Spiegazione dei sistemi di gestione dei contenuti

Un CMS (Content Management System) è un software o un insieme di programmi correlati che facilitano la generazione, l'organizzazione, la pubblicazione e la modifica di contenuti digitali. Sono generalmente utilizzati per la gestione dei contenuti Web (WCM) e la gestione dei contenuti aziendali (ECM).

Un software di gestione dei contenuti aziendali promuove la collaborazione all'interno dell'area di lavoro dell'organizzazione con l'integrazione delle funzionalità di conservazione dei record, la gestione delle risorse digitali e la gestione dei documenti e fornendo l'accesso basato sui ruoli alle risorse digitali dell'azienda per gli utenti finali.

Sia WCM che ECM hanno due componenti: un'applicazione di distribuzione dei contenuti (CDA) e un'applicazione di gestione dei contenuti (CMA). La CMA è una GUI (interfaccia utente grafica) che consente agli utenti di gestire la generazione, la rimozione e la modifica dei contenuti da un sito Web senza la necessità di avere alcuna conoscenza dell'HTML. La parte CDA (Content Delivery Application) del CMS offre servizi di back-end che aiutano la consegna e la gestione dei contenuti una volta generati nell'applicazione di gestione dei contenuti.

Caratteristiche di un sistema di gestione dei contenuti

Le funzionalità variano tra le diverse offerte di CMS, ma le funzioni principali includono la ricerca e il recupero, l'indicizzazione, il controllo e la pubblicazione delle revisioni e la gestione dei formati. Le funzionalità di recupero e ricerca e l'indicizzazione intuitiva indicizzano tutti i dati per un facile accesso tramite le funzioni di ricerca e consentono agli utenti di cercare per attributi come parole chiave, date di pubblicazione o autore.

Le funzioni di gestione dei formati convertono i documenti elettronici legacy ei documenti cartacei scansionati in documenti PDF o HTML. Le funzionalità di revisione consentono di modificare e aggiornare il contenuto dopo la pubblicazione iniziale. La funzionalità di pubblicazione consente agli utenti di utilizzare una serie di modelli o un modello approvato dall'azienda, nonché procedure guidate e vari altri strumenti per generare o modificare i contenuti.

Tipi di sistemi di gestione dei contenuti

Un sistema di gestione dei contenuti può essere suddiviso in tre tipi principali. Sono CMS Open Source, CMS proprietari e CMS SaaS (Software as a Service). Impariamo su questi in dettaglio.

Open Source CMS (sistema operativo CMS)

I sistemi di gestione dei contenuti Open Source molto popolari funzionano su PHP (un linguaggio di scripting lato server e un potente strumento per lo sviluppo web). WordPress, Drupal e Joomla sono i principali esempi. Questi sistemi di gestione dei contenuti possono essere utilizzati da chiunque per qualsiasi scopo e non è necessario acquistare una licenza. Inoltre, non è necessario richiedere alcuna autorizzazione speciale per personalizzare OS CMS. OS CMS è più economico in quanto non ci sono contratti da firmare, impegni a lungo termine, costi per gli aggiornamenti e costi di licenza.

Esistono numerosi plug-in, moduli e strumenti complementari gratuiti poiché chiunque può sviluppare applicazioni del sistema operativo. Quindi, non è necessario rivolgersi a uno sviluppatore per questo. Numerosi temi o modelli gratuiti sono a portata di mano per Open Source CMS. Inoltre, è semplice posizionarsi in alto nei motori di ricerca con l'aiuto di strumenti plug-in intuitivi poiché i motori di ricerca adorano OS CMS. Esempi di CMS Open Source includono WordPress, Joomla, Drupal e così via.

CMS proprietario

Molte organizzazioni vendono licenze per utilizzare il proprio CMS proprietario. La tua applicazione proprietaria significa che sei il proprietario di quell'applicazione e gli altri devono acquistare una licenza da te o hanno bisogno del tuo permesso per usarla. Nella maggior parte dei casi, anche con una licenza, i titolari della licenza non possono ancora apportare modifiche al CMS o duplicare l'applicazione a meno che non acquistino una licenza per sviluppatori.

Pochi CMS proprietari sono progettati e possono funzionare al di fuori dell'ambiente del creatore, ma devi capire dove il CMS che scegli viene eseguito correttamente poiché la maggior parte dei sistemi di gestione dei contenuti proprietari viene eseguita quando il sito che sviluppi con loro è ospitato dal proprietario del CMS.

Due dei principali svantaggi del CMS proprietario includono il costo delle licenze e poiché molte società di host web non supportano i sistemi di gestione dei contenuti proprietari, ti rimangono opzioni limitate per ospitare il tuo sito web.

Il motivo per cui molti proprietari di piccole imprese non optano per un CMS proprietario è la mancanza di portabilità. Esempi di CMS proprietari includono Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify e così via.

SaaS (software come servizio) CMS

Le soluzioni CMS SaaS (Software as a Service) di solito incorporano software WCM, web hosting e supporto tecnico. Queste soluzioni virtuali si basano su un modello di abbonamento e sono ospitate nel cloud, solitamente per sito o per utente. Il prezzo generalmente include l'archiviazione per dati e contenuti, la quantità di dati trasferiti e il supporto continuo. Esistono due tipi di sistemi di gestione dei contenuti cloud.

• Partial Cloud CMS si trova sul tuo server web cloud. Offre una maggiore flessibilità poiché è possibile modificare la funzionalità modificando il codice sorgente o con moduli aggiuntivi.
• Fully Cloud CMS viene fornito come parte di un servizio o di un pacchetto. Si tratta di sistemi proprietari sotto il controllo dei fornitori, quindi non sempre è possibile alterare o personalizzare la loro funzionalità per soddisfare le vostre esigenze.

Cloud CMS offre alcuni importanti vantaggi alle piccole e medie imprese. Loro includono:

• I costi sono generalmente bassi: una piccola tariffa di installazione generalmente copre l'implementazione di base.
• Il fornitore SaaS gestisce la manutenzione, gli aggiornamenti e i problemi tecnici.
• Il software è accessibile da qualsiasi laptop, computer o dispositivo mobile con una connessione Internet.
• Funzionalità e aggiornamenti del software sono disponibili in tempo reale.
• I pacchetti sono facilmente scalabili: è possibile aggiungere più siti o utenti al variare delle esigenze.

Scegliere un CMS

Prima che un'azienda decida di investire in un sistema di gestione dei contenuti, non c'è un limite certo ai fattori che devono essere considerati. Le due funzionalità di base da cercare sono funzionalità di ricerca intelligenti e un'interfaccia editor di facile utilizzo. Tuttavia, l'utilizzo di un CMS da parte di alcune aziende dipende da determinati requisiti.

Ad esempio, considera la dispersione geografica e lo spazio di un'azienda. L'amministratore del CMS deve conoscere il numero di persone che utilizzeranno l'applicazione, se il CMS richiede il supporto multilingue e le dimensioni del team di supporto necessario per mantenere le operazioni.

Anche considerare il livello di controllo che gli utenti finali e gli amministratori avranno quando utilizzano il CMS è importante. Va inoltre considerata la diversità dei moduli di dati elettronici utilizzati all'interno di un'azienda. Tutti i tipi di contenuti digitali devono essere indicizzati facilmente.

Devi anche ricordarti di parlare con i tuoi team aziendali e di tenere conto delle loro esigenze e dei loro suggerimenti. Ad esempio, il tuo team IT potrebbe richiedere un CMS che si adatti allo stack dell'infrastruttura attuale. Il tuo team di vendita potrebbe aver bisogno di sistemi di pagamento elettronico o integrazione CRM. Il tuo team di marketing potrebbe cercare funzionalità di marketing digitale o automazione. Se prevedi di vendere servizi o prodotti dal tuo sito Web, assicurati che la piattaforma che scegli sia adatta all'e-commerce.

È bene dare la priorità ai requisiti del sistema di gestione dei contenuti come indicato di seguito.

Avrebbe - caratteristiche che sembrano ma non sono appropriate o richieste in questo momento.
Potrebbe avere - caratteristiche che desideri ma non sono fondamentali per le prestazioni.
Dovrebbe avere: funzionalità che consideri ugualmente importanti ma non critiche in termini di tempo.
Must have: funzionalità fondamentali senza le quali non puoi lavorare.

Diamo un'occhiata ai punti chiave che devono essere considerati nella scelta di un CMS.

• Facilità d'uso.
• Livello di conoscenza tecnica richiesto per utilizzare il CMS in modo efficiente.
• Tipo di piattaforma (cloud, proprietaria o open-source).
• Scalabilità.
• Reattività.
• Flessibilità progettuale.
• Facilità di distribuzione.
• Livello di supporto.
• Sicurezza.

Devi anche considerare le licenze e il budget mentre scegli un CMS. Ogni progetto può essere diverso, ma i fattori sopra elencati devono aiutarti a restringere le scelte per sceglierne alcuni che potrebbero soddisfare le tue particolari esigenze aziendali.

Trovare il giusto fornitore di CMS

Il processo di individuazione del giusto fornitore di CMS è analogo alla scelta di qualsiasi altro fornitore IT. Devi trattare con qualcuno che puoi supportarti e di cui ti puoi fidare perché hai lavorato con questa persona durante tutto il processo. Dovresti anche vedere che il fornitore dovrebbe soddisfare tutti i tuoi requisiti aziendali entro il budget assegnato.

Esempi di CMS

In questa sezione, elencherò i sistemi di gestione dei contenuti più popolari ampiamente utilizzati dalla maggior parte delle aziende.

wordpress

WordPress è una piattaforma di blogging PHP e di gran lunga il CMS più famoso per i blog. È iniziato come semplice software di blogging ma si è evoluto come un CMS completamente funzionale utilizzando migliaia di plugin, widget e temi.

Grazie alla procedura guidata di installazione rapida e all'eccellente documentazione, è un'ottima piattaforma per i principianti. Un altro vantaggio di questo CMS Open Source è che le versioni più recenti vengono aggiornate automaticamente con il loro core e plugin all'interno del back-end senza la necessità di scaricare nemmeno un singolo file.

È stato fornito un editor WYSIWYG per gli utenti che non hanno conoscenza dell'HTML o di un altro linguaggio di markup. Il layout del back-end è intuitivo e semplificato in modo che un nuovo utente possa facilmente aggirare la sezione di amministrazione. Questo CMS è inoltre dotato di supporto integrato per il caricamento di immagini e contenuti multimediali.

Il linguaggio dei temi per gli sviluppatori è diretto e abbastanza semplice e ha la più ampia base di temi e plugin tra cui scegliere. Inoltre, ci sono un sacco di sviluppatori WordPress per aiutarti nel caso tu abbia bisogno di aiuto con qualsiasi cosa, dall'installazione del tema per ottimizzare la velocità del tuo sito WordPress.

Drupal

Considerato un sistema di community publishing, Drupal è un sistema di gestione dei contenuti che è stato ottimizzato per essere utilizzato come social media su Internet. È un sistema che prende componenti significative del sistema di gestione dei contenuti, dell'e-commerce e delle piattaforme di blog, forum e wiki per creare una soluzione modulare integrata che può essere utilizzata per la comunicazione, la pubblicazione e l'e-commerce.

Drupal è un sistema CMS Open Source che può essere utilizzato per alimentare molte applicazioni e siti Web gratuitamente. Offre funzionalità come la gestione avanzata degli utenti e la gestione dei menu. Gli utenti possono utilizzare queste funzionalità per creare blog, siti Web, pagine di social network sofisticati ma semplici, ecc.

Joomla

Joomla è un sistema di gestione dei contenuti Open Source ben noto e ampiamente utilizzato. Puoi utilizzare questo CMS per monitorare tutti i tipi di contenuti pubblicati sul tuo sito Web e regolarne la qualità. È analogo a una biblioteca che archivia e monitora i libri.

Joomla può essere utilizzato per creare e gestire contenuti come immagini, musica, video, testo ecc. Non è necessario richiedere conoscenze di gestione dei contenuti o competenze tecniche per utilizzare questo software. Joomla si trova tra Drupal avanzato e WordPress semplice in termini di complessità.

Comodo CMS

Cushy CMS è del tutto un diverso tipo di CMS. Sebbene sia costituito da tutte le funzionalità di un normale CMS, non dipende da una lingua particolare. Cushy CMS è una soluzione ospitata e non ci saranno download o aggiornamenti futuri per questo software.

Prende le informazioni relative all'FTP e carica il contenuto sul server, che a sua volta il designer o lo sviluppatore può modificare il layout e i campi di pubblicazione alterando le classi di stile degli stili.

Cushy CMS è un software gratuito, anche per uso professionale. Tuttavia, è presente un'opzione per passare a un account pro per utilizzare la tua combinazione di colori e il tuo logo.

Impulso CMS

Pulse CMS è un software proprietario ed è progettato per piccoli siti web. Questo CMS consente a uno sviluppatore web di aggiungere contenuto a un sito esistente e gestirlo in modo rapido e semplice. Il database non è richiesto per questo software. Utilizza Apache con PHP 5 e fornisce supporto agli utenti per i clienti paganti.

TERMINALFOUR

Site Manager è il prodotto di punta di TERMINALFOUR. Questo è un CMS proprietario che fornisce un sostanziale supporto multipiattaforma. Sebbene la licenza on-premise sia costosa, gli aggiornamenti precedenti sono stati esaminati favorevolmente e supporta un'ampia piattaforma di community di utenti per l'assistenza peer-to-peer e lo scambio di idee.

SharePoint

Una raccolta di tecnologie cloud e basate sul Web che semplifica la gestione, la condivisione e l'archiviazione delle informazioni digitali all'interno di un'azienda.

Parole finali

Scegliere il CMS giusto è un compito complesso. Richiede un'attenta considerazione delle esigenze aziendali, dell'integrazione, della scalabilità, dei costi e delle funzionalità. La maggior parte delle aziende avvia il processo di selezione assicurandosi di avere una chiara comprensione della propria attività (i requisiti presenti e futuri e le pratiche di gestione dei contenuti). Devono elaborare una serie chiara di requisiti che il sistema di gestione dei contenuti deve soddisfare e decidere fin dall'inizio quale CMS è il migliore per loro.

Molti sistemi di gestione dei contenuti offrono componenti di base gratuiti ma fanno pagare per l'hosting Web, modelli di alta qualità, nomi di dominio personalizzati e altre funzionalità. Quindi, prima di scegliere un CMS, devi esaminare più opzioni in modo da poter selezionare quella che meglio si adatta alle tue esigenze.