Explicación de los sistemas de gestión de contenido

Un CMS (Content Management System) es un software o un conjunto de programas relacionados que facilitan la generación, organización, publicación y edición de contenido digital. Generalmente se utilizan para la gestión de contenido web (WCM) y la gestión de contenido empresarial (ECM).

Un software de gestión de contenido empresarial promueve la colaboración dentro del espacio de trabajo de la organización con la integración de funcionalidades de retención de registros, gestión de activos digitales y gestión de documentos y brinda acceso basado en roles a los activos digitales de la empresa para los usuarios finales.

Tanto WCM como ECM tienen dos componentes: una aplicación de entrega de contenido (CDA) y una aplicación de administración de contenido (CMA). El CMA es una GUI (interfaz gráfica de usuario) que permite a los usuarios manejar la generación, eliminación y modificación de contenido de un sitio web sin necesidad de tener conocimientos de HTML. La parte de la aplicación de entrega de contenido (CDA) de CMS ofrece servicios de back-end que ayudan a la entrega y administración de contenido una vez que se genera en la aplicación de administración de contenido.

Características de un sistema de gestión de contenido

Las funciones varían entre las diferentes ofertas de CMS, pero las funciones principales incluyen búsqueda y recuperación, indexación, control de revisión y publicación, y administración de formato. Las funciones de recuperación y búsqueda, y la indexación intuitiva indexan todos los datos para facilitar el acceso a través de las funciones de búsqueda y permiten a los usuarios buscar por atributos como palabras clave, fechas de publicación o autor.

Las funciones de gestión de formatos convierten los documentos electrónicos heredados y los documentos en papel escaneados en documentos PDF o HTML. Las funciones de revisión permiten editar y actualizar el contenido después de la publicación inicial. La función de publicación permite a los usuarios utilizar un conjunto de plantillas o una plantilla aprobada por la empresa, así como asistentes y otras herramientas para generar o modificar contenido.

Tipos de sistemas de gestión de contenido

Un sistema de gestión de contenidos se puede dividir en tres tipos principales. Son CMS de código abierto, CMS patentado y CMS SaaS (software como servicio). Aprendamos sobre esto en detalle.

CMS de código abierto (OS CMS)

Los muy populares sistemas de administración de contenido de código abierto se ejecutan en PHP (un lenguaje de secuencias de comandos del lado del servidor y una poderosa herramienta para el desarrollo web). WordPress, Drupal y Joomla son los principales ejemplos. Cualquiera puede utilizar estos sistemas de administración de contenido para cualquier propósito y no necesita comprar una licencia. Además, no necesita ningún permiso especial para personalizar OS CMS. OS CMS es más económico ya que no hay contratos que firmar, compromisos a largo plazo, tarifas por actualizaciones ni tarifas de licencia.

Existen numerosos complementos, módulos y herramientas complementarias gratuitos, ya que cualquiera puede desarrollar aplicaciones de sistema operativo. Por lo tanto, no necesita acercarse a un desarrollador para esto. Numerosos temas o plantillas gratuitos están disponibles para Open Source CMS. Además, es fácil clasificarse alto en los motores de búsqueda con la ayuda de herramientas de complemento fáciles de usar, ya que a los motores de búsqueda les encanta OS CMS. Los ejemplos de CMS de código abierto incluyen WordPress, Joomla, Drupal, etc.

CMS propietario

Muchas organizaciones venden licencias para utilizar su propio CMS propietario. Su aplicación patentada significa que usted es el propietario de esa aplicación y otros deben comprarle una licencia o necesitar su permiso para usarla. En la mayoría de los casos, incluso con una licencia, los titulares de la licencia no pueden realizar cambios en el CMS ni duplicar la aplicación a menos que compren una licencia de desarrollador.

Pocos CMS propietarios están diseñados y pueden funcionar fuera del entorno del creador, pero debe comprender dónde se ejecuta correctamente el CMS que elija, ya que la mayoría de los sistemas de gestión de contenido propietarios se ejecutan cuando el propietario del CMS aloja el sitio que desarrolla con ellos.

Dos desventajas principales del CMS propietario incluyen el costo de las licencias y, dado que muchas empresas de alojamiento web no son compatibles con los sistemas de gestión de contenido propietario, las opciones para alojar su sitio web son limitadas.

La razón por la que muchos propietarios de pequeñas empresas no optan por un CMS propietario es la falta de portabilidad. Los ejemplos de CMS propietarios incluyen Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify, etc.

CMS SaaS (software como servicio)

Las soluciones CMS SaaS (software como servicio) generalmente incorporan software WCM, alojamiento web y soporte técnico. Estas soluciones virtuales se basan en un modelo de suscripción y se alojan en la nube, generalmente por sitio o por usuario. El precio generalmente incluye el almacenamiento de sus datos y contenido, la cantidad de transferencia de datos y el soporte continuo. Hay dos tipos de sistemas de gestión de contenido en la nube.

• Partial Cloud CMS está ubicado en su propio servidor web en la nube. Ofrece una mayor flexibilidad ya que puede cambiar la funcionalidad ya sea alterando el código fuente o con módulos adicionales.
• Totalmente Cloud CMS viene como parte de un servicio o paquete. Estos son sistemas propietarios bajo el control de los proveedores, por lo que no siempre es posible modificar o personalizar su funcionalidad para cumplir con sus requisitos.

Cloud CMS ofrece pocos beneficios importantes para las pequeñas y medianas empresas. Incluyen:

• Los costos suelen ser bajos: una pequeña tarifa de instalación generalmente cubre la implementación básica.
• El proveedor de SaaS maneja el mantenimiento, las actualizaciones y los problemas técnicos.
• Se puede acceder al software desde cualquier computadora portátil, computadora o dispositivo móvil con conexión a Internet.
• Las características y actualizaciones del software están disponibles en tiempo real.
• Los paquetes son fácilmente escalables: se pueden agregar más sitios o usuarios a medida que cambien sus necesidades.

Elegir un CMS

Antes de que una empresa decida invertir en un sistema de gestión de contenido, no existe un límite determinado para los factores que deben tenerse en cuenta. Las dos funcionalidades básicas que debe buscar son las capacidades de búsqueda inteligente y una interfaz de edición fácil de usar. Sin embargo, el uso de un CMS por parte de algunas empresas depende de ciertos requisitos.

Por ejemplo, considere la dispersión geográfica y el espacio de una empresa. El administrador de CMS debe saber la cantidad de personas que usarán la aplicación, si el CMS requiere soporte multilingüe y el tamaño del equipo de soporte que se necesita para mantener las operaciones.

También es importante tener en cuenta el nivel de control que tendrán tanto los usuarios finales como los administradores cuando utilicen el CMS. También se debe considerar la diversidad de los formularios de datos electrónicos utilizados dentro de una empresa. Todo tipo de contenido digital debe indexarse ​​fácilmente.

También debe recordar hablar con sus equipos comerciales y tener en cuenta sus requisitos y sugerencias. Por ejemplo, su equipo de TI puede requerir un CMS que se ajuste a la pila de infraestructura actual. Es posible que su equipo de ventas necesite sistemas de pago electrónico o integración de CRM. Su equipo de marketing podría buscar capacidades de automatización o marketing digital. Si planea vender servicios o productos desde su sitio web, asegúrese de que la plataforma que elija sea adecuada para el comercio electrónico.

Es bueno priorizar los requisitos de su sistema de administración de contenido como se indica a continuación.

Tendría: características que parecen pero que no son apropiadas o requeridas en este momento.
Podría tener: características que desea pero que no son críticas para el rendimiento.
Debería tener: características que considera igualmente importantes pero no críticas en el tiempo.
Debe tener: características críticas sin las que no puede trabajar.

Veamos los puntos clave que deben tenerse en cuenta al elegir un CMS.

• Facilidad de uso.
• Nivel de conocimiento técnico requerido para utilizar el CMS de manera eficiente.
• Tipo de plataforma (nube, propietaria o de código abierto).
• Escalabilidad.
• Sensibilidad.
• Flexibilidad de diseño.
• Facilidad de despliegue.
• Nivel de apoyo.
• Seguridad.

También debe considerar las licencias y el presupuesto al elegir un CMS. Cada proyecto puede ser diferente, pero los factores mencionados anteriormente deben ayudarlo a reducir las opciones para elegir algunos que se ajusten a sus necesidades comerciales particulares.

Encontrar el proveedor adecuado de CMS

El proceso de localizar al proveedor correcto de CMS es similar a elegir cualquier otro proveedor de TI. Debe tratar con alguien que pueda apoyarlo y en quien pueda confiar porque ha trabajado con esta persona durante todo el proceso. También debe ver que el proveedor debe cumplir con todos los requisitos de su negocio dentro de su presupuesto asignado.

Ejemplos de CMS

En esta sección, estoy enumerando los sistemas de administración de contenido más populares que son ampliamente utilizados por la mayoría de las empresas.

WordPress

WordPress es una plataforma de blogs PHP y, con mucho, el CMS más famoso para blogs. Comenzó como un simple software de blogs, pero ha evolucionado hasta convertirse en un CMS completamente funcional al utilizar miles de complementos, widgets y temas.

Gracias a su asistente de instalación rápida y excelente documentación, es una gran plataforma para principiantes. Otra ventaja de este CMS de código abierto es que las últimas versiones se actualizan automáticamente con su núcleo y complementos desde el backend sin necesidad de descargar ni un solo archivo.

Se ha proporcionado un editor WYSIWYG para usuarios que no tienen conocimientos de HTML u otro lenguaje de marcas. El diseño del backend es intuitivo y optimizado para que un nuevo usuario pueda navegar fácilmente por la sección de administración. Este CMS también viene con soporte incorporado para carga de imágenes y multimedia.

El lenguaje de temas para desarrolladores es directo y bastante simple y tiene la base más amplia de temas y complementos para elegir. Además, hay muchos desarrolladores de WordPress para ayudarlo en caso de que necesite ayuda con cualquier cosa, desde la instalación del tema para optimizar la velocidad de su sitio de WordPress.

Drupal

Considerado un sistema de publicación comunitaria, Drupal es un sistema de administración de contenido que ha sido optimizado para ser utilizado como un medio social en Internet. Es un sistema que toma componentes significativos del sistema de administración de contenido, comercio electrónico y plataformas de blogs, foros y wikis para crear una solución modular integrada que se puede utilizar para comunicación, publicación y comercio electrónico.

Drupal es un sistema CMS de código abierto que se puede utilizar para impulsar muchas aplicaciones y sitios web de forma gratuita. Ofrece funciones como gestión avanzada de usuarios y gestión de menús. Los usuarios pueden utilizar estas características para crear blogs, sitios web, páginas de redes sociales, etc., sofisticados pero simples.

Joomla

Joomla es un sistema de gestión de contenido de código abierto muy conocido y ampliamente utilizado. Puede utilizar este CMS para monitorear todo tipo de contenido que se publica en su sitio web y controlar su calidad. Es análogo a una biblioteca que almacena y supervisa libros.

Joomla se puede usar para crear y administrar contenido como imágenes, música, video, texto, etc. No necesita conocimientos de administración de contenido ni habilidades técnicas para usar este software. Joomla se encuentra entre Drupal avanzado y WordPress simple en términos de complejidad.

CMS cómodo

Cushy CMS es un tipo completamente diferente de CMS. Aunque consta de todas las funcionalidades de un CMS normal, no depende de un idioma en particular. Cushy CMS es una solución alojada y no habrá descargas ni actualizaciones futuras para este software.

Toma información relacionada con FTP y carga contenido en el servidor, que a su vez, el diseñador o el desarrollador puede modificar el diseño y los campos de publicación alterando las clases de estilo de los estilos.

Cushy CMS es un software gratuito, incluso para uso profesional. Sin embargo, existe la opción de actualizar a una cuenta profesional para usar su propio esquema de color y logotipo.

Pulso CMS

Pulse CMS es un software propietario y está diseñado para sitios web pequeños. Este CMS permite a un desarrollador web agregar contenido a un sitio existente y manejarlo rápida y fácilmente. La base de datos no es necesaria para este software. Utiliza Apache con PHP 5 y brinda soporte al usuario para clientes que pagan.

TERMINAL CUATRO

Site Manager es el producto estrella de TERMINALFOUR. Este es un CMS patentado que brinda soporte sustancial para múltiples plataformas. Si bien la licencia local es costosa, las actualizaciones anteriores se revisaron favorablemente y es compatible con una amplia plataforma de comunidad de usuarios para la ayuda entre pares y el intercambio de ideas.

SharePoint

Una colección de tecnologías basadas en la web y en la nube que facilita la administración, el intercambio y el almacenamiento de información digital dentro de una empresa.

Ultimas palabras

Elegir el CMS adecuado es una tarea compleja. Necesita una consideración cuidadosa de las necesidades comerciales, la integración, la escalabilidad, los costos y las características. La mayoría de las empresas comienzan el proceso de selección asegurándose de tener una comprensión clara de su negocio (los requisitos presentes y futuros y las prácticas de gestión de contenido). Deben presentar un conjunto claro de requisitos que el sistema de administración de contenido debe cumplir y decidir desde el principio qué CMS es mejor para ellos.

Muchos sistemas de administración de contenido ofrecen componentes básicos gratuitos, pero cobran por alojamiento web, plantillas de alta calidad, nombres de dominio personalizados y otras características. Por eso, antes de elegir un CMS, tienes que revisar múltiples opciones para que puedas seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.