Les systèmes de gestion de contenu expliqués

Un CMS (Content Management System) est un logiciel ou un ensemble de programmes connexes qui facilitent la génération, l'organisation, la publication et l'édition de contenu numérique. Ils sont généralement utilisés pour la gestion de contenu Web (WCM) et la gestion de contenu d'entreprise (ECM).

Un logiciel de gestion de contenu d'entreprise favorise la collaboration au sein de l'espace de travail de l'organisation avec l'intégration de fonctionnalités de conservation des enregistrements, la gestion des actifs numériques et la gestion des documents et en fournissant un accès basé sur les rôles aux actifs numériques de l'entreprise pour les utilisateurs finaux.

WCM et ECM ont deux composants : une application de diffusion de contenu (CDA) et une application de gestion de contenu (CMA). Le CMA est une interface graphique (interface utilisateur graphique) qui permet aux utilisateurs de gérer la génération, la suppression et la modification du contenu d'un site Web sans avoir besoin de connaissances en HTML. La partie application de diffusion de contenu (CDA) du CMS offre des services principaux qui facilitent la diffusion et la gestion du contenu une fois qu'il est généré dans l'application de gestion de contenu.

Fonctionnalités d'un système de gestion de contenu

Les fonctionnalités varient selon les différentes offres de CMS, mais les fonctions de base incluent la recherche et la récupération, l'indexation, le contrôle des révisions et la publication, ainsi que la gestion des formats. Les fonctionnalités de récupération et de recherche, ainsi que l'indexation intuitive indexent l'ensemble des données pour un accès facile via les fonctions de recherche et permettent aux utilisateurs de rechercher par attributs tels que des mots clés, des dates de publication ou un auteur.

Les fonctions de gestion des formats convertissent les anciens documents électroniques et les documents papier numérisés en documents PDF ou HTML. Les fonctionnalités de révision permettent de modifier et de mettre à jour le contenu après la publication initiale. La fonctionnalité de publication permet aux utilisateurs d'utiliser un ensemble de modèles ou un modèle approuvé par l'entreprise, ainsi que des assistants et divers autres outils pour générer ou modifier du contenu.

Types de systèmes de gestion de contenu

Un système de gestion de contenu peut être divisé en trois types principaux. Ce sont des CMS Open Source, des CMS propriétaires et des CMS SaaS (logiciel en tant que service). Découvrons-les en détail.

CMS open source (OS CMS)

Les systèmes de gestion de contenu Open Source très populaires fonctionnent sur PHP (un langage de script côté serveur et un outil puissant pour le développement Web). WordPress, Drupal et Joomla en sont les principaux exemples. Ces systèmes de gestion de contenu peuvent être utilisés par n'importe qui à n'importe quelle fin et vous n'avez pas besoin d'acheter une licence. En outre, vous n'avez besoin d'aucune autorisation spéciale pour personnaliser le système d'exploitation CMS. OS CMS est moins cher car il n'y a pas de contrats à signer, pas d'engagements à long terme, pas de frais pour les mises à niveau et pas de frais de licence.

Il existe de nombreux plugins, modules et outils complémentaires gratuits, car tout le monde peut développer des applications OS. Donc, vous n'avez pas besoin d'approcher un développeur pour cela. De nombreux thèmes ou modèles gratuits sont à portée de main pour les CMS Open Source. En outre, il est simple de se classer haut dans les moteurs de recherche à l'aide d'outils de plug-in conviviaux, car les moteurs de recherche adorent OS CMS. WordPress, Joomla, Drupal, etc., sont des exemples de CMS Open Source.

CMS propriétaire

De nombreuses organisations vendent des licences pour utiliser leur propre CMS propriétaire. Votre application propriétaire signifie que vous êtes le propriétaire de cette application et que d'autres doivent vous acheter une licence ou avoir besoin de votre permission pour l'utiliser. Dans la plupart des cas, même avec une licence, les titulaires de licence ne peuvent toujours pas apporter de modifications au CMS ou dupliquer l'application à moins d'acheter une licence de développeur.

Peu de CMS propriétaires sont conçus pour et peuvent fonctionner en dehors de l'environnement du créateur, mais vous devez comprendre où le CMS que vous choisissez fonctionne correctement, car la plupart des systèmes de gestion de contenu propriétaires fonctionnent lorsque le site que vous développez avec eux est hébergé par le propriétaire du CMS.

Deux inconvénients majeurs des CMS propriétaires incluent le coût des licences et comme de nombreuses sociétés d'hébergement Web ne prennent pas en charge les systèmes de gestion de contenu propriétaires, vous vous retrouvez avec des options limitées pour héberger votre site Web.

La raison pour laquelle de nombreux propriétaires de petites entreprises n'optent pas pour un CMS propriétaire est le manque de portabilité. Des exemples de CMS propriétaires incluent Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify, etc.

CMS SaaS (logiciel en tant que service)

Les solutions CMS SaaS (logiciel en tant que service) intègrent généralement un logiciel WCM, un hébergement Web et un support technique. Ces solutions virtuelles sont basées sur un modèle d'abonnement et hébergées dans le cloud, généralement sur une base par site ou par utilisateur. Le prix comprend généralement le stockage de vos données et de votre contenu, la quantité de données transférées et l'assistance continue. Il existe deux types de systèmes de gestion de contenu cloud.

• Partial Cloud CMS est situé sur votre propre serveur Web cloud. Il offre une plus grande flexibilité puisque vous pouvez modifier la fonctionnalité soit en modifiant le code source, soit avec des modules complémentaires.
• Le CMS entièrement cloud fait partie d'un service ou d'un package. Ce sont des systèmes propriétaires sous le contrôle des fournisseurs, il n'est donc pas toujours possible de modifier ou de personnaliser leurs fonctionnalités pour répondre à vos besoins.

Cloud CMS offre peu d'avantages majeurs aux petites et moyennes entreprises. Ils comprennent:

• Les coûts sont généralement faibles - un petit frais d'installation couvre généralement la mise en œuvre de base.
• Le fournisseur SaaS gère la maintenance, les mises à niveau et les problèmes techniques.
• Le logiciel est accessible depuis n'importe quel ordinateur portable, ordinateur ou appareil mobile doté d'une connexion Internet.
• Les fonctionnalités et les mises à niveau du logiciel sont disponibles en temps réel.
• Les packages sont facilement évolutifs - plus de sites ou d'utilisateurs peuvent être ajoutés à mesure que vos besoins changent.

Choisir un CMS

Avant qu'une entreprise décide d'investir dans un système de gestion de contenu, il n'y a pas de limite certaine aux facteurs qui doivent être pris en compte. Les deux fonctionnalités de base à rechercher sont des capacités de recherche intelligentes et une interface d'édition facile à utiliser. Cependant, l'utilisation d'un CMS par certaines entreprises dépend de certaines exigences.

Par exemple, considérez la dispersion géographique et l'espace d'une entreprise. L'administrateur du CMS doit connaître le nombre de personnes qui utiliseront l'application, si le CMS nécessite un support multilingue et la taille de l'équipe de support qui devrait être nécessaire pour maintenir les opérations.

Il est également important de prendre en compte le niveau de contrôle que les utilisateurs finaux et les administrateurs auront lors de l'utilisation du CMS. La diversité des formulaires de données électroniques utilisés au sein d'une entreprise doit également être prise en compte. Tous les types de contenus numériques doivent être indexés facilement.

Vous devez également penser à échanger avec vos équipes métiers et prendre en compte leurs demandes et suggestions. Par exemple, votre équipe informatique peut avoir besoin d'un CMS qui s'adapte à la pile d'infrastructure actuelle. Votre équipe de vente peut avoir besoin de systèmes de paiement électronique ou d'une intégration CRM. Votre équipe marketing peut rechercher des capacités de marketing numérique ou d'automatisation. Si vous envisagez de vendre des services ou des produits à partir de votre site Web, assurez-vous que la plateforme que vous choisissez est adaptée au commerce électronique.

Il est bon de hiérarchiser les exigences de votre système de gestion de contenu comme indiqué ci-dessous.

Aurait - des fonctionnalités qui semblent similaires mais qui ne sont pas appropriées ou requises à ce stade.
Pourrait avoir - fonctionnalités que vous désirez mais qui ne sont pas critiques pour les performances.
Devrait avoir - des fonctionnalités que vous considérez comme tout aussi importantes mais pas urgentes.
Doit avoir - Fonctionnalités essentielles sans lesquelles vous ne pouvez pas travailler.

Regardons les points clés qui doivent être pris en compte lors du choix d'un CMS.

• Facilité d'utilisation.
• Niveau de connaissances techniques requis pour utiliser efficacement le CMS.
• Type de plate-forme (cloud, propriétaire ou open-source).
• Évolutivité.
• Réactivité.
• Flexibilité de conception.
• Facilité de déploiement.
• Niveau de prise en charge.
• Sécurité.

Vous devez également tenir compte des licences et du budget lors du choix d'un CMS. Chaque projet peut être différent, mais les facteurs mentionnés ci-dessus doivent vous aider à affiner les choix pour en choisir quelques-uns qui peuvent répondre aux besoins particuliers de votre entreprise.

Trouver le bon fournisseur de CMS

Le processus de localisation du bon fournisseur de CMS est analogue au choix de tout autre fournisseur informatique. Vous devez traiter avec quelqu'un avec qui vous pouvez vous appuyer et en qui vous pouvez avoir confiance, car vous avez travaillé avec cette personne tout au long du processus. Vous devriez également voir que le fournisseur doit répondre à toutes vos exigences commerciales dans le cadre de votre budget alloué.

Exemples de CMS

Dans cette section, j'énumère les systèmes de gestion de contenu les plus populaires qui sont largement utilisés par la plupart des entreprises.

Wordpress

WordPress est une plateforme de blog PHP et de loin le CMS le plus connu pour les blogs. Il a commencé comme un simple logiciel de blog, mais a évolué comme un CMS entièrement fonctionnel en utilisant des milliers de plugins, de widgets et de thèmes.

Grâce à son assistant d'installation rapide et à son excellente documentation, c'est une excellente plateforme pour les débutants. Un autre avantage de ce CMS Open Source est que les dernières versions sont automatiquement mises à jour avec leur noyau et leurs plugins depuis le backend sans qu'il soit nécessaire de télécharger un seul fichier.

Un éditeur WYSIWYG a été fourni pour les utilisateurs qui ne connaissent pas le HTML ou un autre langage de balisage. La disposition du backend est intuitive et simplifiée afin qu'un nouvel utilisateur puisse facilement parcourir la section d'administration. Ce CMS est également livré avec une prise en charge intégrée du multimédia et du téléchargement d'images.

Le langage de thème pour les développeurs est direct et assez simple et propose la plus large base de thèmes et de plugins parmi lesquels choisir. De plus, il existe de nombreux développeurs WordPress pour vous aider au cas où vous auriez besoin d'aide pour quoi que ce soit directement depuis l'installation du thème pour optimiser la vitesse de votre site WordPress.

Drupal

Considéré comme un système de publication communautaire, Drupal est un système de gestion de contenu qui a été optimisé pour être utilisé comme média social sur Internet. Il s'agit d'un système qui utilise des composants importants du système de gestion de contenu, des plates-formes de commerce électronique et de blogs, des forums et des wikis pour créer une solution modulaire intégrée pouvant être utilisée pour la communication, la publication et le commerce électronique.

Drupal est un système CMS Open Source qui peut être utilisé pour alimenter gratuitement de nombreuses applications et sites Web. Il offre des fonctionnalités telles que la gestion avancée des utilisateurs et la gestion des menus. Les utilisateurs peuvent utiliser ces fonctionnalités pour créer des blogs, des sites Web, des pages de réseaux sociaux, etc. sophistiqués mais simples.

Joomla

Joomla est un système de gestion de contenu Open Source bien connu et largement utilisé. Vous pouvez utiliser ce CMS pour surveiller toutes sortes de contenus publiés sur votre site Web et contrôler leur qualité. C'est analogue à une bibliothèque qui stocke et surveille les livres.

Joomla peut être utilisé pour créer et gérer du contenu comme des images, de la musique, des vidéos, du texte, etc. Vous n'avez pas besoin de connaissances en gestion de contenu ou de compétences techniques pour utiliser ce logiciel. Joomla se situe entre Drupal avancé et WordPress simple en termes de complexité.

CMS pépère

Cushy CMS est un tout autre type de CMS. Bien qu'il se compose de toutes les fonctionnalités d'un CMS standard, il ne dépend pas d'un langage particulier. Cushy CMS est une solution hébergée et il n'y aura pas de téléchargements ou de mises à jour futures pour ce logiciel.

Il prend des informations liées au FTP et télécharge du contenu sur le serveur, ce qui permet au concepteur ou au développeur de modifier la mise en page et les champs de publication en modifiant les classes de style des styles.

Cushy CMS est un logiciel gratuit, même pour un usage professionnel. Cependant, une option de mise à niveau vers un compte pro pour utiliser votre propre palette de couleurs et votre logo est présente.

CMS d'impulsion

Pulse CMS est un logiciel propriétaire et est conçu pour les petits sites Web. Ce CMS permet à un développeur web d'ajouter du contenu à un site existant et de le gérer rapidement et facilement. La base de données n'est pas requise pour ce logiciel. Il utilise Apache avec PHP 5 et fournit un support utilisateur pour les clients payants.

TERMINALFOUR

Site Manager est le produit phare de TERMINALFOUR. Il s'agit d'un CMS propriétaire qui fournit un support multiplateforme substantiel. Bien que la licence sur site soit chère, les mises à jour précédentes ont été favorablement examinées et elle prend en charge une large plate-forme de communauté d'utilisateurs pour l'aide entre pairs et l'échange d'idées.

SharePoint

Ensemble de technologies Web et cloud qui facilitent la gestion, le partage et le stockage des informations numériques au sein d'une entreprise.

Derniers mots

Choisir le bon CMS est une tâche complexe. Elle nécessite un examen attentif des besoins de l'entreprise, de l'intégration, de l'évolutivité, des coûts et des fonctionnalités. La plupart des entreprises commencent le processus de sélection en s'assurant qu'elles ont une compréhension claire de leur activité (les exigences actuelles et futures et les pratiques de gestion de contenu). Ils doivent proposer un ensemble clair d'exigences que le système de gestion de contenu doit respecter et décider dès le départ quel CMS leur convient le mieux.

De nombreux systèmes de gestion de contenu offrent des composants de base gratuits, mais facturent l'hébergement Web, des modèles de haute qualité, des noms de domaine personnalisés et d'autres fonctionnalités. Ainsi, avant de choisir un CMS, vous devez passer en revue plusieurs options afin de pouvoir sélectionner celle qui correspond le mieux à vos besoins.