Los sistemas de gestión del aprendizaje, o LMS, son inversiones estratégicas.

Requieren tiempo y dinero para instalarse, y brindan retornos a través de talento calificado y un resultado final mejorado. Es decir, si eliges la correcta.

Con cientos de proveedores de LMS disponibles, puede ser abrumador elegir el adecuado para su empresa. Con tantos factores diferentes en juego, es importante comprender las necesidades de su empresa antes de lanzarse al proceso.

Cómo elegir un LMS

Elegir un LMS no es tan fácil como elegir la solución más rica en funciones que existe. De hecho, hacer eso puede resultar contraproducente para ti. Un sistema que es demasiado complejo puede alejar a los administradores y estudiantes que no son nativos digitales. Por el contrario, un sistema demasiado simplificado impedirá que los creadores de cursos y los administradores de aprendizaje alcancen su máximo potencial.

Aparte de las características, hay una serie de otros factores que deberá tener en cuenta al tomar su decisión. En este artículo, repasaremos los pasos que puede seguir para tomar una decisión informada.

Explique sus necesidades de formación

Seleccionar un sistema es similar al dilema de Ricitos de Oro. No existe una solución única para todos y, para encontrar la solución perfecta, primero deberá averiguar qué significa "perfecto" en relación con su empresa. Identificar las necesidades de capacitación de su empresa es un proceso que se realiza mejor con colaboración. Si tiene una solución de capacitación existente, hable con los administradores y un pequeño grupo de estudiantes para averiguar qué es lo que falta.

¿A quién estás entrenando?

Esto ya puede ser evidente para usted, pero saber a quién está entrenando es esencial para determinar cómo entrenará y qué solución debe usar.

Años

Conocer gente en su nivel de alfabetización digital es clave para mejorar las tasas de participación. Si su empresa es más antigua, sería prudente optar por un LMS con funciones limitadas y una experiencia de usuario amigable. Un LMS que es difícil de usar puede alienar a los estudiantes que recientemente se han vuelto alfabetizados digitalmente.

Si hay una mayoría millennial, es posible que desee considerar un sistema con elementos de gamificación y aprendizaje social. Un LMS que imita las interacciones digitales que tienen los millennials fuera del trabajo hace que el aprendizaje sea una experiencia atractiva.

Tamaño

¿A cuántas personas planeas capacitar? ¿Un equipo o toda la empresa? Si planea capacitar a un grupo más pequeño de personas, es posible que esté limitado por las soluciones que puede elegir. Varios sistemas de gestión del aprendizaje tienen requisitos mínimos para los alumnos.

Si su empresa está creciendo o tiene una tasa de rotación importante, deberá considerar los diferentes planes de precios, así como las funciones de registro masivo de usuarios.

Estos son algunos de los planes de precios que encontrará:

• Pago por alumno: ideal si tiene un número estable de alumnos y si la capacitación es obligatoria
• Pago por usuario activo: ideal si tiene capacitación única (p. ej., incorporación) o si desea capacitar a grupos de alumnos durante el año.
• Pay-as-you-go: ideal si no está seguro de si habrá una demanda estable de aprendizaje
• Cuota de licencia: ideal para grandes empresas

Habilidades

¿Todos comienzan en el nivel uno o algunos estudiantes están más avanzados? Si está capacitando a personas con diferentes conjuntos de habilidades, debe buscar un sistema que le permita segmentar su audiencia, crear rutas de aprendizaje o usar pruebas de ubicación.

Si un alumno se ve obligado a completar lecciones que ya domina, es posible que no esté tan inclinado a continuar aprendiendo. Sin embargo, esto no importará si sus alumnos comienzan desde el mismo lugar. Entonces, si su objetivo es la capacitación en cumplimiento, no tendrá que preocuparse por la funcionalidad de ubicación. Sin embargo, necesitará una solución con un sistema de seguimiento robusto.

¿Cuáles son tus metas?

¿Qué espera lograr a través de sus iniciativas de aprendizaje y desarrollo? Cuando establezca sus objetivos, utilice el formato de objetivos SMART para asegurarse de que está siendo específico.

Para refrescar su memoria, SMART significa específico, medible, alcanzable, realista y limitado en el tiempo. Entonces, en lugar de "aumentar la tasa de cumplimiento", su objetivo podría ser "reducir el tiempo para la certificación de tres meses a dos semanas". Dividir sus objetivos en partes más pequeñas mejora sus posibilidades de alcanzarlos.

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Además de establecer metas para el futuro inmediato, tenga en cuenta las metas de su empresa para los próximos cinco años. Seleccionar un LMS que pueda satisfacer las necesidades de capacitación de hoy y de mañana le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.

¿Cuáles son sus requisitos técnicos?

Los requisitos técnicos clave que le deben preocupar son el contenido (varios tipos), el soporte, la gestión de usuarios, los modelos de aprendizaje, los informes, la seguridad y las integraciones.

Contenido

¿Qué tipo de contenido ya tienes? ¿Qué tipo de contenido planeas crear en los próximos años? Haga una lista de los tipos de archivos que necesita soporte (p. ej., SCORM, PDF, enlaces externos, audio, video) y otra lista de tipos de archivos compatibles para el futuro.

Otro requisito de contenido técnico a considerar es de dónde proviene el contenido. Algunos LMS tienen editores de contenido incorporados que permiten a los administradores crear materiales de aprendizaje desde la plataforma, o un equipo que puede ayudarlo a crear cursos personalizados a partir de sus materiales existentes.

Apoyo

Otra bandera verde es un servicio de soporte sólido. Si bien desea que su solución sea intuitiva y fácil de usar, desea poder obtener ayuda cuando la necesite. Una vez que haya preseleccionado a algunos proveedores, intente ponerse en contacto con su soporte para asegurarse de que sus respuestas cumplan con sus estándares.

Gestión de usuarios

Nuevamente, dependiendo de cuántas personas planee capacitar, el registro será un factor que deberá considerar. ¿Los alumnos se registrarán ellos mismos o lo hará un administrador?

Si está capacitando a un grupo grande, busque sistemas que ofrezcan funciones de registro masivo, como una carga de CSV. Si tiene una alta rotación, una fuente de datos automatizada reducirá la carga de trabajo del administrador. ¿Tiene varios administradores trabajando en el LMS? Asegúrese de que el sistema que elija permita un control conjunto sobre el sistema.

Modelos de aprendizaje

Otra forma de acotar la búsqueda es definiendo si tu formación será exclusivamente online, exclusiva online o semipresencial. Si sus iniciativas de L&D involucran capacitación dirigida por un instructor, necesitará una plataforma que le permita administrar horarios y ubicaciones, así como monitorear la asistencia.

Informes

Las iniciativas de aprendizaje y desarrollo tienen que ver con los resultados. ¿Cómo planeas medirlos? Vuelva a los objetivos que creó en el paso anterior y anote las métricas que necesita recopilar para seguir su progreso.

¿Necesita que los datos sean exportables? ¿Está más interesado en las métricas grupales o en los informes individuales? ¿Necesita la capacidad de personalizar los informes?

Seguridad

La seguridad es una parte importante del eLearning, especialmente cuando entra en juego el cumplimiento. Los alumnos no deberían poder iniciar sesión en las cuentas de los demás y sus datos deberían mantenerse seguros.

Algunos factores a tener en cuenta son:

• Ubicación del almacenamiento de datos
• Autenticacion de usuario
• Quién puede tener acceso a qué datos

integraciones

¿Su empresa utiliza software de Business Intelligence o HR existente? Si es así, ¿es esencial que el LMS se conecte a él? Responder a estas preguntas a fondo le dará claridad al evaluar las diferentes soluciones que existen. Una vez que tenga una lista definitiva de sus requisitos, puede comenzar a pensar en las características adicionales que le gustaría tener.

¿Cuáles son tus cosas bonitas?

En este punto de la búsqueda de LMS, también puede pedirle a su mini grupo de enfoque compuesto por estudiantes y administradores que sueñen con características agradables. La tecnología de aprendizaje está en constante evolución. Estas son solo algunas de las características adicionales que puede encontrar en su búsqueda de un LMS:

• Aprendizaje social: esto puede presentarse en varias formas, pero todas involucran algún aspecto social. (por ejemplo, intercambio de conocimientos, competencia)
• Gestión del talento: creación de rutas de aprendizaje para cerrar las brechas de habilidades
• Aprendizaje móvil: se puede acceder a la formación a través de una aplicación o a través de una plataforma adaptativa.
• Comercio electrónico: la capacidad de vender los cursos que crea
• Etiquetado blanco: hace que la capacitación se sienta como una parte integral de la experiencia de aprendizaje. La mayoría de los LMS tienen características básicas de etiquetado blanco (por ejemplo, logotipo o colores temáticos). Si desea que la capacitación se sienta aún más fluida, puede considerar agregar la plataforma a su dominio.
• Gamificación: al igual que el aprendizaje social, esto también puede tomar muchas formas (por ejemplo, puntos, recompensas, tablas de clasificación) y tener un efecto motivador en los alumnos.
• Certificados: la capacidad de cargar o crear certificados a través de la plataforma

Explora tus opciones

Una vez que tenga una idea sólida de sus requisitos, es hora de ver sus opciones. Puede usar sitios como G2 para filtrar por función a fin de crear una lista corta de LMS para elegir. Con tantos sistemas de gestión del aprendizaje en el mercado, esta lista puede ser bastante larga.

Una forma de reducir la lista es preguntar a sus compañeros sobre sus experiencias con los sistemas de gestión del aprendizaje o leer reseñas en línea. Recuerda tomar notas mientras haces esto. Evaluar diferentes soluciones es un proceso largo y los diferentes SaaS pueden comenzar a mezclarse en uno solo. Usar una hoja de Excel para evaluar las diferentes opciones y realizar un seguimiento de las notas puede ser tedioso, pero lo ayudará en el futuro.

Reducir la lista

Una vez que haya creado una lista de opciones, es hora de reducir aún más la lista. Puede hacer esto investigando el historial de un proveedor. ¿Han ganado premios? ¿Cuántos años han estado en el negocio? ¿Tienen un historial de iteración y avance de su producto? ¿Con cuántas empresas han trabajado?

Los premios, los años en el negocio, la innovación y la experiencia son banderas verdes a tener en cuenta. Otra cosa a tener en cuenta es una sólida base de conocimientos: ¿hay artículos prácticos y tutoriales en video disponibles?

¿Cómo maneja este proveedor las actualizaciones? ¿Se le informará con suficiente antelación? ¿Necesitará pagar extra para ser actualizado? Una vez que haya reducido aún más su lista a 3-5 proveedores, es hora de dar el siguiente paso.

Solicite una demostración

Antes de solicitar una demostración, consulte sus objetivos de capacitación necesarios y elabore una lista de casos de uso para el LMS. Además, prepare una lista de preguntas para hacerle al representante del proveedor. Aproveche este tiempo para averiguar sobre costos ocultos, protección de datos del usuario, personalización o cualquier información que no haya podido encontrar en el proceso de investigación. Finalmente, reúna a las partes interesadas internas relevantes y deje que comiencen las demostraciones.

Inténtalo tú mismo

Las demos te habrán dado más claridad a la hora de elegir plataforma. Sin embargo, la verdadera prueba es usar el software usted mismo. La mayoría de los sistemas de gestión del aprendizaje ofrecen pruebas gratuitas durante una semana o un mes. Aprovecha esto registrándote en las plataformas preseleccionadas.

Enumere posibles escenarios y casos de uso y avance a través de las plataformas. ¿Cómo se ve un alumno que intenta tomar un curso? ¿Qué pasa cuando eliminas usuarios? ¿Qué tan fácil es descargar informes? Si las cosas no son tan fáciles de usar, aproveche esta oportunidad para ponerse en contacto con su soporte. ¿Hay ayuda disponible de inmediato o tiene que esperar?

Si tiene dificultades para usar la plataforma, no es una buena señal, ya que es probable que a sus colegas les lleve más tiempo dominar el uso del sistema. Después de toda esta investigación, ¡probablemente seas un genio de LMS!

Conclusión

No hay una solución única para todos. Si lo hubiera, no habría tantos sistemas de gestión del aprendizaje por ahí.

Al elegir un LMS, sus objetivos deben ser claros. Cuanto más definidas sean sus necesidades, más fácil será seleccionar el tazón de papilla adecuado... quiero decir... LMS. Finalmente, elija algo que pueda crecer con su empresa. Después de todo este arduo trabajo, lo último que querrás hacer es repetir el proceso el año siguiente, o el siguiente.

Ahora que sabe más que nunca sobre el software LMS, explore todas las opciones disponibles para sus necesidades hoy, solo en G2.