkcji. Technologia uczenia się stale się rozwija. Oto kilka dodatkowych funkcji, które możesz napotkać podczas wyszukiwania LMS:

• Społeczne uczenie się: może przybierać różne formy, ale wszystkie obejmują pewien aspekt społeczny. (np. dzielenie się wiedzą, rywalizacja)
• Zarządzanie talentami: tworzenie ścieżek uczenia się w celu wypełnienia luk w umiejętnościach
• Nauka mobilna: szkolenie jest dostępne za pośrednictwem aplikacji lub platformy adaptacyjnej.
• E-commerce: możliwość sprzedaży tworzonych kursów
• Biała etykieta: sprawia, że ​​szkolenie wydaje się integralną częścią procesu uczenia się. Większość LMS ma podstawowe cechy białego etykietowania (np. kolory logo lub motywu). Jeśli chcesz, aby szkolenie było jeszcze bardziej płynne, możesz rozważyć dodanie platformy do swojej domeny.
• Grywalizacja: podobnie jak uczenie społeczne, może również przybierać różne formy (np. punkty, nagrody, tabele wyników) i działać motywująco na uczniów
• Certyfikaty: możliwość przesyłania lub tworzenia certyfikatów za pośrednictwem platformy

Poznaj swoje możliwości

Gdy masz już solidne pojęcie o swoich wymaganiach, nadszedł czas, aby przyjrzeć się dostępnym opcjom. Możesz użyć witryn takich jak G2, aby filtrować według funkcji, aby wymyślić krótką listę LMS do wyboru. Przy tak wielu dostępnych na rynku systemach zarządzania nauką ta lista może być dość długa.

Jednym ze sposobów zawężenia listy jest zapytanie współpracowników o ich doświadczenia z systemami zarządzania uczeniem lub czytanie recenzji online. Pamiętaj, aby robić notatki, kiedy to robisz. Ocena różnych rozwiązań to długi proces, a różne SaaS mogą zacząć łączyć się w jedno. Korzystanie z arkusza Excela do oceny różnych opcji i śledzenia notatek może być nużące, ale pomoże ci przejść dalej.

Zawęź listę

Po wymyśleniu listy opcji nadszedł czas, aby jeszcze bardziej zawęzić listę. Możesz to zrobić, sprawdzając historię dostawcy. Czy zdobyli nagrody? Ile lat są w biznesie? Czy mają historię iteracji i rozwoju swojego produktu? Z iloma firmami współpracowali?

Nagrody, lata w biznesie, innowacyjność i doświadczenie to zielone flagi, na które należy zwrócić uwagę. Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest solidna baza wiedzy – czy są dostępne artykuły i samouczki wideo?

Jak ten dostawca obsługuje aktualizacje? Czy zostaniesz poinformowany z dużym wyprzedzeniem? Czy będziesz musiał dodatkowo zapłacić za uaktualnienie? Po zmniejszeniu listy do 3-5 dostawców nadszedł czas, aby zrobić następny krok.

Poproś o demo

Zanim poprosisz o demo, wróć do swoich potrzeb szkoleniowych i przygotuj listę przypadków użycia LMS. Dodatkowo przygotuj listę pytań, które możesz zadać przedstawicielowi dostawcy. Wykorzystaj ten czas, aby dowiedzieć się o ukrytych kosztach, ochronie danych użytkownika, dostosowaniu lub jakichkolwiek informacjach, których nie udało Ci się znaleźć w procesie wyszukiwania. Na koniec zbierz odpowiednich interesariuszy wewnętrznych i rozpocznij prezentacje.

Spróbuj sam

Prezentacje zapewnią Ci większą przejrzystość przy wyborze platformy. Jednak prawdziwym testem jest samodzielne korzystanie z oprogramowania. Większość systemów zarządzania nauką oferuje bezpłatne wersje próbne przez tydzień lub miesiąc. Skorzystaj z tego, rejestrując się na wybranych platformach.

Wymień możliwe scenariusze i przypadki użycia i przejdź przez platformy. Jak to wygląda dla ucznia, który próbuje wziąć udział w kursie? Co się stanie, gdy usuniesz użytkowników? Jak łatwo jest pobierać raporty? Jeśli coś nie jest tak łatwe w użyciu, skorzystaj z okazji, aby skontaktować się z ich wsparciem. Czy pomoc jest dostępna od razu, czy trzeba poczekać?

Jeśli masz trudności z korzystaniem z platformy, nie jest to dobry znak, ponieważ prawdopodobnie Twoi współpracownicy będą potrzebować więcej czasu na opanowanie obsługi systemu. Po tych wszystkich badaniach, prawdopodobnie jesteś świstem LMS!

Wniosek

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Gdyby tak było, nie byłoby tylu systemów zarządzania nauką.

Wybierając LMS, Twoje cele muszą być jasne. Im dokładniej określone są Twoje potrzeby, tym łatwiej będzie Ci wybrać odpowiednią miskę owsianki… to znaczy… LMS. Na koniec wybierz coś, co może rozwijać się wraz z Twoją firmą. Po całej tej ciężkiej pracy ostatnią rzeczą, jaką będziesz chciał zrobić, to powtórzyć proces w następnym lub następnym roku.

Teraz, gdy wiesz więcej o oprogramowaniu LMS niż kiedykolwiek wcześniej, poznaj wszystkie dostępne opcje dla swoich potrzeb już dziś – tylko w G2.