Sistem Manajemen Konten Dijelaskan

CMS (Sistem Manajemen Konten) adalah perangkat lunak atau serangkaian program terkait yang memfasilitasi pembuatan, pengorganisasian, penerbitan, dan pengeditan konten digital. Mereka umumnya digunakan untuk manajemen konten web (WCM) dan manajemen konten perusahaan (ECM).

Perangkat lunak manajemen konten perusahaan mempromosikan kolaborasi dalam ruang kerja organisasi dengan integrasi fungsi retensi catatan, manajemen aset digital, dan manajemen dokumen dan menyediakan akses berdasarkan peran ke aset digital perusahaan untuk pengguna akhir.

Baik WCM dan ECM memiliki dua komponen: aplikasi pengiriman konten (CDA) dan aplikasi manajemen konten (CMA). CMA adalah GUI (antarmuka pengguna grafis) yang memungkinkan pengguna menangani pembuatan, penghapusan, dan modifikasi konten dari situs web tanpa perlu memiliki pengetahuan tentang HTML. Bagian aplikasi pengiriman konten (CDA) dari CMS menawarkan layanan back-end yang membantu pengiriman dan manajemen konten setelah dihasilkan dalam aplikasi manajemen konten.

Fitur Sistem Manajemen Konten

Fitur bervariasi di antara penawaran CMS yang berbeda tetapi fungsi intinya mencakup pencarian dan pengambilan, pengindeksan, kontrol dan penerbitan revisi, dan manajemen format. Fitur pengambilan dan pencarian, dan pengindeksan intuitif mengindeks seluruh data untuk akses mudah melalui fungsi pencarian dan memungkinkan pengguna untuk mencari berdasarkan atribut seperti kata kunci, tanggal publikasi, atau penulis.

Fasilitas manajemen format mengubah dokumen elektronik lama dan dokumen kertas yang dipindai menjadi dokumen PDF atau HTML. Fitur revisi memungkinkan konten untuk diedit dan diperbarui setelah publikasi awal. Fungsi penerbitan memungkinkan pengguna untuk menggunakan satu set template atau template yang disetujui oleh perusahaan, serta wizard dan berbagai alat lain untuk menghasilkan atau memodifikasi konten.

Jenis Sistem Manajemen Konten

Sebuah sistem manajemen konten dapat dipecah menjadi tiga jenis utama. Mereka adalah Open Source CMS, Proprietary CMS, dan SaaS (Software as a Service) CMS. Mari pelajari hal ini secara mendetail.

CMS Sumber Terbuka (OS CMS)

Sistem manajemen konten Sumber Terbuka yang sangat populer berjalan di PHP (bahasa skrip sisi server dan alat canggih untuk pengembangan web). WordPress, Drupal, dan Joomla adalah contoh utamanya. Sistem pengelolaan konten ini dapat digunakan oleh siapa saja untuk tujuan apa pun dan Anda tidak perlu membeli lisensi. Selain itu, Anda tidak memerlukan izin khusus untuk menyesuaikan OS CMS. OS CMS lebih murah karena tidak ada kontrak untuk ditandatangani, tidak ada komitmen jangka panjang, tidak ada biaya untuk peningkatan, dan tidak ada biaya lisensi.

Ada banyak plugin, modul, dan alat pelengkap gratis karena siapa pun dapat mengembangkan aplikasi OS. Jadi, Anda tidak perlu mendekati pengembang untuk ini. Banyak tema atau template gratis tersedia untuk CMS Open Source. Selain itu, mudah untuk mendapatkan peringkat tinggi di mesin telusur dengan bantuan alat plug-in yang mudah digunakan karena mesin telusur menyukai OS CMS. Contoh CMS Open Source antara lain WordPress, Joomla, Drupal, dan lain sebagainya.

CMS berpemilik

Banyak organisasi menjual lisensi untuk menggunakan CMS milik mereka sendiri. Aplikasi milik Anda berarti Anda adalah pemilik aplikasi tersebut dan orang lain harus membeli lisensi dari Anda atau memerlukan izin Anda untuk menggunakannya. Dalam kebanyakan kasus, bahkan dengan lisensi, pemegang lisensi masih tidak dapat membuat perubahan pada CMS atau menggandakan aplikasi kecuali mereka membeli lisensi pengembang.

Beberapa CMS berpemilik dirancang untuk dan dapat berfungsi di luar lingkungan pembuatnya, tetapi Anda harus memahami di mana CMS yang Anda pilih berjalan dengan baik karena sebagian besar sistem pengelolaan konten berpemilik berjalan saat situs yang Anda kembangkan dengannya dihosting oleh pemilik CMS.

Dua kelemahan utama dari CMS berpemilik termasuk biaya lisensi dan karena banyak perusahaan host web tidak mendukung sistem manajemen konten berpemilik, Anda memiliki pilihan terbatas untuk menghosting situs web Anda.

Alasan di balik banyak pemilik usaha kecil yang tidak memilih CMS berpemilik adalah kurangnya portabilitas. Contoh CMS berpemilik termasuk Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify, dan sebagainya.

SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) CMS

SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) Solusi CMS biasanya menggabungkan perangkat lunak WCM, hosting web, dan dukungan teknis. Solusi virtual ini didasarkan pada model berlangganan dan dihosting di cloud, biasanya per situs atau per pengguna. Harga umumnya mencakup penyimpanan untuk data dan konten Anda, jumlah transfer data, dan dukungan berkelanjutan. Ada dua jenis sistem manajemen konten cloud.

• Partial Cloud CMS terletak di server web cloud Anda sendiri. Ini menawarkan fleksibilitas yang lebih besar karena Anda dapat mengubah fungsionalitas baik dengan mengubah kode sumber atau dengan modul tambahan.
• Sepenuhnya Cloud CMS hadir sebagai bagian dari layanan atau paket. Ini adalah sistem berpemilik di bawah kendali pemasok, jadi tidak selalu mungkin untuk mengubah atau menyesuaikan fungsinya untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Cloud CMS menawarkan beberapa keuntungan besar bagi usaha kecil dan menengah. Mereka termasuk:

• Biaya biasanya rendah – biaya penyiapan yang kecil umumnya mencakup implementasi dasar.
• Pemasok SaaS menangani pemeliharaan, peningkatan, dan masalah teknis.
• Perangkat lunak dapat diakses dari laptop, komputer, atau perangkat seluler apa pun dengan koneksi internet.
• Fitur dan pemutakhiran perangkat lunak tersedia secara real-time.
• Paket mudah diskalakan – lebih banyak situs atau pengguna dapat ditambahkan saat kebutuhan Anda berubah.

Memilih CMS

Sebelum perusahaan memutuskan untuk berinvestasi dalam sistem manajemen konten, tidak ada batasan tertentu untuk faktor-faktor yang harus dipertimbangkan. Dua fungsi dasar yang harus dicari adalah kemampuan pencarian cerdas dan antarmuka editor yang mudah digunakan. Namun, penggunaan CMS oleh beberapa perusahaan bergantung pada persyaratan tertentu.

Misalnya, pertimbangkan penyebaran dan ruang geografis perusahaan. Administrator CMS harus mengetahui jumlah orang yang akan menggunakan aplikasi, apakah CMS memerlukan dukungan multi-bahasa dan ukuran tim dukungan yang diperlukan untuk mempertahankan operasi.

Mempertimbangkan tingkat kontrol yang akan dimiliki oleh pengguna akhir dan administrator saat menggunakan CMS juga penting. Keragaman formulir data elektronik yang digunakan dalam perusahaan juga harus dipertimbangkan. Semua jenis konten digital harus diindeks dengan mudah.

Anda juga harus ingat untuk berbicara dengan tim bisnis Anda dan mempertimbangkan persyaratan dan saran mereka. Misalnya, tim TI Anda mungkin memerlukan CMS yang sesuai dengan tumpukan infrastruktur saat ini. Tim penjualan Anda mungkin memerlukan sistem pembayaran elektronik atau integrasi CRM. Tim pemasaran Anda mungkin mencari pemasaran digital atau kemampuan otomasi. Jika Anda berencana untuk menjual layanan atau produk dari situs web Anda, pastikan platform yang Anda pilih cocok untuk e-commerce.

Adalah baik untuk memprioritaskan persyaratan sistem manajemen konten Anda seperti yang dinyatakan di bawah ini.

Akan memiliki – fitur yang tampak seperti tetapi tidak sesuai atau diperlukan pada saat ini.
Bisa memiliki – fitur yang Anda inginkan tetapi tidak penting untuk performa.
Seharusnya – fitur yang Anda anggap sama pentingnya tetapi tidak kritis terhadap waktu.
Harus dimiliki – Fitur penting yang tanpanya Anda tidak dapat bekerja.

Mari kita lihat poin-poin penting yang harus diperhatikan saat memilih CMS.

• Kemudahan penggunaan.
• Tingkat pengetahuan teknis yang diperlukan untuk memanfaatkan CMS secara efisien.
• Jenis platform (cloud, proprietary, atau open-source).
• Skalabilitas.
• Daya tanggap.
• Fleksibilitas desain.
• Kemudahan penerapan.
• Tingkat dukungan.
• Keamanan.

Anda juga harus mempertimbangkan lisensi dan anggaran saat memilih CMS. Setiap proyek bisa berbeda tetapi faktor-faktor yang tercakup di atas harus membantu Anda mempersempit pilihan untuk memilih beberapa yang mungkin sesuai dengan kebutuhan bisnis khusus Anda.

Menemukan Pemasok CMS yang Tepat

Proses menemukan pemasok CMS yang tepat dapat dianalogikan dengan memilih pemasok TI lainnya. Anda harus berurusan dengan seseorang yang dapat Anda dukung dan yang dapat Anda percayai karena Anda telah bekerja dengan orang ini selama proses berlangsung. Anda juga harus melihat bahwa pemasok harus memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda sesuai dengan anggaran yang Anda alokasikan.

Contoh CMS

Di bagian ini, saya mencantumkan sistem manajemen konten paling populer yang banyak digunakan oleh sebagian besar perusahaan.

WordPress

WordPress adalah platform blogging PHP dan sejauh ini merupakan CMS paling terkenal untuk blogging. Ini dimulai sebagai perangkat lunak blog sederhana tetapi telah berkembang sebagai CMS yang berfungsi penuh dengan memanfaatkan ribuan plugin, widget, dan tema.

Berkat wizard penginstalan yang cepat dan dokumentasi yang luar biasa, ini adalah platform yang bagus untuk pemula. Keuntungan lain dari CMS Sumber Terbuka ini adalah bahwa versi terbaru mendapatkan pembaruan otomatis dengan inti dan pluginnya dari dalam backend tanpa perlu mengunduh bahkan satu file pun.

Editor WYSIWYG telah disediakan untuk pengguna yang tidak memiliki pengetahuan tentang HTML atau bahasa markup lainnya. Tata letak backend intuitif dan efisien sehingga pengguna baru dapat dengan mudah menjelajahi bagian administrasi. CMS ini juga dilengkapi dengan multimedia bawaan dan dukungan pengunggahan gambar.

Bahasa bertema untuk pengembang sangat mudah dan cukup sederhana serta memiliki basis tema dan plugin terluas untuk dipilih. Juga, ada banyak pengembang WordPress untuk membantu Anda jika Anda memerlukan bantuan dengan apa pun mulai dari penginstalan tema untuk mengoptimalkan kecepatan situs WordPress Anda.

Drupal

Dianggap sebagai sistem penerbitan komunitas, Drupal adalah sistem manajemen konten yang telah dioptimalkan untuk digunakan sebagai media sosial di internet. Ini adalah sistem yang mengambil komponen signifikan dari sistem manajemen konten, e-commerce, dan platform blogging, forum, dan wiki untuk membuat solusi modular terintegrasi yang dapat digunakan untuk komunikasi, publikasi, dan e-commerce.

Drupal adalah sistem CMS Open Source yang dapat digunakan untuk menggerakkan banyak aplikasi dan situs web secara gratis. Ini menawarkan fitur seperti manajemen pengguna tingkat lanjut dan manajemen menu. Pengguna dapat memanfaatkan fitur ini untuk membuat blog, situs web, halaman jejaring sosial yang canggih namun sederhana, dll.

Joomla

Joomla adalah sistem manajemen konten Open Source yang terkenal dan banyak digunakan. Anda dapat memanfaatkan CMS ini untuk memantau semua jenis konten yang dipublikasikan di situs web Anda dan mengatur kualitasnya. Ini dianalogikan seperti perpustakaan yang menyimpan dan memantau buku.

Joomla dapat digunakan untuk membuat dan mengelola konten seperti gambar, musik, video, teks, dll. Anda tidak memerlukan pengetahuan manajemen konten atau keterampilan teknis apa pun untuk menggunakan perangkat lunak ini. Joomla terletak di antara Drupal canggih dan WordPress sederhana dalam hal kompleksitas.

CMS yang enak

Enak CMS sama sekali berbeda dari CMS. Meskipun terdiri dari semua fungsi CMS biasa, itu tidak bergantung pada bahasa tertentu. CMS enak adalah solusi yang dihosting dan tidak akan ada unduhan atau pemutakhiran di masa mendatang untuk perangkat lunak ini.

Dibutuhkan info terkait FTP dan mengunggah konten di server, yang pada gilirannya perancang atau pengembang dapat memodifikasi tata letak dan bidang posting dengan mengubah kelas gaya dari gaya.

Cushy CMS adalah perangkat lunak gratis, bahkan untuk penggunaan profesional. Namun, ada opsi untuk meningkatkan ke akun pro untuk menggunakan skema warna dan logo Anda sendiri.

CMS pulsa

Pulse CMS adalah perangkat lunak berpemilik dan dirancang untuk situs web kecil. CMS ini memungkinkan pengembang web untuk menambahkan konten ke situs yang ada dan menanganinya dengan cepat dan mudah. Basis data tidak diperlukan untuk perangkat lunak ini. Itu menggunakan Apache dengan PHP 5 dan memberikan dukungan pengguna untuk pelanggan yang membayar.

TERMINALFOUR

Site Manager adalah produk andalan TERMINALFOUR. Ini adalah CMS berpemilik yang menyediakan dukungan multi-platform yang substansial. Meskipun lisensi lokal mahal, pembaruan sebelumnya telah ditinjau dengan baik dan mendukung platform komunitas pengguna yang luas untuk bantuan peer-to-peer dan pertukaran ide.

SharePoint

Kumpulan teknologi berbasis web dan cloud yang memudahkan pengelolaan, berbagi, dan menyimpan informasi digital dalam sebuah perusahaan.

Kata Akhir

Memilih CMS yang tepat adalah tugas yang kompleks. Perlu pertimbangan cermat tentang kebutuhan bisnis, integrasi, skalabilitas, biaya, dan fitur. Sebagian besar bisnis memulai proses seleksi dengan memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang bisnis mereka (persyaratan saat ini dan masa depan serta praktik manajemen konten). Mereka harus datang dengan serangkaian persyaratan yang jelas yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen konten dan memutuskan dari awal CMS apa yang terbaik untuk mereka.

Banyak sistem manajemen konten menawarkan komponen dasar gratis tetapi mengenakan biaya untuk hosting web, templat berkualitas tinggi, nama domain khusus, dan fitur lainnya. Jadi, sebelum memilih CMS, Anda harus meninjau beberapa opsi agar Anda dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.