Sistemas de gerenciamento de conteúdo explicados

Um CMS (Content Management System) é um software ou um conjunto de programas relacionados que facilitam a geração, organização, publicação e edição de conteúdo digital. Eles são geralmente usados ​​para gerenciamento de conteúdo da web (WCM) e gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).

Um software de gerenciamento de conteúdo corporativo promove a colaboração dentro do espaço de trabalho da organização com a integração de funcionalidades de retenção de registros, gerenciamento de ativos digitais e gerenciamento de documentos e fornece acesso baseado em funções aos ativos digitais da empresa para os usuários finais.

Tanto o WCM quanto o ECM têm dois componentes: um aplicativo de entrega de conteúdo (CDA) e um aplicativo de gerenciamento de conteúdo (CMA). O CMA é uma GUI (interface gráfica do usuário) que permite aos usuários lidar com a geração, remoção e modificação de conteúdo de um site sem a necessidade de ter qualquer conhecimento de HTML. A parte do aplicativo de entrega de conteúdo (CDA) do CMS oferece serviços de back-end que ajudam na entrega e no gerenciamento de conteúdo, uma vez gerado no aplicativo de gerenciamento de conteúdo.

Características de um sistema de gerenciamento de conteúdo

Os recursos variam entre as diferentes ofertas de CMS, mas as funções principais incluem pesquisa e recuperação, indexação, controle de revisão e publicação e gerenciamento de formato. Os recursos de recuperação e pesquisa e a indexação intuitiva indexam todos os dados para fácil acesso por meio de funções de pesquisa e permitem que os usuários pesquisem por atributos como palavras-chave, datas de publicação ou autor.

Os recursos de gerenciamento de formato convertem os documentos eletrônicos herdados e os documentos em papel digitalizados em documentos PDF ou HTML. Os recursos de revisão permitem que o conteúdo seja editado e atualizado após a publicação inicial. A funcionalidade de publicação permite que os usuários utilizem um conjunto de modelos ou um modelo aprovado pela empresa, bem como assistentes e várias outras ferramentas para gerar ou modificar conteúdo.

Tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo

Um sistema de gerenciamento de conteúdo pode ser dividido em três tipos principais. Eles são CMS de código aberto, CMS proprietário e CMS SaaS (software como serviço). Vamos aprender sobre isso em detalhes.

CMS de código aberto (SO CMS)

Os altamente populares sistemas de gerenciamento de conteúdo de código aberto são executados em PHP (uma linguagem de script do lado do servidor e uma ferramenta poderosa para desenvolvimento web). WordPress, Drupal e Joomla são os principais exemplos. Esses sistemas de gerenciamento de conteúdo podem ser usados ​​por qualquer pessoa para qualquer finalidade e você não precisa adquirir uma licença. Além disso, você não precisa de nenhuma permissão especial para personalizar o OS CMS. O OS CMS é mais barato, pois não há contratos para assinar, compromissos de longo prazo, taxas para atualizações e taxas de licença.

Existem inúmeros plug-ins, módulos e ferramentas complementares gratuitas, pois qualquer pessoa pode desenvolver aplicativos de sistema operacional. Portanto, você não precisa abordar um desenvolvedor para isso. Vários temas ou modelos gratuitos estão disponíveis para CMS de código aberto. Além disso, é simples ter uma classificação alta nos mecanismos de pesquisa com a ajuda de ferramentas de plug-in fáceis de usar, pois os mecanismos de pesquisa adoram o OS CMS. Exemplos de CMS de código aberto incluem WordPress, Joomla, Drupal e assim por diante.

CMS proprietário

Muitas organizações vendem licenças para utilizar seu próprio CMS proprietário. Seu aplicativo proprietário significa que você é o proprietário desse aplicativo e outros devem adquirir uma licença de você ou precisam de sua permissão para usá-lo. Na maioria dos casos, mesmo com uma licença, os detentores da licença ainda não podem fazer alterações no CMS ou duplicar o aplicativo, a menos que adquiram uma licença de desenvolvedor.

Poucos CMS proprietários são projetados e podem funcionar fora do ambiente do criador, mas você deve entender onde o CMS escolhido é executado corretamente, pois a maioria dos sistemas proprietários de gerenciamento de conteúdo é executada quando o site que você desenvolve com eles é hospedado pelo proprietário do CMS.

Duas grandes desvantagens do CMS proprietário incluem o custo das licenças e, como muitas empresas de hospedagem não oferecem suporte a sistemas proprietários de gerenciamento de conteúdo, você fica com opções limitadas para hospedar seu site.

A razão por trás de muitos proprietários de pequenas empresas que não optam pelo CMS proprietário é a falta de portabilidade. Exemplos de CMS proprietários incluem Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify e assim por diante.

SaaS (software como serviço) CMS

As soluções CMS SaaS (Software as a Service) geralmente incorporam software WCM, hospedagem na Web e suporte técnico. Essas soluções virtuais são baseadas em um modelo de assinatura e hospedadas na nuvem, geralmente por site ou por usuário. O preço geralmente inclui armazenamento para seus dados e conteúdo, quantidade de transferência de dados e suporte contínuo. Existem dois tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo em nuvem.

• Partial Cloud CMS está localizado em seu próprio servidor web em nuvem. Oferece maior flexibilidade, pois você pode alterar a funcionalidade alterando o código-fonte ou com módulos adicionais.
• Totalmente Cloud CMS vem como parte de um serviço ou pacote. Esses são sistemas proprietários sob o controle dos fornecedores, portanto nem sempre é possível alterar ou customizar sua funcionalidade para atender às suas necessidades.

Cloud CMS oferece poucos benefícios importantes para pequenas e médias empresas. Eles incluem:

• Os custos geralmente são baixos – uma pequena taxa de instalação geralmente cobre a implementação básica.
• O fornecedor de SaaS lida com manutenção, atualizações e problemas técnicos.
• O software pode ser acessado de qualquer laptop, computador ou dispositivo móvel com conexão à Internet.
• Recursos e atualizações do software estão disponíveis em tempo real.
• Os pacotes são facilmente escaláveis ​​– mais sites ou usuários podem ser adicionados conforme suas necessidades mudam.

Escolhendo um CMS

Antes de uma empresa decidir investir em um sistema de gerenciamento de conteúdo, não há limite certo para os fatores que devem ser considerados. As duas funcionalidades básicas a serem procuradas são recursos de pesquisa inteligente e uma interface de editor fácil de usar. No entanto, a utilização de um CMS por algumas empresas depende de alguns requisitos.

Por exemplo, considere a dispersão geográfica e o espaço de uma empresa. O administrador do CMS deve saber o número de pessoas que usarão o aplicativo, se o CMS requer suporte multilíngue e o tamanho da equipe de suporte necessária para manter as operações.

Também é importante considerar o nível de controle que usuários finais e administradores terão ao utilizar o CMS. A diversidade dos formulários eletrônicos de dados utilizados dentro de uma empresa também deve ser considerada. Todos os tipos de conteúdo digital devem ser indexados facilmente.

Você também deve se lembrar de falar com suas equipes de negócios e levar em consideração seus requisitos e sugestões. Por exemplo, sua equipe de TI pode exigir um CMS adequado à pilha de infraestrutura atual. Sua equipe de vendas pode precisar de sistemas de pagamento eletrônico ou integração de CRM. Sua equipe de marketing pode procurar recursos de marketing digital ou automação. Se você planeja vender serviços ou produtos em seu site, verifique se a plataforma escolhida é adequada para comércio eletrônico.

É bom priorizar os requisitos do sistema de gerenciamento de conteúdo conforme indicado abaixo.

Teria – recursos que parecem, mas não são apropriados ou necessários neste momento.
Poderia ter – recursos que você deseja, mas não são críticos para o desempenho.
Deveria ter – recursos que você considera igualmente importantes, mas não críticos em termos de tempo.
Obrigatório – Recursos críticos sem os quais você não pode trabalhar.

Vejamos os pontos-chave que devem ser considerados ao escolher um CMS.

• Fácil de usar.
• Nível de conhecimento técnico necessário para utilizar o CMS de forma eficiente.
• Tipo de plataforma (nuvem, proprietária ou de código aberto).
• Escalabilidade.
• Capacidade de resposta.
• Flexibilidade de projeto.
• Facilidade de implantação.
• Nível de suporte.
• Segurança.

Você também deve considerar o licenciamento e o orçamento ao escolher um CMS. Cada projeto pode ser diferente, mas os fatores abordados acima devem ajudá-lo a restringir as opções para escolher alguns que possam atender às suas necessidades comerciais específicas.

Encontrando o fornecedor certo de CMS

O processo de localização do fornecedor certo de CMS é análogo à escolha de qualquer outro fornecedor de TI. Você deve lidar com alguém em quem possa apoiá-lo e em quem possa confiar, porque trabalhou com essa pessoa durante todo o processo. Você também deve verificar se o fornecedor deve atender a todos os seus requisitos de negócios dentro do orçamento alocado.

Exemplos de CMS

Nesta seção, estou listando os sistemas de gerenciamento de conteúdo mais populares que são amplamente usados ​​pela maioria das empresas.

WordPress

WordPress é uma plataforma de blogging PHP e de longe o CMS mais famoso para blogs. Começou como um simples software de blog, mas evoluiu como um CMS completamente funcional, utilizando milhares de plug-ins, widgets e temas.

Graças ao seu assistente de instalação rápida e excelente documentação, é uma ótima plataforma para iniciantes. Outra vantagem deste CMS de código aberto é que as versões mais recentes são atualizadas automaticamente com seu núcleo e plug-ins de dentro do back-end, sem a necessidade de baixar um único arquivo.

Um editor WYSIWYG foi fornecido para usuários que não possuem conhecimento de HTML ou outra linguagem de marcação. O layout do back-end é intuitivo e simplificado para que um novo usuário possa navegar facilmente pela seção de administração. Este CMS também vem com suporte integrado para upload de imagens e multimídia.

A linguagem de temas para desenvolvedores é direta e bastante simples e possui a mais ampla base de temas e plugins para escolher. Além disso, existem muitos desenvolvedores do WordPress para ajudá-lo caso você precise de ajuda com qualquer coisa, desde a instalação do tema até a otimização da velocidade do seu site WordPress.

DrupalName

Considerado um sistema de publicação comunitária, o Drupal é um sistema de gerenciamento de conteúdo otimizado para ser utilizado como meio social na internet. É um sistema que utiliza componentes significativos do sistema de gerenciamento de conteúdo, comércio eletrônico e plataformas de blog, fóruns e wikis para criar uma solução modular integrada que pode ser utilizada para comunicação, publicação e comércio eletrônico.

Drupal é um sistema CMS de código aberto que pode ser utilizado para alimentar muitos aplicativos e sites gratuitamente. Ele oferece recursos como gerenciamento avançado de usuários e gerenciamento de menus. Os usuários podem utilizar esses recursos para criar blogs sofisticados, mas simples, sites, páginas de redes sociais, etc.

JoomlaGenericName

Joomla é um sistema de gerenciamento de conteúdo Open Source conhecido e amplamente utilizado. Você pode utilizar este CMS para monitorar todos os tipos de conteúdo publicados em seu site e controlar sua qualidade. É análogo a uma biblioteca que armazena e monitora livros.

O Joomla pode ser usado para criar e gerenciar conteúdo como imagens, música, vídeo, texto, etc. Você não precisa ter conhecimento de gerenciamento de conteúdo ou nenhuma habilidade técnica para usar este software. O Joomla fica entre o Drupal avançado e o WordPress simples em termos de complexidade.

CMS confortável

O Cushy CMS é um tipo totalmente diferente de CMS. Embora contenha todas as funcionalidades de um CMS normal, não depende de um idioma específico. O Cushy CMS é uma solução hospedada e não haverá downloads ou atualizações futuras para este software.

Ele pega informações relacionadas ao FTP e carrega o conteúdo no servidor, que por sua vez o designer ou desenvolvedor pode modificar o layout e os campos de postagem alterando as classes de estilo dos estilos.

O Cushy CMS é um software gratuito, mesmo para uso profissional. No entanto, existe uma opção para atualizar para uma conta profissional usando seu próprio esquema de cores e logotipo.

Pulso CMS

O Pulse CMS é um software proprietário e foi projetado para pequenos sites. Este CMS permite que um desenvolvedor da Web adicione conteúdo a um site existente e o manipule com rapidez e facilidade. O banco de dados não é necessário para este software. Ele utiliza o Apache com PHP 5 e fornece suporte ao usuário para clientes pagantes.

TERMINAL QUATRO

O Site Manager é o principal produto da TERMINALFOUR. Este é um CMS proprietário que fornece suporte multiplataforma substancial. Embora a licença local seja cara, as atualizações anteriores foram revisadas favoravelmente e ela oferece suporte a uma ampla plataforma de comunidade de usuários para ajuda ponto a ponto e troca de ideias.

SharePoint

Uma coleção de tecnologias baseadas na web e em nuvem que facilita o gerenciamento, o compartilhamento e o armazenamento de informações digitais dentro de uma empresa.

Palavras Finais

Escolher o CMS certo é uma tarefa complexa. Ele precisa de uma consideração cuidadosa das necessidades de negócios, integração, escalabilidade, custos e recursos. A maioria das empresas inicia o processo de seleção garantindo que tenham uma compreensão clara de seus negócios (os requisitos atuais e futuros e as práticas de gerenciamento de conteúdo). Eles devem apresentar um conjunto claro de requisitos que o sistema de gerenciamento de conteúdo deve atender e decidir desde o início qual CMS é melhor para eles.

Muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo oferecem componentes básicos gratuitos, mas cobram por hospedagem na Web, modelos de alta qualidade, nomes de domínio personalizados e outros recursos. Portanto, antes de escolher um CMS, você deve analisar várias opções para selecionar aquela que melhor se adapta às suas necessidades.