Sistemele de management al conținutului explicate

Un CMS (Content Management System) este un software sau un set de programe conexe care facilitează generarea, organizarea, publicarea și editarea conținutului digital. Ele sunt în general utilizate pentru managementul conținutului web (WCM) și managementul conținutului întreprinderii (ECM).

Un software de management al conținutului pentru întreprinderi promovează colaborarea în spațiul de lucru al organizației cu integrarea funcționalităților de păstrare a înregistrărilor, gestionarea activelor digitale și managementul documentelor și oferind acces pe baza rolurilor la activele digitale ale companiei pentru utilizatorii finali.

Atât WCM, cât și ECM au două componente: o aplicație de livrare de conținut (CDA) și o aplicație de gestionare a conținutului (CMA). CMA este o interfață grafică cu utilizatorul (GUI) care permite utilizatorilor să gestioneze generarea, eliminarea și modificarea conținutului de pe un site web fără a fi nevoie să aibă cunoștințe de HTML. Partea aplicației de livrare de conținut (CDA) a CMS oferă servicii back-end care ajută la livrarea și gestionarea conținutului odată ce acesta este generat în aplicația de gestionare a conținutului.

Caracteristicile unui sistem de management al conținutului

Caracteristicile variază între diferitele oferte de CMS, dar funcțiile de bază includ căutarea și regăsirea, indexarea, controlul revizuirilor și publicarea și gestionarea formatului. Funcțiile de regăsire și căutare și indexarea intuitivă indexează toate datele pentru un acces ușor prin intermediul funcțiilor de căutare și permit utilizatorilor să caute după atribute precum cuvinte cheie, date de publicare sau autor.

Facilități de gestionare a formatelor convertesc documentele electronice vechi și documentele de hârtie scanate în documente PDF sau HTML. Caracteristicile de revizuire permit editarea și actualizarea conținutului după publicarea inițială. Funcționalitatea de publicare permite utilizatorilor să utilizeze un set de șabloane sau un șablon aprobat de companie, precum și vrăjitori și diverse alte instrumente pentru a genera sau modifica conținut.

Tipuri de sisteme de management al conținutului

Un sistem de management al conținutului poate fi împărțit în trei tipuri majore. Acestea sunt CMS Open Source, CMS proprietar și CMS SaaS (Software as a Service). Să învățăm despre acestea în detaliu.

CMS cu sursă deschisă (OS CMS)

Sistemele foarte populare de gestionare a conținutului Open Source rulează pe PHP (un limbaj de scripting pe partea de server și un instrument puternic pentru dezvoltarea web). WordPress, Drupal și Joomla sunt exemplele majore. Aceste sisteme de gestionare a conținutului pot fi folosite de oricine în orice scop și nu trebuie să achiziționați o licență. De asemenea, nu aveți nevoie de nicio permisiune specială pentru a personaliza OS CMS. OS CMS este mai ieftin, deoarece nu există contracte de semnat, nici angajamente pe termen lung, nici taxe pentru upgrade și nici taxe de licență.

Există numeroase plugin-uri gratuite, module și instrumente complementare, deoarece oricine poate dezvolta aplicații OS. Deci, nu trebuie să abordați un dezvoltator pentru asta. Numeroase teme sau șabloane gratuite sunt la îndemână pentru CMS Open Source. De asemenea, este simplu să te poziționezi în fruntea în motoarele de căutare cu ajutorul instrumentelor plug-in ușor de utilizat, deoarece motoarele de căutare iubesc OS CMS. Exemple de CMS Open Source includ WordPress, Joomla, Drupal și așa mai departe.

CMS proprietar

Multe organizații vând licențe pentru a-și utiliza propriul CMS proprietar. Aplicația dvs. proprietară înseamnă că sunteți proprietarul acelei aplicații, iar ceilalți trebuie să achiziționeze o licență de la dvs. sau au nevoie de permisiunea dvs. pentru ao folosi. În cele mai multe cazuri, chiar și cu o licență, deținătorii de licență nu pot face modificări în CMS sau duplica aplicația decât dacă achiziționează o licență de dezvoltator.

Puține CMS-uri proprietare sunt proiectate și pot funcționa în afara mediului creatorului, dar trebuie să înțelegeți unde CMS-ul pentru care optați rulează corect, deoarece majoritatea sistemelor proprietare de gestionare a conținutului rulează atunci când site-ul pe care îl dezvoltați cu ele este găzduit de proprietarul CMS-ului.

Două dezavantaje majore ale CMS-ului proprietar includ costul licențelor și, deoarece multe companii de gazdă web nu acceptă sisteme de gestionare a conținutului proprietare, aveți opțiuni limitate pentru a vă găzdui site-ul.

Motivul pentru care mulți proprietari de afaceri mici nu optează pentru CMS proprietar este lipsa portabilității. Exemple de CMS proprietar includ Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify și așa mai departe.

CMS SaaS (Software as a Service).

Soluțiile CMS SaaS (Software as a Service) includ de obicei software WCM, găzduire web și suport tehnic. Aceste soluții virtuale se bazează pe un model de abonament și sunt găzduite în cloud, de obicei pe bază de site sau de utilizator. Prețul include în general stocarea pentru datele și conținutul dvs., cantitatea de transfer de date și asistența continuă. Există două tipuri de sisteme de management al conținutului în cloud.

• Partial Cloud CMS este situat pe propriul dvs. server web cloud. Oferă o flexibilitate mai mare, deoarece puteți modifica funcționalitatea fie prin modificarea codului sursă, fie cu module suplimentare.
• Fully Cloud CMS vine ca parte a unui serviciu sau a unui pachet. Acestea sunt sisteme proprietare aflate sub controlul furnizorilor, astfel încât nu este întotdeauna posibil să le modificați sau să personalizați funcționalitatea acestora pentru a satisface cerințele dumneavoastră.

Cloud CMS oferă câteva beneficii majore întreprinderilor mici și mijlocii. Ei includ:

• Costurile sunt de obicei mici – o taxă mică de instalare acoperă, în general, implementarea de bază.
• Furnizorul SaaS se ocupă de întreținere, upgrade-uri și probleme tehnice.
• Software-ul este accesibil de pe orice laptop, computer sau dispozitiv mobil cu o conexiune la internet.
• Caracteristicile și upgrade-urile software-ului sunt disponibile în timp real.
• Pachetele sunt ușor scalabile – mai multe site-uri sau utilizatori pot fi adăugați pe măsură ce nevoile dumneavoastră se schimbă.

Alegerea unui CMS

Înainte ca o companie să decidă să investească într-un sistem de management al conținutului, nu există o limită sigură a factorilor care trebuie luați în considerare. Cele două funcționalități de bază de căutat sunt capabilitățile de căutare inteligente și o interfață de editor ușor de utilizat. Cu toate acestea, utilizarea unui CMS de către unele companii depinde de anumite cerințe.

De exemplu, luați în considerare dispersia geografică și spațiul unei companii. Administratorul CMS ar trebui să cunoască numărul de persoane care vor folosi aplicația, dacă CMS necesită asistență în mai multe limbi și dimensiunea echipei de asistență care ar trebui să fie necesară pentru a menține operațiunile.

Luând în considerare nivelul de control pe care îl vor avea atât utilizatorii finali, cât și administratorii atunci când utilizează CMS-ul este de asemenea important. De asemenea, trebuie luată în considerare diversitatea formularelor electronice de date utilizate în cadrul unei companii. Toate tipurile de conținut digital trebuie indexate cu ușurință.

De asemenea, trebuie să vă amintiți să vorbiți cu echipele dvs. de afaceri și să luați în considerare cerințele și sugestiile acestora. De exemplu, echipa dumneavoastră IT poate necesita un CMS care să se potrivească cu stiva de infrastructură actuală. Echipa dvs. de vânzări ar putea avea nevoie de sisteme de plată electronică sau de integrare CRM. Echipa dvs. de marketing ar putea căuta capacități de marketing digital sau de automatizare. Dacă intenționați să vindeți servicii sau produse de pe site-ul dvs., asigurați-vă că platforma pe care o alegeți este potrivită pentru comerțul electronic.

Este bine să prioritizați cerințele sistemului dvs. de gestionare a conținutului, așa cum este menționat mai jos.

Ar avea – caracteristici care par a fi, dar nu sunt adecvate sau necesare în acest moment.
Ar putea avea – caracteristici pe care le doriți, dar nu sunt esențiale pentru performanță.
Ar trebui să aibă – caracteristici pe care le considerați la fel de importante, dar nu critice în timp.
Trebuie să aveți – Funcții critice fără de care nu puteți lucra.

Să ne uităm la punctele cheie care trebuie luate în considerare atunci când alegeți un CMS.

• Ușurință în utilizare.
• Nivelul de cunoștințe tehnice necesar pentru utilizarea eficientă a CMS.
• Tip de platformă (cloud, proprietară sau open-source).
• Scalabilitate.
• Receptivitatea.
• Flexibilitatea designului.
• Ușurință de implementare.
• Nivel de suport.
• Securitate.

De asemenea, trebuie să luați în considerare licențele și bugetul atunci când alegeți un CMS. Fiecare proiect poate fi diferit, dar factorii menționați mai sus trebuie să vă ajute să restrângeți opțiunile pentru a alege câteva care se potrivesc nevoilor dvs. specifice de afaceri.

Găsirea furnizorului potrivit de CMS

Procesul de localizare a furnizorului potrivit de CMS este analog cu alegerea oricărui alt furnizor IT. Trebuie să ai de-a face cu cineva în care te poți sprijini și în care poți avea încredere pentru că ai lucrat cu această persoană pe tot parcursul procesului. De asemenea, ar trebui să vedeți că furnizorul trebuie să îndeplinească toate cerințele dvs. de afaceri în limita bugetului alocat.

Exemple de CMS

În această secțiune, enumerez cele mai populare sisteme de management de conținut care sunt utilizate pe scară largă de majoritatea companiilor.

WordPress

WordPress este o platformă de blogging PHP și de departe cel mai faimos CMS pentru blogging. A început ca un simplu software de blogging, dar a evoluat ca un CMS complet funcțional utilizând mii de pluginuri, widget-uri și teme.

Datorită expertului său de instalare rapidă și documentației excelente, este o platformă excelentă pentru începători. Un alt avantaj al acestui CMS cu sursă deschisă este că cele mai recente versiuni sunt actualizate automat cu nucleul și pluginurile lor din backend, fără a fi nevoie să descărcați chiar și un singur fișier.

A fost oferit un editor WYSIWYG pentru utilizatorii care nu au cunoștințe de HTML sau alt limbaj de marcare. Aspectul backend-ului este intuitiv și simplificat, astfel încât un utilizator nou poate parcurge cu ușurință secțiunea de administrare. Acest CMS vine, de asemenea, cu suport încorporat pentru încărcare de imagini și multimedia.

Limbajul de tematică pentru dezvoltatori este simplu și destul de simplu și are cea mai largă bază de teme și pluginuri din care să aleagă. De asemenea, există o mulțime de dezvoltatori WordPress care vă pot ajuta în cazul în care aveți nevoie de ajutor cu ceva, de la instalarea temei, pentru a optimiza viteza site-ului dvs. WordPress.

Drupal

Considerat un sistem de publicare comunitar, Drupal este un sistem de management al conținutului care a fost optimizat pentru a fi utilizat ca mediu social pe internet. Este un sistem care preia componente semnificative ale sistemului de management al conținutului, ale platformelor de comerț electronic și blogging, forumuri și wiki-uri pentru a crea o soluție modulară integrată care poate fi utilizată pentru comunicare, publicare și comerț electronic.

Drupal este un sistem CMS cu sursă deschisă care poate fi utilizat pentru a alimenta gratuit multe aplicații și site-uri web. Oferă funcții precum managementul avansat al utilizatorilor și managementul meniurilor. Utilizatorii pot utiliza aceste funcții pentru a crea bloguri sofisticate, dar simple, site-uri web, pagini de rețele sociale etc.

Joomla

Joomla este un sistem de gestionare a conținutului Open Source bine-cunoscut și utilizat pe scară largă. Puteți utiliza acest CMS pentru a monitoriza toate tipurile de conținut care este publicat pe site-ul dvs. și pentru a guverna calitatea acestora. Este analog unei biblioteci care stochează și monitorizează cărți.

Joomla poate fi folosit pentru a crea și gestiona conținut cum ar fi imagini, muzică, video, text etc. Nu aveți nevoie de cunoștințe de gestionare a conținutului sau abilități tehnice pentru a utiliza acest software. Joomla se află între Drupal avansat și WordPress simplu în ceea ce privește complexitatea.

CMS comod

Cushy CMS este cu totul alt tip de CMS. Deși constă din toate funcționalitățile unui CMS obișnuit, nu depinde de un anumit limbaj. Cushy CMS este o soluție găzduită și nu vor exista descărcări sau actualizări viitoare pentru acest software.

Preia informații legate de FTP și încarcă conținut pe server, care, la rândul său, designerul sau dezvoltatorul poate modifica aspectul și câmpurile de postare prin modificarea claselor de stil ale stilurilor.

Cushy CMS este un software gratuit, chiar și pentru uz profesional. Cu toate acestea, este prezentă o opțiune de upgrade la un cont pro pentru utilizarea propriei scheme de culori și logo.

Pulse CMS

Pulse CMS este un software proprietar și este conceput pentru site-uri web mici. Acest CMS permite unui dezvoltator web să adauge conținut la un site existent și să îl gestioneze rapid și ușor. Baza de date nu este necesară pentru acest software. Utilizează Apache cu PHP 5 și oferă asistență utilizatorilor pentru clienții plătitori.

TERMINALFOUR

Site Manager este produsul emblematic al TERMINALFOUR. Acesta este un CMS proprietar care oferă suport substanțial pentru mai multe platforme. Deși licența locală este costisitoare, actualizările anterioare au fost revizuite favorabil și acceptă o platformă largă a comunității de utilizatori pentru ajutor și schimb de idei peer-to-peer.

SharePoint

O colecție de tehnologii bazate pe web și cloud care facilitează gestionarea, partajarea și stocarea informațiilor digitale în cadrul unei companii.

Cuvinte finale

Alegerea CMS-ului potrivit este o sarcină complexă. Are nevoie de o analiză atentă a nevoilor afacerii, integrării, scalabilității, costurilor și caracteristicilor. Majoritatea companiilor încep procesul de selecție asigurându-se că au o înțelegere clară a afacerii lor (cerințele prezente și viitoare și practicile de management al conținutului). Ei trebuie să vină cu un set clar de cerințe pe care sistemul de management al conținutului ar trebui să le îndeplinească și să decidă de la început ce CMS este cel mai bun pentru ei.

Multe sisteme de management de conținut oferă componente de bază gratuite, dar taxează pentru găzduire web, șabloane de înaltă calitate, nume de domenii personalizate și alte caracteristici. Deci, înainte de a alege un CMS, trebuie să revizuiți mai multe opțiuni, astfel încât să o puteți selecta pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.