Les systèmes de gestion de l'apprentissage, ou LMS, sont des investissements stratégiques.

Ils nécessitent du temps et de l'argent pour s'installer et offrent des rendements grâce à des talents qualifiés et à un résultat net amélioré. Autrement dit, si vous choisissez le bon.

Avec des centaines de fournisseurs de LMS, il peut être difficile de choisir le bon pour votre entreprise. Avec autant de facteurs différents en jeu, il est important de comprendre les besoins de votre entreprise avant de vous lancer dans le processus.

Comment choisir un LMS

Choisir un LMS n'est pas aussi simple que de choisir la solution la plus riche en fonctionnalités. En fait, faire exactement cela peut se retourner contre vous. Un système trop complexe peut aliéner les administrateurs et les apprenants qui ne sont pas natifs du numérique. À l'inverse, un système trop simplifié empêchera les créateurs de cours et les administrateurs d'apprentissage de réaliser leur plein potentiel.

Outre les caractéristiques, il existe un certain nombre d'autres facteurs que vous devrez prendre en compte lors de votre prise de décision. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes que vous pouvez suivre pour prendre une décision éclairée.

Précisez vos besoins de formation

La sélection d'un système s'apparente au dilemme de Goldilocks. Il n'y a pas de solution unique et pour trouver la solution idéale, vous devez d'abord comprendre ce que « parfait » signifie par rapport à votre entreprise. La cartographie des besoins de formation de votre entreprise est un processus qui se fait mieux avec la collaboration. Si vous avez une solution de formation existante, parlez aux administrateurs et à un petit groupe d'apprenants pour découvrir ce qui manque.

Qui formez-vous ?

Cela vous semble peut-être déjà évident, mais savoir qui vous entraînez est essentiel pour déterminer comment vous allez vous entraîner et quelle solution vous devez utiliser.

Âge

Rencontrer des gens à leur niveau de littératie numérique est essentiel pour améliorer les taux d'engagement. Si votre entreprise est plus ancienne, il serait sage d'opter pour un LMS avec des fonctionnalités limitées et une UX conviviale. Un LMS difficile à utiliser peut aliéner les apprenants qui n'ont acquis que récemment des connaissances numériques.

S'il y a une majorité millénaire, vous voudrez peut-être envisager un système avec des éléments de gamification et d'apprentissage social. Un LMS qui imite les interactions numériques de la génération Y en dehors du travail fait de l'apprentissage une expérience engageante.

Taille

Combien de personnes comptez-vous former ? Une équipe ou toute l'entreprise ? Si vous envisagez de former un petit groupe de personnes, vous pourriez être limité par les solutions que vous pouvez opter. Un certain nombre de systèmes de gestion de l'apprentissage ont des exigences minimales pour les apprenants.

Si votre entreprise est en pleine croissance ou a un taux de roulement important, vous devrez tenir compte des différents plans tarifaires ainsi que des fonctionnalités d'enregistrement d'utilisateurs de masse.

Voici quelques-uns des plans tarifaires que vous rencontrerez :

• Pay-per-learner : idéal si vous avez un nombre stable d'apprenants et si la formation est obligatoire
• Paiement par utilisateur actif : idéal si vous avez une formation ponctuelle (par exemple, l'intégration) ou si vous souhaitez former des lots d'apprenants au cours de l'année.
• Pay-as-you-go : idéal si vous ne savez pas s'il y aura une demande stable d'apprentissage
• Redevance de licence : idéal pour les grandes entreprises

Compétences

Est-ce que tout le monde commence au niveau un ou certains apprenants sont-ils plus avancés ? Si vous formez des personnes ayant des compétences différentes, vous devriez envisager un système qui vous permet de segmenter votre public, de créer des parcours d'apprentissage ou d'utiliser des tests de placement.

Si un apprenant est obligé de terminer des leçons qu'il a déjà maîtrisées, il peut ne pas être aussi enclin à continuer à apprendre. Cependant, cela n'aura pas d'importance si vos apprenants partent du même endroit. Ainsi, si votre objectif est la formation à la conformité, vous n'aurez pas à vous soucier de la fonctionnalité de placement. Cependant, vous aurez besoin d'une solution avec un système de suivi robuste.

Quels sont vos objectifs?

Qu'espérez-vous accomplir grâce à vos initiatives d'apprentissage et de perfectionnement ? Lorsque vous définissez vos objectifs, utilisez le format des objectifs SMART pour vous assurer que vous êtes précis.

Pour vous rafraîchir la mémoire, SMART signifie spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et limité dans le temps. Ainsi, au lieu de « augmenter le taux de conformité », votre objectif pourrait être de « réduire le délai de certification de trois mois à deux semaines ». Décomposer vos objectifs en plus petits morceaux améliore vos chances de les atteindre.

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En plus de fixer des objectifs pour l'avenir immédiat, tenez compte des objectifs de votre entreprise pour les cinq prochaines années. La sélection d'un LMS capable de répondre aux besoins de formation d'aujourd'hui et de demain vous fera économiser du temps et de l'argent à long terme.

Quelles sont vos exigences techniques ?

Les principales exigences techniques dont vous devriez vous préoccuper sont le contenu (divers types), l'assistance, la gestion des utilisateurs, les modèles d'apprentissage, les rapports, la sécurité et les intégrations.

Contenu

Quel type de contenu avez-vous déjà ? Quel type de contenu comptez-vous créer dans les prochaines années ? Faites une liste des types de fichiers dont vous avez besoin pris en charge (par exemple, SCORM, PDF, liens externes, audio, vidéo) et une autre liste de types de fichiers pris en charge intéressants pour l'avenir.

Une autre exigence de contenu technique à prendre en compte est la provenance du contenu. Certains LMS ont des éditeurs de contenu intégrés qui permettent aux administrateurs de créer des supports d'apprentissage à partir de la plateforme, ou une équipe qui peut vous aider à créer des cours personnalisés à partir de vos supports existants.

Soutien

Un autre drapeau vert est un service de support robuste. Bien que vous souhaitiez que votre solution soit intuitive et facile à utiliser, vous souhaitez pouvoir obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin. Une fois que vous avez sélectionné quelques fournisseurs, essayez de contacter leur support pour vous assurer que leurs réponses répondent à vos normes.

Gestion des utilisateurs

Encore une fois, selon le nombre de personnes que vous prévoyez suivre en formation, l'inscription sera un facteur dont vous devrez tenir compte. Les apprenants s'inscriront-ils eux-mêmes ou un administrateur le fera-t-il ?

Si vous formez un grand groupe, recherchez des systèmes qui offrent des fonctionnalités d'inscription de masse telles qu'un téléchargement CSV. Si vous avez un roulement élevé, un flux de données automatisé réduira la charge de travail de l'administrateur. Avez-vous plusieurs administrateurs travaillant sur le LMS ? Assurez-vous que le système que vous choisissez permet un contrôle conjoint sur le système.

Modèles d'apprentissage

Une autre façon d'affiner la recherche consiste à définir si votre formation sera exclusivement en ligne, exclusive en ligne ou mixte. Si vos initiatives L&D impliquent une formation dirigée par un instructeur, vous aurez besoin d'une plate-forme qui vous permet de gérer les horaires et les lieux, ainsi que de surveiller les présences.

Rapports

Les initiatives d'apprentissage et de développement sont axées sur les résultats. Comment comptez-vous les mesurer ? Revenez aux objectifs que vous avez créés à l'étape précédente et notez les mesures que vous devez collecter afin de suivre leur progression.

Avez-vous besoin que les données soient exportables ? Êtes-vous plus intéressé par les métriques de groupe ou les rapports individuels ? Avez-vous besoin de pouvoir personnaliser les rapports ?

Sécurité

La sécurité est une partie importante du eLearning, en particulier lorsque la conformité entre en jeu. Les apprenants ne doivent pas pouvoir se connecter aux comptes des autres et leurs données doivent être conservées en toute sécurité.

Certains facteurs à prendre en compte sont :

• Emplacement de stockage des données
• Authentification d'utilisateur
• Qui peut avoir accès à quelles données

Intégrations

Votre entreprise utilise-t-elle des logiciels de Business Intelligence ou RH existants ? Si oui, est-il indispensable que le LMS s'y connecte ? Répondre à ces questions de manière approfondie vous donnera de la clarté lors de l'évaluation des différentes solutions disponibles. Une fois que vous avez une liste définitive de vos besoins, vous pouvez commencer à réfléchir aux fonctionnalités supplémentaires que vous aimeriez avoir.

Quels sont vos bons plans ?

À ce stade de la recherche LMS, vous pouvez également demander à votre mini groupe de discussion composé d'apprenants et d'administrateurs d'imaginer des fonctionnalités intéressantes. La technologie d'apprentissage est en constante évolution. Voici quelques fonctionnalités supplémentaires que vous pourriez rencontrer lors de votre recherche d'un LMS :

• Apprentissage social : cela peut se présenter sous plusieurs formes, mais elles impliquent toutes un aspect social. (par exemple, partage des connaissances, compétition)
• Gestion des talents : création de parcours d'apprentissage pour combler les lacunes en matière de compétences
• Apprentissage mobile : la formation est accessible via une application ou via une plateforme adaptative.
• E-commerce : la possibilité de vendre les cours que vous créez
• Marque blanche : donne l'impression que la formation fait partie intégrante de l'expérience d'apprentissage. La plupart des LMS ont des fonctionnalités de marque blanche de base (par exemple, un logo ou des couleurs de thème). Si vous souhaitez que la formation soit encore plus transparente, vous pouvez envisager d'ajouter la plate-forme à votre domaine.
• Gamification : comme l'apprentissage social, cela peut également prendre de nombreuses formes (par exemple, des points, des récompenses, des classements) et avoir un effet motivant sur les apprenants
• Certificats : la possibilité de télécharger ou de créer des certificats via la plateforme

Explorez vos options

Une fois que vous avez une bonne idée de vos besoins, il est temps d'examiner vos options. Vous pouvez utiliser des sites comme G2 pour filtrer par fonctionnalité afin de proposer une liste restreinte de LMS parmi lesquels choisir. Avec autant de systèmes de gestion de l'apprentissage sur le marché, cette liste pourrait être assez longue.

Une façon de réduire la liste consiste à interroger vos pairs sur leurs expériences avec les systèmes de gestion de l'apprentissage ou à lire des critiques en ligne. N'oubliez pas de prendre des notes pendant que vous faites cela. L'évaluation de différentes solutions est un long processus et les différents SaaS peuvent commencer à se fondre en un seul. L'utilisation d'une feuille Excel pour évaluer les différentes options et garder une trace des notes peut être fastidieuse, mais vous aidera sur toute la ligne.

Affiner la liste

Une fois que vous avez dressé une liste d'options, il est temps de réduire encore plus la liste. Vous pouvez le faire en enquêtant sur les antécédents d'un fournisseur. Ont-ils remporté des prix ? Depuis combien d'années sont-ils en affaires? Ont-ils une histoire d'itération et d'avancement de leur produit ? Avec combien d'entreprises ont-ils travaillé ?

Les récompenses, les années d'activité, l'innovation et l'expérience sont tous des drapeaux verts à surveiller. Une autre chose à rechercher est une base de connaissances solide - y a-t-il des articles et des didacticiels vidéo disponibles ?

Comment ce fournisseur gère-t-il les mises à jour ? Serez-vous informé bien à l'avance ? Devrez-vous payer un supplément pour être surclassé ? Une fois que vous avez encore réduit votre liste à 3-5 fournisseurs, il est temps de passer à l'étape suivante.

Demander une démo

Avant de demander une démo, référez-vous à vos objectifs de formation et dressez une liste de cas d'utilisation pour le LMS. De plus, préparez une liste de questions à poser au représentant du fournisseur. Utilisez ce temps pour en savoir plus sur les coûts cachés, la protection des données des utilisateurs, la personnalisation ou toute information que vous n'avez pas pu trouver au cours du processus de recherche. Enfin, rassemblez les parties prenantes internes concernées et laissez les démos commencer.

Essayez-le vous-même

Les démos vous auront donné plus de clarté lors du choix d'une plateforme. Cependant, le véritable test consiste à utiliser le logiciel vous-même. La plupart des systèmes de gestion de l'apprentissage proposent des essais gratuits d'une semaine ou d'un mois. Profitez-en en vous inscrivant sur les plateformes présélectionnées.

Répertoriez les scénarios et les cas d'utilisation possibles et parcourez les plates-formes. À quoi cela ressemble-t-il pour un apprenant qui essaie de suivre un cours ? Que se passe-t-il lorsque vous supprimez des utilisateurs ? Est-il facile de télécharger des rapports ? Si les choses ne sont pas aussi faciles à utiliser, profitez-en pour contacter leur support. L'aide est-elle disponible immédiatement ou devez-vous attendre?

Si vous avez des difficultés à utiliser la plateforme, ce n'est pas bon signe car cela prendra probablement plus de temps à vos collègues pour maîtriser l'utilisation du système. Après toutes ces recherches, vous êtes probablement un as du LMS !

Conclusion

Il n'y a pas de solution unique. S'il y en avait, il n'y aurait pas autant de systèmes de gestion de l'apprentissage.

Lorsque vous choisissez un LMS, vos objectifs doivent être clairs. Plus vos besoins seront définis avec précision, plus il sera facile de sélectionner le bon bol de porridge… Je veux dire… LMS. Enfin, choisissez quelque chose qui peut grandir avec votre entreprise. Après tout ce travail acharné, la dernière chose que vous voudrez faire est de répéter le processus l'année suivante, ou celle d'après.

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