Content-Management-Systeme erklärt

Ein CMS (Content Management System) ist eine Software oder eine Reihe verwandter Programme, die das Generieren, Organisieren, Veröffentlichen und Bearbeiten digitaler Inhalte erleichtern. Sie werden im Allgemeinen für Web Content Management (WCM) und Enterprise Content Management (ECM) verwendet.

Eine Enterprise-Content-Management-Software fördert die Zusammenarbeit innerhalb des Arbeitsbereichs der Organisation durch die Integration von Funktionen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, die Verwaltung digitaler Assets und die Verwaltung von Dokumenten sowie die Bereitstellung von rollenbasiertem Zugriff auf die digitalen Assets des Unternehmens für die Endbenutzer.

Sowohl WCM als auch ECM bestehen aus zwei Komponenten: einer Content Delivery Application (CDA) und einer Content Management Application (CMA). Die CMA ist eine GUI (Graphical User Interface), die es Benutzern ermöglicht, Inhalte von einer Website zu generieren, zu entfernen und zu ändern, ohne HTML-Kenntnisse zu haben. Der Content-Delivery-Application(CDA)-Teil des CMS bietet Back-End-Dienste, die die Content-Bereitstellung und -Verwaltung unterstützen, sobald sie in der Content-Management-Anwendung generiert wurden.

Funktionen eines Content-Management-Systems

Die Funktionen variieren je nach CMS-Angebot, aber die Kernfunktionen umfassen Suche und Abruf, Indizierung, Revisionskontrolle und Veröffentlichung sowie Formatverwaltung. Abruf- und Suchfunktionen sowie eine intuitive Indizierung indizieren die gesamten Daten für einen einfachen Zugriff über Suchfunktionen und ermöglichen Benutzern die Suche nach Attributen wie Schlüsselwörtern, Veröffentlichungsdaten oder Autor.

Formatverwaltungsfunktionen konvertieren die alten elektronischen Dokumente und gescannten Papierdokumente in PDF- oder HTML-Dokumente. Überarbeitungsfunktionen ermöglichen die Bearbeitung und Aktualisierung von Inhalten nach der Erstveröffentlichung. Die Veröffentlichungsfunktion ermöglicht es Benutzern, eine Reihe von Vorlagen oder eine vom Unternehmen genehmigte Vorlage sowie Assistenten und verschiedene andere Tools zum Generieren oder Ändern von Inhalten zu verwenden.

Arten von Content-Management-Systemen

Ein Content-Management-System kann in drei Haupttypen unterteilt werden. Sie sind Open-Source-CMS, proprietäre CMS und SaaS-CMS (Software as a Service). Lassen Sie uns diese im Detail kennenlernen.

Open-Source-CMS (OS-CMS)

Die sehr beliebten Open-Source-Content-Management-Systeme laufen auf PHP (einer serverseitigen Skriptsprache und einem leistungsstarken Tool für die Webentwicklung). WordPress, Drupal und Joomla sind die wichtigsten Beispiele. Diese Content-Management-Systeme können von jedem für jeden Zweck verwendet werden und Sie müssen keine Lizenz erwerben. Außerdem benötigen Sie keine spezielle Berechtigung zum Anpassen des OS-CMS. OS CMS ist billiger, da keine Verträge unterzeichnet werden müssen, keine langfristigen Verpflichtungen bestehen, keine Gebühren für Upgrades und keine Lizenzgebühren anfallen.

Es gibt zahlreiche kostenlose Plugins, Module und ergänzende Tools, da jeder OS-Anwendungen entwickeln kann. Sie müssen sich also nicht an einen Entwickler wenden. Für Open Source CMS stehen zahlreiche kostenlose Themes oder Templates zur Verfügung. Außerdem ist es einfach, mit Hilfe von benutzerfreundlichen Plug-in-Tools in Suchmaschinen einen hohen Rang einzunehmen, da Suchmaschinen OS CMS lieben. Beispiele für Open-Source-CMS sind WordPress, Joomla, Drupal und so weiter.

Proprietäres CMS

Viele Organisationen verkaufen Lizenzen, um ihr eigenes proprietäres CMS zu nutzen. Ihre proprietäre Anwendung bedeutet, dass Sie der Eigentümer dieser Anwendung sind und andere eine Lizenz von Ihnen erwerben müssen oder Ihre Erlaubnis benötigen, um sie zu verwenden. Selbst mit einer Lizenz können die Lizenzinhaber in den meisten Fällen keine Änderungen am CMS vornehmen oder die Anwendung duplizieren, es sei denn, sie erwerben eine Entwicklerlizenz.

Nur wenige proprietäre CMS sind so konzipiert und können außerhalb der Umgebung des Erstellers funktionieren, aber Sie müssen verstehen, wo das CMS, für das Sie sich entscheiden, ordnungsgemäß ausgeführt wird, da die meisten proprietären Content-Management-Systeme ausgeführt werden, wenn die Website, die Sie mit ihnen entwickeln, vom Eigentümer des CMS gehostet wird.

Zwei Hauptnachteile von proprietären CMS sind die Lizenzkosten, und da viele Webhosting-Unternehmen keine proprietären Content-Management-Systeme unterstützen, bleiben Ihnen nur begrenzte Möglichkeiten, Ihre Website zu hosten.

Der Grund dafür, dass sich viele Kleinunternehmer nicht für ein proprietäres CMS entscheiden, ist die mangelnde Portabilität. Beispiele für proprietäre CMS sind Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify und so weiter.

SaaS-CMS (Software as a Service).

SaaS-CMS-Lösungen (Software as a Service) umfassen normalerweise WCM-Software, Webhosting und technischen Support. Diese virtuellen Lösungen basieren auf einem Abonnementmodell und werden in der Cloud gehostet, normalerweise pro Standort oder pro Benutzer. Die Preise beinhalten im Allgemeinen Speicherplatz für Ihre Daten und Inhalte, die Menge der Datenübertragung und den laufenden Support. Es gibt zwei Arten von Cloud-Content-Management-Systemen.

• Partial Cloud CMS befindet sich auf Ihrem eigenen Cloud-Webserver. Es bietet eine größere Flexibilität, da Sie die Funktionalität entweder durch Ändern des Quellcodes oder mit Zusatzmodulen ändern können.
• Fully Cloud CMS ist Teil eines Dienstes oder eines Pakets. Dies sind proprietäre Systeme unter der Kontrolle von Lieferanten, daher ist es nicht immer möglich, ihre Funktionalität zu ändern oder an Ihre Anforderungen anzupassen.

Cloud CMS bietet kleinen und mittleren Unternehmen nur wenige große Vorteile. Sie beinhalten:

• Die Kosten sind in der Regel gering – eine kleine Einrichtungsgebühr deckt in der Regel die grundlegende Implementierung ab.
• Der SaaS-Anbieter kümmert sich um Wartung, Upgrades und technische Probleme.
• Auf die Software kann von jedem Laptop, Computer oder Mobilgerät mit Internetverbindung zugegriffen werden.
• Funktionen und Upgrades der Software sind in Echtzeit verfügbar.
• Pakete sind leicht skalierbar – weitere Standorte oder Benutzer können hinzugefügt werden, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Auswahl eines CMS

Bevor sich ein Unternehmen entscheidet, in ein Content-Management-System zu investieren, gibt es keine bestimmte Grenze für die Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Die beiden grundlegenden Funktionalitäten, nach denen Sie suchen sollten, sind intelligente Suchfunktionen und eine einfach zu bedienende Editor-Oberfläche. Die Nutzung eines CMS durch einige Unternehmen ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft.

Betrachten Sie beispielsweise die geografische Verteilung und den Raum eines Unternehmens. Der CMS-Administrator sollte die Anzahl der Personen kennen, die die Anwendung verwenden werden, ob das CMS mehrsprachige Unterstützung erfordert und wie groß das Support-Team sein sollte, das zur Aufrechterhaltung des Betriebs benötigt wird.

Es ist auch wichtig, das Maß an Kontrolle zu berücksichtigen, das sowohl Endbenutzer als auch Administratoren bei der Verwendung des CMS haben werden. Auch die Vielfalt der in einem Unternehmen genutzten elektronischen Datenformen sollte berücksichtigt werden. Alle Arten von digitalen Inhalten müssen einfach indiziert werden.

Sie müssen auch daran denken, mit Ihren Geschäftsteams zu sprechen und deren Anforderungen und Vorschläge zu berücksichtigen. Beispielsweise benötigt Ihr IT-Team möglicherweise ein CMS, das zum aktuellen Infrastruktur-Stack passt. Ihr Vertriebsteam benötigt möglicherweise E-Payment-Systeme oder eine CRM-Integration. Ihr Marketingteam sucht möglicherweise nach digitalen Marketing- oder Automatisierungsfunktionen. Wenn Sie Dienstleistungen oder Produkte von Ihrer Website verkaufen möchten, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform für E-Commerce geeignet ist.

Es ist gut, die Anforderungen Ihres Content-Management-Systems wie unten angegeben zu priorisieren.

Hätte – Funktionen, die scheinen, aber zum jetzigen Zeitpunkt nicht angemessen oder erforderlich sind.
Hätte – Funktionen, die Sie wünschen, aber für die Leistung nicht kritisch sind.
Must have – Funktionen, die Sie für gleich wichtig, aber nicht zeitkritisch halten.
Must have – Wichtige Funktionen, ohne die Sie nicht arbeiten können.

Schauen wir uns die wichtigsten Punkte an, die bei der Auswahl eines CMS berücksichtigt werden müssen.

• Benutzerfreundlichkeit.
• Maß an technischem Wissen, das erforderlich ist, um das CMS effizient zu nutzen.
• Art der Plattform (Cloud, proprietär oder Open Source).
• Skalierbarkeit.
• Empfänglichkeit.
• Designflexibilität.
• Einfache Bereitstellung.
• Unterstützungsgrad.
• Sicherheit.

Bei der Auswahl eines CMS müssen Sie auch die Lizenzierung und das Budget berücksichtigen. Jedes Projekt kann anders sein, aber die oben genannten Faktoren müssen Ihnen helfen, die Auswahl einzugrenzen, um einige auszuwählen, die Ihren speziellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Den richtigen Anbieter von CMS finden

Der Prozess der Suche nach dem richtigen Anbieter von CMS ist analog zur Auswahl eines anderen IT-Anbieters. Sie müssen sich mit jemandem befassen, den Sie unterstützen können und dem Sie vertrauen können, da Sie während des gesamten Prozesses mit dieser Person zusammengearbeitet haben. Sie sollten auch sehen, dass der Lieferant alle Ihre Geschäftsanforderungen innerhalb Ihres zugewiesenen Budgets erfüllen sollte.

Beispiele für CMS

In diesem Abschnitt liste ich die beliebtesten Content-Management-Systeme auf, die von den meisten Unternehmen weit verbreitet sind.

WordPress

WordPress ist eine PHP-Blogging-Plattform und mit Abstand das bekannteste CMS zum Bloggen. Es begann als einfache Blogging-Software, hat sich aber durch die Verwendung von Tausenden von Plugins, Widgets und Themen zu einem voll funktionsfähigen CMS entwickelt.

Dank seines schnellen Installationsassistenten und der hervorragenden Dokumentation ist es eine großartige Plattform für Anfänger. Ein weiterer Vorteil dieses Open-Source-CMS besteht darin, dass die neuesten Versionen automatisch mit ihrem Kern und ihren Plugins aus dem Backend heraus aktualisiert werden, ohne dass auch nur eine einzige Datei heruntergeladen werden muss.

Für Benutzer, die keine Kenntnisse in HTML oder einer anderen Auszeichnungssprache haben, wurde ein WYSIWYG-Editor bereitgestellt. Das Backend-Layout ist intuitiv und optimiert, sodass ein neuer Benutzer den Verwaltungsbereich problemlos umgehen kann. Dieses CMS verfügt außerdem über integrierte Unterstützung für Multimedia und das Hochladen von Bildern.

Die Themensprache für Entwickler ist unkompliziert und ziemlich einfach und bietet die breiteste Basis an Themen und Plugins zur Auswahl. Außerdem gibt es viele WordPress-Entwickler, die Ihnen helfen, falls Sie Hilfe bei irgendetwas direkt von der Theme-Installation benötigen, um die Geschwindigkeit Ihrer WordPress-Site zu optimieren.

Drupal

Drupal gilt als Community-Publishing-System und ist ein Content-Management-System, das für die Verwendung als soziales Medium im Internet optimiert wurde. Es ist ein System, das wesentliche Komponenten des Content-Management-Systems, E-Commerce und Blogging-Plattformen, Foren und Wikis zur Erstellung einer integrierten modularen Lösung verwendet, die für Kommunikation, Veröffentlichung und E-Commerce verwendet werden kann.

Drupal ist ein Open-Source-CMS-System, mit dem viele Anwendungen und Websites kostenlos betrieben werden können. Es bietet Funktionen wie erweiterte Benutzerverwaltung und Menüverwaltung. Die Benutzer können diese Funktionen nutzen, um anspruchsvolle und dennoch einfache Blogs, Websites, Seiten für soziale Netzwerke usw. zu erstellen.

Joomla

Joomla ist ein bekanntes und weit verbreitetes Open-Source-Content-Management-System. Sie können dieses CMS verwenden, um alle Arten von Inhalten zu überwachen, die auf Ihrer Website veröffentlicht werden, und ihre Qualität zu steuern. Es ist vergleichbar mit einer Bibliothek, die Bücher speichert und überwacht.

Joomla kann verwendet werden, um Inhalte wie Bilder, Musik, Videos, Text usw. zu erstellen und zu verwalten. Sie benötigen keine Kenntnisse im Bereich Inhaltsverwaltung oder technische Fähigkeiten, um diese Software zu verwenden. Joomla liegt in Sachen Komplexität zwischen fortgeschrittenem Drupal und einfachem WordPress.

Bequemes CMS

Cushy CMS ist eine ganz andere Art von CMS. Obwohl es alle Funktionalitäten eines regulären CMS enthält, ist es nicht von einer bestimmten Sprache abhängig. Cushy CMS ist eine gehostete Lösung und es wird keine Downloads oder zukünftigen Upgrades für diese Software geben.

Es nimmt Informationen zu FTP und lädt Inhalte auf den Server hoch, die wiederum der Designer oder der Entwickler das Layout und die Posting-Felder ändern kann, indem er die Stilklassen der Stile ändert.

Cushy CMS ist eine kostenlose Software, auch für den professionellen Einsatz. Es besteht jedoch die Möglichkeit, ein Upgrade auf ein Pro-Konto durchzuführen, um Ihr eigenes Farbschema und Logo zu verwenden.

Puls-CMS

Pulse CMS ist eine proprietäre Software und wurde für kleine Websites entwickelt. Dieses CMS ermöglicht es einem Webentwickler, Inhalte zu einer bestehenden Website hinzuzufügen und diese schnell und einfach zu handhaben. Die Datenbank wird für diese Software nicht benötigt. Es verwendet Apache mit PHP 5 und bietet Benutzerunterstützung für zahlende Kunden.

TERMINALVIER

Site Manager ist das Flaggschiffprodukt von TERMINALFOUR. Dies ist ein proprietäres CMS, das eine umfangreiche Unterstützung für mehrere Plattformen bietet. Während die lokale Lizenz teuer ist, wurden frühere Updates positiv bewertet und sie unterstützt eine breite Benutzergemeinschaftsplattform für Peer-to-Peer-Hilfe und Ideenaustausch.

SharePoint

Eine Sammlung von webbasierten und Cloud-Technologien, die es einfach machen, digitale Informationen innerhalb eines Unternehmens zu verwalten, zu teilen und zu speichern.

Letzte Worte

Die Wahl des richtigen CMS ist eine komplexe Aufgabe. Geschäftsanforderungen, Integration, Skalierbarkeit, Kosten und Funktionen müssen sorgfältig berücksichtigt werden. Die meisten Unternehmen beginnen den Auswahlprozess, indem sie sicherstellen, dass sie ein klares Verständnis ihres Geschäfts haben (die gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen und Content-Management-Praktiken). Sie müssen klare Anforderungen an das Content-Management-System stellen und von Anfang an entscheiden, welches CMS für sie am besten geeignet ist.

Viele Content-Management-Systeme bieten kostenlose Basiskomponenten, aber Gebühren für Webhosting, hochwertige Vorlagen, benutzerdefinierte Domainnamen und andere Funktionen. Bevor Sie sich also für ein CMS entscheiden, müssen Sie mehrere Optionen prüfen, damit Sie diejenige auswählen können, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.